档案真实性与准确性的辨析及维护之道——以昆山城建档案馆城建电子档案为例

　　文/吴品才 黄晓红

　　摘 要：档案界常有人以为档案真实必定档案准确，因而认为档案真实性与档案准确性是两个相同的档案属性，其实不然。档案一定真实，但不一定准确，有的档案既真实又准确，有的档案真实但不准确，文书档案真实但不一定准确，而科技档案真实又准确。档案真实性与档案准确性都需要维护，电子档案更是如此，档案真实性与档案准确性的不同意味着维护了真实性并不等于维护了准确性，但实践中发现有的单位以为维护了真实性就等于维护了准确性，问题的根源就在于他们没有认识到档案真实性与档案准确性的差异。在辨析档案真实性与档案准确性差异的基础上，以昆山城建档案馆城建电子档案为例，分别详述城建电子档案真实性与准确性各自不同的维护之道。

　　关键词：档案真实性；档案准确性；档案管理

　　我们发现，档案界常有人以为档案真实性与档案准确性是两个完全相同的档案属性，认为档案真实必定意味着档案准确，尤其在档案实际工作中更是如此，其实不然。真实性是所有档案都必须具备的本质属性[1]，准确性则未必，文书档案真实但不一定准确，而科技档案必须真实又准确。所以，真实性与准确性是两个完全不同的档案属性，也是科技档案的两个重要质量指标。由于城建档案属于科技档案，因此城建档案必须同时具备这两个重要质量指标。档案真实性与档案准确性都需要维护，二者的不同意味着维护了真实性并不等于维护了准确性，城建档案也是如此。就城建纸质档案而言，其真实性和准确性的维护相对容易，而对于城建电子档案来说，二者的维护则困难得多[2-3]。近年来，为更好地确保城建电子档案的真实性和准确性，昆山城建档案馆与苏大苏航档案数据保全中心精诚合作，不断探索，提出了有益的维护之道，现陈述如下。

　　1  档案真实性与准确性的辨析

　　1.1 档案真实性与档案准确性的含义

　　根据档案学基础理论，档案真实性是指档案是社会实践活动真实的历史记录[4]，是档案的本质属性，失去真实性或不具有真实性的信息资源根本就不是档案信息资源；而档案准确性是指档案信息内容与档案所记载和反映的客观对象实际情况之间的一致性，如果二者一致，则档案信息内容准确；如果不一致，则档案信息内容不准确。

　　1.2 档案真实性与档案准确性的一致

　　多数档案既真实又准确。它们既是相应社会实践活动历史的真实记录，又与档案所记载、反映的客观对象实际情况完全一致。例如，一份人事任免清单既是人事任免活动结果的真实历史记录，同时又与每一名任免对象的实际情况一致；例如，科技档案既是科技活动历史的真实记录，同时又与所记载和反映的产品、科研课题、建设项目、设备仪器等客观对象实际情况一致。

　　1.3 档案真实性与档案准确性的矛盾

　　部分档案真实却不准确。从档案真实性和档案准确性的含义可知，档案真实性与档案准确性是从两个完全不同的视角对档案属性的描述。真实性是从档案与相应社会实践活动历史的一致性视角去描述的档案属性[5]，档案必须是相应社会实践活动历史的真实记录。因此，所有档案都与相应社会实践活动的历史一致，即所有档案都具有真实性[6]，否则就不是档案。而准确性是从档案与其所记载和反映的客观对象实际情况之间的一致性视角去描述的档案属性，部分档案不具有准确性，即档案真实性与档案准确性有时会发生矛盾。例如，司法案件错判中形成的判决书是司法错判活动真实的历史记录，具有真实性，但判决书内容却与其所记载和反映的客观对象实际情况不一致，不具有准确性。

　　需要进一步指出的是，档案的真实性与准确性发生矛盾时，绝不可通过改动档案内容来纠正不准确的内容，因为档案不容涂抹、不容更改，一旦被涂抹或更改，就失去了真实性[7]，也就根本不是档案了。比如，司法案件一旦发现错判，只能通过合法程序重新开展司法审判，在确凿的新证据面前重新形成新的判决书，而新判决书的档案的真实性与准确性通常一致。

　　1.4 科技档案既具有真实性又具有准确性

　　虽然许多档案的真实性与准确性一致，但准确性不能作为一般档案的属性要求，因为当档案的真实性与准确性矛盾时，如果要求档案内容必须准确，那么就只能更改其内容。但是档案不容涂抹、不容更改，这在《中华人民共和国档案法》中已有明确规定。

