国企档案管理改革契机和发展路径研究

　　作者：孙 田

　　１   引言

　　新修订的《档案法》（以下简称新《档案法》）的出台意味着档案管理发展进入全新阶段，赋予国企档案管理全新定义。为探寻国企档案管理改革契机和发展路径，文章从阐释新《档案法》视角出发，深入解读新《档案法》的优化升级内容，深刻领会立法意愿，精准把握新《档案法》精神实质。为更好地推进档案管理改革，国企以贯彻实施新《档案法》为契机，总结档案管理经验、认知档案管理规律，以加速档案开放审定、档案管理信息一体化、档案服务渠道创新等路径，促使国企档案管理发挥多向度价值，更好地适应国企纵深改革。

　　2   新《档案法》对国企档案管理的新要求阐释

　　根据新《档案法》新增专章内容，国企档案管理必须在完善档案管理责任机制与档案管理制度细则的基础上，根据行业特征、档案性质、使用法律法规等，进一步评估、明确档案归档范围、归档质量与归档期限，丰富档案资源。与此同时，新《档案法》立足更加科学、规范与智能的档案管理发展向度，要求强化档案管理信息化建设、建立健全的档案监督检查机制。另外，新《档案法》认可代存、购买与捐献等方式在档案收集过程中的相关作用，能够有效拓宽国企档案收集的广度与深度。

　　新《档案法》明确要求国企必须配置适合档案资源保存的必要性环境、设施设备，以此确保档案资源的安全。国企在建立档案安全管理机制的同时，需要强化档案安全风险管理，提升档案安全应急处置能力。[1]新《档案法》针对国企档案移交权责做出全新规范，在国企档案出境流动与国企境外投资档案管理合规上，有效划分档案管理负责环节与合规要点。

　　由此可见，从档案管理发展角度观察新《档案法》，不难发现，新《档案法》通过在理顺档案管理体制机制、健全档案管理制度设计、加大档案开放利用力度、推进档案管理信息建设、强化监督检查措施手段、增大档案人才培养保障等方面发力，真正成为档案管理的保障法。

　　3   新《档案法》视角下国企档案管理面临的改革契机

　　3.1   档案管理工作量

　　新《档案法》在档案开放策略上，对常规开放档案的期限从30年缩短至25年，开放档案的主体从各个级别的综合档案馆，延伸至包含其他类型档案馆在内的全部档案馆，以综合档案馆为单一开放主体的档案开放审核模式亟需优化调整。但是，部分档案开放审核工作仍然存在盲点、痛点与堵点，直接增加档案开放审核各参与主体的工作量，造成档案开放审核工作进度缓慢，并不能满足日趋增大的档案资源利用需求[2]。

　　新《档案法》出台后，增量档案开放鉴定关口向前迁移，档案形成单位或移交管理单位在档案进馆前需要对增量档案开放审核，存量档案开放鉴定需要经由档案馆与相关单位共同完成，承担公布开放档案目录的工作量。

　　3.2   档案管理信息化

　　新《档案法》新增的“档案信息化建设”专章是档案法修订分量较重部分，明确规定档案管理信息化建设的标准，7项法条要求涵盖政府责任规划、信息系统建设、电子档案法律效力及管理与接收、数字化档案馆建设与档案资源数字化共享等档案管理信息化维度，以前所未有的规定要求档案馆通过互联网及其他线上方式，公布电子档案目录及全文。伴随国企跨区域发展导致管理半径延长，国企跨部门合作项目逐渐增量，国企部门对远程线上查档的需求逐渐增强。鉴于此，国企为提供更加高效便捷的查档服务，亟待以新《档案法》出台为档案管理数字化改革契机，通过深入推进档案管理信息化建设，提升查档效率。

　　3.3   档案管理服务力

　　伴随国企管理结构与方式根本性变化，国企档案资源开发利用打破独立存在的传统形态，在档案管理环境、产权变动下，难以与国企各职能部门产生良性沟通联动效果。档案管理长期陷入真空状态，国企档案管理部门被撤销、降格的情况时有发生，导致社会参与国企档案管理服务的程度不足。受档案开放范围、管理和参与主体等因素的综合制约，国企并未经由构建档案管理体系为各职能部门提供档案管理服务，在档案管理部门合并过程中，造成档案管理服务职能被削弱，档案管理部门难以释放充分的服务力。

