企业档案的保管、保护、鉴定与处置——《企业档案管理规定》解读之六

　　文/张晶晶

　　《企业档案管理规定》(以下简称《规定》)第五章共9条，明确了企业按全宗管理档案的原则，提出了档案保管、保护、鉴定与处置的具体要求。

　　全宗管理

　　全宗是一个国家机构、社会组织或个人形成的具有有机联系的档案整体。通常情况下，一个企业在其活动中形成的各种门类和载体的档案为一个全宗。但当企业的生产关系或基本职能发生了根本性变化，比如出现重组、名称变更等情况时，则应当另立全宗，同时变化前的企业全宗保持不变，这时就会出现一个企业多个全宗的情况。实践中，有企业在管理科技档案时按照项目、产品等设立全宗；还有企业为所属单位、个人设立全宗等情况。无论何种情况，《规定》第三十七条明确了“应当按全宗管理档案”的原则。按全宗管理档案符合档案的形成规律，有助于企业维护档案的管理秩序，为档案科学规范管理奠定基础。

　　第三十七条还规定了“企业应当建立并定期完善全宗卷”。全宗卷是档案管理部门在管理某一全宗过程中形成的、记录和说明该全宗历史和现状的有关文件材料组成的专门案卷，也被称为“全宗的档案”“档案管理活动的档案”。全宗卷反映了该全宗内档案的内容、数量、利用等历史与变化情况和管理过程，为全宗科学管理提供重要依据。企业档案部门应对保管的每个全宗都编制全宗卷并不断完善，确保能够完整准确地反映全宗情况。在以全宗为单位移交档案时，与之相关的全宗卷也必须一并移交。全宗卷的具体编制要求可参考《全宗卷规范》（DA/T12）。

　　档案保管与保护

　　档案保管与保护是以档案长期保存和有效利用为目的，采用科学的管理措施和技术手段，延长档案寿命，维护档案完整与安全的重要业务工作。

　　1.总体要求

　　《规定》第三十八条分三款明确了档案保管与保护的总体要求，根本目的在于确保档案的实体和信息安全。一是根据不同档案载体的不同要求，采取针对性预防措施，使其在存放和使用中不受或少受人为、自然等因素的损害。二是科学制订并实施档案备份方案，以应对载体老化、技术迭代或管理不当等因素带来的档案安全风险。备份主要包括异质备份和异地备份两种形式。异质备份是指将档案信息从一种载体转移到另一种载体上。异地备份是指将档案“副本”存放在另一地点，该地点宜满足与档案存放地相距300公里以上，不属于同一江河流域、同一电网、同一地震带的要求。企业可以综合考虑档案的重要程度、备份成本、自身需求等因素，对保管的档案分级分类实施异质或异地备份，其中重要档案宜实施异质和异地备份，备份周期至少每年一次。三是依法依规制定档案管理应急预案并定期组织演练，以应对各种危及档案安全的突发事件。企业可以根据《档案工作突发事件应急处置管理办法》制订档案管理应急预案，并将档案工作的应急处置要求纳入企业总体应急预案。为检验应急预案是否科学、应急准备是否充分，企业应定期组织档案应急演练，强化相关人员在应急处置工作中的协同配合，提升整体应急处置能力。

　　2.基本目标

　　《规定》第三十九条提出了“防火、防盗、防紫外线、防有害生物、防水、防潮、防尘、防高温、防有害气体”的档案保管与保护基本目标。其中，不适宜的温湿度是导致档案载体发生破坏性化学反应的重要因素，严重影响档案的长期保存。档案库房作为保管档案的专门场所，应根据“档案的重要性和载体等因素”，参照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894）、《磁性载体档案管理与保护规范》（DA/T15）等确定适宜的档案库房温湿度并严格执行。此外，企业应维护档案库房内外环境的干净整洁，库房内不得存放与档案保管与保护无关的物品，库房外应保持安全出口、疏散通道畅通。特别强调的是，企业是落实上述要求的责任主体，要为档案保管与保护工作提供条件保障，档案部门和其他部门根据各自职责定位做好具体工作。

　　3.具体措施

　　《规定》第四十条至四十二条提出了做好档案保管与保护的具体措施。第四十条明确了企业档案人员应采取的有关措施，包括但不限于：进行日常监测和记录库房温湿度，根据需要及时采取调节措施；定期检查维护档案库房设施设备，确保其正常运转；定期清扫除尘，保持库房干净整洁；定期检查档案保管情况，发现问题及时处理，并建立检查和处理情况台账；记录人员、档案进出库房情况。企业档案人员在日常管理工作中要注意及时形成相应的真实记录，以便有效追踪设施设备的运行状态，档案的保管情况、人员和档案的出入库情况等。其中，档案库房视频监控记录作为管理活动的客观记录，应至少保存6个月。

