让档案成为企业的闪亮名片——档案工作服务安徽鲁班集团高质量发展纪实

　　“终于找到了！”安徽鲁班集团法务总监季红查到急需档案后，长长地舒了一口气。

　　由于要应诉一起工程建设方面的案件，季红需要在短时间内获取有关该工程完整的原始档案。当她习惯性地来到集团档案管理中心后，一本厚厚的年度工程资料汇编为她应诉提供了有力证据，推动案件很快进入了反诉阶段。

　　类似这样的场景，近些年季红已经历了多次。与法务工作一样，档案工作已融入企业生产、经营、管理的方方面面，并为企业发展发挥了不可或缺的重要作用。

　　集团董事长汪锡文十分重视档案工作：“档案工作不抓好，企业好不了。”档案工作缘何如此被重视？它在集团发展过程中发挥了哪些作用？让我们走进安徽鲁班集团，一起来寻找答案。

　　初创受挫，几张“废纸”挽狂澜

　　安徽鲁班集团成立于1991年，是一家以建筑业为主，兼容地产、现代农业、商贸为一体的民营企业，连续16年跻身全省民营企业50强前列。

　　成立33年来，档案部门在集团多轮机构设置调整中，一直都是单独设置，由董事会直接管理，承担全集团档案的收集、整理、保管、调阅、利用等职能。尤其在绩效奖金核算、评先评优推荐、职务晋升等环节，档案管理中心根据存档情况，拥有“一票否决权”。

　　为何档案工作在一家民营企业受到如此重视？这还得从企业创立之初发生的一件事情说起。

　　1991年，该集团还是一家规模较小、管理粗放的建筑施工企业，公司上下档案意识薄弱，多数资料都是随手一丢，觉得重要的就堆在办公室一角。然而，不久后发生的一件事彻底扭转了大家的看法。

　　当年公司承建了南陵县工商银行办公大楼工程，作为打开市场的标志性工程，董事长汪锡文带领全公司员工铆足干劲，努力建设一个过得硬的精品工程、样板工程。然而，就在大楼交付后的那年冬天，却发生了部分墙面砖被冻裂脱落的情况。这不仅让公司面临一笔不小的经济赔偿，还将对公司的信誉产生极大负面影响。对于一个刚刚起步的企业来说，这无疑是关乎生死的大事。

　　随后，汪锡文带领大家深入查找事故原因。就在大家分头翻查资料、核对数据时，会议室角落里，几张皱巴巴的“废纸”引起了汪锡文的注意，令其如获至宝。仔细一看，原来正是该工程墙面砖的供货合同，上面明确约定厂家提供的应是一等品。然而，经过样品检测，该厂家实际供货却是二等品。自此，事故的根本原因已然明了：产品质量不合格。最终，墙面砖厂家赔偿了全部损失，公司声誉未受影响。

　　此次事件之后，汪锡文陷入深深的思考：“关键时刻，一张纸片、一页档案竟能救一家企业的命！”他强烈感受到做好档案工作对于企业谋生存、求发展的极端重要性，并立即行动，从“零”开始，在人、财、物、场地等各方面给予保障。

　　从此，档案意识渐渐融入集团的血液中，刻在了每名员工的骨子里，体现在企业的各项业务上。

　　特色鲜明，服务企业显成效

　　“起步早、资料全、管理严、网络广，是集团档案工作的主要特点。”说起主责主业，档案管理中心总监赵莹如数家珍。

　　经过30多年的发展，集团档案工作取得了长足进步。如今，档案工作机制持续完善、库藏更加丰富、管理愈发规范、队伍不断壮大，呈现出前所未有的良好发展局面。

　　档案工作得以快速发展，离不开集团领导的重视和关心。早在1992年，公司就成立了以董事长为组长的档案工作领导小组。当时，在办公环境简陋、用房严重不足的情况下，公司仍坚持将楼层最好的100多平方米的房间改造成档案室，并实行库房、调阅室、办公室“三分开”。1997年8月，公司获得企业档案目标管理升级先进合格证。2001年，新建300多平方米的综合档案室。同年10月，通过企业档案工作目标管理国家二级认定，成为当时全省民营企业中的唯一。2008年，集团档案室被国家档案局授予“全国档案工作优秀集体”称号。2015年，成为全省唯一的全国非公企业档案工作协作组成员单位。

　　目前，集团档案库房共保管各门类档案约15万卷（件），涉及自1991年1月企业成立至今的全部生产、经营、管理业务，实现了产业全覆盖、单位全覆盖、岗位全覆盖。档案用房建筑总面积约1000平方米，其中库房5间、办公室1间、调阅室3间，可实现对全集团档案资料的集中统一保管。

