英国国家档案馆新版《物理实体档案著录:政府部门指南》内容分析与启示

　　作   者:王向女 方歆迪

　　摘   要：档案著录规则是促进国家档案馆馆藏资源整合利用的坚实基础，能够提高从业人员的专业素养，为档案管理部门提供通用指南。英国国家档案馆新版《物理实体档案著录：政府部门指南》更新了档案著录层级设置，修正了著录者身份和内容设定，补充了档案来源，提升了档案著录工作的专业性。对新版《物理实体档案著录：政府部门指南》的解读能够在完善档案著录工作框架、优化工作流程、细化多级著录项目、强化著录层级关联等方面为我国档案著录工作提供借鉴。

　　关键词：多级著录；英国国家档案馆；著录规则

　　档案管理中著录工作的规范设置是档案资源高质量开发利用的前提，对档案信息的完善以及档案事业的信息化、数据化发展具有基础性作用。当前，多级著录是较为科学、可行性较强的方式，既是对全宗原则和来源原则的遵循，也是对构建现代档案著录体系尤其是电子档案著录体系的有效助推。《“十四五”全国档案事业发展规划》提出要进一步完善档案法规制度和标准规范，及时修订、清理与现实需要不相适应的法规、规章和行政规范性文件，加大法规制度的解释力度[1]。英国国家档案馆（The National Archives,TNA），是英国官方最大的档案保管机构，主要为政府部门及公共机构在档案管理方面提供切实、有效的帮助[2]。2023年7月20日，英国国家档案馆实施了最新版的《物理实体档案著录：政府部门指南》（以下简称新《指南》）[3]，替代了2017年3月起实施的《纸质档案著录：政府部门指南》[4]。新《指南》的应用使英国主要档案典藏机构的档案管理实践更加完整、全面。本文将主要以解读新《指南》中档案著录规则的相关内容为基础，进一步提炼要点，旨在为我国形成更加科学、有效的档案著录规则提供借鉴。

　　1  英国国家档案馆新《指南》概述

　　TNA依从的档案管理工作规则包括法律、标准和指南三类，形成了层级严密的管理框架。1958年颁布的《公共档案法》对TNA工作者在档案著录、保存上的职责作出了原则性规定，该法案是英国国家档案法律体系的根基，以法律的形式确定了英国档案事业的基本原则和内容[5]。2000年颁布的《信息自由法》涉及TNA接收档案过程中信息公开与封闭的问题，经常作为著录内容参照关联使用，标准包括交互性标准（Interoperability  Standard）和最佳实践（Best  practice）两种。新《指南》作为英国档案管理的最新实践类指南之一，由档案著录说明、著录规则和著录模板示例三个部分组成，主要对档案著录层级设置进行了修正和更新。新《指南》中档案著录的说明部分集中于第一章和第二章，主要包含英国国家档案馆物理实体档案著录的责任说明、准备工作和原则。

　　1.1 著录工作的责任与准备

　　新《指南》中涉及档案著录和保存做法的依据源自英国1958年颁布的《公共档案法》。法律规定政府部门、机构的档案被选定为永久保存且经历敏感性审查后，政府部门工作人员必须对档案进行著录，以达到国家档案馆可接收的标准。新《指南》颁布实施后，TNA完全形成了“移交单位—信息管理咨询机构—英国国家档案馆”三大主体接续的形式。移交单位在咨询机构专业意见的指导下，相对准确地评估档案的后续开放状态[6]。TNA则与咨询机构保持对接，执行档案接收任务，而无须过问能力范围外的档案敏感性判断问题。

　　准备工作分为两个步骤，一是对移交至档案馆的档案背景进行调查并设置确认清单，清单内容包括检查档案是否完备齐全、是否得到上级部门的批准、是否与国家档案馆中已有的档案重复；与移交团队确认档案是否存储于正确的系列中，以及进行敏感性审查。二是核对移交清单，就不确定的问题与信息咨询机构商讨，由档案馆工作者对特定档案的著录进行量身指导。

