企业文化专题档案的管理与利用探索

　　作者：周   慧

　　1   引言

　　企业文化建设成果是企业在长时间发展历程中总结归纳出来的使命、核心价值观、精神、理念等内化思想和外化行为的集合，是企业持续发展的不竭动力和力量源泉。通过将企业文化建设过程形成的档案作为企业的一个专题档案，进行广泛收集、有效整理、系统汇总，采用信息化技术对专题档案资源主动开展深度编研，将企业文化的来龙去脉梳理、固化，再用于企业重要文化宣传活动，形成有效的良性循环。既保证了优秀企业文化的安全和延续，丰富室藏资源，又能提高企业档案的整体利用率，对企业文化传播和档案传播同时起到良好的宣传作用，产生较好的社会效益。

　　2   研究背景

　　2.1      企业文化建设是一项重大而长期的战略任务

　　党的十九届五中全会将建成文化强国确立为2035年基本实现社会主义现代化的远景目标。企业尤其是国有企业，不仅要在经济发展中发挥顶梁柱作用，也要在文化强国建设中发挥先行者作用，必须肩负起发展社会主义先进文化、维护国家文化安全的文化责任，把企业文化建设作为一项重大而长期的战略任务，融入到企业改革发展全过程。

　　2.2      企业文化档案承载企业发展历史

　　习近平总书记对档案工作的重要批示要求：“把蕴含党的初心使命的红色档案保管好、利用好，把新时代党领导人民推进实现中华民族伟大复兴的奋斗历史记录好、留存好。”众多企业沉淀下了深厚丰富的企业文化，作为承载企业发展历史的档案，是重要信息资源和独特历史文化遗产，价值日益凸显，对企业基础性、支撑性作用更加突出，发挥自身特殊作用，弘扬企业文化责无旁贷。

　　2.3      新形势新环境推动档案资源开发利用创新

　　“十四五”时期，企业档案工作处于重要战略机遇期，同时也面临挑战。企业和职工对档案信息、档案文化的需求日益增长，迫切要求加快档案开放、扩大档案利用、提供优质高效服务。面对新要求，档案工作需要走出“舒适圈”，主动开展资源开发利用，创新服务方式方法，以适应新形势新环境要求。

　　3   主要问题

　　3.1      企业文化档案来源广泛载体复杂

　　企业文化建设产生的相关文件材料来源广泛，形式载体复杂。除开公司历年发展过程中在传统报刊、陈列室等文化阵地留存的与企业文化相关的文书、照片、实物档案。在新媒体不断发展的今天，企业在积极打造微信公众号、网站、微博、海外社交媒体、电视等“多位一体”的“立体式”传播矩阵，举办各种大型线上线下展会、论坛，这些宣传模式能更好地推动企业员工和社会公众认知、认同企业文化理念，但是所产生的各种载体、各种类型的文件材料却给档案管理带来了崭新的挑战。

　　3.2      企业文化档案资源缺乏高质量集中管理

　　大部分企业没有建设集团公司级别的专题档案资源库，对企业文化档案开展集中系统的整理和管理；部分企业侧重于收集保存传统档案，没有采用有效的手段保存网站、手机应用程序、视频号等产生的新媒体信息资料；旧历史档案由于年代久远、缺乏科学整理、保存不当等众多原因，存在纸张老化、字迹模糊、甚至损坏等情况，急需开展修复、修整和数字化工作。

　　3.3      档案信息资源未能得到有效开发利用

　　档案管理以及开发利用的理念没有适时更新，部分档案人员仍然在被动等待档案利用者上门，档案仅用于工作查考、布置展厅、编制书籍等；企业档案室编研工作仍然停留在材料汇编、数据汇总等粗加工方式，利用手段比较有限，利用范围比较固定、狭窄；档案管理系统功能不完整，缺乏有效新型技术手段收集、整编、利用新媒体档案资源。

