城市轨道交通工程电子文件归档研究

　　文/陈艳艳   王彩虹   杨茜茜

　　城市轨道交通工程项目档案管理具有内容构成复杂、来源形式多样、形成周期长的特点，电子文件归档和电子档案管理单套制是当前档案工作须攻关的重点问题，实现城市轨道交通工程电子文件单套制管理，能够有效提升工程项目管理效率。广州地铁集团有限公司高度重视，投入专项经费，由档案管理、信息管理、科研管理等部门联合推进工程电子文件归档项目研究和落地实施。2019年向国家档案局申报建设项目电子文件归档与电子档案管理试点项目，在确定广州地铁七号线二期工程为试点项目的基础上，开展电子文件归档试点研究工作。2020年4月，广州地铁集团有限公司、中山大学、广州擎云计算机科技有限公司联合组建专业团队申报立项。2020年6月，广东省档案局批准项目。2021年6月，该项目成果获2022年度国家档案局优秀科技成果三等奖。

　　研究目标

　　该项目以保证电子文件真实性、可靠性、完整性和可用性为方向，结合电子文件单套制前沿研究，以广州地铁工程项目管理与档案管理实际特点为基础，充分研究城市轨道交通工程竣工电子文件归档和电子档案管理，涉及数字认证技术应用模式与机制、工程电子文件原件产生与封装、纸质文件的电子化转换机制、电子档案移交机制和试点应用等关键问题，提出工程项目竣工文件仅以电子形式单套归档的解决策略，并以七号线二期工程一站一区间土建分部为试点，对试运行情况和经验进行总结，提出城市轨道交通工程电子文件归档单套制的未来发展方向和实施建议。项目通过对广州地铁项目一体化管理平台、预归档整理平台、档案管理系统平台的改造，对电子文件形成和归档管理全生命周期中的电子签名、格式转化、元数据和封装等问题的管理机制和技术方案进行研究，实现地铁工程项目档案管理合规、电子档案增值、管理效率提升和推动工程管理信息化的总体目标。

　　研究内容与成果

　　1.数字认证技术应用模式与机制

　　通过利用数字签名和时间戳技术，对归档电子文件和电子档案的真实性、完整性进行固化。首先，工程项目要确认文件审批各流程中相关责任人员，为每一个审批负责人员配置电子签名或电子印章设备，使得项目相关的所有审批负责人员均可以通过UKey登录平台，在需要对文件审批时，使用电子签名或电子印章。其次，经过数字签名且结束审批流程的拟归档文件以“件”为单位进入预归档平台，进行立卷整理。再次，在预归档平台中，归档操作人员完成电子文件立卷后，以“卷”为单位加盖电子签名或电子印章，将包含电子签名、电子印章的电子档案案卷以及签名证书的公钥合并在一起进行封装，形成电子档案封装包，推送至档案管理系统平台，完成档案移交。最后，负责接收档案的档案管理人员对进入系统的电子档案进行“四性”检验，通过检验后确认档案验收，并加盖个人电子签名或部门电子印章，确认交接手续生效。电子签名和电子印章的多次应用均是建立在统一的、共享的信任体系基础之上。信任体系通过每一业务阶段关键节点电子签名与电子印章的真实性认证，构成一条覆盖电子文件生命周期的可追溯的认证链条，确保单套归档条件下电子文件和电子档案整个生命周期内认证规则的一致性。

　　2.工程电子原件的产生与封装

　　（1）原生电子文件的封装

　　由于城市轨道交通工程参建单位众多，不同单位的数字化水平不同，导致一段时期内众多非结构化电子文件和原生纸质文件只能通过附件形式上传，需要对结构化文档、非结构化文档和原生纸质文档分别制定封装策略。结构化文档需要按照业务流程，直接对同一份PDF或OFD文档进行数字签名，非结构化文档和扫描后的原生纸质文档则以PDF或OFD包形式进行封装。信息包之中可以包含各种文件类型和审批过程中所有的电子签名文档及相关附件。

　　（2）元数据归档要求

　　结合广州地铁一体化项目部管理系统和预归档系统的数据标准，制定了适用于广州地铁城市轨道交通工程竣工电子文件归档的元数据标准，形成元数据方案，并对各项元数据的中文名称、英文名称、约束性、可重复性、元素类型、数据类型、元素分类和定义进行了描述。方案按照文件管理、文件内容、审批过程、档案管理4个层次，将元数据划分为文件级归档配置信息元数据、文件基本信息元数据、办理流程信息元数据、案卷级归档元数据4个模块。

　　（3）档案保存格式及格式转换

　　采用PDF/A的文件格式，与数字签名、时间戳等应用集成。即在文件审批的每一个环节都对操作过程及其结果进行固化，后一操作环节不可对前面的审批结果或填报数据进行擅自更改，如有流程上允许更改的情况，应保证修改记录留痕。针对每一环节分别形成独立的PDF/A版式文件，每一文件包含该审批环节签批时的所有文件内容要素。在文件办理完毕后，对该流程每一环节所形成的版式文件进行封装，形成可追溯文件审批流程的封装包。同时预留OFD格式转换接口和模块，以备在确需替代时，根据要求对存量电子档案和增量电子文件进行格式转换。

