数字时代下档案管理与研究的重构与创新

　　作   者：杨久凤 王玉玲

　　摘   要：《“十四五”全国档案事业发展规划》对档案数字化转型提出要求，强调了档案组织、保存、检索和利用的数字化、网络化和智能化趋势。探讨了数字技术与理念如何改变传统档案管理模式，进一步分析了人工智能和大数据等先进技术在档案信息深加工和利用中的机遇，以及技术创新在促进档案管理和研究方法创新中的作用，旨在为档案管理与研究提供新的理论视角和实践指导。

　　关键词：数字时代；档案管理；档案研究；数字化转型

　　在数字时代，信息的数字化、网络化和智能化趋势对社会各领域产生了深远的影响，这也为《“十四五”全国档案事业发展规划》的制定提供了背景和依据。该规划特别强调，“档案工作的环境、对象、内容发生巨大变化，迫切要求创新档案工作理念、方法、模式，加快全面数字转型和智能升级，积极探索知识管理、人工智能、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用”[1]。档案作为记录人类活动和文化遗产的重要资源，其管理方式与研究方法正面临着空前的挑战和变革；数字时代所倡导的新理念与技术应用，不仅转变了档案的保存、获取和利用方式，还推动了档案管理与研究方法的创新，从而促进了档案的获取性、可用性和持续性。

　　1  档案管理的历史与发展

　　1.1   档案管理的起源与演变

　　通过文化梳理发现，档案管理作为信息管理和历史记录的重要组成部分，其历史与发展经历了漫长的过程，大致可以分为古文明时期、中世纪时期、近现代时期以及现代时期。

　　档案管理的起源可以追溯到古代文明时期，当时的档案存在形式主要有石碑、泥板、羊皮纸等，档案主要用于对法律、历史事件和重要事件的记录[2]。在中世纪时期，随着修道院中档案室和图书馆等文化机构的兴起，档案管理开始变得更加规范，并逐渐从单一的记录任务演化为一门涵盖文献收集、分类、保存和检索等多项任务集合的系统化科学。在近现代，随着工业革命和信息技术的发展，印刷技术和摄影技术为档案的复制和保存提供了更加便利的途径。同时，由于社会对档案相关活动的要求和重视程度的逐步提高，档案管理开始向专业化和科学化方向发展，并逐渐发展为一个专业领域——档案学，专业档案机构和高校档案学科也相继建立，旨在系统地保护历史档案资源，并挖掘档案价值，促进文化传承与教育发展。当今时代，互联网的发展和数字技术的演进赋予档案管理场景和规则的新转变，内容互联将实体档案转变为电子档案，人的互联促使档案资源走向整合[3]，数字智能增强了档案本体的高效存储和检索，并进一步促进档案价值的挖掘，从而提升了档案的可用性。

　　1.2   数字时代前的档案管理

　　在数字时代前，档案管理主要依赖于传统的物理手段，包括对纸质文件、照片、地图和其他手写或印刷材料的收集、分类、存储和保护，此时期的档案管理围绕档案实体进行，对场所空间和物理条件有着极高的依赖性。其中，档案室或图书馆等文化机构是存储、管理档案的主要场所。由于物理空间的限制，这些机构在档案的保存和保护上面临着诸多问题，如档案管理空间有限、检索效率低、档案信息安全难以保障等[4]，这种物理空间的约束不仅局限了档案的存储方式，还限制了公众获取档案资料的途径。通常情况下，公众若要查阅档案，必须亲自前往或委托他人前往档案馆或图书馆等机构，这一过程对于公众耗时耗力，而且冗长的处理流程也妨碍了档案的传播与使用。

　　由此可见，数字时代前的档案管理工作的核心是对档案的收集和分类，但是记录方式和保存手段的物理限制使得档案在内容保存、利用效率、公众服务等方面显示出明显的局限性。

　　1.3   数字时代的档案管理转变

　　传统的档案管理模式依赖于纸张和胶片等物理介质，而数字时代凭借新兴技术拓展了档案的保存、获取和利用方式。形态的转换以及管理手段的进步不仅提高了档案管理的效率和安全性，还为公众获取和利用档案提供了更多可能性。

