数字赋能高校档案编研工作的理念与策略创新研究

　　文/胡晓彤 董汉良

　　摘 要：在数字时代背景下，高校档案编研工作面临着新的机遇和挑战。传统的编研模式已难以适应数字环境下的需求变化，亟须进行理念和策略的创新。从数字赋能视角切入，从理念更新和策略创新两个层面探索新时期高校档案编研工作的发展路径。提出了要树立数字化、网络化、智能化的新理念，用数字思维、技术引领、融合发展、开放共享推动编研模式革新，进而从体制机制、队伍能力、资源整合、场景应用等维度系统探讨了高校档案编研工作数字赋能的策略构想，以期为新形势下高校档案编研实践工作提供理论参考和实践指引，助推高校档案事业高质量发展。

　　关键词：高校档案；档案编研；数字赋能

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》重点强调了档案信息化建设要进一步融入数字中国建设，推动新一代信息技术与档案事业各项工作深度融合，使档案管理数字化、智能化水平得到提升，档案工作基本实现数字化转型。在这一背景下，高校档案部门作为重要的档案收集和编研机构，肩负着为高等教育发展提供高质量档案信息资源支撑的重任，迫切需要通过数字化手段来推动档案编研工作向纵深发展[1]。然而，当前高校档案机构在档案管理和编研工作中面临着多重挑战。虽然数字技术环境下档案信息资源的获取渠道更加丰富、利用方式更加多元，为档案编研工作创造了难得的发展机遇，但是多源海量异构数据的汇聚交融的复杂性也对高校档案工作者的专业能力提出了更高要求。受数字化意识淡薄、专业人才缺乏、技术条件落后、信息化建设缓慢等因素的制约，目前高校档案编研工作的数字化转型仍处于起步探索阶段，亟须在理念和策略层面进行系统性探索与创新。

　　1  高校档案编研工作的现状分析

　　1.1 高校档案编研工作的内涵高

　　校档案编研工作是以高校档案资源为基础，围绕学校发展需求和重大事项开展的编辑研究活动，其内涵包括：“编”是指对高校档案资源进行全面系统的整理与著录，并通过编目、编写、编纂等方式形成各种档案信息产品；“研”是指在“编”的基础上深入挖掘高校档案的历史价值和情报价值，进而开展档案工作规律探讨、档案史料研究、校史编研、情报研究等核心工作。将“编”“研”二者有机融合，才能将高校档案信息进行有效的提炼、加工、概括，形成优质编研成果。

　　1.2 当前高校档案编研工作的进展

　　近年来，在国家相关政策的推动下，高校档案编研工作取得了积极的进展。2023年底召开的高校档案信息化高质量发展研讨会围绕面向高质量发展的高校档案信息化新思考、人工智能最新进展及其在文化建设领域的应用、人工智能技术在高校档案工作中的应用探索等问题展开了一系列探讨。高校档案编研工作呈现出编研队伍不断壮大、规范日益健全、成果日益丰富、服务功能持续拓展等特点。在数字技术广泛应用的新形势下，一些高校还积极开展了档案数字化加工整理和专题数据库建设，为档案编研工作注入了新的活力。例如，安徽大学所构建的数字记忆网，搭载了高校历史照片档案智能编研系统，为学校重大决策、教研、校史校情宣传等提供有力支撑。在当今数字时代，高校档案机构要不断加强档案信息化建设，重点推进档案工作的多元化和时代化、智慧化和数字化，这样才能助力学校档案工作高质量发展[2]。

　　1.3 制约高校档案编研工作的现实困境

　　第一，数字化意识淡薄，创新动力不足。受传统档案办公环境和“重收藏保管、轻开发利用”的固有思想的影响，一些高校领导对档案编研工作的重要性和紧迫性认识不到位，对利用数字化手段提升编研效率的必要性的重视程度不够；高校在人力、财力、物力等方面的投入和支持力度有限。上述这些导致档案编研工作难以从根本上实现数字化转型。第二，资源整合力度不够，校际间的合作存在壁垒。当前高校档案编研工作大多在本校范围内开展，对校外机构的馆藏档案的利用率较低，由于各馆使用的档案管理系统、元数据标准、数据格式等不统一，导致高校之间缺乏有效的信息共享与业务协同机制。校内外的融合编研工作的广度和深度有待进一步拓展。第三，专门人才缺乏，技术水平相对落后。高校普遍存在专职档案编研人员数量少、年龄结构老化、专业背景单一、知识更新乏力等问题，尚未引入精通现代信息技术和数字人文研究方法的复合型人才，难以适应新技术环境下档案编研工作的发展需要。受编研人员综合素质的制约，目前，许多高校档案信息化建设程度不高，大数据分析、知识挖掘、人工智能等新型技术在档案编研中的应用不足，难以实现智能化、精准化的资源挖掘与知识发现 [3]。

