档案数据敏捷治理体系研究

　　文/杨杰 马海群 邹纯龙

　　摘 要：数字技术迅猛发展，从源头上改变了档案信息的存在与运行方式，并加速推动档案载体形态从传统纸质向“数字态”质变。档案数据大量形成、急剧增长，成为档案治理的新对象。在梳理档案数据及治理相关概念的基础上，引入敏捷治理理念，构建档案数据敏捷治理的整合性框架，并提出包括“数”据全周期管理、“智”慧联动与服务和“人”才培育与开发三位一体的“数—智—人”档案数据敏捷治理行动方案，从而建立档案数据敏捷治理体系，这有助于指导档案数据治理实践，提高档案数据治理能力。

　　关键词：敏捷治理；档案数据；治理体系

　　2021 年，《“十四五”全国档案事业发展规划》首次提出要建设档案治理体系[1]。2022 年底出台的《中共中央国务院关于构建数据基础制度更好发挥数据要素作用的意见》进一步指出，要构建政府、企业、社会多方协同的治理模式[2]。与此同时，档案数据治理服务面向的领域相对狭窄、档案数据治理服务面向的场景不够突出等问题[3]显现出来，因此，如何开展档案数据治理成为学界与实务界高度关注的问题。

　　在此过程中，为解决传统政策规则的滞后性与技术迭代发展迅速之间的矛盾，敏捷治理理念应运而生。该理念致力于实现治理中的敏捷性，体现了对复杂环境的弹性调整、及时适应，能够对外界环境和利益相关者的需求进行快速识别和回应，并在一定弹性限度内灵活调整以适应环境和需求变化。可以说，在新一代技术革命驱动下，档案数据治理环境愈发复杂，控制目标和内容设定等不确定性对治理节奏和治理力度带来新的挑战。以敏捷治理理念重构档案数据资源的分配与控制体系，建立能够敏捷回应、韧性适应和开放包容的治理框架与方案，有利于推动档案数据治理体系和治理能力现代化，实现治理过程的反向促进和动态适配。

　　鉴于此，本文将在梳理档案数据治理文献的基础上，结合敏捷治理理念，建立档案数据敏捷治理体系。具体来说，从治理的理念、主体、工具和机制方面，探索档案数据敏捷治理的整合性框架及要素，并提出以“数—智—人”为路径的档案数据敏捷治理行动方案。

　　1  相关概念与文献梳理

　　1.1 档案数据及治理相关概念的界定

　　大数据时代，档案数据的内涵与外延不断扩展，档案数据成为档案学领域的研究热点。纵观档案信息到档案数据的演化历程，档案数据可作为一种数据化档案信息[4-5]，这种数据化的表现形式体现为所有通过计算机处理而产生的数字档案[6]。从广义上来看，档案数据包括媒体社交数据等实时生成的大数据[7]。可以说，在数字化技术飞速发展的今天，档案数据作为术语被使用的频率增加，独立性越发突显[8]。各类数据大规模生成并推动诸多概念在新时代被赋予新的内涵、价值和意义[9]，档案数据及其治理研究成为档案学领域的新课题。

　　从概念上讲，数据治理是关于对数据权力的分配，以及通过对数据相关事项的决策来行使这种权力。为了实现其目标，数据治理不仅应该关注数据，还应该关注系统，通过建立体系来收集、管理和使用数据。所以数据治理不能只依赖于单个组织，还要依赖于组织和组成系统的人之间的协作。不同组织之间的合作需要遵循一整套治理框架，以确保所有相关组织之间可靠的数据共享，确保参与组织之间安全可靠地共享正确的数据和其他相关法律法规。

