着力构建全链条全过程全天候数字档案智治新生态——省域档案事业现代化先行湖州实践

　　文/陆利明

　　为深入贯彻落实浙江省两办《关于推进新时代档案事业现代化先行的意见》要求，构建省域档案事业现代化先行“1588”体系，湖州市档案部门紧紧围绕中国式现代化和高质量发展主线，紧跟新质生产力发展方向，加快新一代信息技术与档案业务创新融合，牢牢抓住全省档案数字化改革“浙里数字档案”重大应用试点和档案工作数字化转型示范区试点建设的双重契机，坚持顶层设计、技术赋能、深度融合，着力构建档案工作全链条、全过程、全天候的数字档案智治新生态。

　　加强顶层设计，推动全域发展“同频共振”

　　坚持党管档案工作，充分发挥市委办公室（市档案局）牵头抓总作用，统筹推进湖州档案事业高质量发展。一是组织保障、整体推进。将档案工作数字化转型纳入《湖州市档案事业发展“十四五”规划》的目标任务，成立由市档案局、档案馆领导班子和区县档案局、档案馆主要负责人共同组成的数字化改革暨档案工作数字化转型工作领导小组、攻坚专班，建立“每月汇报、季度研判”的工作机制，形成市区县同领衔、共促进的全链条工作体系。二是平台统一、分步实施。为破解当下档案收集不齐全、管理不规范、监管不到位等问题，按照“统分结合、特色鲜明”的建设思路，加快从分散式、粗放性的“烟囱式”系统向同网段、集约性的平台化建设转变，搭建了集成涵盖档案“收、管、用、治”四大核心业务的分布式架构、多层级监管、多跨协同的区域数字档案管理服务一体化综合性大平台，为全过程数字档案智治做好平台基础支撑。三是资源汇聚、共建共享。以“不为我所有、但为我所用”的共享理念，积极打破档案“数据孤岛”，打造“档案资源共同体”，做到资源信息化、服务网络化，实现馆际、馆室档案数字资源互联互通，为全天候提供档案服务打好数据底座。

　　强化业务融合，激发数字转型“新质动能”

　　坚持系统思维，加快档案“收、管、用、治”业务全流程、全闭环数字化运行，助力档案工作数字化转型发展向新求质。一是构建与档案业务紧密连接的数字生态。按照“业务数据化、数据业务化”的要求，围绕档案“收、管、用、治”业务，对照线下档案业务要求细化档案接收、备份、征集、鉴定、移交等13项核心业务管理颗粒度，实现档案业务“交办—办理—反馈—评价”闭环式管理。同时，运用大数据、区块链、人工智能等新一代信息技术赋能档案自动归档、可信追溯、智能鉴定、智慧检索等业务工作，提升档案工作效能，形成档案业务在各单位各部门间的全流程数字化运行、全业务协同化管理新模式。二是建立以档案数字资源为主导的档案资源体系。聚焦结构优化，持续推进档案资源全量数字化、存量数据化和增量电子化，应用大数据、全文识别（OCR）、人脸识别等技术，推进纸质档案、音频视频档案全文数据化处理。当前，全市各级综合档案馆共有档案184.58万卷、212.98万件，已实现馆藏传统载体档案电子目录全覆盖，数字化率100%，建立了围绕人的全生命周期如出生医学证明、婚姻、不动产、社保、公积金等民生档案专题数据库，建立了紧扣中心工作和特色工作的疫情防控、脱贫攻坚、生态文明建设等重大活动、重特大事件专题档案数据库，档案数据化率达60%。推进党政机关电子公文、政务服务、业务系统电子文件在线归档265万余件，采集政府网页、社交媒体等网络数字资源数字资源15万余件，推进构建存量数据化与增量电子化并重的数字档案资源新体系。三是以智慧档案馆（室）建设为方向，加快推进数字档案馆（室）建设。加快应用物联网、人工智能、大数据等数字技术赋能档案智能化管理。比如，应用“人工+智能辅助”的方式加快推进馆藏到期档案开放审核进度；运用现实虚拟技术，推出记忆湖州3D网上展厅，提升观展的沉浸式体验感。同时，全面推进数字档案馆创建和全市机关、团体、国有企业事业单位省级示范、规范化数字档案室创建。截至目前，全市建成全国示范数字档案馆2个、国家级数字档案馆3个、示范数字档案室267家。四是以提升数字治理效能为目的加快档案行政智能监管。建立了以档案工作“四个体系”建设为统领的湖州市档案工作评价指标体系，形成档案工作“交办—办理—反馈—评价”的闭环管理，运用大数据分析、可视化等技术充分挖掘档案业务数据，实现档案管理态势全面感知、风险监测预警、趋势分析研判的智能“一屏监管”。五是构建以安全防范“人防+物防+技防”三位一体的档案安全体系。坚持根本抓人防，完善数字档案安全管理制度，制订风险防控治理措施，做到用制度管人、靠制度办事。夯实基础抓物防，配备防盗报警、电子监控、智能消防、智能密集架、自动温湿度控制系统等安全智能监管设施，实现对档案进出、温湿度、视频监控、防火报警等多数据、多场景监测。注重创新抓技防，加强网络安全和数据安全，严格设定馆藏系统物理隔离的安全边界，政务网档案信息系统通过云安全防护组件、数字签名、区块链、数据保全、商用密码应用等技术手段，落实网络安全等保三级测评和商用密码应用安全性评估，采取保全数据在线实时备份和异地异质离线备份的方式，确保档案数据安全有效。

