“三全一多样”档案管理机制 在世界级输电工程中创新实践

　　西电东送南通道通过世界上最先进的特高压输电网络，将云南、贵州的清洁能源输送到粤港澳大湾区，实现了资源配置和能源结构的优化，有效服务“双碳”战略，践行新发展理念，推动高质量发展。

　　超高压输电公司作为中国南方电网有限责任公司的分公司，是国家西电东送南通道的实施主体，自2003年成立以来，陆续建成了世界第一条±800千伏特高压直流、世界上容量最大距离最长同塔双回直流、世界上首个特高压三端混合直流等诸多首创工程，形成了大量建设项目档案，是工程建设的重要组成部分。

　　由于工程参建单位多、建设工期紧、投资规模大，普遍存在“先实体、后文档”的情况，导致以下问题较为突出：一是标准理解存在差异，归档文件整理不规范，反复整改耽误进度；二是建设工期较长，档案人员流动较大，影响工作接续；三是参建单位存在一定程度“重建设，轻档案”思想，易出现文件缺失、事后归集等情况。

　　主要做法

　　南网超高压公司将全面质量管理理念贯穿建设项目档案管理始终，改变以往建设项目“基建管过程、生产管接收”各自独立的档案管理方式，由档案、生产、基建三方对工程整体进行把控（档案指公司档案归口管理部门、生产指生产运维部门、基建指基建职能部门和业主项目部等），构建“全员、全方位、全过程和多样化”（简称“三全一多样”）生产基建一体档案管理机制，推动档案与工程一体策划、一体管控、一体移交，为国家重大项目建设提供有力支撑。

　　一、全员落实归档责任，构建生产基建一体组织网络

　　坚持党管档案工作，建立由公司党委委员直接负总责，公司档案部门统管，基建和生产部门相互配合的生产基建一体三级档案管理网络。各级网络之间，按照“统一领导、分级负责；统一管理、分标段移交”原则，分别签订《项目文件归档责任书》，同时纳入绩效考核及承包商合同履约条款，以“军令状”形式推动各级部门的归档任务按期保质完成，将责任传递到岗、落实到人。

　　二、全方位规范归档要求，建立生产基建一体管控标准

　　以系统完备、科学规范、运转有效为目标，建立“宏观—中观—微观”三级标准，并通过档案管理网络之间的三级技术交底向生产基建各方加以明确。宏观层面，优化健全企业标准《档案管理实施细则》和《电网建设项目档案管理业务指导书》，为建设项目档案工作提供制度依托，保障机制延续性。中观层面，紧随工程核准批复，分工程编制《工程档案工作规划》，明确建设项目档案管理“路线图”和“任务书”，确保档案工作与项目建设进度同步。微观层面，制作6张参建主体组卷模块表，27份文件归档操作指引，量化43项文件归档合格评审指标，为项目现场档案人员快速上手提供支撑，着力解决各参建单位档案人员业务能力参差不齐的问题。

　　三、全过程抓实分层管控，实现归档进度质量双优

　　进度管控方面。依托建设项目文件分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表，辅以采购合同、科技项目等台账，梳理形成横向到边、纵向到底的文件归档跟踪清单，并以此为抓手，保障各类工作推进情况“心中有数”。组织项目现场示范活动，树立档案标兵样板。将建设项目档案人员无故更换纳入合同处罚条款，与更换项目总工处罚一致。激励与惩治双管齐下，切实保障进度管控“手中有招”。

　　质量管控方面。对预立卷档案“随工随查、随查随消、随消随复检”，对各类检查发现的问题进行系统分析，发布档案质量通病清单，避免同类问题重复发生。

　　归档审查方面。一是建立五级验收审查制。从档案形式审查和内容审查两方面着手，开展“施工自检—监理审查—区域预验收—区域验收—集中保管复核”。二是建立图纸二级审核制。预验收前，遵从图纸形成规律，组织生产、基建以及参建方，依次对竣工草图（修改后施工图）、竣工图进行审查，确保图实相符。三是建立档案签证制。所有工作结束后，档案部门、生产运行单位、基建部门按权责分工在“竣工档案签证书”签署审核意见，作为向参建单位支付合同尾款和质保金的前置条件，强化合同履约效力。

