民用飞机科研专项档案管理创新研究

　　文/张宁

　　民用飞机专项科研技术研究项目（以下简称“民机科研专项”）是工业和信息化部为提升我国民用航空工业科技创新能力而组织开展的科学研究项目，其档案是一种重要的科研课题档案，既是科研院所技术研究的重要知识积累，也是国家关于民用飞机理论与实践研究的宝贵财富。“十三五”期间，中国飞机强度研究所立项承研十余项民机科研专项并顺利通过成果验收鉴定，在民机科研专项档案管理方面进行了实践探索，对加强专项档案治理、提升项目管理水平起到了重要作用。

　　研究背景

　　1.国家与企业集团重视民机课题预先研究

　　中国飞机强度研究所是中国唯一的飞机强度研究、验证与鉴定中心，其使命之一就是探索飞机结构强度的先进理论。随着军民融合深化发展，国家及航空工业集团对民机预先研究愈加重视，中国飞机强度研究所不断深耕科研领域，逐步从“十一五”时期以“参与研究”为主到“十三五”时期以“立项承研”为主，民机科研专项已然成为科研课题的重要组成部分。随之产生的民机科研专项档案不仅是项目成果验收鉴定的依据，更为后续研究奠定了坚实的理论基石。

　　2.档案工作转型升级的内在要求

　　档案工作原有模式已不适应中国飞机强度研究所科研课题研究和管理需求，难以有效满足今后大量民机科研课题的立项申请、统筹管理和结题验收等阶段档案管理和利用需求，必须推进专项档案管理的转型升级，实现民机科研专项档案的资源数字化、管理业务流程嵌入式、协同管理模式规范化以及档案服务知识化。

　　主要做法

　　1.重视档案工作对科研管理的提升作用

　　中国飞机强度研究所重视档案管理，将档案工作纳入全局规划，“十四五”规划明确指出“档案信息资源为技术知识储备”，发展举措提出“不断提升档案可持续发展能力，督促提升科研工作效率与规范化，拓展档案决策参考服务”。集中统一管理的档案内容宽度和体量持续扩展，形成了在主管档案工作的副所长领导下，以档案部门主抓和推进，各科研室和管理机关档案资料分室辅（协）助的档案工作网络管理体系。近年来持续加强档案管理服务科研作用，科研管理部及时下发年度科研计划，促进档案部门了解专项课题研究内容和进度安排，制定相应的课题项目档案归档计划。尤其是2022年中国飞机强度研究所制定了民机科研专项管理制度，明确要求成果文件及时归档，做好相关档案工作。

　　2.以制度为引领强化规范专项档案管理

　　2019年，中国飞机强度研究所制定了《中国飞机强度研究所档案工作管理办法》，明确了档案人员应参加重要科研会议、课题鉴定、成果上报等，从全局提出档案管理要融入各项业务工作的要求。修订《科研档案管理办法》，进一步细化科研课题档案归档范围。档案部门坚持以制度为引领，档案人员积极参与科研课题重要会议，不断推进专项档案管理走向规范。2021年，配合主研科室完成工信部对10个民机科研专项成果验收鉴定，提供归档证明并形成专项档案10卷1205件。2022年，开始参加民机科研专项立项开题会，全面了解项目概况和研究计划安排，明确项目档案来源、形成情况，制定科学合理的归档计划和准确规范的归档范围；参加对参研单位项目成果验收会8场，对其成果档案的完整性、齐全性、有效性进行检查，提出整改建议并在验收单上签字确认。

　　3.推进档案信息化并建立数据归档接口

　　中国飞机强度研究所档案信息化工作稳步推进，档案部门参与了OA和PDM系统中电子文档的分发、受控、归档等模块的开发设计工作。2021年，由档案部门牵头，会同信息中心、科研管理部，进一步细化完善并动态维护PDM系统的新建文档分类表，分类层级为“预研、民机科研专项、某项目”三级，规范归档接口元数据标准，实现档案管理系统内归档文件的快速分类和准确组卷。2022年，档案部门提出深度改造PDM系统文档创建、审批和归档流程的合理化建议，获得所内批准并纳入PDM系统二期升级改造计划。基于企业信息化发展需求，不断推进档案管理系统与业务系统的数据融合和流程再造，已成为建设智慧档案馆的必然选择。

