高等学校档案工作责任制构建方法与策略研究

　　文/陆璐 张卫东

　　摘 要：档案工作责任制的法律地位在2021年新修订的《中华人民共和国档案法》中被确定。构建高等学校档案工作责任制可以加强档案管理意识、提高档案管理水平、创新档案服务方式。以吉林大学档案工作者为访谈对象，对档案工作责任制发展落实情况进行调研分析；最后，从制度保障、管理优化、定岗定责、督评组织等四方面提出了高等学校档案工作责任制构建策略，以期为相关研究者提供借鉴。

　　关键词：档案工作责任制；责任主体；权责内容；监督评估

　　档案工作责任制的法律地位在2021年新修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称新《档案法》）中被予以确定，新《档案法》明确提出“建立档案工作责任制，依法健全档案管理制度”，档案主管部门依据法律法规对下属单位组织的落实情况进行检查[1]。这对形成档案的机关、团体、企事业单位和其他组织都提出了新要求。从新《档案法》中对责任主体、内容以及保障等规定来看，不同于一般的管理制度，档案工作责任制实质上是一种分解和落实的行政管理手段。它要求明确单位、部门、岗位及个人的具体权责内容，使之得到有效的落实、监督和评估。构建档案工作责任制是对新《档案法》的贯彻落实，也是推动新时代档案事业发展的必要手段。

　　构建档案工作责任制可以有效解决高等学校档案管理三方面问题：第一，加强档案管理意识。高校各部门的档案意识缺失不仅影响工作效率，还使得档案资政、公共、文教等功能得不到最大程度发挥。确立全校范围的档案工作责任制有利于促进从学校党委到师生的档案意识辐射。第二，提高档案管理水平。档案工作责任制可以规范管理流程，与档案收集整理、安全保管、开放利用等工作要求互为补充，切实提升管理效能。第三，创新档案服务方式。“以师生为中心”是学校事业发展的重要理念，确立档案工作责任制是对重管理、轻服务传统作风的摒弃，有利于实现利用者需求导向下高校档案服务的智慧化升级。

　　通过对相关文献的分析发现，当前研究多从传统业务环节出发来构建路径，缺少对监督评估过程的研究探讨，高等学校更是缺乏理论指导。档案工作责任制并非脱离既往管理实际的全然创新，而是作为一种科学可行的管理方法与行政管理手段，着力推进新时代档案管理高质量发展。为了构建适应治理现代化趋势的档案工作责任制，本文以吉林大学为切入点，通过访谈调研了解当前高等学校档案工作责任制的发展落实情况，以期准确、全面地构建适用于高等学校的档案工作责任制度。

　　1  研究设计

　　1.1 研究方法与工具

　　质性研究较不依赖量化资料，是一种直接对现象、性质描述与分析的方法。它一方面注重对现象的考察解构，强调研究结果的真实性和可靠性，另一方面要求研究者做出阐释性理解，实现研究者与被研究者间的“视域融合”[2]。访谈法旨在了解受访者的态度和动机，是质性研究的重要手段之一。相较于定向的标准程序，半结构化访谈法更能鼓励受访者充分、自由地表达个人看法，调动受访者的参与积极性。

　　Nvivo是一款能够有效分析文字、图片、音频、视频等数据的质性研究工具。通过编码分析较为便捷地提取关键信息，进而基于有效信息开展科学分析。本研究对吉林大学档案工作者进行深度访谈，借助Nvivo对访谈资料进行分析归纳，了解当前高等学校档案工作责任制的实际运行情况。

　　1.2 研究对象

　　吉林大学档案工作业务上受教育部和省教育厅领导，同时接受省、市档案局指导、监督与检查。学校档案工作采取校长领导，分管档案工作的校领导协助，档案形成单位及项目组预立卷归档，档案馆指导、监督与检查全校档案工作的组织方式。本研究选择 9 位档案业务主要部门和岗位的工作人员作为访谈对象，其中包括馆领导、科室负责人和具体业务人员，他们均是高校档案工作的直接参与者，根据访谈时间列举访谈对象（见表 1）。