　　3.纸质文件的电子化转换机制

　　（1）纸质文件转化为电子档案的可行性

　　广州地铁城市轨道交通工程竣工文件大多来源于外部单位，如第三方出具的检测报告等。为保证单套制归档的完整性，对这类文件进行数字化转换，使得电子档案作为独立管理体系满足齐全性、完整性的基本要求。但需要说明的是，经数字化处理转换而来的电子文件并非文件原件，而应当视为纸质文件的副本。作为原件的纸质文件仍然需要沿用传统管理方法妥善归档保存。进行转换的目的是为了保证电子档案作为一套独立体系的完整性，同时便于查阅利用。从可行性上看，目前现有的关于档案数字化的国家行业标准为该项工作提供了技术依据，而现有的版式文件格式和电子签名等技术则为该项工作提供切实的方案。

　　（2）电子化转换的技术要求与业务规范

　　档案整理一方面是对档案完整性进行再次校验，另一方面是对档案处理方式的鉴别，筛选出需要数字化的纸质档案进行电子化转换，以适宜的方式实现档案效用的最大化；扫描包含设置扫描参数和选择扫描方式两个环节，是纸质文件电子化转换的中心环节，需要按照《纸质档案数字化规范》（DA/T31—2017）的要求对不同类型的文件进行差异化处理。在实践中，对于一段时期内无法采用结构化数据填写或电子文档导入等方式生成的纸质文件，允许操作人员上传扫描件，并以该扫描件为电子文件对象进行归档管理。文件上传后，对于属归档范围的文件，系统应支持自动将文件转换为双层PDF/A格式或OFD格式，自动识别页数和格式转换时间，将页数和转换时间写入文件属性元数据。对上传的扫描件进行格式转换后，文件上传人员对文件进行不可视的电子签名和上传人员所属机构的电子印章，保证扫描文件不被篡改，并以此为对象开展后续归档整理和封装操作。

　　4.电子档案移交归档机制

　　（1）电子文件归档控制

　　形成的固化电子文件在正式归档时，预归档整理平台应支持由操作人员选择电子文件进行组卷，或根据案卷预配置对自动组卷情况进行调整。电子文件组卷时，系统应提供选择，以“卷”为单位生成符合PDF/A格式标准或OFD格式标准的电子档案案卷，或以“件”为单位组合成文件包形式的电子档案案卷，上述两种方式都应保留电子文件中所有的电子签名和电子印章。组卷完成后的电子档案案卷由预归档整理平台推送到档案管理平台。

　　（2）电子档案移交要求

　　实施单套制之后的电子档案移交应当以实现电子档案内容要素、元数据要素、数字认证要素检查、目录清点和“四性”检验的自动运行为目标，将电子档案移交要求转化为技术标准，嵌入预归档整理平台和档案管理系统之中，与电子文件归档技术标准形成一套完整的电子文件归档和电子档案管理单套制质量管控标准体系。电子档案移交接收要求可以延续现有的相关管理制度，并在此基础上依托系统平台阶段性电子档案预验收机制，根据工程阶段性目标，定制档案阶段性验收方案，并由系统自动执行，辅助人工验收，以加强对文件整理过程的阶段性管控和质量管理。

　　创新点与实施效果

　　该项目在电子文件归档和电子档案管理方面取得了一定的突破。

　　一是文件形成数据化。通过对业务系统进行结构化表单改造实现了文件形成过程的数据化管理项目试点运行，证明了文件形成数据化的可行性，探索总结出单套制实施模式，开拓出多条可行路径，为其他同类机构实施推广单套制提供了有价值的经验参考，为单套制实施提供了更加多样化的选择。

　　二是数字认证技术的全流程应用。将数字认证技术的部署应用与电子文件形成审批过程、文件封装、文件归档等生命周期多个阶段相集成，形成基于数字认证技术的信任体系，为电子文件和电子档案的全生命周期信任管理提供支撑。项目所形成的数字认证技术应用模式和机制具有一定的可推广性，未来可基于这一机制部署应用区块链技术，进一步保证数字证书长期有效可验证。

　　三是推动工程档案业务的数字化转型。提出工程电子文件单套归档方案，从工程文件形成、整理、移交、保管、利用的全流程提出具体方案，为档案工作从纸质向电子转变提出了一条可行的实施路径，解决了工程管理信息系统数据归档的“最后一公里”管理难题。

　　该项目成果已在广州地铁七号线二期工程全线11个车站得到应用，包括机电、轨道、系统等各专业。在工程施工过程中，形成符合电子档案管理要求的原生工程电子文件，可直接归档，极大地提高工程文件管理效率。项目成果在城市轨道交通工程行业推广应用，包括深圳地铁、石家庄地铁、福州地铁等，对推动行业档案工作发展、行业工程管理发展发挥了积极作用。

　　[本文系2022年度国家档案局科技项目获奖成果]

　　作者单位：广州地铁集团有限公司、广州市档案发展中心、深圳市数聚湾区大数据研究院

　　责任编辑：王辉