新时代高校干部人事档案管理:规范化、数据化与智能化

　　作   者：潘璐 杨立志 王鏐璞

　　摘   要：新时代背景下，价值丰富的档案正在借助各种新兴技术焕发出强劲的生命活力。面对即将来临的数实共生新世界，高校干部人事档案管理亟须实现规范化、数据化和智能化变革。立足档案与数据协同视角，以干部人事档案为研究对象，探讨高校干部人事档案管理转型发展的时代路径；从多维度分析了规范化建设、数据化转型、智能化升级的必要性，并结合档案资源特征与时代发展要求提出具体可行的举措。旨在推动新时代高校干部人事档案管理的规范化、数据化、智能化变革，让档案管理与实践模式更具知识性、系统性、智慧性，并为高校人事档案资源的开发与利用提供理论指导与实践指南。

　　关键词：高校档案；干部人事档案；规范化管理；数据化管理；智能化管理

　　高校干部人事档案资源因深度参与高校的人事任免、评估考核、组织调整等重要环节，是全面深入了解高校干部成长轨迹与综合表现的有效途径，是高校干部队伍建设的资料和数据支撑，是保障人力资源规划工作公平、公正、公开的事实依据，是维护高校人事工作公信力的重要基础。立足于科技腾飞的数字智能时代，对高校干部人事档案管理进行解构与探析，是找准新时代高校干部人事档案管理发展方向的重要路径。

　　1  高校干部人事档案管理的现状与问题

　　数据科学与人工智能技术的迅猛发展正强力推动各领域的数字化转型，促使人类社会快速向数字文明迈进。档案资源历久弥新，正借助新兴技术的东风，焕发出全新的生命活力。当前，许多高校已经建立数字化档案管理平台，实现了档案资源的数字化采集、组织、存储、共享、利用，并探索将大数据、人工智能等新技术与新方法运用到档案资源的管理与实践活动中，以提高档案管理组织效率与开发利用水平。但从整体上看，当前高校干部人事档案管理仍存在一些亟须解决的问题。首先，档案管理的标准化、规范化程度有待进一步提高。部分高校干部人事档案管理还不够系统化、科学化，高校没有科学、完整的制度体系来约束和规范档案的收集、整理、保管、利用等环节。其次，档案数字化水平参差不齐。虽然不少高校已开展档案数字化探索，设计了数字档案管理系统，但实际数字化程度差异较大。不少高校数字化进程还处于初级阶段，高校档案资源尚未实现高效互通与共享[1]。再次，档案数据的深度整合和利用有待加强。高校档案资源包括大量的干部人事档案数据，是个人发展评估、干部人事任免、组织结构调整的事实依据。但目前这些数据的分析、挖掘利用还较为薄弱，这些数据未能充分转化为助力人事管理和决策的信息资源。此外，档案数据安全保护机制亟须健全。随着互联网的高度普及，社交媒体平台开放共享程度加深，大数据相关技术应用广泛，数据作为驱动社会发展的新生产要素，在全面发挥价值的同时也时刻面临着技术带来的风险。档案数字化管理过程持续面临数据泄露、数据非法篡改、数据失真等安全风险，需要有完整可靠、规范严格的档案管理条例与数据安全保护体系来深度确保数据安全与数据质量。最后，档案管理与实践主体专业化水平有待提升。在新技术、新方法、新范式的驱动下，高校干部人事档案管理与实践主体需要掌握更丰富的档案管理知识与实践技能，不断提高自身的专业素养。

　　2  高校干部人事档案管理的规范化建设

　　高校干部人事档案管理规范化建设是顺应新时代发展要求，保障档案可靠、可信、可用，提高高校管理效能的必然选择。要实现高校干部人事档案规范化建设，需要从完善高校干部人事档案管理制度体系、强化高校干部人事档案业务流程的优化重组、加快高校干部人事档案信息化进程等方面着手。

　　2.1 完善高校干部人事档案管理制度体系

　　健全的管理制度体系是档案管理与实践全流程规范化的保障。数智时代下，文件档案的组织方式正发生着巨大变化，从静态、封闭、固化模式向动态、开放、泛在、共享模式转变。文件档案突破以信息资源的形式存在和流动。一方面，高校需要组建规范化、专业化的人事档案工作小组来强化档案数据标准化建设，并建立统一的档案管理工作全流程标准规范，确保高校档案的收集、组织、整理、保存、利用、共享等环节都有标准可守，有规范可依。对于数字化档案资源，需要积极推进多源异构档案数据的关联整合，通过制定格式标准、著录规则、元数据标准以及完善数据开放共享流程来建立数字规范。另一方面，高校需要建立档案安全保密管理制度。档案涉及大量敏感信息和隐私信息，尤其是针对高校干部人事档案资源，需要加强分级管理和对档案数据真实性、准确性、完整性的校验审核，建立全方位防护机制，确保档案数据安全。此外，要健全档案监督考核机制，定期开展档案管理督查考核，将档案管理绩效纳入高校人事部门考核指标体系。