　　1.2 著录原则

　　TNA以数据的准确性、可理解性、简洁性、合理一致性以及使用规范模版作为著录原则。数据准确性顾名思义指的是杜绝出现错误信息和虚假信息；数据可理解性指的是包括档案工作人员、专家和档案用户在内的主体可以较为容易地理解数据，而不需要自行探究；数据简洁性指的是TNA档案工作者和研究人员能够快速决定关注哪些档案的获取，而不必在细枝末节上浪费精力和时间；数据合理一致性指的是不能为了简洁易懂而舍弃准确性，数据应当保持合理、一致；著录格式的规范性指的是档案著录完成后需要按照统一的格式录入国家档案馆在线目录“Discovery”中，以便数量庞大的用户通过目录准确查找他们所需的各种档案。英国国家档案馆著录模板如表1所示。

表 1 英国国家档案馆著录模板

　　2  英国国家档案馆档案多级著录规则

　　档案多级著录规则的设置是新《指南》的重中之重，主要包括层级划分、档号规则说明和部分著录层级细则，占据了文件的第三章至第十章、第十六章至第十八章。

　　2.1 层级划分

　　在档案著录层级的设置上，TNA把档案著录层级设置为七级，包括三个必著层级和四个选著层级，除个别层级外，每个层级有相应的名称、代码、著录主体、档案包含的内容类型和其他约束性说明。

　　必著的第一层级称为Department（代码为D），即部门级。这一级别档案内容来源于包括内阁和国防部在内的重要政府部门、执行部门以及其他政府部门机构的档案，由档案具体对应的移交单位在国家档案馆工作人员的支持和指导下进行著录。部门级之下存在一个称为Divison（无模板代码）的选著层级，主要内容包括政府机构内的首长级、高层单位业务活动以及专门业务活动形成的档案资料，著录者类型与部门级相同。

　　必著的第二层级称为Series（代码为S），即系列级。这一层级之下包含的是具有共同历史和目的的部门或机构产生的特定档案，先由形成档案的政府部门进行著录，再由国家档案馆工作人员提供修改建议。系列级之下存在子系列级Subseries（代码SS）和子子系列级Subsubseries（代码SSS）。子系列级是对系列级中的附属系列或者其中一个系列小组进行著录的等级，形成单位在著录之前需要与信息管理咨询机构的顾问共同商讨；子子系列级的级别比子系列的级别更低，子子系列级一般在极其特殊的条件下使用，其内容主要是子系列级中的一个小组。

　　必著的第三层级称为Piece（代码为P），即件级。这一级档案往往提供的是独立的档案，例如一份文件或者一篇报道，它虽然是强制必著层级，但是可以由政府移交部门独立著录，在其之下存在一个选著层级Item份级（代码为I），其主要来源是当一件档案因其厚度而被分成两份或者多份的份级档案、因敏感性原因封闭而独立成文的份级档案，以及必须采用多个小而细致的名称来描述的份级档案。

　　综上，在必著的层级中，只有部门级和系列级是需要在国家档案馆工作人员的支持和指导下著录的，其余层级可由档案形成单位单独著录。所有的辅助性质层级起到的是补充作用，一般在特殊的情况下使用。相比于旧版本，新《指南》体现了更高的灵活性和包容性，将工作重心放置在著录工作前期，在不同档案层级中添加了关键限定词，对档案的来源做出了扩充性或约束性规定。

　　2.2 档号规则说明

　　TNA新《指南》规定，每一份国家档案馆的档案都必须有一个包含三个必著级别在内的档号，档号具有唯一性。Department部门层级和Series系列层级之间的档号使用空格分隔，Series系列层级和Piece件级之间的档号使用“/”符号分隔，示例如下（CM是英国物业服务机构的代码）：

　　CM6/57，由部门代码CM、系列代码6、件代码57组成。若在物品件号之后还有一个额外的物品（份）编号，则写为CM6/57/1，由部门代码CM、系列代码6、件代码57和物品（份）编号1组成。每个物理实体档案形成唯一代码之后需要按照相应的数据内容结构填入模板，便于检索，模板案例如表2所示。

表 2 英国国家档案馆档案档号著录模板

　　2.3 系列级档案著录细则

　　为了进一步完善多级著录规则，新《指南》在第十六章至第十七章对子系列级和子子系列级的著录格式要求进行了详细描述。子系列级和子子系列级的定义和适用范围已在前面进行了详细说明，后续章节重复说明了定义,强调了需要谨慎使用该层级。在格式要求上，为了提升档案检索效率，英国国家档案馆规定子系列级档案著录主要包括以下两部分：说明档案标题和简要内容的“Scope/Content”著录项目、附属于该子系列级档案的件级档案和份级档案关联档号（如有）。由于子子系列级的使用情况极其特殊，新《指南》中并无详细的格式说明。

