江西省档案目录中心建设情况调研

　　文/江西省档案馆党组成员、副馆长   李继国

　　档案目录中心是指以一定历史时期、区域、专业系统为条件，汇集各地档案目录信息，以统一的目录体系提供各种档案目录信息服务的专门机构。档案目录中心建立的目的在于完善我国档案信息检索体系，健全各档案馆馆际之间信息交流与资源共享机制，促进档案馆基础业务建设，实现档案信息的现代化管理。

　　建设历程及发展现状

　　江西省档案目录中心（以下简称“目录中心”）建设始于20世纪90年代初。1992年，江西省历史档案资料目录中心成立，为省档案馆下设科级事业机构，同时分别设立明清、民国、革命历史档案资料目录中心领导小组。历史档案资料目录中心面向全省各级各类档案馆收集相关历史档案资料目录，建设具有权威性的省级档案资料目录数据库，开展目录信息资源的交流、咨询、编辑、加工和出版工作，在推动档案资源共享的同时，为各级档案馆馆际交流和社会公众查阅利用提供服务。21世纪以来，江西省档案局不断完善目录中心建设相关标准，强化具体要求，并举办档案资料目录数据采集培训班，目录中心建设按下“加速键”。2018年机构改革后，全省档案目录中心的职能定位进一步明确，人员配置相对合理，事业发展持续提质增效。

　　近年来，全省档案目录中心建设在数据来源、质量管控及共享利用等方面持续发力，取得一定成效。

　　1.多途径丰富档案数字资源体系

　　目录中心建设以“存量数字化、增量电子化”的信息化战略为契机，依托并运用数字档案馆建设成果，多途径丰富档案目录数据总量。依托江西档案共享利用平台，汇聚全省各级综合档案馆目录数据。据统计，目录中心数据总量已接近5000万条。其中，民国档案目录数据300余万条，文书档案目录数据3100余万条，专业档案目录数据1300余万条。数据种类涵盖婚姻、职称、林权、土地、知青等，达40余种，涉及民生类占比达30%。数据资源得到极大丰富，数据总量不断突破新高。

　　2.下大力狠抓档案数据质量管控

　　目录中心多措并举着力把好数据质量关。一是标准先行。先后制定出台了全省文书类、声像类电子档案的著录与数据格式规范，专业档案目录以及民国档案文件级目录数据库结构的标准规范等，规定了各门类档案元数据的著录要求。二是全力指导。通过培训班、远程指导、上门走访等形式对市、县档案馆及立档单位开展指导工作。编制数字档案馆建设、档案数据管理相关实用手册下发至市、县档案馆。三是优化质量管控机制。制定《江西省县级档案馆纸质档案数字化项目验收办法》，强化档案数据验收环节，并要求各县级综合档案馆将目录数据、数字化副本及元数据全部上传至江西档案共享利用平台，经初检合格后方可申请验收。严把目录数据质量关，提升数据准确度、完整度。

　　3.全方位发挥档案数字资源共享作用

　　省档案馆基于江西档案共享利用平台，充分发挥其纵向联通省市县三级综合档案馆，横向联通省直各单位的技术优势，构建起“纵向到底、横向到边”的档案资源共享大格局。该平台同时对接全省政务服务应用“赣服通”App及全国档案查询利用平台，实现了馆际间资源共享、异地查档、线上出证以及移动端的“掌上查档”服务。省直单位基于该平台同样实现了馆（室）间档案数字资源在线远程利用，极大地提高了档案查阅利用效率。截至目前，社会各界通过江西档案共享利用平台查阅利用21616人次，其中，通过“赣服通”App查阅利用档案达7332人次，真正实现了让数据多跑路、群众少跑腿甚至“零跑腿”的“互联网+档案服务”。

　　制约目录中心发展的主要因素

　　目录中心建设虽然在夯实资源、质量管控以及数据共享等方面取得了一定成效，但仍然存在制约其进一步发展的短板和不足。

　　1.工作机制尚不健全，人才队伍建设存在短板

　　一是尚未建立全省统一、上下联动的工作机制。目录中心职能虽然已明确划归至省档案馆的电子档案管理部门，但相关机制仍不健全，与各市、县档案馆的协调联动工作机制还没有建立起来。二是信息化人才总量偏少，专业素养亟须提升。调研发现，即使经过几轮培训并下发了操作手册，仍有部分市、县档案馆工作人员无法掌握目录中心的数据上传、共享利用等操作。全省约85%的市、县档案馆缺乏信息化专业人员，目录中心职能大多划归在保管利用部门，数据上传均依赖数字化服务外包人员进行操作。