　　科技档案则不同，必须既具有真实性，又具有准确性，这是由科技档案的现实性特点所决定的。作为档案，科技档案与其他档案一样，必须具有真实性，而科技档案的现实性特点要求科技档案必须准确，因为科技档案的现实性特点决定科技档案将成为未来相关科技活动开展的依据，如果科技档案不准确，那么它不仅无法成为未来相关科技活动开展的依据，还会贻害无穷。

　　2  维护档案真实性与准确性的意义

　　2.1 维护档案真实性的意义

　　在此，以城建电子档案为例来说明维护档案真实性的意义。档案是社会实践活动真实的历史记录，真实性是档案的本质属性，也是档案能够呈现出法律意义上的证据价值的根本所在。城建电子档案是指在电子环境下开展城市规划、基本建设、科研及其管理活动而直接形成的具有保存价值的历史记录；真实性同样是城建电子档案的本质属性[8-9]，也是城建电子档案区别于城建电子资料的根本所在。

　　城市是人类高度集中的聚集地，是人类政治、经济、科学、文化与生活的中心，一个城市的建设与演变历史应该得到完整的保存与充分的反映，而这正是城建档案馆的使命之一。城建档案馆是一个城市建设与演变历史的聚集保管地，但一个城市建设与演变的历史能否得到真实的体现与反映主要取决于其保管的城建档案的真实性如何。如果城建档案真实可靠，自然能得到真实的体现与反映；如果城建档案真实性不够或失去了真实性，自然不能得到真实的体现与反映，这将给后人了解城市历史的相关状况带来极大的困难。城建纸质档案和城建电子档案都是如此。

　　当前，我国实行社会主义市场经济体制，市场经济是法制经济，随着城市基本建设活动的大力开展，由此产生的许多纠纷甚至是司法案件需要妥善处理。例如，城市商品房买卖中产生的物业纠纷与质量纠纷、工程项目建设是否违法的纠纷、工程施工合同的纠纷、工程质量事故责任处理纠纷等，所有这些纠纷和案件的处理都完全离不开相应的城建档案，能否妥善处理则完全取决于城建档案的真实性。如果城建档案真实可信，则能妥善处理；如果城建档案真实性存疑或失去了真实性，则根本无法妥善处理，甚至还会产生新的问题。城建纸质档案和城建电子档案都是如此。

　　2.2 维护档案准确性的意义

　　在此，以城建电子档案为例说明维护档案准确性的意义。

　　城建档案属于科技档案，所以，城建档案不仅具有真实性，而且具有准确性 ；不仅需要呈现凭证价值，而且需要呈现现行价值，指导现实城建活动的开展，成为城建活动开展的依据。

　　城建档案是城市规划、基本建设、维护、改建、重建和管理的主要依据和条件。城建档案是城市人民正常生活的保障。人民生活离不开水、电、气、交通、住房、绿化、环境、商业、服务、旅游等，所有这些建设中形成的档案完整、准确与否，将直接影响人民的正常生活。城建档案对城市预防自然灾害的破坏及灾后恢复重建有着重要的作用，完整、准确的城建档案是预防自然灾害、减少损失的重要依据。城建档案是城市设防和反侵略战争的需要，在社会经济发展中占有举足轻重的地位，成为社会经济发展的战略要点。完整、准确的城建档案是城市战后及时恢复和重建的重要依据。城建档案是城市科学研究的重要资料来源和组成部分。城市科研以城市为对象，从不同角度对城市进行观察、分析和研究，以掌握城市的发展规律。作为反映城市规划、建设、管理及史实的城建档案，必然成为城市科学研究的重要依据。城建档案这些功能、作用的呈现要求城建档案必须准确，如果城建档案不准确，则城建档案指导后续相关科技活动开展的这些现行价值就根本无法呈现，而且可能会带来极大的危害。城建纸质档案和城建电子档案都是如此。

