档案利用场景在档案开放审核中的应用初探

　　文/黎富文陈慧玲陈璇

　　2021年1月1日起施行的《中华人民共和国档案法》规定“县级以上各级档案馆的档案，应当自形成之日起满二十五年向社会开放”，从30年改为25年，大大缩短了档案的封闭期，表现出国家加大档案开放力度、提升档案利用率、更好地服务社会和人民群众的决心。档案开放审核是指档案馆按国家有关规定对档案进行开放与否的鉴定，是馆藏档案依法向社会开放前必须履行的工作程序。档案开放审核工作是档案开放的关键环节，既决定档案开放程序的合法性，也决定档案开放的具体内容、数量、进度，对档案利用效果产生深远影响。

　　目前，我国各级国家综合档案馆档案开放审核的常见模式是：成立专门的档案鉴定工作部门或档案鉴定工作小组，按照初审、复审、审批3个步骤对馆藏档案以“年度—全宗”为主线逐步推进档案开放审核工作。以“年度—全宗”为主线开展档案开放审核，其优势在于有序性，能够确保开放审核工作条块完整，有利于从整体上掌握档案开放审核工作成果和工作进度；其局限性是不够灵活，已开放档案不能最大限度满足社会利用需求。因此，笔者认为，可以将档案开放审核工作置于档案利用场景中，通过档案利用反推档案开放审核，从而实现档案开放审核和档案利用效果同步提升。

　　档案利用场景与档案开放审核

　　档案利用场景包括档案查阅利用及利用馆藏资源编辑出版档案资料、举办档案展览、公益讲座和媒体宣传等活动。档案利用场景应用于档案开放审核是在档案利用过程中对封闭年限已满但未开放的档案进行开放审核，是边利用档案边进行开放审核的过程，是通过档案利用反推档案开放审核的过程。与目前通用的档案开放审核流程相比，档案利用场景应用于档案开放审核将囊括更多的角色进入该环节，如档案查阅利用工作人员、利用者、档案编研人员、档案展览策划人员、档案讲座筹备人员、档案宣传参与人员等，这些角色的纳入对推进档案开放审核工作起到积极意义。

　　档案利用场景应用于档案开放审核工作的意义

　　1.明确需求，实现精准的档案开放审核

　　对于形成满25年但未审核开放的档案，利用者根据其利用需求向档案鉴定部门提出鉴定申请，具有明显的针对性，是利用诉求的反馈，能够直接体现利用需求，一旦鉴定为“开放”则能最大限度地满足利用需求，一旦鉴定为“延期开放”则能牢牢控制档案信息的知悉范围。

　　2.拓展路径，加快档案开放审核速度

　　目前，综合档案馆的档案开放率不高，一是因为档案开放审核工作起步较晚，二是因为有限的人力难以及时审核倍速增长的档案。档案开放审核是一项十分细致的工作，需要鉴定人员逐卷、逐件、逐页审阅档案，投入大量时间和精力。在档案鉴定部门人数有限的情况下，档案利用情景中不同角色人员参与到档案开放审核工作的前端，能够为亟待利用的档案提出审核建议，一定程度上助力档案开放审核工作。

　　档案利用场景在档案开放审核中的应用

　　1.公众查阅利用档案在档案开放审核中的应用

　　一是实现档案利用与开放审核的信息互通。为了更好地实现档案惠民、利民，在档案利用过程中探索加快档案开放审核进度的方式方法十分必要。实现档案利用功能模块与档案开放审核功能模块的信息互通是档案查阅利用应用于档案开放审核的必然要求，档案查阅利用部门可以通过档案利用功能版块提出档案开放审核申请、反馈档案开放审核建议，完善两个版块的互通功能，其实现路径如图所示。

档案利用需求推进开放审核流程图

　　二是及时审核公开发布的文件类档案。针对档案利用过程中符合利用者需求、属于应公开发布但还未进行开放审核的档案，如法规性文件、政策性文件，由档案利用部门及时向档案鉴定部门提出鉴定申请和建议，将其审核为“开放档案”，满足利用需求。

　　三是定期审核调卷频率高的档案。在档案利用过程中，根据调卷频率形成档案利用频次目录库，以件为单位，由高频次至低频次依次排序，利用频次较高的档案由档案鉴定部门定期进行集中审核。档案查阅利用部门可在利用者提出请求时对未进行开放审核的档案提出审核建议。

