《电子档案移交接收操作规程》解读

　　文/刘璐

　　档案法规定“电子档案应当来源可靠、程序规范、要素合规”。其中“程序规范”就是要对电子档案管理的全流程进行科学管理，包括建立规范的管理流程，通过详细的过程元数据来记录和审计，并以相关计算机管理系统进行支持。电子档案的移交接收作为电子档案管理的重要环节之一，有必要制定相关标准规范对其进行规范化管理。

　　编制背景

　　当前电子档案移交接收所依据的标准规范主要是国家档案局于2012年8月印发的《电子档案移交与接收办法》。该办法规定了电子档案移交接收的总则、移交要求和接收要求以及移交接收载体标准、移交接收存储结构和《电子档案移交与接收登记表》等内容，有效地指导了电子档案的移交接收工作。《电子档案移交与接收办法》发布至今已有10年时间，在此期间，我国电子档案管理理念和管理水平不断提升，在党政机关电子公文归档管理、政务服务事项电子文件归档管理、电子档案单套制管理和自主版式文档格式等诸多方面都取得了显著的进展，因此，有必要配套印发相关标准，进一步细化电子档案移交接收的操作规程要求。

　　《电子档案移交接收操作规程》（DA/T93—2022）明确了电子档案移交接收的工作流程，规定了电子档案移交接收准备工作和电子档案移交接收操作的要求，为档案移交单位和档案馆提供了电子档案移交接收操作的遵循依据，能够很好地促进电子档案移交接收工作的进行。该标准也是指导各档案机构电子档案移交接收工作的依据，对于规范电子档案移交接收的操作规程，提高电子档案移交接收的程序规范性，实现档案机构电子档案管理综合能力的提升起到重要作用。

　　编制过程

　　为更好地对电子档案的移交、接收与长期保管过程进行指导，落实档案法有关档案信息化建设内容，国家档案局成立标准起草小组，针对电子档案移交接收的操作规程及相关技术要求开展了标准编制工作。初稿形成后，标准起草小组将初稿发至辽宁、山东、宁波、丽水等7家电子档案单套归档管理试点档案馆进行实际工作验证。经过多次讨论和专家研讨会，广泛听取专家意见，并对标准进行修改完善后形成标准送审稿。2022年4月7日，国家档案局发布了《电子档案移交接收操作规程》，2022年7月1日起实施。标准明确了电子档案移交接收的操作规程及相关技术要求，适用于档案移交单位与综合档案馆之间的电子档案移交接收操作。

　　主要内容

　　标准依据和参考了《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）、《电子文件存储与交换格式版式文档》（GB/T33190—2016）、《党政机关电子公文归档规范》（GB/T39362—2020）、《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）、《政务服务事项电子文件归档规范》（DA/T85—2019）等标准规范，对电子档案移交接收的操作规程及相关技术要求作出规定，适用于各档案移交单位与综合档案馆之间的电子档案移交接收操作。主要就电子档案移交接收工作流程、电子档案移交接收工作准备、电子档案移交、电子档案接收等作出规范：

　　1.定义与适用范围

　　标准确立了电子档案移交接收的操作规程及相关技术要求，包括电子档案移交接收工作流程、电子档案移交接收工作准备、电子档案移交和电子档案接收等。标准适用于档案移交单位与综合档案馆之间的电子档案移交接收操作，其他的电子档案移交接收操作可参照执行。

　　2.电子档案移交接收工作流程

　　电子档案移交接收工作一般包括档案移交单位组织电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、填写登记表和提交电子档案移交信息包，档案馆签收电子档案移交信息包、检测电子档案移交信息包、办理交接手续和入库电子档案等步骤（如图所示）。

电子档案移交接收工作流程图

　　电子档案移交接收可以采用在线或离线两种形式。标准中虽然对两种情况的要求都进行了描述，但考虑到电子档案更多是通过信息化、网络化、系统化的手段进行管理，标准更倾向于鼓励采用在线的方式进行电子档案的移交接收，确立了以在线为主、离线为辅的移交接收基本方式。因此，标准中默认的方式是在线移交方式，即通过符合安全管理要求的网络，使用相关应用系统向档案馆提交电子档案移交信息包。只有在不具备在线移交条件时，才采用离线移交方式，即按规定方式将电子档案移交信息包存储在准备好的离线存储载体上进行移交。

　　3.电子档案移交

　　在电子档案移交工作过程中，移交单位应按照电子档案移交范围和时间要求确定待移交电子档案，生成电子档案移交清单，编制相关说明文件，包括电子档案的移交单位、内容描述、起止档号、档案数量、读取电子档案所需要的软硬件环境和其他有助于说明移交电子档案的信息。对应移交的传统载体档案，要确保与移交的电子档案相一致。