表1 访谈对象基本信息统计表

　　首先依据新《档案法》和相关文献制订了访谈计划，通过预采访对提纲进行修正。在 2023 年 8 月 28 日至 10月 23 日间，本研究对 9 名受访者进行了访谈。本研究采取了面对面访谈和线上文字访谈相结合的方式，面对面访谈的时间控制在 10 分钟左右。在受访者同意的情况下对整个过程进行了录音，线上文字访谈则留取了访谈记录。针对高等学校档案工作责任制的访谈提纲主要从以下四个方面展开：①个人信息，涵盖工作单位、工作职责、工作年限、学历、职称和职位；②对档案工作责任制的理解，包括“您知道档案工作责任制吗”“您怎么理解档案工作责任制”；③对高等学校档案工作责任制必要性的认知，包括“您认为高校有必要建立档案工作责任制吗”“建立高校档案工作责任制可以解决什么问题”；④高等学校档案工作责任制的落实情况，包括“当前学校或单位收发文件是否明确提出建立档案工作责任制”“本单位或科室当前档案管理工作是否体现了档案工作责任制原则”。为了应对受访者的个人认知及实际工作情况的差异，访谈问题也进行了些许调整。

　　1.3 研究过程

　　1.3.1 初步整理

　　首先对 9 份访谈文本进行词频统计。对访谈文本关键词的初步整理有助于把握受访者对访谈主题的总体态度，也为后续精准编码做好铺垫工作。通过筛选得到频次排名前 150 的有效词汇（见图 1）。关键词大致划分为：以“档案馆”“机关”“部门”“科室”等为代表指向责任单位，以“收集”“指导”“移交”“保管”“服务”等为代表描述档案管理流程，以“规章”“制度”“规定”“文件”等为代表探讨顶层设计规划，以“主管”“专人”“岗位”“检查”“职责”等为代表明确责任标准四个方面。

图1 关键词词云图

　　1.3.2 文本编码

　　基于关键词词频统计对访谈文本的大致了解，逐一对访谈文本进行开放式编码。编码过程中不以访谈对象为单位，而是专注对文本字句的细致解读，进而归纳初始概念。对初始概念凝练后得到 30 个初始节点、117 个参考点。

　　在主轴编码过程中，对 30 个初始节点调整顺序、合并、重命名，以主题逻辑为串联，最终得到 16 个节点。访谈文本分为理论层、问题层、成果层、路径层 4 个维度（见表 2）。理论层包括认知度、价值、内涵、必要性 4 个节点，问题层包括规章制度缺乏、监管效果欠佳、人员素质不齐、档案意识不足四个节点，成果层包括职责清晰明确、分管分工体系、结合行政管理 3 个节点，路径层包括完善顶层设计、落实岗位责任、加强部门配合、强化监督评估、注重宣传教育 5 个节点。

表2 访谈文本编码表

　　2  内容分析

　　基于整理和编码分析，本研究认为档案工作责任制暂未在高等学校得到全面贯彻落实，并呈现出以下三个特点。

　　2.1 高等学校对档案工作责任制的认识逐渐清晰

　　档案工作者对高等学校档案工作责任制的认识处于逐渐清晰阶段。①对高校建立档案工作责任制情势判定到位。许多工作人员都意识到档案工作责任制的建立可以从法律和规章制度的高度提高工作效率。档案工作者的肯定和期待能有效促进其对责任制的目的、意义的深入学习和探索，也有利于单位、部门、岗位、个人的责任内容的有机衔接，形成切实提高管理效能的协调工作机制。②对档案工作责任制的认知有待提升。近一半受访者表示对“档案工作责任制”的概念较为陌生。预立卷工作大多由档案形成单位的兼职档案员负责，兼职档案员的队伍成分复杂且多变动，尽管档案馆定期开展多种形式的业务培训和指导，但熟练程度不足、质量不达标、归档不及时等问题仍屡见不鲜。专职档案工作者也普遍存在专注具体业务而忽略档案理论学习的情况。③对档案工作责任制理解不到位。尽管一些工作人员能从新《档案法》中获悉“档案工作责任制”概念，但对其内涵的理解主要集中在明确工作人员岗位责任上。然而，责任是由责任意识、能力、行为、规范和成果组成的体系[3]，包括应尽义务和未尽义务应承担的后果。忽略监督和评估过程会混淆“档案工作责任制”与传统“工作职责”，丧失推进使其效能最大化的重要手段[4]，导致档案工作责任制的独特性和必要性得不到充分体现。