　　档案管理是一个动态过程，比如档案利用、数字化等工作中以及档案人员发生变动时，档案的管理权限和保管状态都可能发生变化。为应对上述情况，第四十一条提出了“企业档案部门应当建立档案台账，定期组织人员对档案数量进行清点，做到账物相符”的措施。如果发现存在账物不符情况，企业档案部门应及时妥善处理。

　　第四十二条基于“以防为主、防治结合”的原则，提出了做好档案保护的相应措施。在档案入库前，对其进行除尘、去污、消毒等操作，防止有害物质、虫霉等随档案进入库房，做到防患于未然。对于易损档案，制作复制品提供利用，以保护档案原件；对于已损坏或存在不利于长期保存问题的档案，及时进行如修裱、去酸等修复或技术处理，尽量减轻档案受损程度、恢复档案原貌、延长档案寿命。档案修复前应做好登记和检查，必要时进行复制备份，并作修复说明；修复时应保持档案内容的完整，尽量维持档案的原貌。纸质档案修复工作可以参照《纸质档案抢救与修复规范第4部分:修复操作指南》(DA/Z64.4)。

　　档案鉴定与处置

　　档案鉴定与处置是档案管理工作的重要环节。本章中的档案鉴定是指根据档案来源、反映的职能作用、利用价值等标准，对保管期限届满的档案进行鉴别和价值判定的工作。企业应依据鉴定意见开展档案处置工作。

　　1.档案鉴定

　　企业档案的保管期限为永久、定期两种，定期一般分为30年、10年。对于定期保管的档案，《规定》第四十三条第一款明确了“应当定期对已达到保管期限的档案进行鉴定处置”的要求。实际工作中，有的企业顾虑鉴定工作流程和责任不明确，有的企业考虑满足各方面监管需要，未在定期保管的档案保管期限届满时开展鉴定工作。这实际造成了库房空间、设施设备、保管费用等的压力，也增加了档案安全风险。只有通过定期科学的鉴定，才能使具有保存价值的企业档案得以有效留存，也有利于集中人力、物力确保档案整体处于理想的管理状态。

　　为推动档案鉴定工作落实落地，第四十三条第二款规定了档案鉴定的程序。开展档案鉴定前，企业成立如“企业档案鉴定委员会（小组）”的鉴定组织，由“企业法定代表人或其授权人（分管档案工作的负责人）、档案部门负责人和相关部门负责人”共同参加。在鉴定组织的领导下，由企业档案部门牵头会同相关部门开展档案鉴定具体工作，“必要时可邀请相关领域专家参与”。相关部门（领域）一般指档案的形成部门、法务部门、财务部门等。鉴定组织应对鉴定意见进行审批。

　　2.鉴定后的档案处置

　　鉴定工作结束后，对仍需继续保存的档案，档案部门应重新划定保管期限并做出标注，同时对相关检索工具按照鉴定结果进行调整；对确无保存价值的档案，可以按照规定予以销毁。

　　《规定》第四十四条明确了档案销毁的程序，体现了“慎之又慎”的工作原则。一是编制档案销毁清册并报鉴定组织同意。无论是以“卷”还是以“件”为单位整理的档案，在编制档案销毁清册时都要具体到件，注明拟销毁档案的档号、文号、责任者、题名、形成时间、应保管期限、已保管期限和拟销毁时间等内容。二是明确档案销毁工作的组织实施责任。企业档案部门是档案销毁工作的组织者，相关业务部门是参与者，二者共同承担监销职责。档案销毁前，监销人应清点核对档案销毁清册所列内容，做好档案出库记录。档案销毁后，监销人应在档案销毁清册上签名、盖章。档案销毁清册应永久保存。需要注意的是，档案销毁后档案部门要对留存的档案进行调整或重新整理，并调整排架次序。

　　企业销毁档案时，建议在保密行政管理部门设立的销毁工作机构或者指定的单位进行，不建议自行销毁。电子档案和传统载体档案数字化成果销毁时，还应符合《规定》第六十六条要求。销毁涉密档案应符合《国家秘密载体销毁管理规定》要求，确保被销毁的涉密档案信息无法还原。

　　3.资产与产权变动的档案处置

　　随着经济社会的发展，企业资产与产权变动时有发生，特别是企业退出市场时，相较于职工安置、资产设备清查和债权债务处理等事项，档案处置易被忽视，形成管理“空窗期”。实践证明，档案处置工作事关企业合法权益、事关职工切身利益，事关经济发展和社会稳定。《规定》第四十五条从守牢档案安全底线出发，规定了企业发生资产与产权变动的档案处置原则。一是及时向相应的监督指导单位报告有关情况，监督指导单位要做到“胸中有数”。二是国有企业发生资产与产权变动的，应根据《国有企业资产与产权变动档案处置办法》（国家档案局令第17号）开展档案处置工作。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音