国际标准《信息与文献 结构化数据环境下文件(档案)管理的问题及应对》解读

　　文/白文琳 安小米 肖雨馨

　　ISO/TR 8344：2024是一项由国际标准化组织（ISO）制定的技术报告标准，其全称为“Information and documentation-Issues and considerations for managingrecords in structured data environments”，即《信息与文献结构化数据环境下文件（档案）管理的问题及应对》。该标准的目的是为揭示在结构化数据环境下管理文件（档案）的问题，并提供相应指导，以帮助组织更有效地管理和利用文件（档案）。标准于2024年4月15日全球正式发布。

　　编制背景

　　随着政府、企业和社会的数字化转型的不断推进，文件（档案）越来越多地以结构化数据的形式在数据库中创建，或者在由数据库支持的业务系统中生成。这些结构化数据是满足业务开展，满足法律和监管要求，满足组织记忆、凭证、决策、文化等价值的权威信息来源。因此，加强文件（档案）管理来确保结构化数据环境下的文件（档案）的真实性、可靠性、完整性、可用性是业务平稳、高质量开展的重要保障，结构化数据环境下的文件（档案）管理能力的提升势在必行。

　　虽然ISO 30301《信息与文献文件管理体系：要求》给出了通用的文件管理体系要求，但是由于结构化数据环境下的特殊性，所以还需要考虑特定的文件（档案）管理流程、体系和要求。因此该标准提供了结构化数据环境下文件（档案）管理的总则，分析了结构化数据环境下文件（档案）管理的特殊问题并提出了应对的指导意见。

　　该标准的主要适用者包括数据政策制定者、系统设计师、业务系统管理者、数据管理专业人员、数据库管理专业人员以及文件（档案）管理专业人员，指导他们在结构化数据环境下规范开展文件（档案）管理。

　　编制过程及基本信息

　　该国际标准于2021年6月7日正式启动。2023年正式在ISO/TC46/SC11国际标准化组织信息与文献委员会下设的档案（文件）管理分技术委员会完成注册，并正式启动工作草案制定。2024年4月15日，标准正式发布。该标准在预研立项前还经历了2019年5月一2021年5月共2年的特别工作组研究阶段。

　　该标准由中国专家担任项目召集人、负责人。来自14个国家的34名注册专家共同合作完成了标准制定工作。其中，附录中的4个用例均由中国提供，分别是：中国石油长庆油田分公司档案馆、国网天津市电力公司档案馆、中国商飞上海飞机设计研究院、北京柏睿数据技术股份有限公司。

　　主要内容

　　该标准包含6章主要内容和9个规范性附录，具体包括：第一章范围、第二章规范性引用文件、第三章术语和定义、第四章基本概念、第五章结构化数据环境下管理文件的问题、第六章结构化数据环境下管理文件的问题应对，以及识别结构化数据的概念和特征、关系型数据库示例、从管理角度和技术角度解读文件（档案）概念、结构化数据环境下文件（档案）管理的模板和用例、来自中国的4个用例表以及ByDesign设计方法论9个规范性附录。其中，第四、五、六章是标准的重点内容。

　　1.第四章 基本概念

　　明确了数据、信息、文件和知识之间的关系;明确了实体文件（档案）和结构化数据、业务系统、数据库（关系型数据库、主数据和事务数据、其他形式数据库）等概念;区分了“文件（档案）”概念的不同理解;阐述了作为结构化数据的文件（档案）元数据的管理意义;辨识了结构化数据的基本特征。

　　2.第五章 结构化数据环境下管理文件的问题

　　通过来自中国的4个用例数据的收集与分析，标准得出了结构化数据环境下管理文件存在如下挑战和问题：

　　第一，单独的一份文件（档案）并不是独立存在的。结构化数据环境中，一份文件（档案）通常是整体数据结构的一部分，所有同类型的文件（档案）聚合在一起，不能实现单独管理。

　　第二，业务系统并非是为了捕获文件（档案）而设计。大多数的业务系统并没有按照ISO 16175的功能要求来捕获文件（档案）。因此，如果要求系统提供历史性的某个信息，例如公民以前的地址，则创建具有与时间点相关联的数据值的固定内容文件（档案）可能会面临挑战。

　　第三，数据经常被复用。数据库中的同一个数据经常在不同的业务流程和事务中被复用，数据在复用的过程中会产生新的文件（档案），还得遵从不同文件（档案）的留存和处置要求。

　　第四，文件（档案）控制可能无法应用于业务系统中。业务系统设计时很少考虑文件（档案）的管理规则和要求，例如业务系统制定的元数据保存、访问权限规则和文件（档案）管理要求所制定相应规则不尽相同，导致文件（档案）控制可能无法在业务系统中实现。

　　第五，业务系统中的文件（档案）过程可能有所不同。业务系统中的文件（档案）过程和文件（档案）系统中的过程可能存在不一致的情况，例如业务系统中的文件（档案）通常在创建时候被同时捕获，并不明显体现创新和捕获两个流程，而文件（档案）过程是明确区分的。