　　2.2 高等学校档案工作责任制拥有工作基础

　　建立高等学校档案工作责任制并非另起炉灶，而是根植于当前档案工作实际，“责任”原则与吉林大学档案工作体系密不可分。①确定了档案工作的重要地位。《吉林大学档案工作管理办法》中规定，档案工作是维护学校历史面貌的主要事业，应当纳入学校发展的整体规划，在人员编制、档案库房、管理设施和经费等方面予以保障，总体上确定了高校档案工作的地位，为档案工作指明了方向。②建立了领导分工分管体系。校长、分管校领导、档案馆、专兼职档案员等责任主体都拥有明确的职责规定。在实际运行过程中，校长及分管校领导贯彻落实国家法律法规及方针政策、制定学校规章制度、建立健全档案机构、决定档案工作中的重要奖惩和其他重大问题。档案形成单位的管理工作往往在处级领导的主持下开展，并根据工作需要配备兼职档案员从事具体的收集、整理和归档工作。以档案馆为代表的保管单位也通过确立领导、分管领导、业务科室来满足各业务环节的工作要求。综上，吉林大学档案工作已基本实现全过程落实、全链条管理。③与行政管理结合。为了进一步提高机关干部的业务水平和管理能力，吉林大学开展了“改进机关工作作风攻坚战”，要求机关单位实行信息公开、首问服务、一次告知、即时限时办结等制度[5]。档案工作也借助此次工作作风整改细化了岗位责任。信息公开制保障师生及其他组织依法获取学校档案目录及可公开的内容。首问责任制要求档案工作者耐心解答用者的疑惑、认真处理用者的档案需求。执行一次性告知推动用者“最多跑一次”改革，提倡线上办理查阅业务。即时服务坚持“主辅岗”制度，确保有工作人员能够在主要办理人员不在岗时协助办理业务。限时办结要求在规定时限内办结并通知服务对象。虽然此次改进机关工作作风攻坚战并非针对档案领域开展，但其核心主旨既在实际上规范了档案管理流程，又在精神上为建立档案工作责任制提供了有效参考。

　　2.3 高等学校缺乏明确档案工作责任制的规章制度

　　明确规章制度要求推进档案工作责任制依法管理、配套标准、执行监督、风险管控、追责反馈等环节的法治化进程。尽管档案工作始终贯彻“责任”精神，但作为学校档案纲领的《吉林大学档案工作管理办法》《吉林大学档案分类暂行规定》《吉林大学实物档案管理暂行规定》《吉林大学声像档案管理暂行规定》《吉林大学人物档案管理暂行规定》《吉林大学电子文件归档及其管理暂行规定》《吉林大学档案信息公开暂行规定》等文件仍未明确提出“档案工作责任制”的概念，对“责任”“监督”“奖惩”的规定也寥寥可数，足以见得当前档案管理规章制度和实际管理需求不甚切合。只有加强贯彻责任原则，才能赋权确责，明确责任主体；才能定岗定责，确立岗位责任；才能监督检查，排查管理问题；才能实施奖惩，严明工作纪律。

　　3  高等学校档案工作责任制构建策略

　　以确定责任主体为首要、明晰权责内容为任务、加强全程监督为手段、切实公正评估为保障的高等学校档案工作责任制是一项全局性系统工作。本研究所确立的高等学校档案工作责任制基于法律法规精神和当前高校档案管理实践，顺应依法治档、档案治理的时代趋势，在宏观上需要学校层面的引导和支持，在中观上依靠内外监督评估，在微观上依赖于档案形成单位和保管单位的自我升级和优化，呈现出工作常规性、参与广泛性、标准规范性、评估公正性等特点。

　　3.1 制度保障：确立工作责任地位

　　随着档案治理现代化进程的推进，高校档案工作的内外环境都发生了深刻变化。档案工作责任制的出现不仅引发了对其价值理念、运行方式的思考，还对档案资源建设、档案利用服务、档案安全保障等传统业务环节形成了冲击，使传统档案管理方式冗杂，高时间成本、低管理效益的弊端暴露无遗。这就需要高校在档案治理现代化的整体架构下推动制度改革，确立档案工作责任制的地位，促进责任主体间的有效合作来凝聚档案资源，加强与原有档案工作办法的利益协调[6]。形成富有时代性、结构稳定性、内容全面性、标准规范性的高校档案管理制度体系，为高等学校档案工作责任制的贯彻落实提供上层支撑，进而提升高校档案管理效率。

