《中华人民共和国档案法实施条例》背景下高校配套制度的修订与完善建议

　　作      者：周锋

　　摘      要：在深入学习领会《中华人民共和国档案法实施条例》精神实质的基础上，分析新形势下高校档案工作面临的机遇与挑战，剖析高校内部档案管理、人才队伍建设、数字化建设、开放利用等方面存在的突出问题，并以此提出健全高校档案工作管理制度体系、加强高校档案工作队伍专业培养、加快推进高校档案数字化进程、创新拓展高校档案开放利用的广度和深度等四个方面的针对性建议。

　　关键词：档案法；高等教育；档案工作；配套制度；改革创新

　　党的二十大报告指出，“全面建成社会主义现代化国家，必须坚持中国特色社会主义文化发展道路，增强文化自信，围绕举旗帜、聚民心、育新人、兴文化、展形象建设社会主义文化强国”。档案作为人类文化的重要组成部分，在传承文明、服务社会、推动发展中发挥着不可替代的作用。党的十八大以来，以习近平同志为核心的党中央把档案工作摆在关乎党和国家事业发展全局的重要位置，作出一系列重大决策部署。2020年6月，《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）经十三届全国人大常委会第十九次会议修订通过，自2021年1月1日起施行。2024年1月，国务院公布《中华人民共和国档案法实施条例》(以下简称《实施条例》)，自2024年3月1日起施行。《实施条例》以贯彻新修订的《档案法》为主线，衔接相关法律法规，对档案工作中的重点、难点问题作出了细化规定，是全面提升新时代档案工作法治化水平的重要举措[1]。《实施条例》的颁布实施为档案工作指明了前进方向。

　　高校是国家人才培养和科技创新的重要基地。多年来，高校档案部门在服务学校中心工作、支撑学校改革发展等方面做了大量卓有成效的工作，积累了丰富的档案资源。但随着高等教育事业的快速发展，高校档案工作也面临诸多新情况、新问题，亟须在学习贯彻《实施条例》的基础上，系统梳理薄弱环节，及时修订和完善相关配套制度，以适应新时代高校改革发展对档案工作提出的新要求。

　　鉴于此，本文拟在深入研读《实施条例》的基础上，分析新形势下高校档案工作面临的机遇和挑战，剖析高校档案工作相关配套制度存在的突出问题，针对性地提出健全高校档案工作相关制度的建议，以期贯彻实行《实施条例》，切实加强新时代高校档案工作，推动高校档案事业高质量发展。

　　1  高校档案工作相关配套制度体系的探讨

　　高校档案工作配套制度是指学校依据国家法律法规和档案业务标准，结合本校实际制定的，对学校档案工作进行全面规范和指导的一系列内部规章制度、管理办法及实施细则。高校档案工作配套制度的内容涉及档案收集、整理、保管、统计、鉴定、移交、利用等各个环节，是规范高校档案工作流程、明确岗位职责、落实工作责任的重要依据，是推进高校档案事业科学发展的重要保障。

　　不同高校在办学规模、专业特色、管理模式等方面存在差异，其档案工作制度的具体内容和形式也可能有所不同，因此本文基于相关法律法规和政策文件，结合工作实际，将高校档案工作相关配套制度体系的具体内容归纳为：综合管理类制度、收集与整理类制度、安全管理类制度、数字档案管理类制度、开发利用类制度。

　　1.1   综合管理类制度

　　综合管理类制度是高校档案工作的纲领性、指导性文件，主要包括学校档案工作规划、档案管理办法、档案工作责任制实施细则等。这些制度从顶层设计的高度，系统阐明学校档案工作的指导思想、发展目标、主要任务和工作重点，明确档案部门、二级单位以及档案人员的岗位职责和工作要求，是高校档案工作制度体系的重要组成部分。

　　1.2   收集与整理类制度

　　收集整理是档案形成的重要环节。高校依据档案法律法规，制定科学合理的归档范围和档案保管期限表，能够指导各单位文件材料的收集归档工作。同时，收集与整理类制度还包括档案整理实施细则，档案整理的原则、方法、步骤以及检索工具的编制要求，这些有利于规范档案整理行为，确保档案整理质量。

