我国企业档案馆建设的环境分析与未来走向

　　作   者：黄峰 张喜波 李军 韩斌 海媛媛

　　摘   要：企业档案馆是我国档案馆网络体系的重要组成部分，对于支撑企业业务开展以及国家档案事业高质量发展具有重要作用。基于文献研究、政策文本分析和实践调查，从宏观层、中观层、微观层对我国企业档案馆建设环境进行系统性分析；在此基础上，立足于企业档案工作客观规律，指明我国企业档案馆建设的未来走向：统筹谋划，持续深化档案治理体系建设；全链贯通，推动业务工作整体质量提升；内外联动，促进档案利用服务模式创新；数智赋能，融入档案工作数字转型大局；人才强档，优化档案工作人员成长环境。

　　关键词：企业档案馆；企业档案工作；环境分析；发展趋势

　　企业档案馆是指依据国家统一标准确定的，大型企业和部分建立时间较长的中型企业经本单位领导批准并向同级档案主管部门备案后成立的，负责收集、管理本单位及其所属机构形成的档案的档案馆。作为企业内设机构，企业档案馆具体承担本企业档案资源的收集、保管、开发、利用等工作，其主要目标在于依托馆藏档案资源，服务企业业务开展与社会效益提升。2023年8月，国家档案局公布了《企业档案管理规定》（以下简称《规定》），第八条明确提出“企业可以根据需要按照规定设立档案馆”。截至2022年底，全国共有企业档案馆135个，在各级各类档案馆中占比3.25%[1]。

　　企业档案馆是我国档案馆网络体系的重要组成部分，是科技档案的重要内容构成，承载着我国市场经济建设的社会记忆。在档案事业各方面发展环境加速变革与演进的背景下，对于企业档案馆建设整体发展方向的关注同样有必要引起档案界的审视与思考。基于此，本文试图立足于我国企业档案工作客观实际，较为审慎地分析我国企业档案馆建设总体环境，并在此基础上总结出相关发展方向，以期对我国企业档案工作转型升级与高质量发展有所助益。

　　1  我国企业档案馆建设的环境分析

　　1.1 宏观层：数字化与智能化并行的发展战略

　　当前，档案信息化实现了档案工作从模拟空间向数字空间的迁移[2]，以“数智”为目标的企业档案馆迭代升级，逐步成为企业档案馆顺应数智化潮流的必然选择。企业数字档案馆建设是迎合国家在数智时代紧抓信息化建设历史机遇的创新实践，是加快推进档案数字化转型的战略要求。首先，企业档案馆需在数字中国战略背景下顺“数”而为，牢牢把握数字中国建设带来的新发展机遇，不断拓展档案事业发展空间。其次，企业档案馆在融入档案事业现代化建设全局的过程中，面临档案资源保护、社会记忆建构、文化服务创新等现实挑战，与国家文化数字化战略的价值追求高度契合。最后，在档案事业战略蓝图中，企业档案馆应以《“十四五”全国档案事业发展规划》（以下简称《规划》）为遵循，深入开展数字档案馆（室）建设。

　　1.2 中观层：机遇与挑战并存的发展环境

　　随着档案事业现代化探索的不断深入，企业档案工作面临机遇与挑战并存的复杂发展环境。就外部环境而言，多项法规政策为企业档案馆建设提供了利好环境。例如，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）为新形势下企业档案信息化建设指明了总则性要求；《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《实施条例》）明确规定企业应当加强本单位档案工作，履行档案工作主体责任，保障档案工作依法开展；《规划》关于档案治理体系建设、资源体系建设、利用体系建设、安全体系建设等总体要求为企业档案馆转型升级与创新发展提供了政策遵循。企业档案馆应加强档案治理、资源利用、安全体系建设，聚焦高质量发展，将企业档案工作全面融入档案事业现代化的历史进程。就内部环境而言，当前，各大中型企业以契合企业发展战略和管理体制机制为基础，不断加强对档案工作的重视程度，推动档案资源有效管控和整合共享。然而，我国部分企业档案馆的档案治理工作机制仍需完善、档案核心业务环节贯通不力、档案开发利用模式创新不足、档案数字转型效能相对薄弱、档案人才队伍建设尚需加强等发展性问题依然存在。