　　2.档案资源不齐全，数据汇集力度不够

　　一是馆藏档案门类较单一。全省大部分市、县档案馆档案收集仍以纸质档案为主，其中文书类占比达68%。二是机读目录汇集力度有差距。因地区经济发展水平存在差异，部分市、县档案馆受财政资金限制，还未实现档案机读目录完全编制，馆藏纸质档案数字化率较低。部分市、县档案馆对目录中心建设重要性的认识还存在偏差，积极性不高，导致目录中心汇集的数据总量不够充足、门类不够齐全、结构不尽合理。据2023年全省年报统计，目录中心汇集数据量近5000万条，与各地现有目录数据总量存在一定差距。

　　3.服务效果不理想，目录中心作用发挥不强

　　一是档案开放审核力度不够。各地档案开放审核工作进展不一，总体较为缓慢，档案开放比例不高，导致档案利用服务效果欠佳。二是档案检索效率不高。检索方式单一，目前以目录题名关键字检索为主，未能全方位覆盖档案利用中的各方面需求。三是目录数据分类整合程度不深。目录中心建设还停留在数据汇集阶段，专题目录数据库建设相对滞后，在目录数据的科学整合、深度挖掘以及如何高效便捷利用等方面，还缺乏更进一步的思考和谋划。

　　推进目录中心高质量建设的思路举措

　　目录中心建设旨在科学有效汇聚整合全省档案目录数据，将若干“信息孤岛”整合为统一的“开放平台”，实现信息互联互通，促进资源共建共享。

　　1.完善协调机制，构建高效安全的目录数据保障体系

　　一是坚持系统思维，建立联动机制。要坚决破除数据资源“本馆私有”的旧观念，树立数据“公用民用”和“共享增值”的新理念，通过强化宣传引导转变认识，建立共享机制，切实增强跨部门、跨层级业务协同能力。二是坚持创新思维，培养高素质人才队伍。省档案馆要发挥人才资源优势，采用多种方式、利用多种渠道，对市、县档案馆相关人员进行培训和指导。三是坚持底线思维，保障数据安全。建立健全目录数据采集、上传、整理、处置、利用等一系列标准规范，做好共享数据前置审核，有效杜绝涉密档案进入目录中心，构建规范严谨的数据安全体系。

　　2.运用系统优势，打造健全规范的目录数据资源体系

　　充分发挥数字档案馆各应用系统优势，完善目录中心系统功能，全面支撑并稳步推进目录中心建设。一是全面夯实档案目录资源基础。加速推动市、县档案馆馆藏存量纸质档案的数字化进度，推进市、县档案馆档案机读目录100%编制工作。在已建成全省红色档案目录数据库的基础上，推动各类专题目录数据库建设提速增量。二是持续推进数据信息档案化进程。注意将办公自动化、行政审批、电子证照以及网页采集等各系统中的电子数据及时归档，对各类电子文件应收尽收。三是积极探索档案资源数字化转型。以数字政府建设全面引领数字档案馆（室）建设工作，明确全省各级档案部门要按照分类分级、统一标准的原则，兼顾档案查阅检索的特点与规律，客观如实地反映著录对象的信息，形成规范一致、准确科学的档案目录体系，实现档案目录数据、内容数据、元数据及各组件的自动关联，将档案内容智能分解成计算机可读取并处理的数据形式，实现数据间的关系建构与重组，利用档案数据实现海量档案之间跨文件、跨卷宗的内容关联。

　　3.依托大数据，重塑便利快捷的目录数据服务体系

　　一是依据鉴定结果进行发布利用。在目录数据大量汇集的基础上，依据相关法律法规，对档案进行开放审核，经过鉴定后的档案目录可按照开放控制级别通过不同系统和网络对外提供利用。用于政务信息资源共享的档案目录，应当进行政务信息共享鉴定，符合共享要求的目录信息可依据共享类别通过政务信息共享平台或其他政务部门进行共享交换。二是坚持因地制宜完善检索方式。结合各地各部门实际，根据其不同检索需求，提供多种检索方式，例如，按档案类别和门类检索、跨类别和门类检索、普通检索和条件检索、精准检索和模糊检索、题名检索和全文检索、语义检索和图片检索等，检索范围包括对目录和全文的检索，进一步提高档案查全率、查准率，为查档群众提供更加便捷智能的档案查询通道。三是强化技术应用，突出数据赋能。依托丰富的档案目录数据资源，借助前沿的大数据挖掘、分析技术以及知识图谱、分类聚合、深度挖掘等智能工具，结合时政热点、专题重点或历史节点，全面、系统、准确地深挖档案目录中心资源，运用OCR等技术便捷快速获取数字文本，智能化助力资政参考、智慧编研等档案业务，更好地服务全省中心大局工作。

　　责任编辑：公喆