地震重大工程建设项目档案管理实践——以山西地震预警工程项目为例

　　文/张正霞  谷利国  吕睿  刘俊芳

　　地震是对人类生存安全危害最大的自然灾害之一，地震监测是地震科学研究的基础，是开展地震预测预警探索、有效震灾预防和地震应急救援的基础。根据中国地震局安排部署，山西省地震局目前参与实施了“中国数字地震监测系统”“中国数字地震观测网络”“中国地震背景场建设”“国家地震烈度速报与预警工程”“‘一带一路’地震监测台网项目”5项地震监测建设工程项目，形成了大量的地震重大工程建设项目档案。笔者以国家地震烈度速报与预警工程——山西子项目（以下简称“预警工程项目”）为例，重点介绍此类档案的特征及其收集管理方法和取得实效。

　　地震重大工程建设项目档案的特征

　　地震重大工程建设项目档案是指在地震重大工程建设和管理过程中形成的具有保存价值的各种形式的历史记录。包括建设方案、前期调研、可行性研究、评估、立项、审批、勘查、设计、施工、试运行到竣工使用全过程中形成的应归档保存的全套文字、图纸、图表、声像等资料。

　　1.涉及点多面广，价值体系丰富

　　地震重大工程建设周期长，其中包含地震专业问题较多，涉及相关学科内容较广，故其项目档案覆盖范围广、涉及点位多。以预警工程项目为例，该项工程分为台站观测系统、通信网络系统、数据处理系统、紧急地震信息服务系统及技术支持与保障系统5个分项目，产出档案包括土建工程图纸档案、设备安装调试运行技术档案、数据传输协议纸质档案等多种类型，形成的文件材料涉及多个学科。其中形成的技术资料和成果不仅是开展地震监测网络加密建设的重要查考依据，更是地震科研人员开展地震监测预报预警数据分析研究的重要基础，同时也是运维人员开展地震监测网络故障运营保障的重要依据。

　　2.内容系统成套，独立彰显分项成果

　　地震重大工程建设项目一般包含多个分项目，立卷时需整体考虑项目各分项的特征，据此开展组卷，单独成套。预警工程项目建设的每个分项目都是相对独立且完整的系统，其产出的各类档案分别反映了工程每一环节的工作过程，满足不同利用者的查阅需求。如台站观测系统分项目，其档案集中反映基准站、基本站和一般站地震监测数据的收集、预处理和批量入库等流程，展示了预警技术各类台站建设工作成果，通过查阅该组立卷档案，就能全面了解台站的预警观测技术和数据处理过程。

　　3.专业特性较强，对人员素养提出更高挑战

　　地震重大工程建设项目不同于一般的民用建筑工程项目，其形成的文件材料与地震学科内容紧密相连，专业性强。除此之外，项目的每一个分项工程负责的工作内容各不相同，如通信网络系统分项目，既有软硬件部署，还有传输协议、信息更新、网络安全等职责，要求档案员在立卷归档过程中除具备档案专业知识外，还应具有较强的信息网络知识和相关的地震专业知识。

　　预警工程项目档案管理实践

　　山西省地震局十分重视地震重大工程建设项目档案的管理工作，认真贯彻落实习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神以及中国地震局对地震档案工作的相关要求，注重在各个环节做好预警工程项目档案工作。

　　1.顶层抓起，从严落实

　　山西省地震局局领导高度重视重大建设项目档案工作，在预警工程项目建设之初，就多次对做好项目档案工作作出指示批示，并将此项工作纳入年度工作目标考核体系，压实有关部门的档案责任。确立了分级管理模式，由分管业务的副局长主要负责，有关部门领导组成项目管理办公室，业务骨干组成项目实施组，明确具体的职责和任务。分阶段多次召开党组会议，安排部署工作流程，重点强调要将项目档案管理工作贯穿于整个项目建设的全过程。明确要求，专职档案员主要负责指导，由业务部门的兼职档案员具体负责档案的收集、整理、立卷与归档。此外，要求省地震局档案部门认真履行对文件材料的审查、指导与监督职能，共同确保预警工程项目档案的完整、准确、系统、安全与可靠。

　　2.逐级传达，层层压实

　　要保证项目档案的系统性、完整性和安全性，过程控制是关键。为使预警工程项目档案的收集管理工作进展有序、完美衔接，局项目实施组确定了以各个分项目为单元，同步开展档案工作的思路步骤。在预警工程项目档案开始收集整理前，专职档案员召集兼职档案员召开“预警工程项目档案专题讨论会”，明确每个分项目建设的归档范围并对归档工作提出了具体要求。在项目档案进入收集整理攻坚期时，多次开展“集中办公”立卷归档，专职档案员负责具体环节的指导和纠错，兼职档案员在整理过程中有问题可随时咨询，及时解决立卷归档中遇到的问题，提高了档案的整理效率。同时，还组织召开预警工程项目档案培训会，围绕《国家地震烈度速报与预警工程项目档案管理细则》，结合档案工作实例，从项目产出资料的收集范围、整理规范等方面为兼职档案员梳理了项目资料的收集、整理、归档流程，进一步规范了项目资料归档工作。各单位兼职档案员按照预警工程的建设顺序，每个分项目单独组卷，在案卷题名处标注“系统属性”，方便日后的查阅利用和数字化提取。