　　1.3 微观层：现代、智慧、协同的发展趋势

　　当前，我国企业档案馆建设整体趋势可概括为如下方面：一是管理理念现代化。随着内外部环境的变化，我国企业档案工作目标需要科学定位，突破传统单一的档案管理模式，加快实现档案管理理念的现代化转型，积极推动企业档案管理流程、系统、人员和设施设备的一体化[3]。二是管理手段智慧化。“十四五”期间，我国档案工作数字化转型持续深化。企业档案馆应注重加快实现管理手段的智慧化，通过对电子档案管理系统架构和技术进行升级换代，助推档案工作数字化转型。三是业务档案协同化。既要促进企业档案管理系统与企业办公系统协同，打通企业电子档案管理系统与办公系统的接口，又要促进企业档案知识服务与企业发展协同，充分发挥其对企业服务战略规划制定的参考价值和重大决策活动开展的凭证作用。

　　2  我国企业档案馆建设的未来走向

　　2.1 统筹谋划，持续深化档案治理体系建设

　　第一，科学明晰档案馆内设部门与职能。在企业档案馆建设过程中，企业应结合自身职能定位与管理职责科学设置内设处室部门，不断提升各部门之间的履职能力和协同能力；探索推进建立以自身为核心的档案工作协调小组，主动加强与本单位各业务部门的及时对话。例如，借助企业会议、业务指导、意见征集等契机[4]，企业档案馆可将对档案工作的要求融入企业业务活动中，不断提升业务部门对档案收集、保管、利用等工作的支持力度和重视程度。

　　第二，逐步建立健全档案内控制度体系。企业档案馆需以《档案法》《实施条例》《规定》《关于进一步加强中央企业档案工作的意见》等法律法规为遵循，从管理、业务、技术等维度系统地逐步建立健全档案内控制度体系。在此过程中，实现覆盖所有门类业务档案管理的宽度和档案业务工作全链条各个环节的深度，确保档案内控制度的结构性与完备性。

　　第三，探索构建档案业务工作“共建共治共享”模式。企业档案馆应深入巩固运用协同理念，依托整体性治理思维促进档案部门、业务部门、信息技术部门等的协同“共治”[5]；在强化档案管理职能的基础上，加快建立档案工作责任制、健全档案工作激励与约束机制，重点理顺档案部门与业务部门之间的职能关系，实现档案管理工作的前端控制与责任前移。

　　2.2 全链贯通，推动业务工作整体质量提升

　　第一，科学谋划档案收集征集工作。企业档案馆应重点明晰适用于本单位的业务文件归档和档案接收范围。着眼于档案征集效果不佳的现实问题，可按照《档案征集工作规范》（DA/T96—2023）的要求，坚持常规征集与重点征集相结合，编制企业档案征集工作的总体规划、年度征集计划或工作方案等，积极通过接受捐献、购买、委托等方式开展重要档案征集活动。

　　第二，持续开展档案资源整合管理。一方面，企业档案馆应对档案形成单位加强前端控制与业务指导，秉持“大资源观”，拓宽档案资源采集渠道[6]，推动具有重要保存价值的各类业务档案的系统整合、有序进馆；另一方面，企业档案馆应重点加强数字档案资源安全管理，推动构建形成具有本单位鲜明特色，规则明确、责任清晰、渠道畅通的档案资源管理体系。

　　第三，切实推动档案安全工作规范化。企业档案馆应以《企业数字档案馆（室）建设指南》《档案馆应急管理规范》等文件、标准为参照，不断建立健全档案库房日常管理、档案出入库安全管理等制度，同时加强档案安全建设，及时改造或更新设施设备，确保档案保存条件达到“十防”要求。