　　3  城建电子档案真实性维护之道

　　档案的真实性尤为重要，但由于主客观原因，档案信息内容可能会发生变化而使档案失去真实性，如档案信息内容被更改等。可见，对档案真实性进行维护是极为必要的。

　　3.1 城建电子档案真实性维护的困难

　　城建纸质档案真实性维护较为容易，城建电子档案真实性维护较为困难。这是因为，一方面，在当前各处都安装有网络视频监控的情况下，防止纸质档案被更改较为容易，只要能够切实防止档案内容被更改，档案的真实性就能够得到有效维护。另一方面，纸质档案载体上的信息内容一旦被改，就会留下改动的痕迹，所以只需要通过观察纸质档案载体上是否留有被改动的痕迹，就能发现内容是否被改，即纸质档案真实性是否发生变化很容易被发现。电子档案情况则完全不同，一方面，在电子环境下，对电子信息进行改动的概率大增，计算机病毒和黑客的改动更是让人防不胜防，信息改动难以防范充分反映出其真实性维护的困难[10]。另一方面，更为关键的是，电子信息被改动后表面上不会留下任何改动的痕迹，所以难以像纸质档案那样，可以通过观察其载体上是否留有改动痕迹来判断电子档案信息内容是否被改动或者电子档案是否仍有真实性[11-12]，因为表面是否被改动看起来没有区别。正是这一原因，司法活动中案件当事人提供的电子数据证据法官一般不予采信，除非能够充分证明电子数据证据的真实性。

　　3.2 验证电子档案真实性的原理：利用电子档案数据的哈希值

　　既然难以像纸质档案那样来维护电子档案的真实性，那么就必须创新理念与方式。为此，昆山城建档案馆与苏大苏航档案数据保全中心精诚合作，为昆山城建档案馆城建电子档案的真实性维护探索了一条创新之道，这就是城建电子档案数据保全与存证。

　　3.2.1 哈希值及其特点

　　哈希（Hash）算法：h=H(m)，又称摘要算法、散列算法，它将任意长度的数据m通过一定算法映射成为一个长度较短且长度固定的值h，称为该数据的哈希值（Hash值），又称特征值、散列值、摘要、信息指纹等。哈希值的特点如下：第一，不同数据m，算出同样h值的概率几乎为零（抗碰撞），即数据与哈希值一一对应；第二，数据m的任意改变都会导致哈希值h发生改变（高灵敏）；第三，从数据m可以很方便地算出哈希值h，但从哈希值h无法推算出数据m（单向性）。

　　3.2.2 电子档案数据的哈希值可用来维护和验证电子档案的真实性

　　既然数据m与哈希值一一对应，数据m的任意改变就会导致哈希值h发生改变，那么我们可以在电子档案数据一开始进入档案馆（室）就对数据进行哈希运算。求出其哈希值，在以后需要时再次对数据作相同的哈希运算。通过比较这两次的哈希值是否变化来验证数据是否有所变化，如果二次求得的哈希值一致，则充分说明数据没变，如果二次求得的哈希值不一致，则充分说明数据已发生了变化，于是就找到了一种完全不同于纸质档案的创新方法验证电子档案数据是否变化来说明其是否仍有真实性，即通过哈希值的原始（没变）验证与说明数据内容的真实原始 ( 见图 1)。

图1 数据哈希值与数据真实性对应关系及验证原理

　　3.3 通过城建电子档案数据保全来维护城建电子档案数据的真实性

　　保全是一个司法概念，意指采用有效措施确保标的物不发生任何变化。简单地说，保全就是确保标的物的完全。司法案件审理中当事双方提供或法官采集、提取的证据至关重要[13]，但由于各种原因，证据可能会发生变化，于是人民法院等可信机构采取必要措施对证据实施保全，以确保证据不发生任何变化，这就是证据保全。显然，实施证据保全的根本原因是证据可能会发生变化。

　　电子档案存在一定的先天不足。电子载体不管是磁性的还是光学的，其特定的物理组成决定了其寿命都很短暂。与纸质载体寿命完全不可比拟，电子载体寿命的短暂直接导致短时间内电子载体上的数据就会丢失或者不可读取；另外，电子载体上的信息易改，这些都充分说明电子档案易变。作为人类社会实践活动真实的历史记录，档案是一种天然证据，包括纸质档案与电子档案，但电子档案的易变性就要求我们对电子档案必须实施保全措施，并且电子档案保全无法通过其载体保全来实现，只能通过数据保全来实现[14-15]。

