通信企业传统载体档案数字化转型实践研究

　　文/田煜  冯凯

　　在中国联通深入推进企业数字化转型的背景下，河南联通以传统载体档案的数字化工作为抓手，正式启动了档案工作数字化转型项目，项目于近日顺利通过验收。在近3年的时间里，通过存量档案数字化和增量档案电子化，完成从被动服务到为企业高质量发展主动赋能的转变，实现了从实体档案管理向知识管理的跨越。

　　主要做法

　　1.深入调研，做好前端控制

　　在项目启动前，为确保项目的顺利实施和预期目标的实现，河南联通进行了广泛深入的实地调研。一是通信行业内调研，对已完成传统载体档案数字化工作的山东联通、河北联通进行调研，汲取先行先试单位的经验教训。二是档案行业内调研，了解行业发展动态，掌握档案中介服务机构的基本情况，设定招标条件，听取专家学者的意见和建议，并进行方案论证。三是摸清自身家底，掌握档案的数量、保管状况、载体类型与规格、形成年代、管理水平等，做到心中有数，有的放矢。四是系统学习档案法律法规、政策、标准等，有理有据地提出项目需求，科学编制项目技术规范书。

　　2.统筹资源，科学设定目标

　　在数字化转型目标的设定上，一要做到短期目标与长期目标的协调统一，相互促进；二要由企业数字化部把舵定向，与企业数字化转型同频共振；三要兼顾社会和企业技术环境、资金投入、基础管理水平、档案资源状况等，既不能好高骛远，也不能缺乏挑战性。在目标的实现上，避免资金投入与建设目标误差过大；及时纠正项目进度与合同进度偏差；动态调整实际工作量与预估工作量的差距，为实现预期目标提供有力保证。

　　3.履职尽责，强化过程监管

　　为有效规避档案服务外包中“大撒把”式监管可能出现的档案丢失损毁、失密泄密等现象，给今后的档案工作留下隐患，河南联通采取“两管一规范”的措施强化过程监管：首先，用制度管住人。通过层层签署保密协议，将保密工作落实到每个参与者身上。其次，用技术管住数据。通过在每个项目终端安装文件防泄密软件，禁用USB存储设备，禁用CD/DVD光驱，禁用刻录设备，采取网络行为、智能设备、操作系统和端口控制措施，确保信息安全。最后，用合同条款规范工作流程。在合同中列出工作流程、负面清单以及违约条款，严格执行合同付款法律、财务、档案三方审核制度，掌握监管的话语权。

　　4.注重效益，力推成果转化

　　要强化档案数字化转型成果显性化，主要做法如下：一是在项目建议书中明确预期成果，凸显社会效益，量化经济效益；二是以线下展厅、线上抖音以及“互联网+直播”等形式对档案数字化转型成果进行多元化宣传；三是举办观摩交流活动，通过档案库房实景展示、传统载体档案数字化和破损档案修复过程观摩、全文检索和远程借阅的体验等，提升直观感受；四是通过对电子化档案数据的深层次加工，推出服务市场和客户的档案编研成果。

　　5.科研带动，推动管理创新

　　河南联通加大对档案科研工作的投入，结合四级战略人才项目激励方案，鼓励档案工作者参加任务导向型与自由探索型相结合的课题研究，实现档案科研工作与档案业务工作双向提升。为此，河南联通提出了“河南联通电子档案单轨制管理模式构建与应用研究”“通信企业传统载体档案数字化后的管理策略研究”两项课题，分别获得国家档案局、河南省档案局立项，为转型提供了重要支撑和保障，确保了档案数字化转型的效率和正确方向。另外，加大档案技术创新力度，提升成果转化能力。河南联通对各类电子档案数据进行挖掘、整合，利用数字档案馆开设了网上阅览室，并采用AR、VR、3D、全息技术等进行成果展示，以生动、新颖的方式充分展现了档案工作与时俱进的生机与活力。

　　主要成果

　　1.实现基础数据台账精细化

　　河南联通库藏档案最早形成于1907年，且数量庞大、种类众多，再加上企业历经多次拆分、重组、改制，信息采集存在将错就错的现象，使得档案统计数据存在一定的误差。经过此次全面、系统的梳理，建立了准确的档案数据台账，并以档案统计年报数据为基础，优化了统计指标。真正摸清了档案数量，纠正了数据偏差，做到了账实相符，实现了基础数据台账的精细化管理。