　　4   新《档案法》视角下国企档案管理的有效发展路径

　　4.1   加速档案开放审定

　　一方面，为加速档案开放审定，国企档案管理部门需要针对所在行业特征和实际经营情况，制定档案开放审定计划和目标，将此项工作视为国企档案管理改革的基础性工作之一。为实现档案应开尽开，国企档案管理部门需要成立档案开放审定小组，依靠与各职能部门的协作，根据档案开放审定时间表、任务单，明确分工到具体负责人，确保档案开放审定平稳有序实施。

　　另一方面，新《档案法》公布施行后，国企档案管理部门必须关注档案开放范围、管理和参与主体等因素的综合影响，对管理和参与主体的配合程度予以侧重性规范，以细化完善划控标准的方式，确保档案开放审定符合新《档案法》要求。为加速档案开放审定效率，国企可以利用OCR光字字符识别技术，智能化分析档案标题、责任人与内容等关键要素，根据新《档案法》划控开放标准，提出划控检测标准，实现电子档案线上快速审核，依靠人工与智能相结合的档案管理合力，提升档案开放审定效率与质量。

　　4.2   档案管理信息一体化

　　其一，国企在开展档案管理信息一体化过程中，需要以硬件投入作为信息一体化基础保障，依靠计算机及相关设备形成信息管理建设保障。

　　其二，国企在开展档案管理信息一体化时，需要通过一体化、标准化、制度化管理工作人员、工作流程的形式，一体化运行档案管理信息化系统。要求国企针对各职能部门制定严格的档案管理信息一体化工作流程，便于全过程、规范化管理工作人员。[3]

　　其三，档案管理信息一体化的实现需要以先进的大、智、物、移、云等信息技术作为重要支撑，便于国企建设智慧档案馆（库）一体化管理平台解决方案，通过标签体系、知识图谱、人工智能等技术完成数据分类、索引及集成等，实现对档案资源的智能化采集、处理、存储、管理和利用。

　　4.3   档案服务渠道创新

　　其一，立足企业内部创新专题档案服务。通过积极完善档案查询服务受理方式和端口，实现跨部门、跨机构查档服务的企业全覆盖。与此同时，国企必须充分利用不同类型档案服务平台，创新实践跨馆查档、送档案上门等特色档案服务方式，实现档案服务的个性化。

　　其二，打造数字化和智慧化档案服务新模式。按照存量数字化、增量电子化的要求，国企利用“线上+线下”相结合的方法，开发企业现有互联网档案管理服务功能，在此基础上拓展远程档案服务模式，优化档案查阅流程和档案检索工具，将档案服务延伸到全业务范围内，增强跨区域、跨机构服务水平。

　　其三，利用互联网平台推广多样化档案服务。国企档案管理部门需要在综合开发利用档案馆藏资源的过程中，动漫化开发档案信息资源，以视频剪辑APP等软件，多元灵活地发挥多媒体档案资源的优势。

　　5   结束语

　　综上所述，为进一步释放档案与档案管理在新时代的现代化治理基础作用，新《档案法》应运而生。新《档案法》已经从法律层面为国企设定诸多合规义务与责任，国企需要根据行业特征与实际经营情况进行档案管理改革，通过主动开展档案管理合规专项审计，在明确合规差距的同时，推进合规整改，降低档案管理面临的风险，保障档案管理权责落到实处，在档案管理过程中促使档案资源处于安全态势。

　　参考文献

　　[1] 范丹妮. 新《档案法》背景下国有企业档案信息化建设[J]. 兰台世界, 2023(05): 85-847.

　　[2] 焦扬, 李林, 范海斌. 新《档案法》实施背景下企业档案创新管理的机遇与挑战[J]. 兰台世界, 2023(S1): 67-69.

　　[3] 常娜. 新《档案法》视角下国企档案管理的发展路径研究[J]. 兰台内外. 2022(16): 7-9.

　　作者单位：中国航空发动机集团有限公司