　　创新场景应用，打通档案服务“七经八脉”

　　坚持“让数据多跑路、群众少跑腿”，创新“湖档直通车”应用场景，以数据共享推进档案数字资源跨区域、跨部门利用。一是打造“一站式”服务平台。将档案查询服务从线下向指尖转变，推进“网上办、指尖办、预约办”。在“浙政钉”App上架“湖档直通车”档案查询治理端，查档服务延伸至街道（镇）、社区（村）便民服务中心，推进档案资料机关内部线上查、部门单位协同查、基层站点就近查。同时，积极对接“浙里办”App查档服务端，实现老百姓查档服务掌上办。二是加快业务场景深度融合。以区域数字档案管理服务一体化平台为基础，以问题为导向，从“微应用”到“大场景”，将培育中具有可复制、可推广的数字化典型“微”应用（如市本级的档案“三合一”编制审查、南浔区的“浔兰诀”、安吉县的“企业云”等）融入“区域数字档案智治”大场景中，促进区域档案工作数字化转型的均衡发展。三是创新档案“增值”服务。按照省公共数据资源共享标准，加快档案数据的共享发布，积极与公积金、不动产等政务服务系统进行共享对接。同时，创新推进市域馆际数字资源“目录集中汇集+全文分布式存储”的共建共享模式，实现存量档案数字资源与增量信息资源的利用效能和服务价值双向提升。

　　注重制度重塑，夯实转型发展“四梁八柱”

　　坚持新发展理念，聚焦新时代档案事业现代化要求，不断加快数字档案整体智治制度重构。一是制度总揽，把准方向。为明确数字档案管理工作职责，先后制定了《湖州市区域数字档案管理服务一体化平台运行管理暂行办法（试行）》《湖州市档案服务外包安全管理工作办法（试行）》《湖州市档案馆档案数字资源规范化管理制度》《湖州市档案馆信息安全管理制度》等相关配套制度。二是标准牵引，把控质量。为规范数字档案“收、管、用、治”业务行为，以国家、行业档案标准为基础，先后制定了《湖州市档案数字化加工项目验收管理暂行办法》《档案开放鉴定规范》《湖州市妇幼保健院出生医学证明电子文件归档技术规范》《电子档案利用规范》等相应工作规范。三是操作指引、把牢环节。为加快数字档案能力提升，通过编制《区域档案管理服务一体化平台操作手册》《电子文件归档和电子档案管理工作指引》、开展业务培训、录制实操视频等多种形式，将每个业务环节进行细化固化，推进档案员尽快跟上档案数字化转型的步伐。

　　档案事业现代化先行是一项系统性、长期性工程。对标省域档案事业现代化先行的目标任务，聚焦“档案数字化改革创新策源地”要求，要高度关注以下方面的问题，如在数字档案资源建设方面存在“档案多头查、查不全”问题，室藏专业档案未完成全量数字化，受部门信息化建设水平的制约推进增量电子化较难；在信息技术应用方面，存在管理水平跟不上技术变革的速度，部分档案工作者存在抵触新技术、惯用传统方法的现象，跨层级、跨区域的信息壁垒还存在；在数据安全方面不确定的安全隐患时刻存在，如个人隐私敏感信息、网络安全漏洞、信息安全管理缺失等问题不容忽视。

　　接下来，湖州市档案部门将进一步贯彻落实浙江省两办《关于推进新时代档案事业现代化先行的意见》要求，聚焦党委政府中心工作和领导决策，锚定建设档案事业现代化先行市的奋斗目标，把档案工作放到助力推进中国式现代化湖州实践的大局中去谋划，持续巩固“一体智能、数字治理、高效协同”的档案工作整体智治实践优势，持续推动互联网、云计算、大数据、人工智能、区块链技术和档案工作的深度融合，努力探索档案数字化改革更优路径，推动全市档案工作高质量发展。

　　作者单位：浙江省湖州市档案馆

　　责任编辑：黄佳音