江西省档案馆推进数字化转型实践

　　文/毛海帆

　　经过15年的不懈努力和奋斗，2022年8月，江西省档案馆成功创建“全国示范数字档案馆”，这标志着江西省档案馆档案工作平台、档案资源、档案业务和组织能力数字化转型取得阶段性重要成果。回顾江西省档案馆全国示范数字档案馆建设历程，国家档案局拨付重点档案抢救与保护经费，有关领导多次实地指导数字档案馆建设；江西省政府工作报告、全省信息化发展规划、大数据与数字政府建设行动计划等陆续明确了建设数字档案馆、档案大数据工程和档案利用“一网通办”等重点任务，省财政累计投入约1.1亿元数字档案馆建设专项经费，有力引领和驱动了数字化转型进程。

　　省档案馆坚持“五大发展理念”，以履行好档案工作神圣职责、实现“三个走向”为最终目标，不断变革工作理念、方法和模式，统筹本省实际，构建软硬件体系、完善标准规范，以前瞻视野高标准建设应用系统，一体推进“互联网+档案服务”，确保了前期建设成果可持续应用和数字档案资源长期保存，档案工作“三融五跨”取得实质进展。

　　建设先进软硬件体系

　　1.高性能的网络基础设施

　　2008年，局域网、政务外网及其互联网区在新馆启用。在2012年建设应用全省档案专网后，为顺应国家和数字时代要求，2016年，再次联合省信息中心基于政务外网、MPLSVPN规划构建全省档案纵向业务网，该类虚拟专用网络可承载高度敏感业务系统。全省112家综合档案馆与部分省直单位档案室接入该网开展业务工作，实现了馆际间、馆室间的互联互通，满足了省档案馆两个工作区业务联网的刚性要求。4张网络和2个达到B级数据中心标准的主机房构成区域性数字档案馆网络体系，具有高带宽、可扩展和安全可靠等性能。江西档案云中心主机房设于省政务外网托管机房，是全省档案纵向业务网核心交换中枢，省档案馆中心机房兼作江西档案云中心同城异地备份机房，为数字化工作平台部署运行提供了有力支撑。

　　2.先进的应用系统

　　运用先进理论、科学标准和数字技术，采取边建边用、持续迭代等方法，省档案馆先后建设应用了全国首个自建省域档案专有云—江西档案云中心、“赣服通”掌上查档和“江西档案”微信公众号，以及7套数字档案馆应用系统。江西档案云中心配置了相当于512个XeonE74850CPU的计算资源和580TB可用分布式存储资源，部署了省档案馆数字档案集成管理系统、档案大数据分析应用系统和江西档案共享利用平台。政务外网政务云（互联网区）部署了电子档案移交接收系统、互联网电子文件（政务信息）采集系统、江西档案共享服务平台、江西档案信息网。应用系统功能覆盖数字时代档案工作全流程，实现了系统内及相互间档案数据安全流转与配置，有效驱动档案收管存用业务的数字化运行。省档案馆同步完成电子档案管理、全省档案资料共享利用和智能辅助开放鉴定模型3项课题，先后获得国家档案局2011、2016、2023年优秀科技成果二等奖。

　　2010年，省档案馆率先实现数字档案凭证性保障和全程管理要求。参照OAIS等数10项标准研制和建设了一整套相关标准与应用系统，搭建了数字档案管理总体结构模型，实现了凭证性保障核心功能，形成了全流程管理方法和机制，各门类数字档案唯一标识、文件格式转换、结构和管理过程元数据自动捕获、封装、“四性”检测等长期保存功能全面落地实施。

　　云计算、大数据技术支撑全省馆藏数字档案集成管理和远程利用服务。2016年，经升级完善的江西档案共享利用平台在江西档案云中心上线，以省级建设部署、三级应用模式面向各级综合档案馆和立档单位档案室提供服务。该平台是市、县两级综合档案馆集约化数字档案集成管理平台，全省综合档案馆“一站式”查档、跨馆出证的一体化平台，先后接入“赣服通”掌上查档平台、全国档案查询利用服务平台。

　　档案大数据分析应用系统构建了底层算法配置和档案数据清洗、挖掘、可视化展示等基本功能，支持自动创建多种档案词库、知识图谱和专题库，可智能辅助档案开放审核、查重、纠错、着录、排密等诸多功能，经接口和授权向第三方应用系统提供档案数据分析服务。2019年年底上线后，逐步完成了与省档案馆数字档案集成管理系统诸多业务功能的闭环对接，培育形成智能开放鉴定、着名人物库、知识图谱利用等诸多业务应用场景，驱动省档案馆迈上档案数据化和知识服务之路。