　　档案移交单位应对电子档案移交清单与待移交电子档案的一致性进行检查，确认无误后，导出待移交的电子档案目录数据、内容数据和元数据，形成电子档案移交信息包并进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，检测合格后方可提交。在提交电子档案移交信息包之前应填写《电子档案移交接收登记表》。

　　档案移交单位宜通过符合安全管理要求的网络，使用相关应用系统向档案馆提交电子档案移交信息包。档案移交单位确需采用离线移交方式时，应将电子档案移交信息包存储在准备好的离线存储载体上，并标注可反映其内容的标签，相关说明文件中还应包括离线移交的载体参数（如载体容量、载体类型等）、载体编号、载体制作单位、载体检查单位等信息。

　　4.电子档案接收

　　电子档案接收环节要求档案馆接收到档案移交单位提交的电子档案移交信息包后，应向档案移交单位确认签收。档案馆应对签收的电子档案移交信息包进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，如检测不合格，应将电子档案移交信息包退回档案移交单位。检测通过之后，档案馆与档案移交单位应办理电子档案交接手续，填写《电子档案移交接收登记表》，由交接双方确认，各自留存。如具备有效的电子印章系统或其他形式可确保《电子档案移交接收登记表》上单位电子印章的有效性，则《电子档案移交接收登记表》可采用电子形式办理和保存；否则，应以纸质形式盖章留存。由档案馆对接收的电子档案进行入库管理，完成电子档案移交接收工作。采用离线移交方式时，档案馆应将接收的电子档案离线存储载体保存5年以上。

　　重点问题

　　该标准是一个偏重于具体操作的规程性标准。为了使标准更加简洁，对于具体工作更加有指导性，重点聚焦于以下几个问题。

　　1.聚焦于电子档案

　　标准主要围绕着电子档案的移交接收展开，档案法对电子档案提出了“电子档案与传统载体档案具有同等效力，可以以电子形式作为凭证使用”“来源可靠、程序规范、要素合规”，因此，电子档案的管理尤其是电子档案的移交接收操作要求相对传统载体档案数字化成果而言更严格。传统载体档案的数字成果并不完全具备电子档案的“四性”，其移交接收工作可以参照该标准开展。信息化条件下的计算机和网络技术运用普及，造成了电子文件的格式多样化，为了保障电子档案移交接收工作顺利进行，电子档案必须符合标准化及规范化。标准化和规范化是电子档案移交接收操作工作流程的关键基础，是必要的条件，更是电子档案移交接收工作的重要保障。

　　2.聚焦于移交接收操作

　　标准围绕移交接收过程的整体流程和操作步骤展开，为移交接收操作提供指导，而针对电子档案的元数据、文件格式等方面的要求，并不仅仅适用于移交接收，而且已经有了相关国家和行业标准，在这个标准中不再重复描述，而是直接引用相关标准。这就使得该标准内容更有针对性，为电子档案的移交接收过程提供了更明确的指导。

　　3.强调使用在线移交方式

　　电子档案的移交和接收是一项长期工作，随着移交的电子档案数量逐渐增多，容量逐渐增大，对于存储设备和移交方式、“四性”检测方式的要求也越来越高。通过电子档案在线移交和接收可以便捷高效地完成电子档案的接收、迁移、转换、存储等工作，并在接收过程中进行真实性、完整性、可用性和安全性检测，有助于保障电子档案的程序规范，确保接收数据质量安全可靠，从而提升电子档案管理水平和迁移速度，降低档案工作人员重复性工作。这样既可以提高电子档案移交和接收工作的效率，又可以确保电子档案信息的完整、准确和安全，满足档案馆信息化各方面要求，构建科学合理的电子档案归档及存储应用管理系统，用信息技术推进档案信息化建设持续发展。

　　4.《电子档案签收确认单》是否需要盖章和留存

　　《电子档案签收确认单》是档案移交单位和档案馆完成档案移交确认的单据，用于档案馆收到移交信息包之后向移交单位确认的过程，此时档案馆还没有对移交信息包进行检测，检测之后如果不通过，还有可能退回移交信息包。因此，《电子档案签收确认单》是一个过程性的单据，标准中不作强制要求。《电子档案移交接收登记表》填写完成，待整个移交交接过程结束后，《电子档案签收确认单》可以不留存。采用在线方式开展电子档案移交接收工作时，确认签收环节可以采用系统日志记录等方式，不一定要通过填写《电子档案签收确认单》来实现。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音