档案的利用、开发、统计与移交——《企业档案管理规定》解读之七

　　文/车昊珈

　　《企业档案管理规定》（以下简称《规定》）第六章“档案的利用、开发、统计与移交”共7条，明确了企业开展档案利用、开发、统计与移交工作的有关原则和要求。

　　档案的利用

　　档案利用工作是档案部门依托所保管的档案资源，通过一定的方式方法向利用者提供档案信息的业务活动，是企业档案工作的重要内容之一。《规定》第四十六至四十八条分别明确了企业开展档案利用的原则、制度、程序和条件等要求。

　　1.建立健全利用制度

　　第四十六条规定企业应当积极开展档案利用工作，并从两方面强调了档案利用工作应该遵循的相关要求。一是要建立健全档案利用制度，根据档案的密级、内容和利用方式，规定不同的利用权限、范围和审批手续，这是规范开展档案利用工作的重要前提。具体来说，档案利用制度中应当明确利用范围、审批权限及流程、交接手续、借阅期限等内容。二是企业提供利用档案时，不得损害国家安全和利益，不得侵犯他人的合法权益，这是开展档案利用服务不可逾越的红线和底线。企业在制定档案利用制度和提供档案利用服务时，需做好合规性审查。

　　2.规范履行利用程序

　　制度的生命力在于执行。《规定》第四十七条提出“利用企业档案应当严格执行利用制度”。企业要严把档案利用“程序关”，在提供档案利用服务时严格履行档案查阅、复制、借出审批和登记手续。特别是档案信息化水平比较好的企业，利用者通过网络在线查阅档案数字化成果或电子档案已越来越普遍，为此《规定》第四十七条专门强调，通过网络方式提供档案利用时，应当采取身份认证、权限控制等安全措施，这也对档案管理信息系统建设提出了相应要求。

　　实际工作中，企业档案特别是档案原件一般不得对外借出，但企业生产经营活动中也存在因行业监管、外部审计、法律诉讼等工作需要提供企业档案原件的情况。对此，《规定》第四十七条第二款明确要求，企业对外借出档案时应当严格按照规定办理相关手续，利用者应当妥善保管和利用借阅的档案，严禁篡改和损坏，确保档案的安全完整，并在规定时间内归还。

　　此外，针对企业岗位人员流动的现状，《规定》第四十七条第三款要求“企业人员办理退休或离岗手续时，应当经由档案部门确认已归还借阅的档案”。设置这一程序的目的是“防患于未然”，以规避因人员变动导致的档案散失风险。

　　3.科学编制检索工具

　　在日常工作中，常见的档案检索方式包括手工检索和计算机检索，编制档案检索工具是实现及时、快速、有效查找档案的必要条件。《规定》第四十八条第一款提出“档案部门应当编制检索工具，满足手工检索和计算机检索需要”。手工检索工具主要有传统簿式的全宗指南、分类目录、案卷目录、文件目录、全引目录等；计算机检索工具是应用电子计算机、档案管理信息系统等对档案信息中具有检索意义的特征进行标识、储存，具有信息储存量大、检索途径多、检索效率高等特点。实际工作中利用计算机检索档案已成为多数企业的选择，也是档案工作未来的主要发展方向。

　　4.及时跟踪利用效果

　　为了不断提升档案利用效果，《规定》第四十八条第二款要求档案工作人员“进行档案利用效果登记，对利用活动及时跟踪和监督”。档案部门通过全面、系统地记录档案提供利用情况和利用档案所解决的问题、产生的社会效益与经济效益，分析研究档案利用效果，有助于研判企业档案利用需求，开发档案资源、打造优质档案服务产品，为党和国家工作大局以及企业生产经营提供针对性更强的档案服务。

　　档案的开发

　　在目前的企业档案工作中，尽管加大企业档案资源开发力度已取得越来越多业界共识，但仍然不同程度地存在“重藏轻用”“坐等利用者上门”等现象，导致档案价值彰显不够充分，也影响了企业档案作用发挥。《规定》第四十九条要求企业应当积极推进档案信息开发工作，明确了档案信息开发的主要形式和重点任务。

　　1.主要形式

　　档案信息开发是指档案部门根据需要，将所藏的档案资源通过查找、筛选、加工、编辑等手段形成不同形式的成果，并通过一定方式提供给利用者。第四十九条第一款提出，企业档案部门可采取档案编研、档案展览和拍摄专题片、建设专题数据库等多种方式开发档案资源，充分挖掘档案价值。常见的档案编研成果包括专题汇编、大事记、组织沿革、项目（工程）简介、企业史志等。档案展览往往以中心任务、重大事件、重要成就为主题，强化观众的参与感，具有良好的信息传播效果。档案专题片通常包括用于展现企业发展历程的历史宣传片、用于展示某一重大活动的影像汇编等。专题数据库则是利用信息化手段，围绕组织机构沿革、重要人物、重要会议、科技成果等特定专题，对相关档案进行有组织的分析、筛选、整合，以方便用户查询和利用。

