基于利益相关者理论的数字政府档案资源共建模式研究

　　文/于会欣

　　摘 要：随着数字政府概念的提出与深化，档案资源建设作为政府信息资源的重要组成部分，面临着从传统模式向数字化转型的挑战。基于利益相关者理论，建立了数字政府档案资源共建模型，旨在为数字时代下政府档案资源的建设模式提供理论指导，提高政府档案资源管理的效率，增强政府档案服务水平。

　　关键词：数字政府；档案资源；利益相关者理论；共建模式

　　随着互联网特别是移动互联网的发展，社会治理模式正在从单向管理转向双向互动，从线上转向线上线下融合，从单纯的政府监管向更加注重社会协同治理转变。在此背景下，如何有效提升政府服务效能成为一个亟待解决的问题。党的十九届四中全会为解决此问题指明了方向，首次提出“推进数字政府建设”的战略目标，并强调“建立健全运用互联网、大数据、人工智能等技术手段进行行政管理的制度规则。推进数字政府建设，加强数据有序共享，依法保护个人信息”[1]。《关于加强数字政府建设的指导意见》进一步明确了这一目标，就加强数字政府建设作出了一系列重大部署，特别强调“深化电子文件资源开发利用，建设数字档案资源体系，提升电子文件（档案）管理和应用水平”[2]，突出档案数据资源在数字政府治理中的基础支撑地位。对此，《“十四五”全国档案事业发展规划》亦有所衔接，指出档案资源建设要主动融入数字经济、数字社会、数字政府建设,并对电子发票、三维模型、数据文件等电子文件(档案)管理进行了任务部署[3]。

　　在数字政府背景下，国内学者对档案资源建设的研究主要集中在数字档案精准服务[4]、政府数据治理[5]、档案资源辅助决策模式[6]以及电子政务中档案管理价值[7]等方面。然而，目前对数字政府档案资源的研究大多呈现出视角的局限性，研究者往往只从政府的内部机制出发。政府是一个涉及多个利益相关者的机构，各方主体的行为不仅影响政府的运行效率，而且间接影响政府的整体效能。基于此，本研究在利益相关者理论的基础上对数字政府档案资源共建模型进行了探讨；指出共建（共享）模式是构建数字政府档案资源的一条关键路径。此模式不仅有助于优化政府与各利益主体之间的资源配置，提升数字时代下政府的服务质量，还能够增强公众的参与感和公众对政府服务的整体满意度。

　　1  利益相关者理论

　　1.1   理论概述

　　利益相关者理论（Stakeholder Theory）起源于企业管理领域，最早由费里曼（R.  Edward  Freeman）在其著作《战略管理：一种利益相关者方法》（Strategic  Management:A Stakeholder Approach）中系统提出。该理论认为，组织在运营过程中都有其利益相关者，即存在与组织目标实现密切相关的团体或个人；他们或影响着组织目标实现，或受组织目标实现的影响。企业在运营和决策中应当展开利益相关者分析，对所有能够影响到自身的长期生存和持续繁荣的利益相关者给予考虑，以实现更好的管理，达成双赢甚至多赢的局面。此后，该理论的应用不再局限于企业管理领域，逐渐发展至政府管理、社会治理等领域。在信息资源管理领域中，该理论的早期重要研究出现在2002年黄颖对图书馆体制创新的探讨中[8]。

　　1.2   适用性和价值阐述

　　在某一社会组织的正常运营过程中，该组织与其他社会组织或个人的利益互动是必要的且必然发生的，利益相关者理论为此类管理工作提供了理论基础。接下来，本研究就利益相关者理论在数字政府档案资源建设中的适用性和实践价值逐一进行探讨。

　　第一，数字政府档案资源建设的管理属性。数字政府档案资源的建设本质上是一种信息资源的集成、管理和利用过程。从微观层面看，政府档案数字化的每个环节都属于对档案进行的管理工作；从宏观层面看，数字政府档案资源建设属于信息资源管理活动，是一项高度综合性管理工作。基于此，利益相关者理论强调通过识别和驱动所有参与或影响数字政府档案资源建设的相关者，以确保信息资源管理的效率和效果。

　　第二，数字政府档案资源建设的综合性。数字政府档案资源建设涉及多个利益相关的个人、团体或组织等，各方都有自身的利益需求，在档案资源建设过程中相互之间存在利益互动关系。促进多元利益的协调与平衡是利益相关者理论的应用核心。

　　第三，数字政府档案资源建设的目的与利益最大化原则的一致性数字政府档案资源建设的目的是挖掘档案资源的价值，发挥档案资源的作用，在满足各个主体利益的同时，实现个人、组织、社会或国家的利益最大化。