　　综上所述，结合金波等的观点，本研究提出：档案数据是一种数据化的档案信息，是具有档案性质的数据记录。因此，档案数据治理包括档案数据化和数据档案化两个维度[10]。

　　1.2 档案数据治理相关研究梳理

　　随着信息技术的发展，档案数据化和数据档案化的进程不断推进，越来越多的学者开始关注档案数据治理问题，并开展了系列研究。档案数据治理是由档案部门主导，各级各地档案馆、档案室等档案保管部门、档案企业等相关主体共同参与的档案数据资源协调活动集合，其目标是借助现代信息技术实现档案数据善治[11]。目前，档案数据治理的研究对象涉及红色档案、高校档案、城建档案、乡村档案、电子档案、个人信用档案、企业与机构组织档案等类型，研究内容包括档案数据管理概念与内涵的多维解析、数据治理体系建设、数据治理实现策略、数据治理运行机制分析等理论探索，以及针对数据平台构建、数据馆员能力建设、数据治理突破路径探索、区域联盟发展模式研究等实践应用探索[12]。此外，也有少量研究探讨区块链等新兴技术在档案数据治理过程中的应用[13]。

　　根据档案数据治理目标的差异，最新档案数据治理研究可大致分为四类：第一，从系统视角探索档案数据治理体系，此类研究将档案数据治理视为一项系统性工程，据此探索档案数据治理体系及调控机制。第二，探究档案数据治理作为政府职能的新特点，相关研究将档案数据和以档案数据为核心的治理视为推动数字政府变革的动力[14]，关注以政府及档案部门为主导的档案数据治理活动[15-16]。第三，动因研究，研究表明，海量档案数据的生成、智能化技术、数据资源整合效率等对档案数据治理提出新的要求[17]，并且，由于档案部门的上游业务实践出现规模性数据态特征，从而加速文档部门的存续危机，会引发档案数据治理的系列问题[18]。第四，从资源整合角度探讨提升档案数据治理效能的手段，该类研究强调档案数据治理是通过有效调度组织内部各类资源，如需求分析、实地考察、路径建构等[19]，进而实现对数据的管理、维护与应用，促进资源配置效率。

　　综上，档案数据治理是一项系统性工程，该议题来源于大数据时代的档案资源管理困境，目前围绕治理体系、治理职能、治理动因和治理效能开展了一系列探索，但仍需要匹配新型的制度安排，使技术与制度相互配合促进，以适应不断演进的数字化进程。并且，在新一代技术革命驱动下，档案数据治理环境愈发复杂，控制目标和内容设定等不确定性给治理节奏和治理力度提出新的挑战。为实现治理过程的反向促进和动态适配，本研究将引入敏捷治理思想，以期建立能够敏捷回应、韧性适应和开放包容的治理框架与方案，推动档案数据治理体系和治理能力现代化。

　　2  档案数据敏捷治理的整合性框架及其要素分析

　　结合敏捷治理思想，本研究提出了档案数据敏捷治理的整合性框架，并在此基础上，从档案数据敏捷治理理念、治理主体、治理工具和治理机制四个方面解析档案数据敏捷治理的构成要素。

　　2.1 档案数据敏捷治理的整合性框架

　　敏捷治理思想产生于软件开发及项目管理领域，意在表明通过即时反馈和控制，以小的增量逐渐推进项目进程，避免造成较大的损失[20-21]。世界经济论坛（World Economic Forum）认为，敏捷治理是一种高效实现组织目标的方式，具有一定柔性和韧性[22]。近几年，敏捷治理思想被广泛引入公共管理、战略管理等领域，普遍认为通过敏捷治理，能够有效分散决策权，为自下而上进行决策提供通道，解决资源控制中权力协调问题[23]。

　　伴随大数据、云计算等技术的广泛应用，档案数据的来源更加广泛、类型更加多样、结构更加复杂，各类风险与挑战的涌现对档案数据治理提出了更高的要求。而敏捷治理所蕴含的回应、适应和包容理念可以在系统受到复杂环境影响时，有效应对复杂问题的关联性、耦合性和同步性。因此，本研究将从敏捷治理的视角构建整合性分析框架（见图 1），并进一步阐释档案数据敏捷治理理念、治理主体、治理工具和治理机制。

图1 档案数据敏捷治理的整合性框架

　　2.2 治理理念

　　治理理念是治理体系的灵魂，具有方向把控和引导作用。敏捷治理理念强调适应外部环境变化并动态应对，能够指导档案数据治理体系稳定运行。因为档案数据敏捷治理的最终目标是使与档案数据资源本体相关的业务功能具有韧性，可以在面临外部复杂问题时，根据现实条件和手边资源选择与业务匹配的措施及时应对。