　　2.重点任务

　　档案法明确要求“加强对突发事件应对活动相关档案的研究整理和开发利用，为突发事件应对活动提供文献参考和决策支持”，中办国办联合印发的《关于加强重特大事件档案工作的通知》、国家档案局《重大活动和突发事件档案管理办法》等也提出了加强重特大事件档案工作的要求。档案部门应将落实党中央、国务院决策部署和相关法律法规要求作为档案信息开发的重点任务。为此，《规定》第四十九条第二款提出企业档案部门应当按照有关法规制度要求，做好突发事件应对管理活动相关档案的收集整理、查询利用和深度开发，助力企业提升应急处置和风险化解能力。

　　本条第三款还提出“企业宜围绕重大活动、重点工作和重要历史节点开展档案编研”，指明了企业档案信息开发工作的着力方向。围绕中心、服务大局是档案工作的永恒主题。企业档案部门要变被动为主动，树立为主业服务的理念，创新档案信息开发方式，围绕企业中心工作开发档案资源，提高档案编研开发选题的针对性，做到企业经营管理重点是什么，就开发什么档案，企业经营管理难点在哪里，档案服务就延伸到哪里。

　　档案的统计

　　档案统计是对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动，是掌握档案工作发展状况的重要手段之一。对企业档案和档案工作进行科学、全面的统计，能够准确反映档案工作基本情况，为提升档案工作水平提供客观依据。《规定》第五十条明确了档案统计的内容及具体工作要求。

　　1.统计内容

　　《规定》第五十条明确要求“企业应当做好档案统计工作”。档案统计是企业档案工作的重要内容之一，是企业履行档案工作责任的重要表现。档案统计内容主要包括所保管档案情况、年度档案及人员出入库情况、档案设施设备情况、档案利用情况、档案交接情况、档案鉴定处置情况、档案信息化建设情况、档案人员情况、档案委托服务情况等。为提升统计工作效率，企业档案部门可以在日常工作中建立档案工作统计台账，以簿、册、表、单等形式对档案实体及档案管理情况及时进行登记，为档案统计工作打好基础。

　　2.工作要求

　　企业在根据实际需要开展统计工作之外，还应当按照规定配合做好全国档案事业统计调查，及时、规范、准确填报相关统计报表。这不仅是企业的法定义务，也是国家档案主管部门掌握全国档案事业基本情况、支撑档案工作科学决策和管理的重要保证。全国档案事业统计调查是根据《中华人民共和国统计法》有关规定设立、列入政府统计序列的部门统计，企业档案部门在《全国档案事业统计调查制度》规定的调查对象和统计范围之内。《规定》第五十条要求企业“按照《全国档案事业统计调查制度》填写报送统计报表”，并对统计结果的真实性、准确性负责。

　　档案的移交

　　档案移交是指企业按照国家规定把档案交给档案馆保存的过程。《规定》第五十一、五十二条明确了企业向档案馆移交档案的有关权利和义务。

　　1.义务和权利

　　档案法明确规定了机关、团体、企业事业单位和其他组织应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案的法定义务。《各级各类档案馆收集档案范围的规定》（国家档案局令第9号）第二条、第六条对国家各级综合档案馆和国有企业、事业单位设立的档案馆接收档案范围做出了明确规定。《规定》第五十一条第一款与有关规定保持一致，强调企业应当按照国家有关规定，定期向档案馆移交档案。

　　《规定》第五十一条第二款还按照权责一致原则，规定企业移交档案后需要利用的，接收档案的档案馆应当提供便利，充分保障了企业合理利用已移交档案的权利。

　　2.档案降解密和开放审核

　　《规定》第五十二条明确了企业应当配合接收档案的档案馆开展档案降解密和开放审核的义务，与《中华人民共和国档案法》《中华人民共和国档案法实施条例》《国家秘密解密暂行办法》《国家档案馆档案开放办法》（国家档案局令第19号）等法律法规的有关规定保持了衔接和统一。具体来说，按照国家有关规定向档案馆移交档案的企业，作为档案形成单位或移交单位，需要在两种情况下进行档案降解密和开放审核工作。一是企业向档案馆移交档案时，“应当按照相关规定标注档案密级变更情况，并附具档案开放审核意见”。二是对已经移交进馆的档案，“企业应当按照国家有关规定配合档案馆做好档案降解密和开放审核工作”。档案馆与企业共同组成档案开放审核主体，将有利于促进开放审核结果更加科学合理。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音