江苏省城市轨道交通工程档案管理实践

　　文/强冬梅 景红 刘琦 路靓 黄震 胡翔

　　城市轨道交通工程档案事关城市建设和社会治理，具有工程建设周期长、参与主体复杂、形成文件体量大等特点。江苏省无锡、苏州、徐州、常州、南通各市轨道交通集团在业务实践中，与高校科研团队紧密合作，遵循城轨工程文件形成规律，紧扣城轨工程档案管理难点，探索城轨工程文件与档案规范化管理，不仅促进了城轨工程档案管理提质增效，更进一步推动了城轨工程高质量可持续发展。

　　工作原则

　　1.强化档案意识

　　江苏省各市轨道交通集团为做好城轨工程档案高质量管理，以强化档案意识为先。要正确认识到城市轨道交通工程档案是工程管理的依据和凭证，是城市建设的历史记录和宝贵资源。城市轨道交通工程档案管理在轨道交通集团自身发展、城轨行业发展中至关重要。要增强档案信息化建设和档案工作创新意识，从而指导信息环境下的城市轨道交通工程档案管理实践。

　　2.健全体制机制

　　江苏省各市轨道交通集团着眼于城市轨道交通工程项目，遵循城市轨道交通工程档案形成规律，以规范城市轨道交通工程档案工作为目标，构建了城市轨道交通工程档案管理体制机制，为城市轨道交通工程档案高质量管理提供统一有效的支撑。

　　3.严控监管落实

　　江苏省各市轨道交通集团全面开展城轨工程档案管理质量管控。一是严格考察参与城市轨道交通工程项目并形成档案的各单位。二是形成于城市轨道交通工程项目各阶段、各业务环节中，真实记录工程建设情况，对城市轨道交通工程具有保存利用价值的各种载体形式和内容的文件，均纳入统一规范和管理中。三是管控城市轨道交通工程文件质量、工程建设各阶段档案工作，严格落实前端控制和全程管理。

　　工作思路

　　1.广泛调研

　　为确保城市轨道交通工程档案管理的科学性、合理性，江苏省各市轨道交通集团联合高校及研究院档案管理科研团队，对城市轨道交通工程档案管理的理论研究和实践状况进行充分调研。全面检索和研读国内外相关文献，梳理从国家到地方层面有关城市轨道交通工程档案管理的政策法规及标准，形成内容详尽的《国内外城市轨道交通工程档案管理文献调研报告》《城市轨道交通工程档案管理政策法规及标准分析报告》。在此基础上，选取天津、南京、青岛、成都等国内有代表性的城市轨道交通公司进行实地调研，从访谈和参观中获得城市轨道交通工程档案管理的有益经验，了解难点和瓶颈问题。

　　2.找准难点

　　经过文献调研，尤其是实地调研后发现，城市轨道交通工程档案管理的难点主要体现在3个方面：一是在单套制管理模式上，各单位无法做到全流程的单套制管理，部分单位依然保持双套制的工作现状，试点的推进力度也不同。二是在元数据管理上，元数据的收集对大部分单位来说较为困难，没有清晰的路径作为参照，其中最大的问题在于如何确定元数据的收集范围和类别，大部分单位只能按照相关的工程档案元数据标准进行元数据的捕获，工作流程上无法体现城市轨道交通工程建设的特点。三是在BIM系统应用上，虽然BIM系统在一些城市轨道交通工程项目中开始运用，但部分单位在数据整合和实用性方面都存在短板。

　　3.创新机制

　　城市轨道交通工程的管理模式为属地化管理，主要由地方政府或地方机构进行管理和监督。基于属地化管理模式的特点，江苏省各市轨道交通集团档案管理部门不囿于行政区划界限，努力寻求城市轨道交通工程档案管理中的共性问题，尝试通过多地、多单位的合作，制定统一规范，在内容深度、适用范围上力求针对性强、实用性高。通过多方协调，既吸取行业标准和规范的制定经验，又关注地方需求，研制符合江苏省城市轨道交通工程档案管理实际并具有一定先进性、引领性的管理规范。