　　第四，利用利益相关者网络关系能够优化数字政府档案资源建设。在数字政府档案资源建设中，通过建立和维护涵盖所有利益相关者的网络关系，可以更好地识别各方的利益点和潜在冲突，预测利益相关者的行为模式，从而在决策和实施过程中进行更为精准和高效的管理。

　　2  数字政府档案资源共建利益相关者及其模型构建

　　2.1   数字政府档案资源共建利益相关者界定

　　本研究基于档案领域相关研究和政策报告，立足各方在数字政府档案资源共建中所发挥的作用或承担责任的不同来识别和界定利益相关者；结合发展实际，依据利益相关者理论对于核心利益相关者要同时具备合法性、紧迫性、影响力的要求，将数字政府档案资源共建的核心利益相关者识别为政府、企业、组织和公众。

　　政府在档案资源共建中承担着多重职责，包括政策的制定与实施、环境的监督与管理以及基础服务的提供与支持。政府通过出台相关法律法规、行业标准和政策来规范档案管理工作，确保各方参与档案资源共建行动的规范性和合法性。同时，政府也要对档案资源共建项目中涉及的个人或组织进行监督和指导，确保环境公正、透明。此外，政府也是档案资源共建的基础，档案资源共建初期的平台和服务均需由政府向各方提供。

　　企业是技术和服务的提供者。由于市场机制的影响，企业对于先进技术有高度敏感性，通过引入自身掌握的先进技术和综合服务，能够提升数字政府档案资源共建的数字化水平，以确保数字档案系统能够持续适应社会发展要求。

　　组织是指各种非政府组织和专业组织，包括学术团体、民间组织等；这些组织具备专业知识和丰富的行业资源，凭借自身的优势，能够发挥在档案资源共建中提供政策咨询、资金援助和智力支持的作用。

　　普通公众包括所有有档案资源利用需求的个人或社会组织，是档案服务的最终接受者。按档案意识的强弱可将公众分为主动性公众和被动性公众。主动性公众具备较强的档案意识，能够参与档案管理规划和档案资源的保护与开发，如捐赠档案、参与档案活动、为档案建设提供建议等；被动性公众对档案资源的要求局限于满足特定场景需求，如求职、婚配等关乎个人发展的活动。

　　2.2   数字政府档案资源共建模型构建

　　本研究构建以利益相关者理论和档案资源共建为核心层、以多元主体协同参与为基础层、以利益相关方的服务内容为支撑层的数字政府档案资源共建模型（见图1）。

图 1 数字政府档案资源共建模型

　　模型的核心层聚焦于数字政府档案资源共建的理论框架，该框架主要融合了利益相关者理论与档案资源共建共享机制。在核心层上，模型以理论驱动实践，提供了一个分析框架来识别和整合不同利益相关者的视角和需求，从而为实际操作过程中的策略部署和资源整合提供理论基础。利益相关者理论是分析政策影响和管理决策过程中不可或缺的理论工具。在数字政府档案资源共建的背景下，利益相关者理论能够支持识别直接或间接影响档案资源共建结果的个体或组织。档案资源的共建和共享机制强调了档案资源管理的开放性和协同性，有利于促进信息共享和资源最大化利用。核心层为基础层的利益相关者界定提供了指导原则和方法论基础。

　　模型的基础层强调数字政府档案共建中各要素的协调和统一。这一层级的关键在于整合各种资源和力量，包括政府、企业、组织以及公众多方利益主体，实现资源共建的广泛参与和深入发展。在基础层中，政府不仅是档案资源共建的主导者，而且是规则的制定者和监督者。政府的职责在于创建合适的政策环境，保障信息共享的安全性和隐私性，同时协调各利益主体间的关系。企业作为档案资源共建的技术和服务的重要提供者，通过提供技术解决方案和管理经验，可以有效地提高档案数字化和信息化管理的效率，推动档案资源共建向更深层次发展。非政府组织在推广公众参与、提高档案资源共建效果方面有着独特的优势，而公众的参与则是影响档案资源共建效果的重要因素。

　　模型的支撑层是实现数字政府档案资源共建目标的关键，此层面明确了各利益相关方在共建档案资源中的具体服务内容和职责。在支撑层，各利益相关方根据自己所扮演的角色和具备的能力，参与档案的数字化处理、资源整合、技术支持和公众互动等环节。