　　档案数据敏捷治理理念具有三种指向性：第一，敏捷治理蕴含回应理念，强调外界环境和利益相关者需求的快速识别和回应。因此，在档案数据敏捷治理过程中，应重视档案用户需求，并加强档案数据深度挖掘、语义关联与智能开发，从而塑造动态识别、精准感知和智能研判的治理形态。第二，敏捷治理蕴含适应理念，体现了对复杂环境的持续响应，并通过利用组织内外部能力实现流程再造以适应环境的变化。因此，应注意档案数据治理体系与数字化技术进步和档案数据服务水平提升的公共价值取向具有一致性[24]。第三，敏捷治理蕴含包容理念。档案数据治理要强调拓宽主体参与渠道，吸纳信息技术企业、公众等多元主体，推动治理的开放包容性、平等透明性、协同共享性。

　　2.3 治理主体

　　治理主体是治理任务的具体承担者。档案数据敏捷治理体系的治理主体包括治理领导者、工作者和合作者，这些主体共同构成了档案数据敏捷治理链条中的主体节点，共同推动治理体系的有效运作。随着数字技术的深入运用，政府内部组织、职能发生变化，集中式的数据中心、政务数据管理机构将与常规部门机构并存，虚拟化的政府形态将与实体机构共生。档案数据治理体系亟须匹配一个网络型治理主体系统，涵盖政府、企业和社会组织。

　　其一是政府。在本研究中，政府主体包括档案主管部门和档案保管部门，档案馆、档案室等均属于档案保管部门[25]。其中，档案主管部门承担政策制度的制定任务。因为治理是一种创建和执行制度规则的活动，需要参与者都遵循一定信任框架，从而能够实现各自的目的[26]，所以需要明确档案主管部门，统一规划档案事业，建立政策制度[27]。档案保管部门主要职责在于执行制度，在遵循一定规章制度的前提下，可适当创新工作内容，为扩大公众参与档案资源管理提供渠道[28]。在档案数据敏捷治理体系中，一方面，要发挥档案主管部门的统筹规划和组织协调作用，平衡各方利益博弈，使之成为档案数据敏捷治理的“方向把控者”。另一方面，在明确档案馆和档案室基本职责的基础上，给予充分授权，鼓励工作创新，发挥档案馆、档案室在提供档案服务和档案工作反馈中的积极作用。

　　其二是企业。档案企业利用自身的能力和资源为社会提供与档案业务相关的产品或服务，如档案保护服务、档案数字化项目、档案存储及评估等。随着数字化进程对档案工作要求的不断增加，政府有限的编制人员无法满足当前档案工作需求，需要将工作外包给具有市场性、服务性与专业性的档案企业。因此，在档案数据敏捷治理中应充分发挥档案企业“技术员”的角色，使我国档案数据治理体系更加智能化。例如，苏州高新区档案馆与科大讯飞公司在人工智能档案工作中开展合作。科大讯飞在机器翻译、机器推理、图像理解、知识图谱等方面具有自主知识产权，有助于推动档案数字化转型及提高工作效率。

　　其三是社会组织。社会组织主要包括档案学会、民间档案组织，以及与档案工作相关的志愿者团体等，这些主体既能接触到公众，又能将需求和问题系统反馈给主管与保管部门，充当联系政府部门与公民社会的桥梁。档案数据敏捷治理的关键路径就是打造多元主体协同联动的整体性治理大格局，营造群策群力、共生共建的有机整体。

　　2.4 治理工具

　　治理工具是帮助治理主体实现特定治理目标的技术、政策等手段，也就是解决怎么治理、例如，何治理的问题。数字化时代兴起的大数据、云计算等技术对数据治理提出了更高的要求，也提供了更多有效的手段，成为推进档案数据敏捷治理的重要工具。参考江媛媛和孟祥保的研究[29]，可将档案数据敏捷治理工具分为四类，包括规制型工具、技术信息工具、文化型工具和参与型工具。