　　2.2 强化高校干部人事档案业务流程的优化重组

　　高校干部人事档案规范化建设还要求档案业务流程做到优化重组、环环相扣、高效协同。数据化档案管理涉及不同主体、不同对象及不同领域，治理关系多样、治理方式多种、治理内容多维，需要构建党委政府、档案责任部门、信息技术部门等多元主体参与的分工协作机制，推动多手段融合治理、多主体协作治理和多要素综合治理[2]。高校要系统梳理档案管理各业务环节，优化工作流程，建立跨部门协调机制，实现档案收集、加工整理、信息化管理、安全利用等全过程的高效衔接。要加强数字档案平台与人事管理信息系统的集成对接，建立统一的干部人事信息资源库，构建集中管理、资源共享、深度利用的一体化工作模式。

　　2.3 加快高校干部人事档案信息化进程

　　充分运用现代信息技术与人工智能技术建设高校档案全面信息化是新时代高校发展的必然要求，也是实现高校档案规范化建设的时代路径。一方面，高校需要加大经费支持力度，引入更多数字智能设备来完成档案资源的扫描、识别、可视化等工作。在此基础上，构建安全、完善的档案信息管理系统和数字档案资源库，打通档案管理与实践的各个环节，实现高效的数字资源的一体化管理、安全存储、动态更新、互通互联、共享共建。另一方面，高校要积极探索区块链、深度学习、知识图谱、混合现实、大语言模型等新技术在档案管理中的应用，搭建智慧档案馆，为用户提供一站式沉浸体验，推动形成智慧化、精准化的高校干部人事档案管理新模式。

　　规范化是新时代高校干部人事档案管理的重要基础和前提条件。高校要立足于完善管理制度，优化重组业务流程，加快全面信息化建设，推动干部人事档案管理工作全面走向规范化、标准化、制度化，为档案的数据化、智能化应用奠定坚实的基础。这不仅是顺应信息时代发展要求的必然选择，而且是提升高校人才管理与决策水平的内在需要。全面推进规范化建设，才能不断提升高校干部人事档案管理的科学化、精细化、智能化水平，更好地服务高校长远发展大局。

　　3  高校干部人事档案管理的数据化转型与智能化升级

　　数据化转型与智能化升级是高校干部人事档案管理与实践适应数智时代发展潮流、提升管理智慧化水平的时代答案，现代互联网工具与人工智能技术是档案数据化转型的有效手段。实现数据化转型与智能化升级需要加强数字化建设，完善数据库功能，创新档案服务模式，发挥大数据与人工智能的作用，实现档案业务流程的自动化与智慧化，完成传统档案管理到数字档案管理的转型与蜕变，开创高校干部人事档案管理新局面。

　　3.1 推动高校干部人事档案管理流程再造

　　以数据作为核心生产要素的智能时代为档案管理与实践带来了无限的活力。在大数据技术的加持下，档案完成了从实体资源管理到数字管理再到海量数据管理的转变，并且可以通过对海量数据的收集、智能分析与挖掘，提供高质量的资源共享与智慧服务，为制定决策提供更为科学、具体的事实依据与数据支持。高校要主动顺应智能化发展趋势，积极推动干部人事档案管理流程再造，实现档案管理的数据化转型与智能化升级。一方面，高校需要融入数据科学与大数据管理理念，优化资源配置，开发智能化档案管理系统平台，将干部人事档案管理全面纳入大数据中心的管理范畴，运用大数据与人工智能等新兴技术对档案收集、整理、鉴定、检索、利用等环节进行流程优化和再造，利用智能分类、智能标引、智能检索、智能分析等功能，实现档案信息的自动采集、智能整理、精准检索，使档案管理流程更加高效、便捷、精准。另一方面，高校要利用数字智能技术架起人事业务与档案业务之间的桥梁，打通数据壁垒，推动共享共建与协同治理，以数据流整合业务流、技术流、执行流、决策流，推动档案业务流程数据化和智慧化升级。此外，高校需要制定大数据长期发展规划，强化档案数据分级分类与数据资产管理，加强数据全生命周期的安全防护，全面提升干部人事档案的大数据治理水平以及档案数据治理的统筹性、协同性和规范性。