　　第四，加强专题档案深度开发利用。企业档案馆应深入挖掘重要档案资源，重点围绕“四史”教育、工业文化遗产保护、红色记忆传承等进行专题档案开发，不断拓展档案价值发挥场域、深入开展档案资政服务、推动构建生动立体的企业文化记忆。

　　2.3 内外联动，促进档案利用服务模式创新

　　第一，技术赋能领导决策与企业业务。企业档案馆应积极探索人工智能、知识挖掘、数字人文等技术在档案信息深层加工和利用中的应用，加强对馆藏档案资源的数据化处理，推动构建面向领导决策的企业档案知识库；积极探索知识管理技术运用，利用业务流中的档案数据支持企业信息需求，促使档案知识流在业务环节流转，推动业务流的数据化、智能化革新。例如，中国兵器工业档案馆曾经通过共性模块和个性化业务模块的融合搭建，创新构建了OA协同办公系统“资源在线”管理体系，充分促进了业务工作与管理流程的双向互动。

　　第二，深度挖掘馆藏档案资源的知识价值。企业档案馆应深入挖掘档案资源，开展档案资政服务，及时、精准地为企业管理层决策提供参考，推动构建档案资政工作常态化、规范化机制。例如，可聚焦公司工作焦点、改革发展痛点、社会关注热点，超前研判、精心组织、快速响应，努力形成一系列有分析、有判断、有价值的“档案参考”资政材料。

　　第三，积极面向社会公众提供档案利用服务。具体而言，企业档案馆可以专题档案展览、展厅建设为契机，探索将具备历史文化、学术研究、公共服务价值的档案面向社会扩大利用范围；主动加强与本单位各业务部门和博物馆、图书馆、新闻媒体机构、第三方机构等主体的协同合作；探索构建面向群体交互的企业档案服务系统，实现档案利用服务的创新、进阶与转型[7]。例如，为庆祝2019年“国际档案日”，中国石油档案馆曾联合中国石油集邮协会开展石油行业家书征集展览活动，为重温石油记忆、弘扬石油精神发挥了重要作用。

　　2.4 数智赋能，融入档案工作数字转型大局

　　第一，融入数字转型大局，探索实施“档案数据治理工程”。档案馆需加大力度开展企业档案数据化管理活动，构建内容规范、结构完整、要素齐全的多维档案数据资源本体，不断细化档案管理的颗粒度；同时，探索开展档案数据管理活动，实现档案数据的多维度综治、多主体共治、多手段助治，激活档案数据的生产要素价值。

　　第二，深化信息技术应用，促进档案库房智能化升级。企业档案馆应借助人工智能技术、区块链、物联网、远程消防检测技术、RFID无线射频识别技术、数据存储技术、智能芯片锁加密技术等，着力提升本单位档案业务工作的科技化、信息化水平，推动库房智能化升级与数字档案馆建设相衔接。值得借鉴的是，国家电网有限公司印发了《“十四五”档案工作发展规划》，在“推进档案业务智能化升级”方面，明确提出要“加快智能库房建设标准研究，积极推动智能库房建设，实现对档案实体的辅助管理，探索档案库房云管理”。

　　第三，精准对接用户需求，推动档案数字化编研开发。具体而言，企业档案馆应在明确馆藏档案资源总量和特色档案资源分布的基础上，积极拓展编研素材来源，推动构建档案编研成果数据库和数字编研系统，着力推动从人工编研为主走向半自动化或自动化编研；围绕重大活动和时间节点推出主题丰富、特色突出的档案编研成果，通过可视化、故事化形式满足用户对企业特色档案资源的利用需求。