　　一是规制型工具，主要包括档案法律法规、档案工作标准规范、检查评估原则等。如各地档案馆、档案室开展档案治理工作时都需要遵循《中华人民共和国档案法》，在档案收集、整理、保护等环节制订合理的动作标准。通过建立具有强制力的规则体系，对治理客体和参与主体形成约束，并使各档案数据敏捷治理主体各司其职、各尽其能、各担其责[30]。二是技术信息工具，主要包括大数据、云计算等技术，以及各类软件、应用程序、网络平台等形式，这些技术信息工具可广泛应用于档案数据管理、信息交流、任务处理等。“十四五”期间，上海、江苏、浙江等地利用人机交互、虚拟现实、全息影像等技术，创新服务方式，搭建“掌上档案馆”，为用户提供“沉浸式”“互动式”体验。三是文化型工具，主要包括档案展览、档案文创产品开发、办刊办报、档案普法等宣传活动。四是参与型工具，主要包括公众参与、志愿者服务及交流合作等。例如，福建、江苏、上海等多数省市明确鼓励社会捐赠或托管档案，征集新媒体档案、海外档案等。

　　2.5 治理机制

　　治理机制指治理系统各要素相互联系、共同作用的关系和过程。在一定社会条件下，它是指档案数据治理活动过程中各构成要素的结构、功能及其，相互依赖、相互制约的关系[31]。结合敏捷治理理念，档案数据敏捷治理的产生与发展是一个结构化和再结构化的过程，系统根据环境的变迁作出弹性调适，并体现为三种机制：需求识别机制、协同机制、自组织机制。

　　其一，需求识别机制。档案数据的需求识别指通过档案治理主体收集、分析数据，从而了解现实需求并及时、准确地回应特定主体治理需求，实现精准化、高效化需求回应的过程。首先，需求感知是需求识别的前提。需求感知的基础在于利用数据分析技术、知识挖掘技术等手段，在提供服务的过程中获得更多需求数据和信息。其次，需求挖掘是实现需求识别的关键。通过利用人工智能技术构建动态用户画像模型，并对其个性化需求进行分析。最后，建立需求反馈机制。通过访谈、邮件等形式对服务对象的满意度、认同度等方面进行反馈，进一步完善需求识别机制。

　　其二，协同机制。档案数据的协同机制，是跨机构、跨部门、跨领域的多元主体参与档案数据驱动决策和管理的结构与过程[32]。通过广泛吸纳政府、企业、社会组织等主体参与档案数据治理过程中，有助于实现治理主体多中心化，促进各主体之间相互协同、相互适应。一方面，建立档案数据的协同机制要在确立共同目标的基础上，共同目标是协同行为产生的前提条件。在确立共同目标后，需要合理定位各档案参与机构的角色，明确各类主体处理档案事务的权责范畴，有效处理体系内多元主体的复杂关系。另一方面，要增强自主治理水平。尽量减少档案主管部门对基层档案事务的垄断以及对其他主体的干预。

　　其三，自组织机制。档案数据的自组织机制指在一定条件下，系统不受外界干预而自发组织、相互协同，形成一种有序的状态[33]。相较于传统档案数据治理通过确定行为边界和责任范围的方式控制风险，自组织机制强调治理主体的主动性和自觉性，通过发挥自组织能力实现对风险的有效防范和化解。为此，在档案数据敏捷治理过程中，应充分挖掘自组织产生的内部动能，在自组建、自进化和自创新方面发挥自组织功能[34]。其中，档案数据自组建是指根据宏观政策、制度标准和发展战略要求，档案馆、档案室等档案保管部门主动地铺设布局，根据阶段特点开展有针对性的治理能力建设的过程。档案数据治理要素自进化是针对档案数据治理中已有的要素，自主自为地改进提质，促进档案数据治理现代化过程。档案数据治理要素自创新是通过对相关治理要素的内涵建设，主动自发地创新探索，促进档案数据治理特色化、品牌化过程[35]。

　　3  档案数据敏捷治理行动方案

　　本研究将敏捷治理理念引入档案数据治理体系，在分析档案数据敏捷治理的整合性框架，以及治理理念、治理主体、治理工具和治理机制四个治理关键要素的基础上，参考乔利利和王今[36]等的研究，提出包括“数”据全周期管理、“智”慧联动与服务和“人”才培育与开发三位一体的“数—智—人”为路径的档案数据敏捷治理行动方案（见图 2）。