　　第六，文件（档案）的内涵可能取决于系统文档。结构化数据环境下的文件（档案）在留存了代码和额外的系统文档情况下，才有可能留存该文件（档案）的意义，因此系统文档的留存成为理解文件（档案）之间意义、关系的必要操作。

　　第七，对共享系统中的文件（档案）的所有权和控制可能并不清楚。很多业务系统的设计者和使用者是分开的，特别是多主体共同使用系统的情况下，文件（档案）的私有权和控制权是不明晰的，所受到的法律和监管要求也不尽相同。

　　第八，对个别文件（档案）的处置可行性存在难点。对于存储在关系型数据库中的文件（档案），处置过程要求从数据库中移除特定记录，也就存在以下处置问题：首先，需要确定组成文件（档案）的数据，虽然已经完成对文件（档案）留存的鉴定，但是为了使得文件（档案）是完整和有意义的，还需要识别和保留相应元数据。其次，销毁有难点。单份文件（档案）的删除操作会违背数据库的引用完整性规则。再次，需要处置的数据量大造成的难点。大量的数据的处置使得手动操作不可行，需要完成自动化设置，并且需要确保可信和合法。再次，处置全面性有难点。文件可能存在备份副本、纸质打印版本等，全面处置完毕存在难点。最后，确保及时、完整和不可逆的销毁操作有难点。在复杂的、分布式的、共享的或由第三方控制的结构化数据环境中，可能很难获得及时、完整和不可逆转销毁证明。

　　第九，处置与关系数据库的引用完整性规则之间的冲突。文件（档案）处置规则可能要求做删除处理，但关系数据库的引用完整性规则可能要求留存相同的文件（档案），也就可能会产生冲突。

　　第十，长期保存结构化数据文件（档案）。非结构化数据的保存通常需要转化为所要求的文件格式，虽然ISO/TR22999提供了数字文件格式的长期存储建议，但其中不包括数据库格式。

　　第十一，数据高度动态化特征。在某些技术或科学环境中，可能需要连续变化的数据值。例如，采样连续变化的值，并捕获和存储所得的样本值;确定连续变化值的平均值，并捕获和存储所得的平均值;在更适合存储范围（测量）值的非关系数据库中存储结果值;将通信网络中智能设备传感器的电流输出值存储下来等等均是挑战。

　　3.第六章 结构化数据环境下管理文件的问题应对

　　第一，方法论。明确在业务系统中管理文件（档案）的方法包括：①在业务系统中前置设计文件（档案）控制和流程，例如，捕获某个环节的历史数据和状态，使用数据库日志工具来记录更改的数据值等;②将其他应用程序中的文件（档案）控制或要求应用到业务系统中;③构建一个跨业务系统的文件（档案）管理系统。

　　第二，文件（档案）鉴定。首先，鉴定需要被捕获的文件（档案），在对业务环境进行战略分析和风险评估的基础上，确定需要创建和捕获的文件（档案）。其次，对管存要求进行鉴定。需要重点鉴定文件（档案）的聚合体，而非单个文件（档案），此外需要重点鉴定被复用的文件（档案）的留存要求。

　　第三，By Design方法的运用。提出By Design方法管理结构化数据环境下的文件（档案），具体采用管理规则设计方法和技术设计方法来实现。首先，管理规则设计方法要求在业务系统设计的整个生命周期中，特别是在初始设计阶段中就要明确文件（档案）的管理要求。具体包括：①鉴定将被捕获和保留的文件（档案）以及处置时间;②确定文件（档案）分类、索引、描述、访问控制处置和保存、监管等要求;③选择相应信息系统来捕获和保留这些文件（档案）：④设计捕获、留存和处置文件（档案）的解决方案，包括基本系统连接：⑤建立、购买和实施用于捕获、留存和处理这些文件（档案）的解决方案。其次，技术设计方法建议在系统中自动化实现全生命周期范围内文件（档案）管理规则和流程的操作，采用机器可读标准技术实现机器对规则和要求的自动执行，自动解释、自动审计等功能。

　　第四，将其他应用程序中的文件（档案）控制手段或策略应用到业务系统中。将文件（档案）管理集中在一个应用程序中，并将文件（档案）控制或要求应用于其他应用程序，从而就地管理档案。

　　第五，从战略角度和执行角度构建一个跨业务系统的文件（档案）管理系统。从战略角度着手，将文件（档案）管理要求和数据治理要求嵌入组织数字化转型顶层设计中，如有关基础设施、体系架构、管理过程、系统、数据模型等。从执行角度着手，文件（档案）过程和控制管理最好嵌入文件（档案）系统中，对于部分不可行的档案管理过程和控制，无法将其作为功能纳入系统，但档案管理系统可能能够支持特定业务系统之外的文件（档案）管理要求，如保存数据库中使用的代码，捕获例如屏幕截图、数据库方案、用户指南等单独的文档，在系统层面实施处置权限便于系统升级、更换时实施处置行为。

　　作者单位：天津师范大学、中国人民大学

　　责任编辑：黄佳音