　　学校应以新《档案法》《高校档案管理办法》为纲领，以原档案管理办法为基础，在制定宗旨、概念界定、任务规划、人员队伍、管理方式、安全监管等方面做出创新[7]。明文确定、推行“高等学校档案工作责任制”，诠释其内涵，强调责任主体、权责内容、监管手段、评估标准四个重要组成概念。将档案工作责任制列入行政绩效考核体系。学校各部门要将档案工作纳入本单位的重要任务规划和目标绩效考核体系中，建立与学校档案管理办法配套的规章制度。成熟的制度在内容上应至少符合：遵循国家学校政策规定精神，全面完成学校计划下达的各项任务；结合管理需求和管理实际，具有针对性和实用性；责任落实到个人，保证其承担的职责与拥有的权力相对等；贯彻绩效考核原则，合理配置绩效考核结构与指标体系，充分发挥法律的规范价值与评价功能等四项基本原则。

　　3.2 管理优化：加强单位内部控制

　　学校各部门应建立从领导到具体工作人员的责任制度，明确不同科室、不同岗位的职责范围，才能避免流于形式，真正推动部门内档案工作责任制和管理制度落实。①领导层责任制。分管领导应有专门的责任条款。列明其所负责的工作内容与应当承担的责任。国家及学校的方针政策都有赖于领导班子的贯彻实施，档案工作责任的落实情况很大程度上取决于领导班子的工作开展进度，因此要确定科学、持续的工作方向和工作计划，维护计划的可行性实施，才能最大程度调动工作人员的积极性。②教育培训制度。教育培训制度是加强档案工作人员业务建设，提升工作素质水平的重要途径。通过规章学习、交流答疑、业务指导、讲座沙龙等方式对档案工作责任制落实过程中的各类问题进行预防性教育，从源头上把控风险漏洞。适当开展紧密联系业务实际的教育培训，促进档案工作人员明责守责，提升解决实际问题的水平，保障档案工作责任制的专业化运行，实现档案工作人员乃至整个高校的档案意识提升 , 以应对不断变化的管理实践对档案职业主体的时代需求[8]。③沟通协调机制。无论是产生教学档案的学院、中心院所还是职能关键的机关单位，档案工作都涉及多个科室部门。高校要根据行政职能划分以及自身档案的产生特点来建立沟通协调机制。有效的协调机制可以在进行跨部门对接时整合档案资源，有助于档案资源在更大范围内实现共享和流动，也有利于提升档案管理制度与其他工作制度的衔接性和关联性。在牵头部门和总负责领导指挥下，综合办公室至少指定一名专职或兼职档案员来协调处理跨部门的档案事务[9]，提升部门档案工作的系统性、整体性和协调性。

　　3.3 定岗定责：核定业务部门职能

　　为了适应依法治档的基本方略与档案工作责任制的贯彻落实，学校档案部门的岗位职责也应被赋予新的时代特色。专、兼职档案员需要熟练掌握预立卷流程，不仅要将经过收集、整理、组卷、装订、编目的文件及时向学校档案馆等保管单位移交，还要做好存放在本部门文件的组卷、分类、编目、登记、保管、利用工作，最大限度地发挥文件和档案的历史、现实作用。

　　档案馆在业务环节上也应当贯彻责任理念。在资源建设方面，以“应收尽收”作为档案收集原则，依据法律更新归档范围方案，关注扶贫与乡村振兴、公共卫生、建党周年等反映社会发展和记录社会变迁的重大活动和突发事件[10]，密切档案资源与社会公众的联系。高校要在此基础上加强档案资源的整合编研，推出弘扬大学精神的文化产品。加强红色档案资源课程思政建设[11]，使档案馆成为师生理想教育、爱国主义教育基地，也为高校党组织提升应对重大突发事件的政治能力，以及全校党员干部应对困难挑战坚守初心、践行使命、锤炼政治品格提供经验积累。在利用服务方面，以提供用户导向型的个性化、智能化、知识化服务为责任目标，善于运用官方网站、社交媒体、线上云服务、数字人文、数据挖掘分析等手段拓宽服务和宣传途径。在安全保障方面，排除来自资源、技术、管理三个层面的风险，确保档案内容和载体的绝对安全。资源上保证档案管理系统、电子档案、元数据的安全可用，技术上活用监控报警、自动灭火、温湿度自控、灾备技术，管理上严格遵守政策标准，使“责任到人、落实到岗”。