　　1.3   安全管理类制度

　　档案安全是档案工作的生命线。基于档案安全保密的档案库房管理办法，包括档案库房的周边环境、设施标准，规范档案出入库、档案保管、档案查阅的流程，能够最大限度保障档案安全。档案分级管理制度是安全管理类制度的重要组成部分，聚焦于根据档案的内容、价值、作用等确定不同的管理方式。同时，安全管理类制度还包括突发事件应急处置预案、档案工作人员保密教育培训、岗位保密责任制等。

　　1.4   数字档案管理类制度

　　数字档案建设是新时代档案工作的重要内容。高校根据自身数字化建设情况，制定了科学规范的电子文件归档、电子档案管理办法等[2]，明确了数字档案系统建设、电子文件归档范围、数字档案著录标引、异地备份等方面的要求，确保数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性。高校要制定数字档案信息安全管理办法，建立数据备份、灾难恢复等安全防护机制。

　　1.5   开发利用类制度

　　档案的价值在于利用。创新开发利用工作机制是新形势下高校档案工作的重要目标，包括制定档案查(借)阅办法、档案展览办法、优秀档案评选办法、失散档案征集办法等一系列开发利用类制度。同时，开发利用类制度还包括完善校史档案工作规程，用于充分发挥档案资料在校史编研、校情数据统计等方面的基础保障作用。

　　2  高校档案工作相关配套制度存在的问题

　　2.1   高校内部档案管理制度体系有待完善

　　目前，不少高校的档案管理制度尚不健全，存在“空白点”和“盲区”。一些高校制定的档案管理办法、实施细则等文件，时间跨度长，内容陈旧，已不能适应新形势下档案工作的要求。高校内部档案管理工作流程不够规范，岗位职责界定不清，归档范围把握不准，档案管理各环节衔接不够紧密，基层单位档案管理制度执行不到位，“重业务、轻档案”现象较为普遍。同时，高校在档案管理方面缺乏必要的奖惩机制，档案工作在高校绩效考核体系中的权重偏低，在一定程度上影响了各单位对档案管理制度的执行力度。

　　2.2   高校档案工作队伍专业素养有待提升

　　队伍建设是高校档案事业持续健康发展的关键。但是目前，不少高校档案工作人员的学历层次、知识结构难以适应新时期档案工作的要求。专业档案人才匮乏，专兼职比例失调。档案工作繁琐辛苦，工作环境相对封闭，晋升渠道不畅，人才向心力不足。同时，高校对档案干部的政治理论学习重视程度不够，教育培训针对性不强，档案干部参加培训的机会较少。档案工作缺乏有效的激励机制。这些问题在一定程度上制约了高校档案工作整体水平的提升。

　　2.3   高校档案数字化进程相对滞后

　　数字化是新时代档案工作的主旋律。近年来，高校数字档案建设取得积极进展，但仍存在一些短板和弱项。部分高校数字化设备老旧，技术手段落后，资金投入不足；纸质档案数字化进程缓慢，档案著录项目不规范，数据库质量不高；校内各业务系统与档案信息系统对接不畅，部分电子文件未能及时归档；档案数据安全保障体系尚不完善，灾备系统建设进展缓慢。少数学校尚未建成功能完备的数字档案室，数字档案资源的共享程度不高，服务效能发挥不充分。这些问题在客观上影响了高校档案信息化建设的深度和广度。

　　2.4   高校档案开放利用的深度和广度不足

　　目前，不少高校档案工作还存在封闭办档、被动服务的倾向，对外开放的意识不强。个别学校将部分档案材料囤积起来，未及时向国家档案馆移交，影响了档案社会利用价值的发挥。在服务大局、服务师生方面，档案资政、育人的作用发挥得不够充分，在服务社会发展、地方文化建设等方面缺乏有力作为。个别档案工作者创新意识不强，开发利用的档案内容单一、形式陈旧，宣传教育功能有待进一步挖掘。这些问题在一定程度上制约了高校档案资源效益的最大化。