　　电子档案数据保全的实现理念与方法具体如下：把电子档案数据存储在特定的服务器上，为安全起见，该服务器最好是个信息孤岛，至少是在局域网上，绝不能与广域网相连。该服务器上部署有具有保全功能的特定系统，可以根据需要在系统中设置检测周期，让系统定期自动检测电子档案数据的状态，利用相同的哈希运算求电子档案数据的哈希值，当发现电子档案数据发生变化时，需要及时预警与修复，可以采用“三角比对法”进行。事实上，同一电子档案数据在系统中可以存储三套，当发现其中一套的哈希值有变时，可继续求第二套的哈希值，如果第二套哈希值也有变时，可继续求第三套的哈希值，三套同时有变的概率几乎为零。所以，当发现一套哈希值有变时，继续求另两套的哈希值，只要找到其中一套的哈希值没变，说明该套电子档案数据没变，就可及时用该套数据去覆盖有变的那套数据，实现对数据的恢复，以实现电子档案数据的保全不变，这一保全原理与过程如图 2 所示。

图2 数据保全原理与过程

　　“死”数据、“活”备份。利用保全软件系统定期检测电子档案数据状态，通过对数据进行实时监测、实时预警、实时保全和实时修复[16]，确保电子档案数据保管过程中的真实性。

　　3.4 通过城建电子档案数据存证来完美地维护和验证电子档案数据的真实性

　　需要注意的是，电子档案数据的哈希值本身也是电子的，虽然长度短小，但同样易改，如果哈希值本身的原始性存疑，那么我们就无法用它来验证电子档案数据的真实性，所以如何确保哈希值本身的原始不变至关重要。如果仅仅实施电子档案数据保全，并不锁定电子档案数据的哈希值，那么电子档案的真实性维护仍有缺陷。锁定哈希值原始不变的方法有几种，如对哈希值加盖可信时间戳等，而笔者的做法是把哈希值上传区块链维护，具体是苏州司法的公证区块链。

　　区块链技术似乎是为电子档案真实性维护而诞生的技术，它的重要功能就是能够防止数据被更改。一般情况下，电子档案的真实性维护可采用区块链链上、下协同工作[17]，采用电子档案数据与哈希值分离的方式，链上只存电子档案数据的哈希值，以实现链上哈希值的防篡改、真实可信，而电子档案数据本身则保存在链下。有需要时，只需要采用相同的哈希运算，再次计算出电子档案数据的哈希值，与链上的哈希值比对，就能知道电子档案数据是否发生了变化。由于笔者采用的是公证区块链，其可信程度更高[18-19]。

　　所谓电子档案存证就是对电子档案或体现其真实性、完整性的相关信息实施固化、保存和验证的操作（参见DA/T  97—2023）。目前，电子档案存证主要指保存电子证据或完整性校验值，区块链存证提供了成本更低、效率更高的存证渠道，电子证据实时采集、实时保存、实时上链（主要存证哈希值），用户可在维权乃至诉讼中获得证据优势，处于有利地位。

　　4  城建电子档案准确性维护之道

　　由于档案的真实性与档案的准确性是两个不同的概念，所以，维护了城建电子档案的真实性并不等于维护了城建电子档案的准确性。那么，城建电子档案的准确性维护之道又该如何呢？具体做法如下。

　　4.1 加强认识

　　人的行为在很大程度上受认识左右，认识到位就会认真执行，认识不到位就会敷衍了事。很多时候，城建档案的准确性出现问题是由各个主体单位或相关责任者认识不足导致的。各施工单位、监理单位，甚至是建设单位总以为城建档案准确性问题无关紧要，便应付了事，并不认真对待竣工图的形成质量控制。城建档案如果不准确，那么日后城市建设、工程改建扩建与维护等工作的开展将会困难重重。为此，需要把各种因城建档案不准确而产生困难的案例汇集起来，每年举办各有关单位城建档案管理学习培训班，在培训班上重点讲解这些具体的生动案例，让相关单位和责任者通过学习能够深刻认识到城建档案准确性的重要性，或者通过其他途径进行相关宣传报道，以此不断提高或增强相关单位和相关人员对城建档案准确性的认识。

　　4.2 明确相关合同条款

　　城建档案的准确性主要体现在工程竣工图上。工程施工建设原则上按照设计单位提供的施工图进行，而且施工图还经过了设计单位、施工单位和建设单位的联合会审，所以施工图是工程施工建设的依据。但在工程施工建设过程中，因为原材料更换、建设单位提出新的建设要求、设计单位的错误设计等，导致工程通常无法完全严格按照施工图进行。因此，工程施工结束后需要对施工图进行更改，以形成竣工图。当然不得随意更改，必须有更改的依据，这就是更改通知单。但实际上常有施工图并没有进行相应的更改，或只更改了一部分，并没有更改全部，也就是更改不到位，这就导致所谓的竣工图与工程实际并不完全一致，从而产生了竣工图的准确性问题。