　　4.开展专项档案研究工作

　　中国飞机强度研究所开展专项档案研究工作，基于对已验收鉴定项目档案的分析总结和档案验收专家的整改建议，根据产生阶段和形成单位，确定主要归档内容为：（1）科研立项阶段：项目建议书及其评估报告、立项批复；项目任务书（含专题任务书）及其评审材料、批复。（2）牵头单位：按照项目任务书要求形成的成果资料；实施情况报告；工作会议纪要；工作及技术总结报告。（3）参研单位：合同及技术协议、专题任务书；按照专题任务书或技术协议要求形成的成果资料；工作及技术总结报告；财务决算报告及附表。（4）外包外协单位：合同和技术协议及其审批材料；按照合同要求形成的成果资料；外包外协项目验收记录表。（5）鉴定总结阶段：牵头单位对参研单位的验收评审意见；决算报告及附表；工作完成情况对照表；预验收评审意见；验收书。

　　总结民机科研专项档案的特点，表现为：（1）形成周期长且归档呈阶段性。民机科研专项研究周期较长，一般为3～5年，有里程碑节点和评估考核，归档时间多集中在年度考核前和项目预验收前。（2）形成单位较多，成果形式多样。项目研究过程涉及理论研究、试验验证、夹具设计、样件制造、软件开发等，需科研院所、高校、企业、工厂协同完成，成果包括报告、图纸、专利、样件等。（3）文件内容的研究专业度高且实用性强。主要是针对民用飞机的科学理论与研制实践中的重点难点问题开展，项目成果质量高，即使项目研究结束，其档案仍在较长时期发挥作用。

　　未来思路

　　1.提升档案管理意识

　　科研管理部应加强课题立项、合同、会议纪要、评审验收等管理性文件的收集归档；主研科室应做好项目课题的节点跟踪，加强项目各类文件的日常收集和阶段性归档；档案部门应结合近年来民机科研专项档案的验收经验，尤其是档案验收专家提出的整改建议，主动给予业务部门档案业务指导，不断提升项目档案案卷质量。

　　2.强化制度执行力

　　档案部门应聚焦主责主业，主动作为，根据民机科研专项管理制度中对档案工作的总要求，结合科研档案管理制度的具体管理内容，积极主动与科研管理部门和主研科室加强业务沟通交流，建立长久有效的民机科研专项档案协同管理机制，明确各部门档案管理职责和内容。

　　3.融入项目管理流程

　　加强管理转型与技术升级的联动创新，实现深度融入项目管理流程。一方面建立档案工作参与常态化机制，通过多方协同联动、优化管理流程、修订相关制式表格等，在项目立项开题、节点考核、工作例会、年终评估等关键节点增加档案管理内容；另一方面建立项目管理平台、PDM系统与档案管理系统之间数据的互联互通机制，改变项目管理平台仅管理所内项目成果文件的现状，全面设置成果文件管理节点和项目评估考核节点，实现项目管理可视化、成果文件自动识别关联、归档数据分类清晰。

　　4.探索建立专项档案管理体系

　　探索建立民机科研专项档案管理体系，实现专项档案科学且高效的收集、管理和利用。通过构建量化与质化的智慧档案体系，让档案信息与知识通过获取、共享、分析、整合等方式，在项目组内的个人与参与单位之间进行交互与反馈，实现项目档案全生命周期管理。深化民机科研专项档案管理研究，不仅有利于规范专项档案管理工作，提升项目管理水平，丰富民机预先研究知识宝库，也对其他类别科研课题档案管理有借鉴参考作用，推进科研课题档案管理迈向智慧治理新阶段。

　　作者单位：中国飞机强度研究所

　　责任编辑：巩慧