新形势下电子档案备份中心建设与管理策略研究

　　文/赵健

　　辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心）承担的“新形势下电子档案备份中心建设与管理策略研究”课题于2018年3月获批由国家档案局正式立项。2020年6月，课题通过国家档案局验收。2021年12月，项目成果获得国家档案局优秀科技成果三等奖。课题通过对国内外档案部门、其他行业备份中心建设与管理现状的梳理总结，分析发现存在的问题，提出应对策略，研究总结建设现代化、规范化的电子档案备份中心，在建设与管理两方面所应包含的内容与要求，并以辽宁省档案馆电子档案备份中心的建设与管理实践为例，提炼、总结出在基础设施建设、制度体系建设、备份业务开展、运行管理等方面理论与实践经验，为其他档案部门开展电子档案备份中心的建设与管理提供可行的解决方案，具有实际推广价值及借鉴意义。

　　研究背景

　　随着云计算、大数据、人工智能、物联网等信息技术的快速发展，数字中国、数字政府国家战略的深入推进，产生形成了大量电子档案，档案工作面临数字转型的时代需求，电子档案的安全管理、长期保存成为档案部门必须面对的全新挑战。然而，电子档案载体与信息分离、易篡改等特性，对电子档案长期安全保存造成了困难。另外，进入21世纪以来，汶川地震、科隆档案馆坍塌、巴西国家博物馆火灾、“勒索”病毒等各类灾害、人为安全事件的因素，给电子档案安全保存造成巨大威胁，敲响了警钟。2009年以来，为确保电子档案长期安全保存，国家档案局明确提出实施重要档案异地备份，《“十四五”全国档案事业发展规划》提出建设全国电子档案备份中心等一系列制度要求、国家战略。因此，开展电子档案备份中心建设与管理的理论研究、实践探索对落实国家档案局推进电子档案备份中心建设、加强电子档案长期保存安全体系建设意义重大。

　　主要内容

　　课题立足于辽宁省电子档案备份中心建设与管理的理论研究与实践探索，根据多年理论研究和建设运行经验的积淀，力求呈现出现代、规范的电子档案备份中心应该是什么样子，破解建设与管理运行难题，指导备份工作的规范开展，冲破备份中心重数据封存保管、轻管理检测的桎梏，将备份中心建设与管理理论研究与发展实践引向深入，为其他档案部门开展电子档案备份中心建设与管理与电子档案异地备份工作提供理论支撑、建设管理“模板”和“辽宁经验”。

　　1.备份中心建设发展的时代背景及现状

　　信息化时代的到来，“存量数字化、增量电子化”的档案信息化战略的提出，为备份中心建设与发展提供了动力与机遇，同时也推动备份中心基础设施建设的不断完善、备份业务工作的规范开展中心运行管理的科学高效。课题组综合国内外档案部门及其他部门对电子档案、业务数据备份工作及备份中心建设与管理的情况进行调研。通过访问调查，统计分析全国主要副省级以上国家综合档案馆电子档案异地备份、备份中心建设与管理的实际情况，以及备份模式和备份技术的实现方式，总结出备份中心建设与管理的现状。

　　2.备份中心建设与管理的内容与要求

　　备份中心的建设与管理是一项系统工程，其选址、建筑、备份库房、备份信息化平台的设计与建设，都需要统筹考虑、统一规划，确保科学、安全。课题组从备份中心建设与运行管理两方面着手，开展相关研究工作，形成建筑与基础设施建设、建立组织机构、健全规章制度、安全风险防范、电子档案备份与管理五方面研究成果。通过这五方面的研究，具体描绘出电子档案备份中心从建设、日常管理、业务工作开展、安全保障等各方面，应参考的依据、规范的要求、知悉的内容、注意事项、实际的做法，具备较强实操性。课题组全面总结出功能完备的备份中心建设与管理应该包括哪些内容与要求，展现一个集数据存储、载体管理、载体保护、科学研究于一体的区域性现代化备份中心样板。

　　3.备份中心建设与管理存在的问题及原因

　　课题组从宏观与微观两大方面着手分析当前备份中心建设与管理面临的诸多问题。首先，作为信息时代容灾的手段之一，对备份中心的关注与建设热度随着自然及人为灾害的发生频次变化而波动。即当某一时期灾害频发或某一大灾害后，往往会出现研究与关注热潮，平稳时期研究与关注热度则会下降，从而造成备份中心呈现出阶段性集中建设的现象。其次，由于国家在备份中心建设与管理方面的顶层设计处于逐步完善阶段，因此在政策法规、考评体系、标准规范、技术支持、资金与人才支撑方面还存在不足，备份中心建设与管理出现缓慢滞后、百家争鸣的特点。建议国家档案局建立档案异地备份专门领导机构或职能部门，建立统一的异地异质备份考评标准，让备份中心的建设与发展更加科学规范，让异地备份工作制度化，加强保障档案数字资源的绝对安全。再次，建设与管理运行资金的不足也是影响备份中心建设与管理的重要因素之一。档案部门资金有限，特别是中西部等一些经济欠发达地区市级、县（区）级信息化建设进展缓慢，硬件设施与配套设备落后，无法独立承担备份中心建设与运行管理的费用支出，个别部门难以满足电子档案长期保存要求，甚至对档案数字资源进行在线与离线备份都存在困难。