图2 档案数据敏捷治理行动方案

　　3.1“数”据全周期管理

　　档案数据是一种数据化的档案信息，是具有档案性质的数据记录。档案数据治理是数据治理与档案治理的交叉契合，从全生命周期认识档案数据治理过程，有助于加强控制与优化，是档案数据敏捷治理的关键。根据档案数据采集、组织、储存、利用到销毁等全生命周期，本研究将其凝练为三个阶段，采集与存储、传输与共享、处理与利用。

　　首先，从档案数据的采集与储存过程来看，敏捷治理强调主动感知，从采集源头加以控制，通过确立档案数据化实践的标准规范，协调相关主体，保障数据质量。其次，从档案数据传输与共享过程来看，敏捷治理强调建构主体多元、协同参与的核心架构[37]，通过关联相关主体进行有效管控，及时、准确收集档案服务与利用数据，从而实现档案数据的共享共建，及时发现异常数据，整体把控档案数据质量。最后，从档案数据的处理与利用过程来看，敏捷治理强调对外界环境和利益相关者需求的快速识别和回应，并在一定弹性限度内灵活调整以适应环境和需求的变化。

　　综上所述，在“数”这一阶段，应结合敏捷治理理念，从加强数据采集过程中的感知、提升数据整合中的协同和促进档案数据反馈过程中的回应三个方面，提升档案数据全周期管理水平。

　　3.2 “智”慧联动与服务

　　基于大数据等智能技术，不断完善数字基础设施，不仅有利于优化档案数据的联动共享，而且能够为用户利用档案数据提供优质的服务。首先，应推动传统档案数据管理的基础设施数字化转型，实现重点基础设施网络化、智能化升级。采用人工智能数字化技术可以实现对档案数据的智能处理和自动检测，从而为档案工作提供智能支持。其次，引进新算力、新算法，推进各级档案部门与相关政府部门档案数据共享交换平台的对接，将大数据技术嵌入治理场域，开发迭代“一网通办”“一屏统览”等数字化应用场景，实现档案数据多层协同共享，并以提高档案数据质量和服务水平为目标探索协同方案。最后，汇集各类档案数据和用户利用与反馈数据建立预测模型。通过建立主题服务数据库展开档案数据开放与利用的供给模型，并依据反馈结果为优化档案数据利用方式和利用内容提供科学化决策辅助，动向研判档案数据治理及资源管理的未来发展需求。

　　3.3 “人”才培育与开发

　　从“人”力资源的视角来看，人才是技术、工具、资金等各种资源的调配者，是实现档案数据敏捷治理体系有序推进、高效实施的根本动力。只有积极开展档案数据人才队伍建设，提高档案数据治理专业水平与档案数据治理技术，才能打破制约档案数据治理发展的瓶颈，保持螺旋上升的活性平衡和进阶态势，推动档案数据敏捷治理组织关系协调有序、结构功能优化合理。具体来说，一方面，应提高档案数据治理管理主体的专业水平与专业能力。通过招收大数据应用与管理、计算机科学等专业毕业生，调整档案部门专业性人才结构，建设一支有激情、能干事、眼光远、业务熟的档案数据敏捷治理管理型人才队伍。与此同时，积极推进档案数据敏捷治理培训学习，培育档案人员的敏捷管理思维与档案数据化管理意识，不断提升计算技术应用能力、数据处理能力与数据分析能力[38]。另一方面，加强档案数据治理工作主体的数据意识及数据能力。档案数据治理工作人员需要掌握大数据、人工智能等新一代数据安全技术、方法和手段，适应数字化生存。在引导规范档案数据敏捷治理的过程中，重点提高档案工作人员的价值认同，培养良好的参与意识。