　　2.推动实体档案管理标准化

　　实体档案管理的标准化是实现档案信息资源数字化、数据化、知识化管理的基础，由于历史和现实诸多因素叠加，公司实体档案管理存在以下突出问题：一是个别年代以箱、包、捆等形式无序堆放在档案库房的柜架及角落的档案资料未经整理；二是部分档案存在没有编制档号或档号编制不完整、重复、错误的现象；三是实体档案存放混乱，存在不同全宗、不同档案类型、不同载体形式的档案混合存放的现象。经过系统整理，取得如下成果：根据《全宗指南编制规范》（DA/T14—2012）将库藏档案划分为31个全宗（其中包括2个联合全宗），统一赋予规范档号，并分类排列，分区管理；将新整理档案进行插卷或单独存放，并体现档案形成时的整理特点和时代特色；编写档案馆简介、馆藏介绍、全宗介绍、专题简介、存放示意图、柜架标签等，编制实体档案全引目录1042册。

　　3.引领档案数据管理可视化

　　河南联通完成纸质档案数字化1005.2万页、照片档案数字化1.5万张、实物档案数字化1626件、《河南通信报》创刊以来合订本的数字化2043期，录音带、录像带数字化228盘。建立了档案目录数据库和全文数据库，其中完成案卷级目录著录13.2万条，文件级目录著录170.8万条。以数字档案馆为平台，通过OCR识别，实现了档案信息资源全文检索。在此基础上，通过完善数字档案馆功能，实现了收集、整理、编研、利用等工作环节的可视化；同时，对所属分公司归档完整率、准确率、及时率等进行线上巡检，实现档案数据管理可视化。

　　4.助力企业文化建设上台阶

　　在传统载体档案数字化成果转化方面，以库藏档案数字资源为基础，在传承红色基因、展示企业文化等方面做了以下工作：

　　（1）制作企业档案工作宣传片

　　以时代变迁为主线，突出不同时代河南联通档案工作的亮点和特色，制作了档案工作宣传片《河南联通的光辉岁月》，受到广泛好评。

　　（2）举办百年国企珍贵档案展

　　深入挖掘蕴藏在档案中的红色资源，以“档案见证联通百年芳华”为主题成功举办了珍贵档案展，并开展了多元化宣传报道，在业内引起了广泛关注。

　　（3）形成高质量的档案编研成果

　　《档案里的河南联通》于2022年3月正式出版发行，图书以通信业发展为主线，以河南联通历史溯源为主体，以新时代网络强国为目标，立体化展现了河南通信建设概貌和精神内核，让读者深入了解河南联通的历史渊源和发展进程，铭记前辈的革命精神和情怀，增强企业文化的厚重感和员工凝聚力。

　　（4）积极筹建河南邮电博物馆

　　为展示河南通信企业创业史、奋斗史、发展史，充分展现河南联通厚重的历史文化积淀、现代通信技术与未来发展前景，积极开展河南邮电博物馆筹建工作。博物馆建设以老档案、老照片、老设备等为基础，以人工智能、5G、全息、AR、VR等现代技术为依托，让档案工作与企业中心工作同频共振，为河南联通守“根”铸“魂”。

　　（5）探索增量电子档案单轨制运行

　　完成存量档案数字化后，在数据安全、数据共享、异地异质备份等方面实现了重要突破，提高了档案利用的效率。这一现象推动了增量档案电子化进程，同时将档案工作重心转变为电子档案的规范化管理，积极探索电子档案单轨制管理模式，完成由“双套制”向“单套制”的转变，推进无纸化办公。

　　启示

　　1.主动服务，融入发展大局

　　传统载体档案的数字化转型需要投入大量人力、物力、财力，如果局限于被动的“收、存、管、用”，实施数字化转型将成为空谈，且档案工作存在被边缘化的风险，难以得到管理层的重视和支持。通过数字化转型实现档案工作高效运转，主动融入企业发展大局，为企业新战略落地生根、市场份额提升、企业文化建设和形象宣传等贡献档案力量，是实现成功转型的关键。

　　2.创新驱动，强化技术引领

　　创新意识不强，氛围不足，激励不够，成果落地困难，好的经验系统化、理论化不足，严重制约了档案工作治理体系和治理能力现代化水平的提升。在传统载体档案数字化转型工作中鼓励创新、引导创新、激励创新，通过课题研究、建立专家工作室、成立跨部门跨专业虚拟团队等方式，发挥行业优势，强化技术引领，是解决档案数字化转型中难点问题的必由之路。

　　3.典型引路，突出行业特色

　　典型案例的形成和宣传既有利于激励先进、鞭策落后，又有利于经验的推广和复制。突出行业特色既有利于因地制宜，发挥优势，又有利于开拓创新，形成亮点。在近3年的传统载体档案数字化转型中，省、市分公司上下联动，形成了一批具有先进性、特色化的做法和经验，推出了一批在工作中体现工匠精神、具有示范效应的典型案例，成为数字化转型的内生动力和主要抓手。

　　[本文系2020年度国家档案局科技项目“河南联通电子档案单轨制管理模式构建与应用研究”（项目编号：2020-X-029）的阶段性研究成果]

　　作者单位：中国联通河南省分公司

　　责任编辑：巩慧