　　3.综合性网络安全防护体系

　　在政务外网与政务云高强度网络安全防范的基础上，再对江西档案云中心实行网络安全三级防护和应用层国密保护，对其他4套应用系统实行网络安全二级防护，建立网页防篡改屏障；在全省档案纵向业务网全面建立国密信道，实行专网专机专用移动介质审计管理；运用分布式存储、蓝光光盘库等多种技术，建立由双主机房热备库、海南省档案馆远程异地冷备库组成的“两地三库”备份体系；建立并实施了18项网络安全管理制度，涉及责任追究及档案数据、备份、机房、设施设备、人员、服务外包等管理要求。

江西省数字档案馆网络与工作平台架构示意图

　　推动档案资源数字化

　　1.建设档案数据资源库

　　通过模转数、与实体档案同步接收，以及自动采集、拍摄、征集等多种途径，持续建设标准化规范化档案数据资源库，坚持建成一批上线一批，逐步实现档案数据要素全业务流程配置，档案利用服务数字化率超过95%，开放审核等业务应用数字化率达100%，有效驱动档案业务数字化转型。截至2022年，纸质档案数字副本达629万件4500多万页，应数字化率超过93%；数据态文书、政务网页与社交媒体等类电子档案150多万件；照片电子档案2.84万余张，录音录像电子档案10万余件共计183.66小时；数据挖掘过程中形成纯文本文件100多万件，着名人物和专题知识图谱450多个，立档单位业务活动库约1万条，多种档案词库77.28万条。

　　2.确保档案数据质量

　　一是坚持档案数据标准化。先后研制推行了40多项档案数据标准，并在应用系统全面落实，确保任一域内档案数据的唯一标识、分类管理和异构系统间的互操作，有效保证了档案数据质量，确保长期可用。二是各方协同共治。通过制度、合同等明确各方档案数据质量治理责任，使档案数据标准在相关工作和环节得到全面落实，形成三级综合档案馆、档案移交单位、信息化项目乙方等协同治理的工作机制。

　　促进档案业务数字化

　　1.档案业务数字化

　　经过十余年不断转型升级，省档案馆收管存用等档案业务逐步实现数字化、流程化运行，形成20余个业务流程、10余个智能分析流程。制定了20多项适配的业务工作制度，留存数千万条各类业务过程数据，全宗卷、重要业务文档、离线备份介质等实行线上管理。档案业务数字化明显提升了工作效率和规范化、自动化水平，数字档案凭证性得到有效保障，档案利用更加便捷。

　　（1）档案远程利用全程网办

　　2017年建立了全省综合档案馆“四个统一”档案远程利用工作机制，三级综合档案馆向江西档案共享利用平台上传4300多万条文件级目录数据、3500多万件纸质档案数字副本，依托该平台和两大查档申请枢纽全程线上快速受理、远程审批查档申请，通过电子证照库和EMS分别出具电子版和纸质版档案证明，实现了档案利用省内和跨省通办、全程网办。仅2022年就受理了4350人次远程查档申请，为762位国内外中国公民提供了远程出具档案证明服务。

　　（2）优化档案开放审核流程

　　将档案利用和开放审核流程延伸到省级立档单位档案室，实现就地查阅馆藏本全宗档案和其他全宗开放档案，协同完成馆藏档案开放审核工作。将智能查重和预测成果写入开放审核流程，累计排除30万件以上不同全宗相同档案的重复审核，累计减少45%以上一审、二审人工审核量，深度学习成果及其置信度为各审级提供重要参考，科技创新为“档案开放鉴定四年攻坚行动”提供强大技术支撑。

　　（3）创新档案资源管理方式

　　各部门根据工作需要灵活优化业务工作，根据授权和多线程业务功能开展档案数字资源上线、挂接、入库、整理编目、着录、利用等相关工作，全馆随时利用碎片时间上机完成开放审核任务，有效突破职能限制，形成多部门“跨界”共建共管共用档案数字资源新格局。

　　2.提供坚实的人才保障

　　省档案馆不断加强组织数字化能力建设，建立2个专职和3个兼职信息化职能部门，占内设处（室）半数以上，职能设置更加全面、充分。组建以十多名中青年干部为骨干的数字化专职队伍，都具有本科以上信息化相关专业背景和实践经验，长期深耕数字档案馆（室）建设、电子档案管理、科研和标准化等领域，拥有1名信息化建设领域的国家级档案专家领军人才、1名全国青年档案业务骨干。经过长期学习和档案业务数字化的不断推进，全馆数字化履职能力明显增强，能够自觉运用数字化思维谋划工作，结合本职工作推进数字档案馆建设，为数字化转型提供了组织保障。

　　作者单位：江西省档案馆

　　责任编辑：王玥