　　3  完善高校档案工作相关配套制度的建议

　　3.1   健全高校档案工作管理制度体系

　　高校要以贯彻《实施条例》为契机，全面梳理和修订完善档案管理制度。一要根据学校实际制定出台档案工作规章制度，明确档案各项工作的原则、内容、程序和要求。二要建立档案工作责任制[3]，将档案工作纳入学校整体发展规划和绩效考核体系，与各单位及相关负责人的考核评优、职务晋升等挂钩。三要细化、实化档案工作业务流程，完善档案收集、整理、保管、统计、移交、开放等各环节管理办法，做到有章可循、有据可依。四要加强制度宣传解读，充分利用会议、培训等形式，教育、引导师生充分认识加强档案工作的重要性，自觉遵守执行各项档案管理制度。

　　3.2   加强高校档案工作队伍专业培养

　　高校档案事业发展关键在人才。要把档案人才队伍建设摆在突出位置，完善人才培养、选拔、管理、激励等相关制度；要拓宽档案专业人才引进渠道，优化学缘、年龄结构；要创新选人、用人机制，建立科学的岗位设置和定编定岗制度；要强化档案干部继续教育，建立定期轮训、跟踪培养机制，组织专题培训、业务研讨等多种形式的教育培训，着力提升档案队伍的政治素质、业务能力和专业水平；要完善绩效考核制度，强化考核结果应用，将考核结果作为岗位聘任、职务晋升的重要依据；要关心爱护档案工作者，改善工作环境，提高工资待遇，增强其职业荣誉感和获得感。

　　3.3   加快推进高校档案数字化进程

　　高校要抢抓数字机遇，加快档案数字化建设步伐。要科学编制档案信息化建设规划，加大经费投入力度，改善数字化软硬件条件；要制定数字档案室建设标准，规范数字档案管理各环节，强化数字档案的真实性、完整性、可用性、安全性；要有序推进档案数字化进程，聚焦党史校史、名师名家、学术成果、科研项目等重点资源，分期、分批实施数字化加工；要推动业务系统与档案管理系统互联互通，确保电子文件的真实性、完整性与安全性；要加强数字档案的统一管理，健全灾难备份和安全审计制度，强化网络与信息安全防护；要积极探索基于区块链、大数据等新技术的应用，推进数字档案的创新管理与利用。

　　3.4   创新拓展高校档案开放利用的广度和深度

　　高校要树立“大档案”观念，推动档案工作由封闭保管向主动服务转变。要严格落实《实施条例》有关规定，依法有序地扩大档案开放范围，规范开放利用制度，创新利用服务方式；要主动服务学校中心工作，积极挖掘档案资源的学术价值、教育价值和文化价值，广泛开展党史校史编研、名师名家研究、学科专业史整理等工作；要充分利用数字化手段，加快档案资源深度开发，开辟校史网站、数字展厅等档案利用平台，开发系列档案文化产品；要用活、用好馆藏档案资源，开展主题教育、爱国主义教育等活动，增强师生爱党、爱国情怀；要强化与社会各界的交流互鉴，与地方党史部门、文化单位建立档案资源共建共享机制，为地方经济发展、文化建设提供有力支撑。

　　参考文献

　　[1] 陈忠海,吴雁平,刘东斌.定原则、建组织、立制度、确规范、划范围:《中华人民共和国档案法实施办法》修订思路及修改建议[J].档案学研究,2021(4):55-61.

　　[2] 王群,李浩然.我国电子档案安全立法的现状考察与完善路径[J].档案学研究,2024(1):69-76.

　　[3] 陆璐,张卫东.高等学校档案工作责任制构建方法与策略研究[J/OL].山西档案:1-8[2024-05-30].http://kns.cnki.net/kcms/detail/14.1162.G2.20240222.1111.002.html.

　　【基金项目】共青团浙江省委、浙江省青年研究会研究项目“大学生 ChatGPT 使用意愿研究——基于整合模型的调查分析研究”（项目编号：ZQ2024071）。

　　【作者简介】周锋（1982—），男，汉族，浙江杭州人，浙江经贸职业技术学院副教授，硕士，研究方向：教育管理、学生档案。