档案鉴定销毁工作常态化的实践与思考——以中国银行为例

　　文/张筠

　　2020—2023年，中国银行股份有限公司（以下简称“中国银行”）针对到期档案数量多、鉴定销毁工作推动难等现状，集中组织境内分行开展文书、会计、授信等几类到期档案的鉴定销毁工作，取得了一些实践经验，并对建立到期档案鉴定销毁常态化工作机制进行了探索和思考。

　　工作背景

　　1.体量庞大，鉴定销毁任务重

　　工作开展之初，中国银行档案管理部门面临到期档案种类繁多、体量大，部分历史档案保管期限划分不准确，电子档案管理系统鉴定销毁模块功能简单，档案数字化率不高，大多数分行从未开展过档案鉴定销毁等现实情况。银行网点会计凭证档案普遍存在同一卷（册）内不同保管期限凭证混合装订的问题，对需永久保管的银行开销户资料或未了业务资料需进行清分拆卷，势必影响了鉴定销毁工作的进度和质效。

　　2.专业性强，对人员素质要求高

　　鉴于档案价值存在多重性与不确定性，档案价值鉴定要遵循全面、历史、发展、效益的原则，要结合档案产生时的业务背景、档案潜在效用与未来利用价值等进行综合判断，受档案人员的政治素质、知识背景、工作经验与预判能力的影响，有较强的主观性，对鉴定人员的专业能力要求非常高。中国银行基层档案管理人员更迭频繁，新手档案人员对机构的历史沿革不够了解，在到期档案鉴定销毁工作上常常感觉无从下手。

　　3.责任重大，需审慎稳妥推进

　　鉴定工作政策性、专业性强，需遵循精炼与慎销相统一，保存价值与利用价值兼顾，社会效益与经济效益并重的原则。实体档案销毁存在不可逆性，误销可能造成无法挽回的损失。涉及国家秘密档案的销毁，还需遵守《国家秘密载体销毁管理规定》等，由地方保密局认可、具有保密销毁资质的单位进行销毁，相关工作流程更加系统缜密。为此，中国银行在推进过程中强调依法合规、审慎稳妥，避免为完成任务指标而草率行事。

　　工作思路

　　中国银行总行在前期对主要金融同业及7家分行进行调研的基础上，针对档案鉴定销毁工作面临的背景与问题，拟通过集中开展专项工作的方式推进，做到应销尽销，并严控新增，推动到期档案鉴定销毁工作常态化。一方面优化档案资源结构，形成档案全生命周期闭环管理；另一方面减轻库容压力，实现降本增效。

　　1.加强顶层设计

　　中国银行总行按照“分级组织、按条线实施”的工作原则组织推进，明确责任分工，建立部门协同机制。各级机构办公室统筹，做好数据信息的扎口，负责本级并监督指导辖属机构文书档案的鉴定销毁；业务档案归口管理部门负责本级并监督指导条线的鉴定销毁工作，各司其职，确保不走过场、不留死角。

　　2.明确鉴定标准

　　中国银行总行在部署此专项工作时，就制定了《中国银行股份有限公司档案鉴定销毁操作规程》（以下简称《操作规程》），明确了各类档案鉴定销毁的原则标准，规范了工作流程，统一了各业务条线、各分行的做法。为确保鉴定过程全面准确，要求采用直接鉴定法，逐卷（件）进行鉴定。

　　3.量化进度安排

　　第1～4年分别按照10%、30%、30%、30%的比例，先易后难开展档案鉴定销毁工作。要求各分行明确工作重点难点，制订时间表与路线图，确保按时完成工作任务。总行统计汇总各分行本级与辖属机构到期档案数据，审核分行未来4年工作计划，每年发送通报，直至完成销毁工作总目标。

　　主要做法

　　1.夯实组织保障

　　中国银行各分行成立了由档案工作分管领导和政治素质过硬、业务能力专精的档案工作人员组成的档案鉴定销毁领导小组和工作小组，统筹推进到期档案鉴定销毁工作。分管领导高度重视，召开专题工作会议动员部署，还亲临一线挂帅督导，档案形成部门、业务档案归口管理部门则充分发挥熟悉本领域政策制度、风险点的专长，严格把好分管门类档案的鉴定审核关。