　　2.4 件级档案著录细则

　　件级作为档案著录中最基础的必著层级，是筑牢著录规则不可或缺的一环，因此新《指南》在第五章至第十章详细叙述了件级档案著录的相关细则。在档案顺序排列上，TNA档案著录过程尊重其原始“脉络”，严格按照文件使用时的顺序排列。如果缺乏或无从得知原始顺序，则在系列级档案之下根据时间顺序、字母顺序、地理位置或创建单位排列件级档案。在时间要素的著录上，每件档案都应标注起止时间，因为获取档案中最初形成文件和最迟形成文件的详细时间较为困难，一般直接使用阿拉伯数字著录起止年份；内阁会议纪要和具有重要历史意义的文件则需要精确到日和月。若无法获得精确日期，可以在“note”著录项目中添加“Date  estimated”术语。若无法得知档案形成年月，则需要在“date”著录项目中添加“Undated”术语，件级档案的日期著录规则说明如表3所示。英国国家档案馆对件级档案按照事由来源的原则具体划分为报告、委员会档案、会议纪要和附加文件、个别遗失文件、历史记录、回顾、远期计划、预测和统计表等，不同类型件级档案内容涉及未来或过去的不同时期，要求单独著录文件具体的形成时间，不可混用。在内容著录的准确性要求上，不同类型文件在著录“Scope/Content”项目时的方法不同。新《指南》还介绍了如何著录缩略语、名人、地名、标点符号、图片附件、关键词、自然语序、大写字母和语法用词等方法，并附加了权威的拼写检查表和地名检索表链接。1998年《数据保护法》中规定，在世者的个人信息如果不准确、具有误导性或会给个人造成重大痛苦或损害时，就不应公布，因此在著录敏感性内容时，TNA认为要保持缄默。

表 3 件级档案的日期著录规则说明表

　　2.5 份级档案著录细则

　　新《指南》在第十八章对份级档案的著录要求及格式进行了分类描述。在创建因其厚度而被分成两份或多份档案时，此类档案著录的日期必须与件级相同，“Scope/Content”中不需要描述该报告或文件的主要内容，具体描述格式为“Part x of x”，第一个“x”代表该件级档案中的第几份文件，第二个“x”代表该件级档案中的文件总份数。若因为档案敏感性需要对该篇文章进行摘录或修订时，应遵循《信息自由法》的豁免条款进行著录，此类份级档案著录的日期必须与件级相同，“Scope/Content”中需要标明主题和内容。若因为描述欠缺需要详述而创建份级档案时，则需要标明著录文件形成的具体日期，不可用件级档案的日期代替，在其件级“Scope/Content”末尾用括号注明“Described at item level”术语，而且要在该份级“Scope/Content”栏标明标题或主要内容。

　　3  英国国家档案馆档案著录工作对我国的启示

　　当前，各国在档案著录规则的制定工作中都自觉地引入了结构化、多层级的著录理念。国际档案理事会发布的《国际标准——档案著录规则（总则）》[ISAD （ G ）: General International Standard Archival Description]在起始部分便对档案多级著录的基本概念和具体操作进行了明确的阐述，并确立了从总体到分级的档案多级著录原则，元素涵盖档案文件管理的整个生命周期，为我国档案著录规则制定工作提供了指导和参考意义。我国国家档案局于2022年4月7日发布了修订后的《档案著录规则》（DA/T18—2022）（以下简称《规则》）[7]，替代了《档案著录规则》（DA/T18—1999），并于2022年7月开始实施。《规则》在档案多级著录上的规定遵循来源原则，建立了全宗级、类别级、案卷级和件级四级档案著录层级。我国档案著录工作需要从著录流程和著录规则两个方面进行完善，促使多级结构更加显性化、实践化，从而对档案信息资源价值进行更深层次的挖掘和更高层次的管理利用。