　　3  数字政府档案资源共建模型的运转机制

　　3.1   形成利益相关者的利益协调机

　　制建立利益协调机制是数字政府档案资源共建的基本保障，具体涵盖利益表达、利益激励、利益保障三个方面。

　　第一，建立利益表达机制，为数字政府档案资源共建的利益相关者提供各种合法渠道和方式表达自身的利益需求，促进各自利益协调与平衡，实现整体利益最大化。建立利益表达机制要注重线上与线下的有效融合。一方面，政府要充分运用现代信息化技术，利用政府网站、微信公众号、应用软件等媒体平台设置意见征集、投诉监督等功能，收集各方对于档案资源共建的建议与想法；另一方面，完善线下利益表达途经，如增加档案信息服务窗口，并优化窗口服务，邀请利益相关方参与社区会议或沟通大会，引导利益各方提出自身诉求。

　　第二，为了实现利益的协调，需要建立利益激励机制。研究表明，社会主体参与社会活动受内在动机和外在动机混合作用。其中，内在动机出于个人兴趣，外在动机源自外在要求或产生的某种回报和收益。通过激励机制能够提高主体参与动机内化程度[9]。通过实行一系列财政优惠政策和经济补助，能够有效促使更多社会力量投入档案资源的整合和创新中，包括但不限于税收减免、直接的资金支持以及其他经济激励措施，旨在降低参与者的投入成本，提高参与者参加档案资源共建的积极性。

　　第三，在档案资源共建的多元化环节中，参与者包括来自不同领域的多方利益相关者，其合作的深度和广度直接影响到项目的成功与否。在这一过程中，不可避免地会触及数字政府的核心领域，如政务流程优化、政策内容更新以及政务办理方式革新等，这些领域的共同特点是它们紧密关联政务隐私和一些敏感的保密性文件。鉴于此，建立一套全面的法规、标准变得尤为重要。这些法规和标准的目的在于对参与各方在档案资源共建中的行为进行明确的规范和指导。通过这种规范化操作，不仅可以在多方互动过程中构建、增强信任感，还能有效协调不同利益群体之间的关系，从而在潜在的利益冲突中找到合理的解决方案。

　　3.2   强化多元主体集体行动的协作联动机制

　　协作联动机制的关键在于优化不同主体之间的合作方式，确保政府、企业、组织和公众等多元主体能够有效地共同参与数字政府档案资源的共建。

　　首先，政府应通过顶层设计搭建多元主体协作平台，比如创建跨主体的联席会议系统，定期召开会议，联合各个主体共同讨论和解决档案资源建设的重大问题，提高决策的效率，确保所有相关主体的利益和需求得到平衡和被考虑。其次，建立信息共享系统，如档案资源专题网站和在线档案资源数据库，为利益相关方提供实时获取项目进展、资源需求和研究成果的途经，从而减少信息不对称，提升项目的透明度和公信力。再次，强化企业角色在技术支撑和专业服务中的作用，提高档案资源在数字化处理、资源储存等方面的水平，通过政府与企业的合作项目，为档案资源建设提供必要的技术和资金支持。最后，发挥组织和公众在档案资源开发和保护中的作用。通过定期项目评估和公众反馈，不断调整和优化社会公众的参与形式，充分考虑组织和公众的需求和意见。

　　参考文献

　　[1]中共中央关于坚持和完善中国特色社会主义制度  推进国家治理体系和治理能力现代化若干重大问题的决定[N].人民日报,2019-11-06(1).

　　[2]国务院.国务院关于加强数字政府建设的指导意见[EB/OL].（2022-06-23）[2023-07-09].http://www.gov.cn/zhengce/content/2022-06/23/content_5697299.htm.

　　[3]李海涛,徐亚婷.近20年我国电子文件管理政策现状及对策研究:基于《“十四五”全国档案事业发展规划》及相关政策[J].山西档案,2021(4):95-111.

　　[4]武亚楠,唐长乐.面向数字政府的数字档案精准化服务研究[J].山西档案,2022(2):85-91.

　　[5]周文泓,贺谭涛.档案部门参与政府数据治理的实践框架研究及展望[J].档案学研究,2024(1):110-118.

　　[6]李燕.数字政府背景下档案资源辅助决策模式研究[J].山西档案,2023(6):121-124,120.

　　[7]马国英.电子政务建设中的档案管理价值、应用以及优化措施[J].山西档案,2023(1):129-131.

　　[8]黄颖.我国图书馆体制创新的理论探索和模式选择[J].图书情报工作,2002(2):103-107.

　　[9]虞阿倩. 档案工作利益相关者互动研究[D].哈尔滨:黑龙江大学,2022.

　　【作者简介】于会欣（1994— ）,女，汉族，江苏海安人，河海大学商学院硕士在读，研究方向：国际贸易理论与实务。