　　2.细化制度流程

　　中国银行各分行在学习理解《操作规程》的基础上，制定了拟定方案、梳理统计、组织鉴定（分为初步鉴定、复核鉴定、报批审核）、实体销毁、清册归档“五步走”的销毁步骤，制作明白纸，擘画流程图，确保鉴定销毁工作审慎有序地开展。

　　3.强化过程督导

　　中国银行总行在工作推进中强化条线指导和考核约束。要求各分行按年提交工作总结及完成进度，并将档案鉴定销毁纳入本级对辖属机构重点工作任务进行考核评价。强化过程管理，层层督导，明确时间节点，倒排任务进度，压实主体责任。分行则制订具体工作方案，定期对辖属机构清理进度进行统计通报和工作提示，并针对进度落后机构开展重点辅导，确保不折不扣按预定计划完成。

　　4.深化培训宣导

　　中国银行总行持续举办专项与综合培训，提升各分行对鉴定销毁工作重要性的认识，强化档案人员的专业知识与技能；在档案工作信息平台设立鉴定销毁专栏，宣传推广先进分行的经验做法；创建常见问题库，及时开展答疑解惑。分行则通过“以干代培”“送教上门”等多种形式开展对辖属机构的转培训。

　　5.创新工作思路

　　各分行创新工作思路，多措并举。有的分行明确了“数字化先行、档案鉴定跟进”的工作思路，采取线上鉴定档案数字化成果与线下提高实体档案处理效率相结合的方法，达到事半功倍的效果；有的分行先选择2～3家辖属机构试点，成熟后再以点带面铺开；有的分行在疫情期间建立应急工作机制，实行AB岗位负责制、进程共享制，加强与定点销毁机构的联系，确保销毁工作如期完成。

　　6.形成攻坚合力

　　中国银行总行定期召开条线协同会，档案管理部门加强与业务档案归口管理部门的沟通，及时了解各条线工作进展，分析推进中的困难、问题，商讨解决方案，督促其自上而下强化条线监督指导，形成部门间通力合作、共同攻坚克难的格局。

　　成效显着

　　截至2023年年底，中国银行各分行克服人员少、时间紧、任务重等重重困难，按时保质完成了2019年年底到期档案的鉴定销毁任务。4年合计鉴定各类档案2463.5万卷（件），实际销毁1592.8万卷（件），档案销毁腾出库容45.4万延长米。在完成专项工作任务后，中国银行全力推动建立档案鉴定销毁常态化工作机制，形成进新销旧的良性循环。

　　1.推广固化成型经验做法

　　中国银行档案管理部门在专项工作中不断总结，解决了一些“疑难杂症”。如在指导分行判断档案价值时，明确了以主办单位为主的原则，按档案内容的重要性进一步明确档案到期销毁与延期保管的范围。凡与本机构基本职能和主营业务相关的档案延期保存。同时，参照《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》中普适性原则，将规章制度、工作总结、与员工切身利益相关的档案皆调整为永久保管。遇到时间跨度长，随着机构变迁和职能调整，很难找到当前对口职能部门的“无头档案”，则引导分行通过查阅行史或咨询老员工等方式厘清机构发展脉络、从属关系，最终找到归属责任部门。

　　2.加快完善相关制度流程

　　中国银行档案管理部门将借档案主管部门监督检查的契机，不断完善档案销毁制度与操作规程，进一步细化各类业务档案鉴定销毁的原则标准，统一表单与工作报告模板，优化工作流程，增强可操作性。科学设定今后鉴定销毁工作的周期，即会计档案每年开展一次，其他门类档案2～3年开展一次。

　　组织各分行及时修订各类文件材料归档范围和档案保管期限表，从源头上优化归档鉴定环节，为后续的到期鉴定工作奠定基础。

　　3.优化信息管理系统支持

　　中国银行档案管理部门将结合业务需要，推进各门类存量档案资源的数字化进程，夯实鉴定销毁工作基础。细化数字化后影像存储工作要求，确保销毁后档案资料数字化副本信息的完整性。

　　科技赋能，做好电子档案管理系统的优化升级，完善鉴定销毁模块功能。逐步实现到期档案数据生成自动化、销毁审批流程线上化、操作流程标准化；通过二维码、RFID芯片、PDA手持设备等工具，大幅提升实体档案处理效率和准确性，全面提升档案鉴定销毁工作质效。同时，加快单套制归档模式的探索，减少纸质档案的归档，为未来档案到期鉴定销毁工作提供便利。

　　作者单位：中国银行股份有限公司

　　责任编辑：巩慧