　　4   主要做法

　　4.1      梳理相关管理制度，强化依法治档意识

　　从制度层面，将企业文化建设工作与企业文化档案管理工作有效衔接，全面融合。全面梳理和审视业务部门的相关管理制度，在广泛征求意见、科学论证的基础上进行相应的调整、修订，在企业文化建设管理办法中明确归档范围，归档责任，将企业文化档案的收集管理与具体岗位职能结合起来，不断强化依法治档的意识，逐渐将应归尽归理念形成一种自觉和习惯。

　　4.2      广泛开展收集整理工作，积累企业文化档案资源

　　一是充分利用公司史志、年鉴，从中搜寻有价值的线索，理清企业发展脉络，摸清企业文化档案资源“家底”，加强对企业现有档案的管理；二是积极推进对老旧企业文化档案的修护、整理和数字化工作，减少对珍贵档案原件的使用和损耗；三是广泛动员，通过向所属各单位征集、拜访离退休老职工、向上级单位和主管部门发送函件、查找国家及地方档案馆等，多种渠道征集具有代表性的照片、实物、口述、声像档案等；四是通过增加档案管理系统功能板块、搭建云服务器、研究多媒体容器格式、索引文件等技术，加强解决对网页、应用程序等新媒体信息资料的收集、保管和利用技术难题。

　　4.3      建立专题档案资源库，集中管理深度编研

　　自企业建立开始，企业文化建设成果就以丰富的档案资料积累下来，将其进行科学地编研整理，是档案室服务好企业文化建设的首要工作。档案人员可以以时间为主线、以重大历史事件为关键，运用思维导图方式，仔细梳理企业文化建设有关档案资料，在全公司大范围、多层面、立体化地进行企业文化建设档案资料搜索，最大限度地将映射企业文化内涵的档案资料集中起来，进行整理和数字化后形成完整、系统、成套的企业文化建设档案，建立企业文化建设专题档案资源库。在专题档案资源库内，企业文化档案研究编写工作应以深层次挖掘档案信息为基点，大力开发具有精准性、真实性、科学性和具有长远效益的档案信息内容，以此为企业发展和文化传播等提供重要信息支撑。

　　4.4      充分应用信息化技术，新科技打造智慧化管理

　　充分利用大数据技术，推进档案资源库的智慧化管理。开发物联网、数据挖掘、云计算、可视化等新兴技术在电子档案管理领域的充分应用，将电子档案与企业经营管理、用户行为信息进行有机关联和深度开发，做好以用户问题为导向的个性化和智慧化服务：在为用户提供原始档案的基础上，加强深入挖掘、精细加工的二次信息开发和利用；积极开发图片检索、语音文字相互转换等功能，除了为用户提供静态的文字、照片，更注重提供富有画面感、真实感和吸引眼球、鲜活生动的多媒体信息；紧跟用户工作行为习惯发展，研发手持终端设计、电子档案定制推送等，提升用户对电子档案的感知和体验。

　　4.5      适应变化主动作为，推进档案服务创新

　　档案利用工作是一项服务性非常强的工作，档案人员要适应企业发展需要，更新服务观念，走出重“藏”轻“用”的误区，摆脱单一的接待查询服务方式，采取多种方式做好档案宣传工作，强化档案在企业、员工心中的概念、意识，让档案服务工作更人性化；利用内部工作平台对档案资源进行推送，展示档案目录、编研成果，让企业员工了解档案馆藏的内容，有目的地查借阅档案；重视与业务部门的沟通合作，热情服务、主动作为，根据企业文件建设工作需要，大力开发专题档案信息资源，满足业务部门视频制作、展厅布展、媒体宣传等多方面的需要。

　　深度开发企业文化专题档案资源，服务企业文化建设工作，一方面有效传播了企业文化，另一方面也扩大了档案文化宣传范围，将档案的价值充分地发挥出来，凸显了档案在服务企业发展工作中不可或缺的重要作用，对探索企业档案资源开发利用创新提供了新的思路、新的路径、新的方法。

　　参考文献

　　[1] 周志勇. 信息化环境下企业声像档案助力企业文化传播策略[J]. 你好成都(中英文), 2023(29): 0223-0225.

　　[2] 丁家友. 大数据背景下的档案数据保全探析[J]. 档案学通讯, 2019(1): 34-39.

　　作者单位： 中国中铁股份有限公司