　　2  数字赋能高校档案编研工作的理念创新

　　2.1 数字思维：用数字化思路提升档案编研工作效率

　　数字思维是一种面对技术进步的开放性、适应性和持续学习的思维，其核心概念在于从海量数据中快速获取有价值的信息，从全局视野和数据关联中洞察事物的发展规律。在数字时代，高校档案部门要树立“数据为本、融会贯通”的工作理念，运用数字化、网络化、智能化的新思路审视和改造传统档案编研流程，提升档案工作的科学化、精细化水平。高校档案机构要从编研选题机制切入，建立基于校内外数据需求的选题论证机制，围绕“民生”观念多渠道地捕捉热点选题。在编研素材来源方面，综合运用多种数字技术。此外，要优化编研加工思路，遵循内容结构化、介质多样化、表现形式可视化的数字化加工理念，灵活运用多媒体技术，档案编研成果的新突破。

　　2.2 技术引领：发挥新技术驱动作用，创新档案编研模式

　　高校档案部门应顺应“用新技术推动新发展”的时代潮流，积极应用大数据、人工智能、区块链、5G等新一代信息技术，以技术创新引领档案编研模式创新。具体来讲，大数据技术在收集、处理、整合、分析海量档案数据资源方面具有较大优势，能进行关联分析和智能化语义挖掘，快速辨别具有编研价值的档案线索，提高选题的针对性。人工智能技术能够实现档案编研过程的自动化、智能化，构建具备深度学习能力的知识发现新模式，降低编研人员的工作强度和编研成本。区块链技术能够联合编研各方提供安全可信的身份认证和行为追溯。诸多优秀的编研成果通过高速移动互联网实现新时代的高效传播。

　　2.3 融合发展：推动档案编研与学校中心工作深度融合

　　高校档案工作服务于教学、科研、管理等职能属性，决定了档案编研必须立足学校发展大局，只有主动融入学校的中心工作，才能在服务融合过程中彰显档案资源的价值，从而争取多方的有力支持。因此，高校档案编研工作要围绕学校重点工作策划进行相关编研选题，推出校史校情、统计数据、名人名师等主题编研，为学校发展规划、学校重大活动、学校对外宣传提供坚实的档案信息支撑。此外，高校编研工作要服务学科专业建设需求，加强与教学、科研部门合作，编研学科发展历程和特色资源，用于支持申报评估、科研立项、成果总结等工作。

　　2.4 开放共享：构建跨界协同的高校档案编研新生态

　　数字时代是一个开放共享、跨界协作的时代。高校档案编研工作要突破机构和学科的边界，以开放包容的姿态汇聚多方力量，实现资源、技术、人才的优势互补。那么，如何构建跨界协同的高校档案编研新生态是当前高校档案机构的核心命题。首先，在校际协同编研方面，加强高校档案部门的横向联系，探索建立资源共建共享、优势互补的联合编研机制和平台，是实现跨校编研成果的集成创新。其次，开展校地协同编研也能展现高校在地方发展中的重要地位。高校档案机构主动对接地方社会发展需求，与党政机关、企事业单位、社会团体开展合作，形成多元主体共同参与的新格局，形成全员参与的档案编研生态，提升编研的社会感召力[4]。

　　3  数字赋能高校档案编研工作的策略探索

　　3.1 构建开放协同的跨界编研工作新机制

　　面对日益增长的数字化档案编研需求，高校档案部门要突破“资源壁垒”的传统模式，积极构建跨学科、跨部门、跨机构的开放协同机制。具体做法如下：一是建立多部门协调联动的工作机制。高校档案部门应该发挥牵头作用，联合学校相关职能部门成立编研工作领导小组，结合档案事业相关政策，加强顶层设计和制度规范，明确各方分工，定期研究部署重大编研项目和数字化建设事项。二是完善与校内外相关机构的协同机制。高校档案部门应积极与校内图书馆、博物馆等文化机构开展档案编研合作，与校外兄弟高校、地方档案部门建立优势互补、成果共享的战略合作关系。三是创新多元主体参与机制。利用“互联网+”的时代思维，利用社交媒体平台等手段吸纳社会组织、企业、公众等广泛参与档案编研项目策划、资源众包、成果展示等环节，扩大工作参与面和影响力。