　　3.2 创新高校干部人事档案知识服务模式

　　在智能时代，高校干部人事档案管理不仅要实现管理过程的智能化，还要聚焦知识化、智库型服务创新，充分挖掘档案数据的价值，提升档案服务的智慧内涵，推动档案信息服务向档案知识服务转型。一方面，需要推动档案利用方式的智能化创新，加强基于档案大数据的干部人事知识发现。围绕干部选拔任用、人才评价发现、师资队伍建设等方面，开展基于大数据、深度学习、知识图谱、情感分析、语义分析等技术方法的档案资源深度挖掘与多维度、关联化分析，提炼形成干部经历发展脉络、干部人才成长轨迹、能力特点与行为特征等多维主题信息库，形成干部画像、人事决策分析、人才发展态势分析等数据产品；围绕中长期人才队伍建设需求开展专题研判，为人事任免、人才评价、架构调整、队伍建设等决策的制定提供智慧参考。另一方面，创新基于人工智能的档案展览与服务。借助知识图谱、语义分析、深度学习等人工智能技术，整合人事政策、人事数据、档案信息等多源异构数据。设计仿真虚拟AI助手，接入基于深度学习的大语言模型开发的智能问答系统，通过智慧的自然语言理解与情感计算分析，实现即时的双向多模态内容人机交互，提供快速、及时、精准、全面的人事政策咨询、业务办理指引、档案利用服务。还可以借助虚拟现实、三维可视化等技术创新干部人事档案的展示形式，开展主题鲜明、形式多样、制作精美的数字档案展览。此外，搭建关于高校优秀干部的重大事件、成长轨迹等元宇宙场景，对档案信息内容进行多维度展示，营造沉浸式、全景式的数字档案展厅，生动呈现高校杰出干部的成长历程与重大贡献，弘扬榜样力量，提升干部人事档案文化的教育示范作用和社会影响力。

　　3.3 强化高校干部人事档案安全防护体系

　　随着高校干部人事档案管理的数据化、智能化转型，高校干部人事档案管理在享受数字智能技术带来的机遇和便利的同时也面临着诸多安全风险和挑战。高校要高度重视档案数据安全保护，切实加强安全保障措施。一方面，需要健全智能化管理中的档案安全制度体系，制定完善的干部人事档案安全管理办法，落实安全保护责任。采用大数据环境下的密级标识、存储分离等数据安全解决方案，确保重要敏感档案数据的隔离存储和访问控制。利用密码、数字签名、数字水印等技术手段，保障档案数据在网络传输过程中的机密性、完整性与不可否认性[3]。加强数据分级分类管理，依法依规划定不同类型、不同保管期限档案的管理权限和利用开放范围。加强档案工作责任主体的数据安全与隐私安全意识教育，组织开展档案数据安全教育，提高全员数据安全防范能力，制定应急预案，健全档案异常事件的监测预警和应急处置机制。另一方面，需要注重人工智能系统运行过程中的安全防范。加强智能算法模型的可解释性和可信赖性，及时发现和修正算法偏差，防范“算法黑箱”“数字鸿沟”等问题。强化对自主学习系统的行为监管，设置合理的自主学习边界，避免对干部人事档案中的隐私和敏感数据过度追踪分析。定期对智能系统开展安全测试，及时修复系统漏洞，抵御外部攻击，确保智能档案管理系统平稳、安全、可靠运行。

　　参考文献

　　[1]孔霞.人事档案档案数据化管理问题及实现路径[J].山西档案,2022(6):176-178.

　　[2]杨鹏,金波.数智时代智慧档案建设的逻辑理路与运行线路[J].档案学通讯,2023(2):48-56.

　　[3]王宁.人事档案数字化管理中数据安全与隐私保护研究[J].山西档案,2023(6):176-180.

　　【作者简介】潘璐（1987—），女，汉族，黑龙江哈尔滨人，吉林大学党委组织部助理研究员，硕士，研究方向：档案管理、干部监督；杨立志（1982—），男，汉族，黑龙江齐齐哈尔人，吉林大学党委组织部副研究员，硕士，研究方向：档案管理、干部监督；通讯作者：王鏐璞（1979—），男，汉族，吉林长春人，吉林大学计算机科学与技术学院副教授，博士，研究方向：数据挖掘、软件系统。