　　四、多样化运用数智手段，提升文件归档效率

　　一是以已投运工程形成的海量项目文件为大数据库，自行开发工程档案智能收集平台手机和电脑端，实现归档文件着录信息自动识别提取，提高电子文件整理效率。二是构建数字化应用及智慧现场管理平台，在数码照片拍摄过程中将背景信息嵌入其中，保障照片内容真实、有效、准确。三是设计开发“档案检查问题收集”小程序，在检查过程中，即时通过手机同步汇总发现的问题及相关图片，为第一时间反馈检查问题、在第一现场分析处置共性问题提供支持。

　　效果及影响

昆柳龙直流工程龙门换流站

　　“三全一多样”生产基建一体档案管理机制，在近5年公司建设工程中不断实践完善，特别是在乌东德电站送电广东广西特高压多端直流示范工程（简称“昆柳龙直流工程”）中得到全面应用，取得显着效果，对各类建设项目档案管理具有借鉴和示范作用。

　　一、为高效验收赋能，实现档案与工程同步管理移交

昆柳龙直流工程档案检查现场

　　世界首个±800千伏三端柔性直流工程——昆柳龙直流项目档案工作随工程建设同步完成，克服了工程跨越粤桂滇黔四省区、涉及近百家参建单位的档案管理难题，形成纸质档案2.47万卷、照片档案2.17万张、电子档案2.27TB，投产半年内通过广东省档案局和南方电网公司档案预验收，并于2023年4月20日通过国家档案局验收。昆柳龙直流工程档案的同步化、体系化、专业化管理得到验收专家高度评价，《“1312”法规范收集建设项目线路补偿文件》《跨区域电网建设项目档案“首卷制”管理创新》等获评国家档案局建设项目档案微课一类作品、南方电网公司管理创新三等奖，以及人大档案事业发展研究中心十佳重特大事件档案工作案例，多次在南方电网公司对标学习活动中提供先进样板、传授管理经验。

　　二、为技术创新赋能，助力工程问鼎国优金奖

　　建设项目档案为电网重大技术发展研究及关键标准制度建立提供了准确、系统、齐全、有效的信息支撑，为昆柳龙直流工程19项技术获得国际认可提供权威鉴定凭证，为《高原用换流站电气设备抗震技术：第1部分：抗震试验及评价导则》等国家标准和IEEE标准申报制定提供了翔实关键步骤作业参数，支撑近5年公司所有投产工程获评国家优质工程奖，其中2项工程荣获金质奖。

　　三、为合规管理赋能，支撑企业经营水平持续提升

　　归档文件完整、准确，有效避免了工程投产后的法律纠纷和经济损失。相较其他同类工程（投产2年内），纠纷数量和金额均降低95%以上，仅发生的2个小额诉讼，也因证据清晰全部胜诉，大幅减少了不必要的经济损失。完整翔实的设备安装调试数据和工程线路档案，为工程投产后的合规运维、减少停电时间、提高送电量和经济效益提供了有力保障，助力所辖主网架直流综合能量可用率连续多年保持在96%以上，长期处于国际先进、国内领先水平；直流强迫停运次数逐年下降，保持在回均1次/年左右，远优于国外回均7-8次/年。

　　四、为品牌宣传赋能，服务建设世界一流企业目标

　　建设项目档案为公司成就展现和品牌宣传提供了大量翔实的见证史料，有效服务公司建设世界一流企业目标。通过深度挖掘5年来形成的4.5万卷档案，出版《昆北—柳北—龙门特高压多端柔性直流输电工程》《禄劝—高坡—肇庆±500千伏三端直流输电工程》两套文献。收集整理归档近5TB工程建设视频，为央视纪录片《中国建设者之巨龙在野》《大国基石之绿电动脉》《奇妙中国之特高压的秘密》提供相关素材。保存工程建设照片5.1万张，为“奋进新时代”主题成就展和南方电网“四个自信”宣传阵地等提供了素材。

　　五、为深度融合赋能，锻造党性强、业务精的档案队伍

　　公司档案干部队伍始终坚持用习近平新时代中国特色社会主义思想凝心铸魂，助力公司高质量完成党和国家赋予的时代重任。面对建设工期紧、疫情影响大、参建单位多等复杂形势，充分发挥党员先锋模范作用，建设高峰时期驻场开展垂直管理，为现场人员解惑释疑。经过国家重大项目建设的充分锤炼，强化党性，实现专业能力的长足提升，先后有25人次获评南方电网公司先进个人等荣誉，3名优秀人才被选拔调用至南方电网公司总部。

　　原载于《中国档案报》2024年9月26日 总第4193期  第四版