新形势下档案征集工作的思考

　　作者：刘科

　　档案征集是指档案馆按照有关规定收集散存档案、散失档案和其他有关文献的活动。档案征集工作既是档案法赋予档案馆的重要职能，也是档案资源建设的重要途径，发挥着丰富馆藏档案门类、优化资源结构的重要作用。随着新时代的发展需求和技术革新,档案征集工作同样面临机遇与挑战。近年来，四川省档案馆紧紧围绕“四个好”“两个服务”目标要求，高度重视档案征集工作，在扩大征集宣传、拓展征集途径、促进成果转化等方面进行积极探索，征集到一批反映时代风貌、具有地方特色的档案资料，进一步丰富了馆藏资源。同时，档案征集工作面临新的挑战，需要积极应对，增添措施，不断提升档案征集工作质效。

　　1   当前档案征集工作问题与难点

　　档案征集工作作为档案资源建设的重要补充形式，与档案接收工作最大的不同在于，档案的移交具有强制性时限性，接收工作处于被动等待状态，而征集工作需要主动、积极地寻找线索、挖掘资源。近年来，四川省档案馆虽然做了大量工作，征集到不少重要档案资料，取得明显成效，但仍然还存在种类不多、质量不精、价值不高等问题。

　　1.1   工作机制不够健全

　　档案馆在开展档案征集工作时，缺乏行之有效的规范化、标准化的征集工作流程和工作制度，是在信息时代，如果没有构建起征集工作交流平台和串联贯通的档案征集线索网络，由于缺乏信息来源、捕捉信息能力不足，重要的档案征集信息获取滞后，很大程度上制约了档案征集工作的针对性和时效性，导致重要的档案征集信息之后，珍贵的档案资料散落各地难以被发现和收集或被其他单位、个人征集。

　　1.2   工作方式亟需创新

　　相较于机关档案移交接收的强制性，档案征集面向全社会，往往具有自愿、无偿等特性，工作方式的一成不变，生搬硬套，不利于有效提高社会的档案意识，更难以唤起社会各界对档案征集工作的积极回应和捐赠热情，甚至可能给档案征集工作带来阻力。例如，征集档案通告发布渠道过于传统单一，未充分考虑受众群体信息获取途径的多样性，导致有些单位或个人手中虽然有珍贵的档案，也会因为意识不到这是国家珍贵财富，不愿意或不知道可以向档案馆移交。

　　1.3   征集经费相对有限

　　充足的经费保障是征集工作成功的重要支撑，很大程度上影响着征集工作的质效。一方面，征集工作回馈方式主要是向捐赠者颁发荣誉证书，对于确有价值又不愿无偿捐赠的采取收购方式进行征集。由于档案资料的贵重程度往往和经济价值成正比，如因经费不足导致无法征集，一定程度上会影响捐赠者的积极性，也大大增加了珍贵档案资料征集的难度。另一方面，档案资料真伪鉴定和价值评估，以及征集宣传、收集线索、外出征集等征集工作各环节也离不开必要的经费支持。由于征集线索和对象的不确定性，相比于档案馆其他业务工作和文博部门，档案馆征集预算经费相对有限，难以满足工作需要。

　　1.4   征集工作竞争激烈

　　资源建设是立业之本，目前，党史、史志、文博、民间收藏者都纷纷加大了征集工作力度，形成了竞争的局面。相比而言，档案部门征集经费更为有限、经费管理严格，征集宣传力度较弱，无形中加大了档案馆征集工作的难度。

　　2  加强档案征集工作的思路与举措

　　习近平总书记对档案工作提出“四个好”“两个服务”的目标要求,为加强新时代档案资源体系建设指明了方向,《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）从法律层面对档案征集工作进行了规定，档案馆要从根本上提升档案征集工作质效,就需要立足实际，以问题为导向，从加大宣传力度、规范工作机制、拓展线索网络，建立征集名录，打造专业队伍、转化征集成果等多向发力，探索构建起以“线索—名录库—平台”为主干的档案征集工作体系，实现档案征集工作从零散到系统，从被动到主动，从无序到规范，从低效到高效的全面提升。

　　2.1   进一步学习宣传贯彻《档案法》及《实施条例》

　　《档案法》第十七条规定，档案馆除按照国家有关规定接收移交的档案外，还可以通过接受捐献、购买、代存等方式收集档案；第二十二条规定向国家捐献重要、珍贵档案的，国家档案馆应当按照国家有关规定给予奖励。《实施条例》考虑到不同地区、单位档案工作的不同情况，为档案事业发展预留了自主化与个性化空间。例如，为避免重要档案资源流失，将部分具有鲜明地域特色和内容特色的档案等纳入监管范围，《实施条例》第二条规定，反映地方文化习俗、民族风貌、历史人物、特色品牌等的档案的具体范围可以由省级档案主管部门会同同级有关部门确定[1]。要深入学习宣传贯彻《档案法》及《实施条例》，以新媒体新技术赋能新时代档案征集工作，充分利用各种形式改进传统工作方式，加大宣传力度，拓展工作渠道，增强社会的档案法制意识和档案保护意识，营造重视档案资源的社会氛围，形成全社会都来关心支持档案事业的良好氛围，引导社会各界更自觉、更积极地向档案馆捐赠有价值的档案资料，确保档案征集工作的长期持续健康开展。