　　在规范管理方面，集团制定了严格的档案管理制度和监督检查制度，并将印章管理职能归口档案管理中心，从源头把控，实现从用印到存档的闭环管理。每月对全部下属单位开展监督检查，重点检查保管利用是否符合要求，以及兼职档案员是否有效履职、是否存在违反集团档案管理制度等行为。2023年以来，在检查中共发现问题72个，检查人员当即下达整改通知书，责令其限期整改。

　　除专职档案员之外，集团建立了覆盖所有部门和子公司、工程项目部的兼职档案员网络，形成了档案管理网络全覆盖，并实行“一岗双责”考核，发挥兼职档案员的应有作用。目前，集团档案管理中心配有专职档案员6名，下属各单位配有兼职档案员32名。

　　经过长期实践和经验积累，集团探索形成了“统一存档、集中保管、月度考核、年度总结”的档案管理模式。而“奖惩挂钩，一票否决”则是近年来集团突出档案工作地位、强化档案意识的又一有力举措。

　　在汪锡文看来，员工的工作有没有完成、完成的质量如何，档案最有发言权。

　　在绩效管理中，各项工作成果的存档情况成为衡量工作质量的重要指标。档案管理中心每月上旬将上月存档的工作成果进行汇总，提供给绩效管理部门作为考核依据。在年终评先评优时，依据全年存档、借档归还等情况给出评价，对于借档未还或资料应存未存的直接“一票否决”。

　　效益三赢，档案名片更闪亮

　　严格、规范的档案管理，对于企业树立良好的对外形象、提升内部管理水平，发挥了重要作用。“档案为企业带来了显著的社会效益、经济效益和管理效益。”汪锡文深有感触。

　　之所以说档案为企业带来了显著的社会效益，还要源于多年前的一个典型案例。

　　1999年，公司计划拓展北京地区的市场，但对于一个既没有资源又没有业务基础的新生企业来说，其难度可想而知。然而，就在一场实地考察之后，情况发生了转变。当时的北京市有关部门相关负责人在公司考察企业综合实力时发现，这个规模不大的民营建筑企业，档案竟然管理得井井有条。这无疑给考察组留下了深刻印象。

　　窥一斑而知全豹。考察组认为，档案工作抓得好，企业管理一定是高水平的，也是很有发展潜力的。于是，很快就批准了进京开展业务的相关审批手续。公司不仅从此打开了首都市场，还因档案工作做得好而声名远扬，吸引各方前来参观学习，且持续至今。如今，档案工作已成为集团的一张闪亮名片，有效促进了业务拓展和对外交流。

　　说到做好档案工作带来的经济效益，季红颇有感慨，因为她很大一部分工作需要档案提供原始而有力的支撑。“档案作为重要的法律凭证，在涉及企业权益纠纷时，为维权提供了有力证据，有效维护了企业的合法权益，据不完全统计，近年来在档案的助力下，共挽回经济损失6000多万元。”季红说。

　　在管理效益方面，档案工作更是发挥了不可替代的作用。2006年，集团投资建设一二三产融合发展的芜湖大浦试验区，在全国首创“党建引领、政府引导、企业运作、村企共建、政策探索、产业推动”的乡村振兴“大浦模式”。从项目规划之初，档案工作人员便参与其中，留存了全部的文件、影像、协议等原始资料，后经过筛选、审核、整理，形成档案。这些档案不仅保障了项目的平稳推进，也记录了新农村建设为当地农民带来的翻天覆地的变化，更见证了“大浦模式”的形成与完善。同时，也为后续拆迁人员安置、失地农民养老保险办理提供了重要支撑。

　　文化是企业的灵魂，档案在助力企业文化建设中具有举足轻重的地位。

　　2021年是集团成立30周年。为全面总结30年发展历程，集团专门成立以档案管理中心人员为主体的工作组。工作组利用两年多时间，通过对室藏档案的深度挖掘与规范整理，精心编撰了《安徽鲁班集团志》。对企业老照片进行梳理、编排，举办了主题为“辉煌30年——镜头里的鲁班”图片展，并拍摄制作了《三十载风雨路》专题片。此外，自2010年起，每年对当年度的档案资料进行汇编，编写企业年鉴。这一系列档案编研成果，已成为铭刻企业发展史和企业家奋斗史的重要载体，也成为企业文化宣传的重要依托。

　　“档案管理水平直接反映了整个企业的管理水平，档案管理水平上不去，企业高质量发展就无从谈起。”这是汪锡文经常对档案管理中心强调的一句话，也是对全集团提出的明确要求。

　　在谋划未来五年发展战略时，集团将“档案赋能高质量发展”作为重点研究课题，计划在数字档案室建设、信息化建设、档案管理更紧密服务于企业发展等重点领域取得新突破，推动档案工作质量和管理水平实现质的飞跃。

　　原载于《中国档案报》2024年9月2日 总第4183期  第一版