　　在档案保存领域，通过文本扫描、数字摄影和电子录入等方式，档案资料由传统的纸质形态转化为数字形态，这不仅显著节省了物理存储空间，还解决了纸质材料易受环境因素影响而损坏的问题。同时，数字形态档案可以在多地点备份，大幅提高了档案管理的安全性和可靠性。在档案访问领域，网络化访问改变了公众获取档案信息的方式。过去，公众需要亲自前往档案馆或通过有限的渠道获取档案，而现在，人们只需要在网络页面中经过简单的点击操作就可以远程访问数字化档案，这种便捷的访问方式使档案资源得到了更广泛的应用，进一步促进了档案学术研究和教育的发展。在档案利用领域，目前已凸显出智能管理技术的应用，如人工智能与大数据分析技术，在提升档案检索与管理效率方面颇具优势。自动分类和索引系统，减轻了人工操作的负担，不仅提高了检索速度，还提升了准确性。此外，人工智能工具对档案内容的分析能力，为研究者开辟了新的研究途径与方法论，从而为档案研究领域贡献新的视角和工具。在档案服务领域，数字化技术已显著提高了档案馆的服务能力并扩展了其功能范围。借助虚拟现实和增强现实等先进技术，档案资料中所记录的历史信息和文化遗产通过数字展览、虚拟教室以及档案元宇宙等创新形式得以展示。这种展示方式允许公众近距离体验历史事件，深刻感受文化氛围，从而进一步发挥档案在教育和文化传播方面的作用。数字时代下档案服务的创新形态和应用场景不仅增强了档案在社会中的价值，而且促进了公众对于档案蕴含的历史价值和文化遗产价值的关注与理解。

　　2  数字时代档案管理的挑战与机遇

　　2.1   数字时代档案管理的挑战

　　数字时代下，档案管理面临着诸多挑战，如数字保存与访问、数字安全与隐私、数字版权与知识产权等。在数字化环境下，硬件和软件的迅速迭代导致档案的存储介质的寿命和数据格式的兼容性问题愈发凸显，威胁到数字档案的长期可访问性和可读性。为了应对这种不断变化的技术环境，避免未来陷入“数字黑暗时代”，档案机构面临着定期迁移数据、更新存储技术和格式的新挑战。这不仅考验档案机构对新兴技术的敏感度和学习能力，同时还需要档案机构承担相应的人力成本、时间成本和经济成本。

　　在信息迅速传播的时代，数字档案的安全性和隐私保护问题已经成为业界广泛关注的问题。由于数字档案通常包含敏感信息或高价值信息，其往往会成为网络黑客的攻击目标，这不仅增加了数据泄露的风险，而且可能导致重要信息的丢失或滥用。保护数字档案的安全和隐私不仅需要采用先进的技术措施，比如强化数据加密、实施多因素认证、定期进行安全审计，还需要在原有制度的基础上优化数字操作流程，以构建一个安全、可靠的数字档案保护体系。

　　在数字化浪潮中，维护个人隐私与促进档案资料公开访问之间的平衡成为一个日益复杂的议题。一方面，数字复制的便捷性意味着一旦资料被公开，就可能在未经授权的情况下被广泛传播；另一方面，确定数字化档案材料的版权归属以及使用权限范围，往往需要涉及复杂的法律和道德考量，尤其是当档案包含历史文献、艺术作品和其他知识产权敏感的元素时。这不仅要求档案机构与版权持有者进行密切合作，探讨合适的许可协议，还需要在不同利益相关方之间做出精细的平衡，以促进知识的开放共享，同时尊重和保护创作者的权利。

