构建新能源项目清单式档案管理新模式

　　国电电力发展股份有限公司产业类型多、业务分布广，新能源项目遍布全国以及境外。开工建设的新能源项目大多地处戈壁荒漠或深山，且受建设周期短、施工难度高、人员流动大、参建单位多、交叉作业频繁等因素制约，项目文件材料的收集、整理、归档工作面临极大的挑战和困难，再加上新能源项目档案人员短缺、水平低、能力参差不齐等现状，传统的档案管理模式无法充分保证项目档案工作与施工进度同步推进。

　　在“双碳”目标下，国电电力针对新能源建设项目短平快的特点，在实践基础上经过不断尝试，摸索出了一套简单、可控、便于操作的项目档案管理模式。通过“管理清单”与“业务清单”相结合，建立一目了然的项目档案管理清单，有效解决了人员少、参建单位多、项目档案工作开展难等窘况，确保项目档案工作少走弯路、不走回头路。同时，采用清单式管理，不仅降低了管理门槛，能让新手快速入门，拿到清单便能开展工作，还从源头上和过程中实现了全流程管控，有利于确保项目档案完整、准确、系统、规范和安全，实现事半功倍的效果。

　　量身打造10张清单

　　“管理清单”+“业务清单”的管理模式是以国家规范和行业标准为依据，以新能源项目特点为遵循，经过设计、监理、施工等参建单位多次实践反复修订，为新能源项目量身打造的一套项目档案管理清单。该套清单一共10张，用语简练、通俗易懂、便于操作，最大限度调动了职能部门和参建单位的主观能动性，构建了新能源项目档案管理新模式，轻松助推项目单位及各参建单位高效率、高质量完成工作。

　　（一）管理清单

　　1.组织机构网络清单。在项目建设伊始，由建设单位牵头，成立覆盖该项目所有参建单位和相关人员的档案组织机构和档案管理三级网络。机构网络清单包括：项目档案管理领导小组、各职能部门参建单位档案工作职责、各参建单位档案管理三级网络、建设项目档案管理沟通机制、建设项目安健环组织机构、项目应急突发事件领导机构等。组织机构清单与现场实际做到同步调整、同步更新。

　　2.制度管理清单。制定与项目相适应的管理制度，使项目档案工作有章可依。管理制度清单包括：《建设项目工程档案管理制度》《新能源项目档案分类方案》《新能源项目文件材料归档范围和保管期限表》《新能源项目文件材料和档案收集整理实施细则》《项目文件归档编制要求》《竣工图编制审核办法》《声像档案拍摄大纲》《设备档案开箱验收制度》《档案库房管理办法》《档案借阅利用制度》《档案验收考核制度》等。

　　3.事前控制清单。本着关口前移，严把事前、事中、事后关，使项目档案始终处于可控状态。通过制定清单将档案工作纳入招投标管理、合同管理、质量管理，贯穿整个建设过程，实行档案人员签字制度和竣工文件材料三级验收制度，严把文件材料入口关。事前控制清单包括：招投标管理清单、合同管理清单、单位工程清单、设备文件清单、竣工文件验收清单等。

　　4.项目进度清单。按照项目进展和施工进度制定项目进度清单，这是整个项目档案工作实现与工程项目建设同步推进的核心清单。内容包括立项文件、招投标合同文件、设计文件、征地用地文件、项目管理文件、施工文件、信息系统文件、设备文件、监理文件、科研文件、生产准备文件、竣工验收文件，每个阶段详细罗列文件移交内容和目录，落实责任人。

　　（二）业务清单

　　1.档案交底清单。建设单位在项目开工前，按阶段分专业做好档案交底。交底清单包括：首次交底、建设过程中交底、归档阶段交底。通过交底清单让参建人员清楚项目档案工作标准规范、执行的依据、归档范围、保管期限、归档套数、归档时间、归档质量、竣工图编制要求等具体事项。

　　2.典表清单。典表是项目建设过程中各参建单位共同使用的规范报表，一般分为A、B、C三类。编制典表所用清单包括：典表的编制依据、典表的分类、监理表单格式、施工表单格式、工程通用表单格式、典表的编码规定、验评报审表格式、隐蔽签证报审格式等。

　　3.过程监督清单。具体包括综合管理文件清单、技术文件检查清单、设备验收清单。其中，综合管理文件清单包含单位、人员资质清单，器械工具清单，图纸会审记录，方案报审清单，整改复验清单等。技术文件检查清单包含施工记录、调试记录、安装记录、隐蔽预埋清单、验评记录等工序清单。设备验收清单包含设备到货台账、设备跟踪台账、开箱验收单、材料领用单、材料代保管台账等。

　　4.质量验收清单。将项目档案工作纳入工程质量管理体系，确保施工文件质量符合归档要求。质量验收清单包括：历次质量监检文件、工序交接清单、验评资料清单、环保水保验收文件、安全设施验收文件，职业卫生劳动保障文件等。

　　5.特种载体移交清单。特种载体档案是项目建设全过程的另一种体现，尤其是声像档案，真实反映了原始地形地貌、过程监督、重要节点、重要工序、隐蔽工程验收等各个方面。特种载体移交清单包括：工程照片、音像、实物等文件的归档范围、存储格式、数量及整编要求。

　　6.动态管理清单。受环境、天气、地势等因素影响，新能源项目建设会存在变更设计、材料代用、优化工序等情况，做好动态清单管控，可以杜绝文件缺失。动态管理清单包括：进场人员动态调整、技术标准动态更新、物料替代同步更新、设计变更等。

　　效果及影响

　　随着新能源项目的快速发展，国电电力从实际出发不断摸索、总结出的“清单式”管理模式，实现了事前入手、事中控制、事后验收的全过程管理，确保项目文件材料高质量、高效率、高标准归档，改变了新能源项目档案移交滞后等现象，为项目生产运营提供了完整、有力的档案支撑。

　　目前，“清单式”管理模式在国电电力30多家单位遍布全国的几十个新能源项目得到应用推广，取得良好效果，实现了档案工作和项目建设双融合双促进。崇礼红花梁风电场一期49.5MW（兆瓦）工程项目、崇礼长城岭风电场（49.5MW）工程项目、国电舟山普陀6号海上风电场2区工程、山西南村镇风力发电项目4个项目取得国家优质工程金奖。黑山一、二期（2×49.5MW）风电场工程、凌海西八千风电场（49.5MW）新建工程、陕西国华锦界电厂三期扩建项目、国电右玉高家堡风电场2×49.5MW风电工程等获得行业优质工程奖。国电电力阿拉善左旗10MW光伏并网电站项目、阿拉善左旗二期20MW太阳能光伏电站项目等数十个项目，均高质量通过项目档案专项验收。山西寿阳松塔项目在实施“清单式”管理模式后，按照《声像档案拍摄大纲》，保证了声像材料的收集与工程进度同步完成，声像材料形成质量高，取景地点、时间、画面以及拍摄角度完全能够再现工程项目建设全过程，该项目的声像档案作为宣传片被山西省质量监督站推广。

　　原载于《中国档案报》2024年9月2日 总第4183期  第四版