　　3.1 建立完整配套的档案著录工作框架体系

　　从各个标准的关联性上看，《规则》的前言部分只是说明了该标准的起草依据和1999年版《规则》的增删变化，与其他标准之间的关联不够密切。从各个标准的制定时间来看，我国的档案著录规则虽然已经更新至2022年版本，但是档案馆编制规范、档案术语等基础行业标准规范的应用仍停留在2000年左右，版本老旧，无法与新版的《规则》匹配，容易对档案馆管理人员的工作造成困扰。例如，2000年发布的《档案工作基本术语》（DA/T1—2000）[8]并未说明“多级著录”这一档案工作术语的含义，同时缺少类别级、件级档案管理工作相关的术语解释。档案著录工作复杂、灵活，容易在实际过程中产生特性问题。档案保管机构（档案室）一般会依循惯例或使用当地部门发布的归档条例，而不完全参照推荐性行标《规则》进行归档。

　　档案归档的著录流程需要规范化、结构化的标准指南，指导管理者作业，满足公众档案检索需求。可借鉴英国，在以下方面进行改进：根据国情建立完善的结构体系，形成“法律—标准—指南”从战略、战术到实践的档案管理工作框架；细化法律条例中对档案管理的规定，保证不同层级、不同类别档案的著录工作都有指导依据。在制定档案著录内容标准之前健全配套的技术标准和应用指南，说明档案著录工作引用的规范性文件和实际操作方法。

　　3.2 优化档案著录工作的前端流程

　　当前，我国主要在档案著录工作流程的后端进行控制和管理，即档案的后控著录。一般由档案形成单位对档案进行简单的预立著或直接将档案移交至档案保管部门（档案室）或档案馆，再对其进行著录，未能在档案形成阶段对文件进行监督管理。大部分档案形成单位的著录工作会存在不达标现象，例如对档案题名、日期的著录失误或者因缺乏技术支持而无法达到档案馆对档案扫描件的规定要求。《规则》第6项档案著录清单列举了各档案著录项目的著录层级与主体，其中由档案馆和档案室共同著录的项目为27项，由档案室单独著录的项目仅有9项，而且均为对文件级档案的著录，大部分约束性等级为选著而非必著。但是档案数量庞大，种类繁杂，若只由档案馆的工作人员进行分类整理，将大大增加后期的工作量。

　　可以结合本国国情，借鉴TNA新《指南》中档案著录工作的方法，由档案形成单位和档案馆工作人员共同完成档案多级著录工作。在最初文件生成单位向档案室移交档案之前，以一定次序对现行文件进行整理，减少后期著录工作；在档案馆接收档案之前，由形成单位的档案管理员在档案室工作人员的指导下对档案进行著录，而档案室则按照一定顺序和类别对文件级、案卷级档案进行优化整理、著录指导和补充著录，以便档案馆进行后续的著录工作。档案形成单位对档案的形成顺序更加熟悉，对档案内容的描述更加准确，能够为后期档案馆工作人员管理、开发和利用档案提供便利。此外，应着重加强各级档案保管单位档案著录工作水平，不断优化工作业务。在档案信息化发展到一定阶段时，案卷著录的校对工作、类别划分和整理优化以及全宗的著录可以由档案馆通过档案信息系统来完成。再者，参考TNA新《指南》，成立相对独立、代表广泛的咨询委员会，为档案著录工作提供咨询。

　　3.3 细化多级著录项目的内容

　　我国著录《规则》对部分著录项目的要求不甚清晰，应加强著录内容的规范性和准确性，细化著录项目内容。将文件集或单份文件看作单一对象无差别看待，用同样的著录项进行著录，会造成档案管理工作混乱。例如，在著录实践中，有些地方将同一事项的请示文书和答复文书看作一组件级档案进行著录，答复文件为主，请示文件只作为著录项目中的附件。也有档案管理单位按照来源原则对多个部门在某一确定年度的同一主题或同一文种组卷著录，案卷的保管期限著录以其中最长保管期限的件级文件为准，密级著录项也如是。但是事实上案卷及其所包含的单份文件可能有不同的创建者、创建时间、保管期间和密级，如果不对著录项目加以细化，就无法清晰准确地描述数据内容及特征。

　　可以借鉴新《指南》，一方面，对应其Item级著录细则中的“因为描述欠缺需要详述而创建份级条目”一类，对单独的一份文件著录其起止时间、题名主要内容，而非共用著录内容或者以附件形式著录。另一方面，对不同类型件级档案集合进行分类，不同类型件级档案根据其特性规定具体的必著项目和选著项目。著录项目的细化与明确能够在著录过程中更加清晰地表示相应的信息内容，避免造成不必要的混乱。