　　2.2   数字时代档案管理的机遇

　　在数字时代的技术加持下，档案管理也迎来了众多机遇，具体体现在数字化转型、智能化管理、信息安全保障等方面。

　　在档案管理的数字化转型进程中，基础环节是将原有的纸质形态的档案转化为数字形态，以及将无需纸质保存的档案初始就以数字形态的方式记录。档案的数字化不仅节省了物理存储空间，还为档案内容的长期保存提供了可能性。将云存储等技术应用在档案管理中，可以有效防止由于损伤和丢失导致的档案内容缺失。此外，数字化档案可以通过关键词搜索快速定位，从而减少查找档案所需的时间，提高档案的检索和使用效率。数字时代下，智能化技术可以对大量档案资料进行快速分析和分类，提高管理效率，促进档案管理的智能化水平。例如，通过自然语言处理技术，档案管理系统能够理解档案内容，自动归类和标注，不仅减少了人工成本，还进一步提高了准确率。此外，当用户查看历史档案或文化遗产档案时，基于大语言模型开发的档案管理智能推荐系统可以根据用户的查询历史和偏好，为其推荐相关档案，从而增强用户的档案使用体验。加强信息安全控制是实现档案数字化及智能化管理的关键环节。一方面，必须建立健全的数据保护制度和隐私政策，以确保档案数据的安全性和用户信息的隐私性。另一方面，积极采用技术手段加强安全保护，应用区块链技术实现档案数据的全生命周期管理和全程可追溯管理，并建立可信任机制，能够有效避免档案数据的篡改、窃取和泄密风险。

　　3  档案管理研究的方法论变革

　　随着数字时代的到来，档案研究方法论经历了前所未有的变革。这些变革主要表现在技术创新的广泛应用，以及跨学科合作和公众参与水平的显著提高上。

　　3.1   技术创新对研究方法的影响

　　档案中记录的信息具有时间跨度长、涉及范围广的特性，传统的手段无法对档案中的信息进行全面的处理和分析。然而，通过运用文本挖掘和语义分析等先进技术，研究人员现在能够有效处理和分析庞大的文本数据集，这不仅显著提升了研究效率，还开辟了探索未知研究领域的新路径，揭示了以往未被认识的研究视角和发现。另外，时间线及知识图谱等数据可视化技术的应用，能够增强研究数据的直观表现力，从而促进对历史事件和文化现象产生更加深入的分析与理解。此外，数字档案的构建和在线展示平台的开发，不仅提升了档案资料的可访问性，还促进了学术交流的广度与深度，加强了公众教育的实效性。这些进展表明，数字技术的融入既是档案研究方法的一次革命，也是对传统学术研究范式的一次重大扩展，它为研究人员提供了全新的方式以探索和解读人类的历史与文化遗产。

　　3.2   学科交融和公众参与对研究方法的影响

　　计算机科学、数据科学与人文社会科学等领域的知识和方法学的交流合作为档案研究提供了新的理论基础与实践工具。具体而言，人工智能技术在自动化文档处理、文本识别、情感分析及趋势预测等方面展现出极大的研究潜力与实际应用价值。这不仅提升了研究的效率和精确性，还拓展了研究的深度与广度。此外，数字化平台的快速发展为公众参与档案管理研究提供了新的途经。例如，在档案众包项目中，用户由被动的接收方转变为积极的贡献者[5]，不仅有利于提高文档处理效率，而且有助于增强公众对历史文化遗产的认识和兴趣。

　　综上所述，数字时代不仅推动了档案研究方法的革新，还促进了跨学科合作的深入发展，这些合作跨越了传统的学科边界，为档案研究带来了新的视角、理论和工具。档案研究在数字化时代正向着更加开放、互动和多元的方向发展。

　　参考文献：

　　[1]中华人民共和国国家档案局.中办国办印发《“十四五”全国档案事业发展规划》[EB/OL].（2021-06-09）[2023-05-26].https://www.saac.gov.cn/daj/toutiao/202106/ecca2de5bce44a0eb55c890762868683.shtml.

　　[2]贾玲,刘彤,周晓林,等.知识管理不能取代档案管理:再论档案管理与知识管理的关系[J].档案学研究,2015(2):75-79.

　　[3]陈怡.互联网技术视角下我国档案管理的发展逻辑、历程与趋向[J].档案学研究,2021(3):141-148.

　　[4]程晓楠.档案数字化转型:实践与经验[J].山西档案,2023(2):174-176,124.

　　[5]陈建,丁越.参与贡献维度下档案众包用户的类型细分与差异化激励[J].档案学通讯,2023(6):86-94.

　　【作者简介】杨久凤（1988— ），女，土家族，湖南湘西人，中国工程物理研究院馆员，学士，研究方向：人事档案规章制度建设、档案信息化及档案实务；王玉玲（1988— ），女，土家族，湖北恩施人，保利（四川）投资发展有限公司助理馆员，学士，研究方向：档案信息化及档案实务。