　　4.多方协同

　　江苏省内无锡、苏州、徐州、常州、南通5家城市轨道交通公司为在城市轨道交通工程档案管理中提质增效，积极寻求与南京大学、南京致远档案事业发展研究院合作，充分发挥产学研协同优势。多方协同确保了所研制的城市轨道交通工程档案管理规范既有理论深度，也要与实际工作深度融合，所提出的方案更为精准和高效。多方协同不仅提升了规范管理的全面性，同时保障了其实用性和接受度，对于未来在更大范围的推广和应用具有积极影响。

　　5.标准引领

　　江苏省各市轨道交通集团和南京大学，南京致远档案事业发展研究院的档案管理科研团队经过多次讨论达成共识，通过研制和发布江苏省地方标准，解决属地化管理模式下权责不明确、处理方法不规范和信息化发展水平不一致等问题。

　　主要成效

　　1.发布地方标准

　　在合作各方的共同努力下，经过起草、试运行和多次征求各方意见，历时近3年，《城市轨道交通工程档案管理规范》最终得以作为江苏省地方标准发布。

　　《城市轨道交通工程档案管理规范》以城市轨道交通工程项目为单位，针对城市轨道交通工程档案不同主体，如工程监理档案管理、土建施工档案管理、竣工验收档案管理等，将归档内容全方位覆盖到城市轨道交通工程建设的各主体、各阶段、各环节，通过合同约束明确参与城市轨道交通工程建设各方的档案管理职责，既包括城市轨道交通工程档案工作组织与管理、工程档案信息化建设的基本要求，也包括工程文件管理、工程档案管理、工程档案数字化、工程电子文件与电子档案管理的质量标准。

　　另设有城市轨道交通工程文件归档范围及保管期限、分类大纲、电子文件元数据表、电子文件“四性”检测具体项目等规范性和资料性附录，以提升标准的可操作性和易用性。

　　经各方反馈，《城市轨道交通工程档案管理规范》明确了城市轨道交通工程文件和档案管理的相关术语及定义，显著提升了城市轨道交通工程档案管理的专业性和规范性。《城市轨道交通工程档案管理规范》充分考虑城市轨道交通工程文件和档案管理的现实需求，按照工作流程提出相对统一的要求和标准，重点关注城市轨道交通工程电子档案单套制管理和信息化建设的发展方向，为城市轨道交通工程档案管理的基础设施建设、元数据管理、档案管理系统建设等方面提供了指南。

　　2.各地工作实效

　　《城市轨道交通工程档案管理规范》制定后，经过江苏省各市轨道交通集团试行，在城市轨道交通工程档案管理工作中成效显著。

　　依据规范，无锡将合同管理系统产生的原生电子文件作为单套制管理纳入企业数字档案馆建设内容，对电子档案管理系统进行升级改造，新增的“实时收集”功能受到参建单位欢迎。

　　苏州改变以往先预验收再专项验收的模式，11号线在开通前完成档案专项验收，节省了大量人力和时间成本。

　　常州优化与参建单位协作方式，降低了公司内阻，完善了公司档案管理模式。

　　南通2号线一期工程通过固定化模板、结构化设计、流程化把控等方式，在工程分部分项验收前，已基本完成各标段、各专业归档框架的搭建，降低了档案管理的运营成本。

　　徐州规范了3号线二期，4、5、6号线一期项目档案管理要求，为验收工作提供了有力的支持。

　　此外，各市轨道交通集团还依据规范，积极尝试业务系统、文件管理系统与档案管理系统的挂接，衔接文件形成、流转、审批环节，开展单套制管理试点，从平台建设、系统对接等方面多管齐下，实现以电子形式全程管理项目类、管理类等部分类型文件，有效提高了工作效率，推动了城市轨道交通工程档案高质量管理。

　　江苏省各市轨道交通建设运营成效在全国名列前茅，各市轨道交通集团通过强化前端控制和全过程管理，规范各建设主体的工作，提升了城市轨道交通工程文件运转效率，提高了城市轨道交通工程建设的质量和效率。

　　作者单位：无锡地铁集团有限公司、南京大学信息管理学院、徐州地铁集团有限公司、苏州市轨道交通集团有限公司、常州地铁集团有限公司

　　责任编辑：巩慧