　　3.4 强化多级著录的层级关联

　　我国著录《规则》中多级著录突出层级性，弥补了旧版缺乏多个著录层级的弊端，但是现行《规则》中著录层级的关联性不强。所谓“多级著录”，不仅要反映所著录单元的层级结构，还要说明整体及其部分的独立性或相互关联的情况[9]。从规则制定和档案管理工作人员的视角来说，《规则》对多级著录的规定只显示了层级名称，而未介绍从文件至全宗各个层级之间的关系。在用户利用多级档案实施检索的视角下，用户在查询时无法只通过档号、全宗名等简略的著录项目了解和掌握该档案的具体信息和关联信息，需要自行分辨和进一步研究。

　　TNA在著录时即要求按照规定著录档案的上下层级关联编码，对必著层级与必著层级、必著层级与选著层级之间的著录关联进行详细地说明，具有一定合理性。从现实条件来看，增强著录层级关联性的主要方法有以下几点：①把档案著录看作动态过程，注重档案的自身变迁和未来追踪。在文件转化为档案之前，著录其生成背景（包括形成原因、责任者、形成机构、文件形式特征、和其他资料的关联）、主要功能；在流通阶段，著录接收者名称、被抄送者名称、传递日期、接收日期以及在此阶段文件的主要功能；在文件已形成档案之后，著录其责任者和保管期限的变化，将文件内容和形成方面的变更及时录入著录系统中。②针对本身具有关联因素的文件，建立不同的著录关系。例如，根据同一责任者建立联系，还可以根据同一文件主题将文件联系起来，以备注或链接的形式呈现。③将档案管理单位的工作成果和档案用户的检索利用需求相融合，在一定开放权限内，使档案工作者对多级档案的著录成果能够被档案用户检索和利用。著录单元或著录层级之间的关系增强，可以为档案检索者提供更多检索点，提高档案检准率，这也是档案著录规则更新趋向数字化的表现。

　　4  结语

　　多级著录作为档案著录工作中的一个方向，对于健全档案管理体系和开发利用档案资源起到了基础性助推作用。英国国家档案馆2023年发布的新《指南》基于相关法律，从档案著录说明、著录规则和著录模板示例三个方面形成了实践性著录规定，着重于著录层级的制定与完善工作，为我国档案著录规则的优化提供了新的思路和方法。我国档案著录工作应从框架、流程、项目和层级等方面入手优化，完善法律框架，落实前端著录流程，细化著录项目，强化著录层级的关联性以便于档案资源的检索和利用，为著录工作提供规范化、结构化的标准指南，以此实现档案信息资源的挖掘和管理，使著录规则适应数字化发展趋势，推动著录工作高质量发展。

　　参考文献

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　　[2]杜宣莹.走入公众:近现代英国国家档案的管理沿革[J].档案学通讯,2019(3):61-69.

　　[3]The  National  Archives.Cataloguing  physical  records:guidance  for  government  departments[EB/OL].(2023-07-20)[2023-10-14].https://www.nationalarchives.gov.uk/information-management/manage-information/selection-and-transfer/cataloguing-and-preparation-of-records/.

　　[4]The  National  Archives.  Cataloguing  paper  records:  guidance  for  government  departments[EB/OL].(2017-03-01)[2023-10-14].https://dokumen.tips/documents/cataloguing-paper-records-guidance-for-government-paper-records-guidance-for-government.html?page=3.

　　[5]曹宇,赖文渊.英国国家档案法律体系概述[J].辽宁大学学报(哲学社会科学版),2011(5):73-80.

　　[6]杨千,谢鑫.英国国家档案馆档案移交接收政策内容与启示[J].档案管理,2022(4):115-118.

　　[7]国家档案局. 档案著录规则:DA/T 18—2022[S].北京:中国标准出版社，2022:29-64.

　　[8]国家档案局. 档案工作基本术语:DA/T 1—2000[S].北京:中国标准出版社，2000:49-50.

　　[9]王英玮.《档案著录规则》（DA/T  18—2022）的基本内容、实践价值及相关问题的思考[J].北京档案,2023(2):22-27.

　　【作者简介】王向女（1986—），女，汉族，河北沧州人，上海大学文化遗产与信息管理学院副教授、硕士生导师，博士，研究方向：档案学基础理论；方歆迪（2000—），女，汉族，浙江舟山人，上海大学文化遗产与信息管理学院硕士在读，研究方向：档案管理。