　　四是优先审核调卷量多的档案全宗。对档案利用过程中形成的以调卷数量为计数方式的全宗进行排序，调卷数量最多的全宗排在首位，依次由高到低进行排序。以上一年度档案全宗排序为参考，下一年度优先进行调卷量多的档案全宗的开放审核工作。

　　五是建立档案检索高频词库，筛选档案开放审核专题。在档案利用功能版块建立检索高频词库，根据检索高频词建立馆藏中的专题档案，以专题形式对档案进行开放审核工作。

　　2.档案馆开发利用档案在档案开放审核中的应用

　　一是档案编研。档案馆利用馆藏资源编辑出版档案材料是档案法明确规定的职责，是利用档案服务社会、服务人民群众的一种重要方式。根据出版方式，汇编成果有内部出版和公开出版两种形式，内部出版的档案汇编成果悉知范围有限，公开出版的档案汇编成果可面向社会公众。档案编研成果中使用的档案可能存在跨年度、跨全宗的情况，档案开放审核基本按年度或者全宗推进，条块完整，笔者认为，档案编研对档案开放审核工作的推动表现在待出版的档案汇编中拟采用的未进行开放审核的档案，可由编研部门向档案鉴定部门提出开放审核申请，提前完成开放审核，经同意开放的馆藏档案方可用于公开出版。

　　二是举办展览。举办档案展览也是档案馆开发利用馆藏档案资源的一种重要方式，对于开展红色教育、爱国主义教育起到积极意义。档案展览以大量原始档案为素材，能够全面、清晰地反映某一主题。档案展览制作部门在制作展览过程中应对备选档案是否已完成开放审核工作作出明确区分，对未进行开放审核的档案向鉴定部门提出档案开放审核申请，经同意开放后方可展出。

　　三是档案宣传。在进行档案宣传的过程中，涉及档案开放审核的是所宣传的档案馆馆藏档案及其背后的故事，如通过开办档案讲座、拍摄纪录片等方式对档案进行讲述和解读等。假设档案宣传工作中打算使用的档案未进行开放审核，此时即可因紧急工作需求向档案鉴定部门申请对档案进行开放审核，使该部分档案的开放审核提前完成。

　　总而言之，在各类情形的档案开发利用场景中，档案馆的档案利用部门如果想利用未经过开放鉴定的档案，可以向档案鉴定部门提出申请，经鉴定档案为可开放后方可利用，此举在推动档案利用工作的同时，亦能够以档案利用工作推动档案开放审核工作。

　　3.利用者在档案开放审核工作中的角色定位

　　为了更好地服务党和国家工作大局、更好地服务人民群众，各级档案馆应加快档案开放审核工作。档案开放审核与服务人民群众密切相关，不能脱离人民群众的真实需求，且应当注意倾听人民群众的诉求，收集相关意见建议。社会各界利用者是档案开放需求的提出者，也是档案开放审核工作效果的反馈者。档案馆可以向社会征求开放档案的意见与建议，由社会群众提出开放需求，以内容为单位，列出关键词，针对需求呼声高的档案内容，在符合划控要求、保证档案安全的前提下，加大对社会关心的档案内容的开放力度。此外，在档案利用过程中对利用者进行调查，让利用者反馈其对档案开放内容、开放数量、开放力度的满意程度并提出意见建议。

　　将档案查阅、编研、展览、宣传等档案利用场景置于档案开放审核工作中，通过档案利用反推档案开放审核，能够根据特定需求进行档案利用开放审核工作，最大化满足档案利用的实际需求，与常规的档案开放审核工作互补，有助于提升档案开放审核工作效果、加快档案开放审核工作的步伐。

　　[本文系国家档案局科技项目“以应用为导向的综合档案馆档案开放审核路径探索”（项目编号：2021-R-18）的阶段性研究成果]

　　参考文献：

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　　[2]贺军，李扬新，吴玉婷.档案开放程序规制构建的流程与方法[J].北京档案，2015（3）.

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　　[5]青岛市档案局馆.不断探索档案开放鉴定的新路径[N].中国档案报，2016-11-3.

　　作者单位：广西壮族自治区档案馆

　　责任编辑：王玥