发布时间:2024-10-16 20:16:50被阅览数:1017 次信息来源：《四川档案》
作者：吴静
2024年3月1日起，《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）正式施行。作为与《中华人民共和国档案法》配套的主干法规，继《档案法》首次从国家法律层面对档案服务外包工作进行明确规范之后，《实施条例》对档案服务外包作出相关规定，明确档案服务企业应当符合的条件和法律责任，对于科学精准保障《档案法》有效实施、在法治轨道上推动档案事业高质量发展具有重要意义。
在学习宣传贯彻《档案法》及《实施条例》过程中，资阳市档案馆坚定以习近平新时代中国特色社会主义思想为指导，紧密结合实际，着力推动全市档案服务外包规范化运行、科学化管理、高质量发展。
一、档案服务外包工作的现实意义
（一）档案服务外包工作是落实行业政策的具体实践
《“十四五”全国档案事业发展规划》指出，“建立档案服务外包安全工作监管机制，着力对安全风险较高的寄存托管、数字化、信息系统建设等重点领域实施监管。”明确了各级档案主管部门要依法对档案服务外包企业进行行业监管，引导企业合法经营，规范有序参与市场竞争。
（二）档案服务外包是档案法律法规的重要内容
《实施条例》第二十八条明确指出，“档案馆和机关、团体、企业事业单位以及其他组织依照《档案法》第二十四条的规定委托档案服务时，应当确定受委托的档案服务企业符合下列条件：1.具有企业法人资格和相应的经营范围；2.具有与从事档案整理、寄存、开发利用、数字化等相关服务相适应的场所、设施设备、专业人员和专业能力；3.具有保证档案安全的管理体系和保障措施。委托方应当对受托方的服务进行全程指导和监督，确保档案安全和服务质量。”第五十一条规定“档案服务企业在提供服务过程中明知存在档案安全隐患而不采取措施的，档案主管部门可以采取约谈、责令限期改正等措施。档案服务企业因违反《档案法》和本条例规定受到行政处罚的，行政处罚信息依照有关法律、行政法规的规定予以公示。”为进一步推进档案服务外包企业管理规范化、科学化，实现档案外包服务行业持续健康发展指明了方向。
（三）档案服务外包是经济社会发展的现实需要
从档案服务外包企业发展态势看，当前，档案服务外包已经成为新兴服务产业，企业规模不断扩大，服务水平持续提升，现实作用日益凸显。档案服务外包企业善于将现代化档案管理知识、科学技术等要素贯穿于档案服务外包工作管理的全方位、各流程，其档案服务质量对档案资源体系、档案利用体系和档案安全体系建设有着直接影响。
二、资阳市档案服务外包管理现状
（一）创新监管机制
近年来，资阳市档案馆创新建立、逐步形成了由市档案局为主管主体、市档案馆为接收主体、市级全宗单位为档案形成主体、档案服务外包企业为规范整理主体的“四方联动”机制。坚持以积分管理为核心，以目标管理为支撑，以合同制管理为关键，强化四方主体责任。大力推行确认、规划、提示、约谈、通报“五步工作法”。市本级进馆档案整理质量有效提升、准确率保持在95%以上，纸质档案及其数字化副本准确率、对应率均达到100%，进馆数量逐年上升。
（二）强化业务培训
市、县（区）档案局切实履行行业主管职责，每年举办档案业务培训，均邀请档案服务企业参训。同时，积极组织档案服务企业从业人员参加省档案校的系统学习，支持有条件的企业员工按规定申报档案专业职称，帮助提升企业专业素养和业务能力。按照属地管理原则，各县（区）针对脱贫攻坚档案、疫情防控档案、土地确权档案等专业档案，对中标服务企业及时开展专题培训，全面细致指导外包企业把握工作标准，确保档案完整、真实、规范，顺利移交进馆。