　　4.辽宁省电子档案备份中心建设与管理理论研究与实践探索剖析

　　辽宁省电子档案备份中心作为全国省级档案部门首家建设完成并投入使用的现代化电子档案备份中心，其展示了备份中心“什么样、具备哪些功能、如何建设”三方面的实践经验。经过多年建设与发展，目前辽宁省电子档案备份中心技术上可实现涵盖省、市、县三个行政级别的在线与离线相结合的档案数字资源备份与恢复模式。课题组对辽宁省电子档案备份中心建设与管理的理论研究与实践进行了分析、总结、提炼，形成标准规范、基础建设、规章制度、运行管理、业务开展、电子档案长期保存策略等方面的实践经验。充分展现辽宁省电子档案备份中心从规划、建设、备份工作开展、数据管理、安全运行管理的全过程。

　　5.备份中心建设与管理策略应对

　　当前全国的备份中心建设与管理呈现出不平衡、标准不统一的发展态势，通过对已经建设完成的备份中心剖析，发现问题、梳理思路、提出对策、总结经验，为当前和今后一个时期备份中心的建设与管理提供有益经验借鉴。课题重点内容不限于论述备份策略的选择及其技术应用，而侧重于立体全面剖析总结备份中心建设与管理整体实践经验及教训，这也是本课题的亮点及创新点之一。课题组以问题为导向，坚持贯彻总体国家安全观，从顶层设计，法律法规制度建设，人才及机构设置，技术应用等方面着手，研究破解新时期备份中心建设与发展中面临的一些重难点难题，从而推进电子档案备份工作、备份中心又好又快发展。

　　成果的创新性

　　课题重点以电子档案备份中心建设与管理为主线，全面、详细给出备份中心定位、内容与要求、基础设施建设、备份工作开展、运行管理等内容，系统性、条理性较强，填补了该领域的空白。

　　课题全面梳理、汇总了国内外电子档案备份中心建设与管理的现状。课题组一直高度关注电子档案异地备份、电子档案备份中心建设情况，曾全面调研全国副省级国家综合档案馆互为备份、结对子及备份工作开展情况，并形成调研报告，上报国家档案局，为国家档案局就下一步异地备份工作的开展、备份中心进一步建设与管理提供了重要决策依据、第一手材料。

　　课题系统研究提出电子档案备份中心建设的定位、功能需求、基础设施建设、备份工作开展、备份载体安全管理、备份中心运行管理、制度体系建设等方面的内容、需求、要求，科学回答了备份中心应该是什么样、怎么建、如何运行管理等关键性问题。内容包括备份中心建筑、强弱电、安防、备份业务平台等基础设施建设，离线备份载体检测设备，备份载体库房等建设要求，列出组织体系与规章制度建设，备份中心安全运行，电子档案备份载体保管、物理与信息安全、管理检测等各方面管理要求，构建起备份中心建设与运行管理的功能模板与解决方案。

　　课题以辽宁省电子档案备份中心建设与管理为实例，全面剖析辽宁省电子档案备份中心建设与管理的成熟做法与实践经验，建立磁性、光学、感光类离线电子档案备份载体的管理、检测、修复、长期保存实践办法，研究制定全面系统的备份中心管理与业务工作开展的各项规章制度与操作办法，构建起人物、物防、技防有机结合的备份中心园区与电子档案备份载体的安全、高质量管理的档案安全体系。

　　成果应用

　　2010年，辽宁省电子档案备份中心建成并投入使用，成为全国省级综合档案馆首家建成的电子档案备份中心。同年全国电子文件（档案）备份工作现场会在备份中心召开，备份中心建设成果得到了国家档案局领导与各省、市档案馆的肯定。

　　多年来，在历届馆领导班子的重视下，备份中心基础设施不断完善、运行管理规范有序，逐步迈向现代化，电子档案备份工作有序开展、策略丰富，备份数据安全保障更加有力，制度与安全保障体系更加完备。随着2021年省档案局印发《辽宁省档案数字资源异地备份管理暂行办法》，备份中心作为全省档案数字资源集中保存基地的地位与作用更加凸显。课题的研究成果将为备份中心的建设与发展，起到重要支撑、促进作用。

　　［本文系2021年度国家档案局科技项目获奖成果］

　　作者单位：辽宁省档案馆（辽宁省工业文化发展中心）

　　责任编辑：王辉