　　3.4 督评组织：提升档案治理效能

　　指导、监督和检查全校各单位的档案工作往往由档案馆承担，但考虑到档案馆作为档案工作责任制的重要监管对象，应针对全校档案审计实际成立监督评议委员会，明确和考量不同层级责任主体权力架构的担责情形。①督评委员会。小组相对独立于学校各部门，没有完全嵌套在高校档案管理工作体系中，可以更好地监管高校档案工作。组长由校长担任，副组长由分管校领导担任，组员包括纪检监察、党委巡视、党委信访、宣传新闻、人力资源等部门代表，档案形成单位代表、保管部门代表、利用者代表等。实现内部、校内、公众全方位集成网络，以最大限度地保证公正公平。领导小组有权制定、修改高校档案管理的相关规则和细则，在执行过程中指导、监督、评价档案工作情况，受理和裁决一般意见纠纷。②督评内容。政治性，始终把坚持党对档案工作的领导放在首位。将政治标准贯穿在每项业务环节中，切实发挥“党管档案”原则指导下的体制优势。管理性，全面落实档案工作责任制并建立配套的制度体系，使档案工作者明确部门岗位权责，在改进工作作风上取得显著成果。专业性，通过编制档案工作方案、计划、规划、总结实行目标管理，开展岗位工作评价判定价值观要求，突出成果评价，追求价值率最大化，部门互评实现沟通、协调、互助。法律性，依据法律文件对违法、违纪行为及时查处，有效维护档案工作的正常秩序。③督评流程。定期对档案工作中的责任划分和承担实际进行分析、评估，确保督评工作常抓不懈。开展频率可采用半年一评或一年一评等形式，也可根据工作实际开展情况采取抽查、专项或重点项目等形式。对监督评估结果为不合格的单位及相关情况进行调研与复查，明确事项中的责任归属，尽可能保证核查过程的准确性和公正性。④督评结果。发布结果报告，内容可包括档案管理中的共性问题、突出的档案管理优秀实践、对档案工作责任制落实的可行建议。对考核结果优秀、合格、不合格的部门分别实施奖励或扣除一定绩效、奖金等手段。另外，配合学校督评委员会的检查工作，单位内部也应依据工作特点细化评价激励机制，通过督促有关部门和个人积极对存在问题进行整改来完善末端治理[12]。总之，要采取明确、具体的措施来提高档案工作人员的法律意识与自我监管意识，进而维护档案工作责任制和督评程序的权威性与公信力。

　　4  结语

　　信息时代使档案工作的重要性得到凸显，档案工作责任制正是保证档案工作质量的重要措施之一。构建档案工作责任制是高校应对档案治理现代化和新《档案法》挑战的一项有力举措，体现了高校在为党管档、为校建史、为人服务等方面的使命担当。在档案工作责任制的实行过程中，不同部门和个人都承担着相应的责任，依据自身职责履行档案管理工作的义务，使得健全、高效的档案管理制度体系得以建立和稳固。档案工作责任制仍然是一个比较新的概念，根植于高校档案工作实践，需要政策上明确地位、制度上规范流程、思想上加强引导、经费上支持保障。只有学校、档案形成单位和保管单位不同责任主体坚定落实决心、加强沟通协作，才能降低它与其他制度的冲突风险，真正推动档案工作责任制向纵深发展，提升档案工作责任制与档案实践的契合度。随着档案工作责任制的不断完善和进步，高校档案管理工作将更加规范化、科学化，得以为我国高校档案管理，乃至社会发展提供更加强有力的支持。

　　参考文献

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　　【作者简介】陆璐（1994—），女，汉族，吉林延吉人，吉林大学档案馆助理研究员，硕士，研究方向：档案学理论及应用；张卫东（1981—），男，汉族，河北霸州人，吉林大学商学与管理学院教授、博士生导师，吉林大学档案馆副馆长，博士，研究方向：档案学理论及应用、档案与数字人文、LAM资源整合与服务、社交媒体与数据挖掘等。