（三）加强安全管理
严格落实立档单位（委托方）安全主体责任，督促落实专人全程跟踪监督本单位档案整理。将立档单位档案整理、档案安全纳入全市档案行政执法检查三年行动内容，不断提升档案标准化、规范化管理水平。同时，按照属地原则，县（区）档案局会同档案馆、保密机要局等定期或不定期到档案服务企业进行保密等监督检查，对发现的问题登记造册，进行销号管理。截至目前，全市档案整理服务外包企业未发生安全事故和失泄密事件。
三、资阳市档案服务外包管理中存在的主要问题
当前，资阳市登记注册档案服务企业共50家，均为民营企业。企业规模普遍较小，县（区）分布不均衡，服务水平参差不齐，仅3家企业具有保密资质，业务承载能力有限。
（一）档案服务外包企业不同程度存在安全风险隐患
放眼全国档案服务外包行业，最常见的风险问题就是档案丢失、档案损坏。目前，资阳市市场上很多档案服务外包公司在业务水平、基础设施设备、人员管理等方面还或多或少存在一些不足，且档案在转移、保存等过程中环节较多，如果管理不当、保管不妥，非常容易发生损坏甚至遗失，导致出现档案安全问题。
（二）各级立档单位不同程度存在对档案服务外包工作管理约束不够的现象
一些立档单位没有根据自身实际对档案服务外包企业进行考察和比选，甚至个别单位选定的档案服务外包企业不具备保密资质；个别立档单位没有与档案服务外包企业签订保密等相关协议，档案整理全过程缺乏必要的约束和监管；有的协议中约定内容不符合档案法律法规要求，如有的委托协议中没有体现出服务范围、技术标准、质量验收等内容；绝大多数立档单位没有对档案服务外包工作开展质量验收检验，盲目信任档案服务外包企业，在不同程度上延缓了档案接收进馆效率，影响了档案工作质量。
（三）档案服务外包行业监管工作体系尚未形成
当前，全市档案服务外包企业的监督主体为各级档案主管部门，而其市场准入资质主要由各级市场监管和税务等部门负责。各级各部门之间还没有完全建立起良好、持续的沟通联络机制，信息互通不够，在一定程度上还存在事前、事中、事后监管衔接不够顺畅等现象。
四、工作建议
（一）探索建立行业准入制度
由档案主管部门建立一套对档案业务外包服务机构从业资质的审核制度。从机构规模、软件和硬件条件、服务人员素质、承接业务范围等方面对档案服务外包机构的从业资质进行审核把关，提高行业准入标准，确保档案服务外包工作质量。
（二）探索“六方合作”新模式
即市档案局、馆、市场监管局、立档单位和档案服务外包机构、协会（支持和协助档案服务外包公司成立“档案服务协会”）六方良性互动的联动机制。强化六方主体责任，齐抓共管，共同提升档案外包服务质量。
（三）探索国有企业统筹管理模式
结合国有企业改革，做大做强市属国有企业，拓展国有企业档案整理、档案数字化加工、档案寄存等业务，督促国有企业取得市场准入资质和保密资质，规范外包服务管理，统一业务标准，提升外包服务市场竞争力。同时，市、县（区）档案局持续强化业务指导和行政监督，适时举办档案业务和保密工作培训，进一步提升从业人员专业能力及综合素养。
（四）探索联动执法监管模式
将从事档案整理、数字化、寄存服务的企业作为重点执法监管对象，将档案服务外包安全和质量监管纳入市场主体监管范畴和档案行政执法内容。各县（区）档案主管部门要切实履职尽责，加强对本地区档案服务外包行业的有效监管，依法依规严肃查处违法违规行为。同时，要加强与同级保密机要、市场监管等部门的工作联动，定期不定期组织开展联合调研、专项检查等，通过一定方式共享档案服务外包企业登记信息、涉密档案数字化资质许可信息等资源，不断提升行业监管质效。
■作者系资阳市档案馆馆长