　　3.2 打造数智时代的高素质编研队伍

　　高素质专业化队伍是推动档案编研工作创新发展的关键。高校档案部门要树立人才强档理念，加快培养具有较高数字素养的复合型编研队伍。高素质人才培养，首先要优化编研人才知识结构，以需求为导向有计划地选送业务骨干到高水平大学或科研院所接受档案学、计算机科学、数据科学等交叉领域的专业学历培训，从而提升系统化理论素养和跨学科研究能力。其次，对在职人员要进行数智技能的专项培训，常态化开展数据思维、大数据分析、人工智能、数据可视化等专题培训，有针对性地提升在职档案编研人员的数字素养。此外，人才激励和发展机制的落实有助于档案工作人员的良性竞争，通过科学的档案编研人员绩效评价和职称晋升体系激发其创新潜能。

　　3.3 推进多模态档案大数据的融合治理

　　高校档案具有资料类型多样、内容涵盖广泛、存储载体各异等特点，档案的多模态性给数字化编研带来了前所未有的挑战。从档案数据的全生命周期视角出发，高校编研工作的顺利开展离不开多源异构档案数据的关联整合和融合治理。首先，要满足档案数据资源的整合共享。例如，高校档案机构需要制定全校档案数据汇交和管理办法，推动各院系将文件材料、业务数据定期移交校档案馆统筹管理，对接数字校园平台，实现档案数据与教学、科研、管理数据的实时交换与关联融合，为编研工作提供良好的资源环境。其次，创新大数据架构下的档案组织模式，建立覆盖纸质档案、电子文件、数据库等多种载体形式的档案资源大数据中心，对分散的异构数据进行清洗、映射、关联，建成集中统一的主题数据库群，为编研工作提供丰富的素材来源。最后，加强大数据安全和知识产权保护也是为确保档案编研工作的有效进展。高校档案部门需要严格信息安全管理和隐私保护，采用身份认证、权限管控等技术，防止敏感数据泄露。

　　3.4 创新数据驱动的编研成果应用新场景

　　高速移动互联网时代的碎片化传播已成为主流趋势，文字精练、内容丰富的短图文及短视频更容易进行传播。高校档案部门要顺应数字时代发展趋势，依托数据驱动的智能分析技术创新性地拓展编研成果的应用场景和服务模式。因此，首要任务是运用数据分析、知识发现等技术深度挖掘档案数据价值，为学校发展规划、重大项目论证、校庆校史编纂等提供精准的档案史实佐证和智力支持。其次，构建集档案展示、知识检索、交流互动等功能于一体的“智慧档案”服务平台，创新面向师生的编研产品形态，提供在线访问、定制等个性化服务。最后，积极运用虚拟展厅、数字文创等新载体，生动呈现名人师友档案、校史档案等，讲好学校故事，提升校园文化软实力，增强师生认同感[5]。

　　参考文献

　　[1]董思琦,李颖.数据时代档案编研工作发展策略研究[J].山西档案,2020(1):112-117.

　　[2]房小可,谢永宪,王巧玲.基于数字人文的档案编研方法新探[J].档案学研究,2020(5):138-142.

　　[3]江婷.学校档案编研工作存在的问题及对策分析[J].兰台内外,2023(32):79-81.

　　[4]邓东燕,姚伦.创新档案编研 弘扬档案文化 提升服务能力:江西省档案馆开展编研工作的实践与思考[J].档案学研究,2018(1):71-74.

　　[5]孙大东,各玉杰.基于共建共享理念的档案信息微传播平台建设[J].山西档案,2018(2):51-55.

　　【作者简介】胡晓彤（1968—），女，汉族，吉林长春人，吉林大学档案馆副研究馆员，函授本科，研究方向：档案管理;董汉良（1972—），男，汉族，吉林长春人，吉林大学档案馆馆长、副研究员，硕士，研究方向：档案管理。