　　3.有序推进，扎实工作

　　兼职档案员严格按照预警工程项目档案整理规范，逐条对照地震预警工程项目档案归档范围，将基准站、基本站、一般站等监测站产生的场地勘选、初涉文件和试运行报告等应归尽归；专职档案员认真履行指导、检查和监督职责，认真清点预警工程项目档案的移交目录和归档资料，确保逐一对应；仔细检查卷内目录的责任者、案卷题名和起止日期，确保齐全完备。对于立卷过程中发现的卷内目录不完整、分项资料不齐全等问题，均要求兼职档案员认真整改，需达到规范要求才可进行接收。对于兼职档案员移交的图纸、实物和电子材料等按照相关规范进行整理，根据预警工程项目的特性正确拟定案卷题名。此外，还为预警工程项目档案开辟了专门的保管场地。在项目档案工作后期，专（兼）职档案员集中对此次档案收集整理的过程进行回顾与总结，以期为后续地震重大项目档案管理提供参考借鉴。

　　4.圆满收官，步步务实

　　在预警工程项目档案验收阶段，局领导要求做好正式验收前的自查自纠工作。预警工程项目档案验收组认真按照《国家重大建设项目档案验收办法》《中国地震局重点项目档案管理暂行办法》的要求，先后组织对档案进行预验收。针对有些材料收集不完整、签字盖章不完备和案卷题名表述不正确等问题提出具体意见，并反馈各分项目负责人、有关的管理部门和分管局领导，从而保证对验收组提出的问题以最快速度整改落实到位。专职档案员主动跟踪监督检查和指导，并规定项目档案整改部分的移交时间，以便对项目档案进行整合、核对并编制统一项目案卷目录、全引目录，为项目档案的最终验收做好充分准备。2023年8月11日，由中国地震台网中心、山东省地震局、吉林省地震局组成的验收专家组一致认为：预警工程项目档案收集齐全、系统、完整，分类科学，组卷合理，整理规范，符合档案管理要求，同意通过验收。

　　地震预警项目档案建设实效

　　预警工程项目档案的收集管理，使有关地震监测台网的项目档案体系更加完整，更能全面反映地震监测工作的发展历程。地震重大工程建设项目档案的日渐丰富也可更好地满足科研人员及社会用户的查档利用需求。

　　1.丰富室藏档案资源

　　山西省地震局档案室现有文书、科技、电子、声像、实物等门类档案，此次预警工程项目档案的完整收集扩充了室藏档案资源，全面记录了山西地震预警工程从报告编写、场地堪选、台站建设和总结验收的全过程，使地震监测台网建设这类科技档案资源更趋完善，立卷归档后的档案纳入地震监测网络重大建设项目类形成一个有机整体。科研人员可将地震预警技术的案卷与山西的地震监测工作相结合，方便后续地震预警技术的应用与研发。

　　2.完善档案开发利用

　　预警工程项目档案数量巨大，涉及内容种类繁杂，科学的保存和分类对其未来的查阅利用至关重要。山西省地震局档案部门按照预警工程项目档案的形成特点和价值进一步分类，实行统一管理；对预警技术、台站堪选档案进行专门展示，形成档案合集，在科研人员查阅利用时能快速精准定位，高效率提供服务。后续应根据实际工作的需要，采用信息化技术，逐步开展预警工程档案数字化建设。

　　3.创新档案服务模式

　　预警工程项目档案翔实地记录了地震科研人员在地震预警台站建设过程中的艰辛历程，同时也反映了我国地震科学技术特别是地震预警技术的发展历程，取得的成就和经验中不乏关于地震预警技术的新举措，还有科研人员的光辉业绩，这些都是面向公众进行科学普及的生动教材。当前，融媒体平台成为信息传播的重要渠道，山西省地震局档案部门可充分融合传统媒体与新媒体，在原有的地震重大建设工程项目档案查阅利用服务的基础上，利用展板、电子大屏或通过山西省地震局的官方微博及微信公众平台等媒介平台广泛传播，创新信息传播渠道，使地震预警相关工作进入公众视野。

　　地震重大工程建设项目档案是防震减灾事业发展的宝贵财富，总结运用好这些项目档案的建设管理经验，对推进地震档案事业高质量发展，服务保障防震减灾现代化建设具有重要意义。随着国家对防震减灾事业发展的重视和各方面投入力度的加大，地震重大工程建设项目也逐渐增多。在此背景下，地震系统档案部门要深入学习贯彻习近平总书记对档案工作的重要指示批示精神，结合实际，精准施策，改革创新，不断完善档案管理体制，统一管理标准，明确归档范围，规范操作流程，优化服务利用机制，健全科学化、规范化的档案管理体系，最大限度保证项目档案的齐全、完整、系统、安全与可靠，以新时代档案工作服务防震减灾事业高质量发展。

　　作者单位：山西省地震局

　　责任编辑：公喆