　　2.5 人才强档，优化档案工作人员成长环境

　　一方面，优化档案专业人才培育激励机制。企业档案馆应探索构建梯队合理、结构明晰的档案人才队伍，逐步健全适应创新转型发展需要的人才激励机制和职业晋升通道，为造就一支知识结构合理、专业能力突出、学科优势互补的复合型档案人才队伍奠定基础。在实践中，国家电网公司档案馆积极探索电力档案专业人才培养新路径、新模式，打造电力行业档案人才“一门式”服务基地，为国家电网系统在京直属单位档案工作人员提供精准培训和业务指导，促进档案人员知识结构和履职能力的持续升级。

　　另一方面，科学构建档案专业技能培训模式。企业档案馆应注重与国家档案主管部门、高等学校、档案学会、社会力量等多元主体协同开展企业档案培训共建共享行动，着力构建线上线下相结合的档案专业技能培训模式[8]。企业档案馆既要将档案专家“请进来”，邀请其讲授企业档案法规标准、档案信息化建设、档案编研开发、档案宣传展览等方面的专业理论知识与实践动态；也要鼓励馆内工作人员积极“走出去”，加强与同类企业档案馆、博物馆、科技馆等单位工作人员的专业交流，不断积累支撑档案工作转型升级的先进经验。

　　3  结语

　　本文从宏观、中观、微观三个层次对现阶段我国企业档案馆建设总体环境进行分析，并在此基础上总结提出企业档案馆高质量建设的未来走向。立足于档案业务工作转型升级和高质量发展的现实需求，我国企业档案馆应以《档案法》《实施条例》《规定》等法律法规为遵循，深刻审视档案工作内外部发展环境变化，积极面对企业档案工作的机遇与挑战，着力解决制约企业档案治理效能提升的难点与痛点，为构建支撑高质量发展的中国特色企业档案工作模式贡献力量。

　　参考文献

　　[1]中华人民共和国国家档案局.2022年度全国档案主管部门和档案馆基本情况摘要（一）[EB/OL].(2023-08-29)[2024-01-26].https://www.saac.gov.cn/daj/zhdt/202308/b2d8cfbede0546c68b4bfdb0889f2702.shtml.

　　[2]钱毅.新技术环境下电子文件管理纵深发展关键问题分析[J].档案学通讯,2020(2):4-9.

　　[3]蔡盈芳,嘎拉森.数字经济时代企业档案工作一体化研究[J].档案学研究,2022(4):52-58.

　　[4]范宁,蔡盈芳.中国石油档案机构优化创新探索[J].中国档案,2020(5):60-61.

　　[5]嘎拉森,徐拥军.档案治理体系的构成要素与实现路径[J].档案学通讯,2022(6):61-69.

　　[6]郭若涵,潘禹辰,王兴广.面向突发公共卫生事件的档案馆集体记忆建构:角色定位、行动策略与未来向度[J].档案学通讯,2023(4):58-66.

　　[7]张丹.面向群体交互的档案服务系统构建:针对馆员与用户的分析[J].档案学通讯,2021(1):58-65.

　　[8]徐拥军,王兴广.强化新时代档案事业高质量发展的基础性、战略性支撑[J].中国档案,2023(3):10-11.

　　【作者简介】黄峰（1980—），男，汉族，陕西汉中人，国家电网有限公司档案馆副馆长，硕士，研究方向：企业档案管理；张喜波（1986—），男，汉族，河北邯郸人，国家电网有限公司档案馆开发利用处处长、副研究馆员，硕士，研究方向：档案编研宣传；李军（1984—），男，汉族，宁夏中宁人，国家电网有限公司档案馆资源技术保护处处长、副研究馆员，博士，研究方向：档案资源建设；韩斌（1980—），男，汉族，北京丰台人，国家电网有限公司档案馆信息化工作处处长、助理馆员，学士，研究方向：档案安全保密；海媛媛（1988—），女，回族，河北廊坊人，国家电网有限公司档案馆助理馆员，研究方向：档案开发利用。