　　正是由于工程施工结束后施工图与工程实际情况不一致，以及工程竣工图的重要性，所以工程施工结束后必须把工程施工图演变为工程竣工图。准确性是竣工图的核心质量指标，如何确保竣工图的准确性十分重要，需要在各方责任主体身上下功夫。

　　施工单位是工程施工建设的具体实施单位，最清楚施工结束后工程的实际情况，所以一般规定施工单位是具体形成工程竣工图的责任单位，由施工单位指派了解工程实际情况的人员来形成工程竣工图。为此，在签订施工合同时必须设有相应的竣工图形成条款，要求施工单位工程施工结束后在规定时间内向建设单位档案管理部门移交满足一定数量和质量的竣工图。

　　监理单位负责工程建设的全面监理，包括工程档案的数量与质量的监理，其中自然包括竣工图的准确性审核监理。为此，在签订监理合同时必须设有相应的工程档案监理条款，要求监理单位务必承担竣工图的准确性审核监理。工程竣工图固然重要，但主要是对于建设单位或工程设施管理单位来说的。因此，施工单位并不重视工程竣工图，在形成竣工图过程中敷衍了事，直接导致竣工图出现准确性问题，如更改不全、更改不准、更改不到位等，这就需要监理单位认真履行审核监理职责，以改善竣工图的准确性质量。

　　有时，设计单位是具体负责形成工程竣工图的责任单位，在签订设计合同时必须设有相应的竣工图形成条款，要求设计单位于工程施工结束后在规定时间内向建设单位档案管理部门移交一定数量和质量的竣工图。

　　4.3 只存竣工图，不存施工图

　　部分单位把施工图与竣工图均列入工程文件的归档范围。这样处理会存在两个问题，一方面，从整体上说，竣工图是由施工图演变而来的，如果严格按照施工图进行施工，只要在施工图上加盖竣工图章，并由各责任者完成签署即可。除非是存在大的更改，需要由施工单位或设计单位重新绘制改变后的竣工图。因此，把施工图与竣工图均归档就会导致相同内容重复归档的问题。档案要完整，但又要避免不必要的重复。另一方面，在日后的利用中如果把施工图误认为竣工图，尤其是竣工图手续不全、没盖竣工图章，会给工程维修、改建与扩建等工作带来极大的问题。因此，只需保存竣工图，不必保存施工图。

　　4.4 延长责任追索期

　　施工单位与监理单位是影响和决定竣工图准确程度的两个关键单位。一方面，要在施工合同、监理合同中设有相关条款，明确二者在竣工图准确性和质量方面的职责与担当要求；另一方面，即使在工程竣工验收后也不能对施工单位与监理单位免责，如果将来一旦发现因竣工图准确性问题而给建设单位或工程设施管理单位带来大的影响和损失，依然要由施工单位和监理单位承担相应的职责，包括经济责任和法律责任。为此，必须在施工合同与监理合同中要明确延长责任追索期，甚至终身追责。相信这一管理举措对提高施工单位、监理单位的责任意识，提升二者在竣工图形成与把关方面的认真程度会有相当大的帮助，以此确保竣工图的准确性。

　　4.5 严把入口关和进馆后的维护

　　档案部门的档案质量取决于两个方面，其一是材料进入档案部门时的质量；其二是进入后的质量维护。进入时的质量虽然主要取决于业务活动中形成的质量，主要通过约束和延长相关合同来保证的，但档案部门也不能听之任之，需要严把入口关，档案的准确性质量也是如此。虽然档案人员对档案准确性的鉴定能力十分有限，但可以从形式上严格把关，以此来说明和解决质量问题，如是否盖竣工图章、竣工图是否有施工单位技术负责人签字、是否有监理单位责任人签字、图样是否修改到位或图样内容与修改通知单是否一致等，如果以上内容未做到位，则城建档案准确性存疑。实践证明，档案部门严把入口关对档案质量十分重要。

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　　【作者简介】吴品才（1964—），男，汉族，江苏苏州人，苏州大学教授、博士生导师，研究方向：科技文件与科技档案管理理论、文件运动理论与文件管理技术等；黄晓红（1984—），女，汉族，江苏昆山人，昆山市城建档案馆馆长、副研究馆员，学士，研究方向：城建档案管理。