　　3.4 “数—智—人”联结机制

　　“数据全周期管理—智慧联动与服务—人才培育与开发”作为档案数据敏捷治理行动方案的三个重要路径，在治理过程中存在相互关联。首先，档案数据全周期管理，是对档案数据的采集、组织、储存、利用到销毁等全周期过程加强控制与优化，是档案数据敏捷治理的关键。其次，智慧联动与服务，是提高档案数据敏捷治理效率的重要环节，旨在依托大数据等智能技术，不断完善数字基础设施，不仅有利于优化档案数据的联动共享，而且能够为用户利用档案数据提供优质服务。最后，开展人才培育与开发，提高档案数据治理专业水平与数据素养，才能高效开展档案数据治理工作。

　　与此同时，以“数—智—人”为核心的档案数据敏捷治理方案有效实施，仍需要政策制度和文化参与的有效联结。其中，一方面，实现档案数据敏捷治理的基础在于建立完善的政策制度。因此，“数—智—人”档案数据敏捷治理需要建立在一定法律制度的基础上，形成法规学习、配套制度和监管机制有机、统一的档案数据敏捷治理政策制度联结机制。一是建立法规学习的长效机制，让相关法规能够在各级档案主管部门、数据管理机构、社会公众等治理主体中形成知法和守法的良好氛围。二是建立配套制度。结合各地区、各部门实际情况制订具体的档案数据敏捷治理制度。三是建立监管机制，进一步发挥人工智能技术在提高监管能力方面的基础性作用，确保档案数据敏捷治理方案有效实施。另一方面，档案数据敏捷治理行动方案的实施需要建立在文化社会参与的基础上。档案文化也是影响档案事业发展的无形力量[39]。因此，为了确保档案数据敏捷治理行动方案的顺利实施，需要建立“创植”与“传导”并举的档案数据治理文化牵引机制。既要通过物态环境的营造传递出档案数据技术的文化信号，也要重视以潜移默化方式对事物发展产生实际影响的精神文化。将档案数据理念、数据意识、数据伦理等渗透到档案数据管理活动中，成为一种文化自觉和惯例。

　　综上所述，本研究提出“数—智—人”为路径的档案数据敏捷治理方案，体现为以档案数据全生命周期管理为起点，通过建立档案数据共享共建平台，发挥数字化技术在资源共享、服务供给方面的促进作用，实现政府、企业和公民等各类利益相关者的有机统一与协调，并不断加强档案数据治理管理主体和工作主体的专业素养及数据素养，提高治理效果。最后，建立制度政策和参与文化为核心的联结机制，为实现“数—智—人”档案数据敏捷治理行动方案提供协调工具和具有自主学习能力的行动方案。

　　4  结语

　　数字技术迅猛发展，从源头上改变了档案信息的存在与运行方式，并加速推动档案载体形态从传统纸质向“数字态”质变。档案数据成为档案信息资源的新形态和档案管理的新场域。面对环境的变化，档案数据治理需要“以动维稳，以韧适变”，最终建立并维持与环境相匹配的治理体系及方案。本文借助“敏捷＋治理”的理念和逻辑，探讨分析档案工作数字化转型情景下的档案数据敏捷治理整合性框架及要素，并提出档案数据敏捷治理行动方案，以期为档案数据治理实践提供助力。

　　尽管本研究突破了传统对档案数据治理研究的局限，引入了敏捷治理理念，并构建了具有回应性、适应性和包容性的治理框架和行动方案，但是仍然存在一定的局限性，无法覆盖数字化情景下档案数据治理面临的所有风险与问题。后续的研究将引入生态系统视角、整体视角、韧性视角观念，完善档案数据治理理论知识体系，形成不同的档案数据治理研究范式。

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　　【基金项目】国家社会科学基金重大项目“面向数字化发展的公共数据开放利用体系与能力建设研究”（项目编号：21&ZD336）；教育部哲学社会科学研究后期资助项目“从政府数据到公共数据：理论框架与中国实践”（项目编号：23JHQ084）。

　　【作者简介】杨杰（1979—），女，汉族，黑龙江佳木斯人，黑龙江大学档案馆副研究馆员，硕士，研究方向：档案管理；马海群（1964—），男，回族，安徽淮南人，黑龙江大学教授，博士，研究方向：数据管理；通讯作者：邹纯龙（1991—），男，汉族，辽宁丹东人，黑龙江大学副教授，博士，研究方向：数据管理。