　　2.2   进一步完善档案征集工作机制

　　《实施条例》第二十一条明确“档案馆可以按照国家有关规定，通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案。”2023年5月29日，国家档案局发布了《档案征集工作规范》（DA/T96-2023）（以下简称《规范》），确立了我国档案征集的基本原则、范围和标准，规定了档案征集工作组织、程序的要求。《规范》的发布有利于规范档案征集活动、完善档案征集流程、提高档案征集工作质量，有利于维护档案安全，最大限度地保障档案资源齐全完整，保存完整的国家和社会记忆。档案馆应进一步完善档案征集工作机制，提升档案征集工作的标准化、规范化程度。加强档案馆系统内部、档案部门之间的交流合作，积极探索建设以征集线索网络为依托，征集名录库为导向的档案征集交流平台，每年定期或不定期地交流征集工作经验、互通征集线索、部署征集任务、转化征集成果，初步实现“征集经验总结互鉴、征集成果开发共享、征集队伍联合打造”的征集工作新态势，形成全省档案征集工作合力。坚持“应收尽收、能收尽收”，灵活主动创新档案征集方式，对于具有重要意义、价值较大、较为贵重的征集品，积极协商，实时跟踪动态，争取被作为捐赠首选对象。面对捐赠意向不强烈、征集经费不足等情况，要灵活应对、善于变通，可采取寄存、复制等替代方案先进行征集，最大限度地保障档案资源齐全完整。

　　2.3   进一步加强拓展征集信息渠道

　　积极探索在档案馆系统构建档案资料征集网格化网络，加强与各档案馆的配合协作，加强与各机关单位档案机构的密切联系，加强与社会团体、民间组织的交流互动。一方面，探索建立以档案馆为主干，机关企事业单位为分支，社群为终端节点的征集工作网络，拓展征集线索获取渠道，鼓励各级档案馆之间互通消息、主动交换线索。另一方面，坚持常态化调研走访。一是定期或不定期对征集工作做得好、有特色的地区专题调研，吸收借鉴先进经验和好的做法，加强合作交流，改进征集工作方式方法；二是对已发现线索主动作为，及时走访。

　　2.4   进一步加强经费支持保障

　　《规范》在编制征集工作规划中指出，征集工作中所需的鉴定、购买、差旅、会议、奖励等费用纳入档案馆年度预算安排。散失在社会和个人手中，对档案馆而言又是非常重要和珍贵的档案资料，有时必需采取收购的方法。对革命烈士、战斗英雄、劳模、全国人大代表、党代表的荣誉证书、代表证、奖章等实物，自愿捐赠的国家提倡给予一定的奖励。此外，无论是走访调研、线索获取、鉴定评估、有偿征集等，都离不开必要的经费支持。因此，档案馆除年度基本征集经费外，还应结合工作实际设置一定的专项征集经费作为特定情况下的征集保障，有利于从根本上提升征集能力。

　　2.5   进一步建立健全档案征集名录库

　　档案馆可借鉴文博、党史等部门实践经验，建立分类科学、指向明确、较为系统完整的档案征集名录库，比如把红色档案、地域文化、名人名家、珍贵档案等名录库作为潜在可征集档案资料的信息数据库，包括征集分类、征集范围、征集价值等要素，涵盖重要时间、重要人物、重要事件（重要专题）、重要物品等具有重要保存价值和开发利用价值的档案。以四川为例，可以从多个维度建立档案征集名录库。比如，一是红色档案资料。四川是红色沃土，红色精神植根于档案之中，在教育人、警示人、激励人上发挥着重要作用。持续加强红色档案资源的建设，能够更好地展示革命传统、传承红色基因，发挥档案育人功能。二是地域文化档案。巴蜀文化传承千年，既承载着中华民族共同记忆瑰宝，又具有浓郁厚重的地方特色，相关档案资料具有文化凭证、文化传承和文化教育的重要功能，是记录和反映地方经济、社会、文化等各方面重要活动的主要载体，也是档案资源建设的重要方向。三是名人名家档案。主要是指以四川籍，或在四川工作、生活的领导、各行业杰出人才以及在四川战斗过的革命先烈等具有较大影响力的名人的相关档案资料。四是珍贵档案资料。对已征集到或已在业界达成共识的档案资料，以稀有程度、价值高低等综合因素收录入库，以备后期相同或相似征集工作作为参考。用好用活名录库，一方面可以为征集工作明晰方向，有利于准确把握和及时调整档案征集方向。另一方面，通过对名录库中已征集档案开发利用的转化效能和社会效益评测分析，有利于不断完善征集方案。

　　2.6   进一步做好征集成果转化利用

　　积极做好征集成果的开发利用，通过深入挖掘档案价值，让征集成果从库房中“走出来”，联合打造品牌建设、地方特色、资政育人效果的档案编研精品力作，举办相关档案史料展，为党委政府提供资政参考，讲好档案里的故事，追寻红色记忆、传承红色基因、弘扬伟大时代精神，成为开展爱国主义教育的生动教材，推动地域文化建设，打造城市名片的重要载体。

　　参考文献

　　[1]徐拥军.《中华人民共和国档案法实施条例》的特点[EB/OL].https://mp.weixin.qq.com/s/r6mID4u3WPdXZuqEug5sug,2024-01-25.

　　作者单位：四川省档案馆