“点单式”编制 流程化审查——三明市“极简式”推进档案三合一制度实施

　　文/ 吴欣

　　机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度（以下简称“三合一制度”）编制是立档单位开展档案工作的基石，是各类档案规范归集的指南，三合一制度编审工作是各级档案部门重新学习巩固基础业务知识的有效途径，也是新时代创新档案业务指导方式的有利契机。福建省三明市档案局根据国家档案局《关于全面推行机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度的通知》的部署要求，在省档案局的科学指导下，按照“试点先行，分步推进，全面覆盖”的总思路，把推进三合一制度实施作为“十四五”期间的重点工作以及未来档案业务规范化开展的基础工作来扎实推进，力争在2024年年底实现“市、县两级提前一年同步完成‘十四五’规划末期在机关全面实行三合一制度”的总目标。

　　着力“科学”与“规范”，下好布局“先手棋”

　　三合一制度作为各立档单位开展档案工作的指导性文件，“科学性”和“规范性”是其应有的基本属性，市档案局紧抓顶层设计，将“科学”与“规范”作为根本要求贯穿工作始终。

　　一是科学设计工作机制。市档案局班子坚持把三合一制度编审工作作为服务经济社会发展的重要切入点，班子主要负责同志定期研究重大事项、听取专班工作情况汇报，帮助解决审查中遇到的困难和问题。以制定一套可落地、可执行的制度为目标，拟定了“试点先行，分步推进，全面覆盖”的工作思路，从“编制”与“审查”两个方面着手谋划，梳理出了“点单式编制、流程化审查、多抓手推进”的工作方法。同时，成立了以市、县两级业务骨干为主要力量的审查专班，从制度、方法、组织等方面为推进三合一制度编审工作“保驾护航”。

　　二是规范制定制度样例。制定出符合国家标准规范的三合一制度样例是推行此项工作的关键。为此，市档案局选取了档案门类较为齐全的市商务局以及声像档案较为典型的市融媒体中心作为试点单位，开展三合一制度编制。以国家档案局对三合一制度编制的各项要求为根本，通过积极向省档案局领导专家请教、深入试点单位开展实地调研、充分借鉴周边地市经验、多轮征求本地区档案业务骨干意见等多种渠道，经过不断打磨、修改，历时3个月完成了两家试点单位的三合一制度编制，并在此基础上制定了包括所有一级门类在内的《文件材料归档范围和档案保管期限表（样例）》。

　　三是优化配强审查力量。市档案局充分发挥“办局一体、局馆联动”机制优势，统筹市、县两级档案局、档案馆业务力量，成立三合一制度审查工作专班，建立了“以市带县、市县联动”的审查模式，并以县（市、区）为单位划分审查小组，开展分组审查。各个县（市、区）档案部门按照“老带新”的工作思路，至少选派2名业务骨干作为专班成员，既保证了审查工作质量，又可实现业务工作“传帮带”的效果。

　　坚持“化繁”与“从简”，用好编审“工具箱”

　　由于三合一制度编制具有极强的专业性，且各门类档案的编制要求有差异。为此，三明市档案局将三合一制度的编制流程及模板固定下来，创新了“点单式编制、流程化审查、多抓手推进”的工作方法。

　　一是制度编制菜单化。将机关档案13个一级门类的分类方法、档号结构及说明详细写入制度样例，且针对科技档案及专业档案两个编制难点，分别列举常见二级门类档案的分类方法、档号结构及说明。例如，细化科技档案中科研档案、基建档案、设备档案3个机关常见二级门类，专业档案则以机关常见的政务服务事项档案和行政处罚档案为例进行细化。此外，还制定了各门类档案归档范围和保管期限表参考样表，各机关单位仅需做好档案门类调研，在样例中选取本单位所涉及的档案门类，再结合单位实际情况进行修订即可。“菜单化”制度样例使编制工作由“自创”转变为“自取”，大大降低了编制的复杂度。

　　二是编制材料模板化。为提高各机关单位三合一编制送审效率，市档案局专门印发了《三明市机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度编制与审查工作手册》，为各机关单位编制三合一制度设计了“一图两表”编制工具，即《三合一制度编制送审流程图》《文件材料归档范围增减表》《三明市机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表送审表》。要求各机关单位档案工作人员按照《三合一制度编制送审流程图》对各单位档案工作开展调研；根据部门职能、原文书档案归档范围和保管期限表以及行业相关档案规定，重新梳理各门类档案的归档范围及保管期限，并将梳理的内容填入《文件材料归档范围增减表》，该表需经部门领导签字同意后交由档案工作人员作为各单位三合一制度编审的依据。此外，《三明市机关档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表送审表》设置了“送审材料清单”一栏，明确除三合一制度初稿外，各机关单位还须将“三定方案”、原《文书档案归档范围和保管期限表》《文件材料归档范围增减表》及行业档案规范一并送审，作为三合一制度审查依据。对编制送审流程和送审材料模板进行固化，能够有效帮助档案工作人员明确编制程序，迅速掌握编制方法。

　　三是审查方式流程化。制定了初审、复审、终审三审制度，对审查流程、内容和方法进行规范，设计形成“初审表”和“复审表”2个审查工具。初审表从“门类划分”“分类方法”“档号结构”“编号规范”“归档范围和保管期限表”5个方面对档案门类划分及归档机构的完整性、档号结构的规范性、归档范围的准确性进行审查，复审表则主要对初审时发现问题的修改情况进行审查。审查人员分工明确，各司其职，有助于推动实现编制审查工作快捷高效。

　　兼顾“共性”与“个性”，构筑指导“护卫队”

　　三合一制度编审工作涉及单位多且档案门类各异，“一对一”指导编审的方式较难实现。因此，三明市档案局“由面及点”，通过开展培训、制定制度样例、印发编制手册等方式解决编制工作的“共性”问题。除此之外，组织专班力量分组指导、开展“定制式”服务，帮助解决各单位档案门类各异等个性化问题。

　　一是扩大培训面。2023年10月23日，市档案局组织召开三合一编制审查工作培训会，市、县两级档案局、档案馆专班成员及来自99家编制单位、备案档案服务机构的相关人员约140余人参加培训，市档案局派出工作人员对“编制”和“审查”两项工作进行讲解，指导各机关单位在修改样例完成三合一制度编制的同时，也能掌握审查工作的流程、方法，此举重点解决了编审过程中的“共性”问题。

　　二是布好服务网。针对各机关单位档案门类不同、分类方法各异等情况，市档案局充分发挥审查专班作用，将专班分为14个审查小组，每个小组在完成6~8个单位制度审查工作的同时，还负责审查单位的编制指导与答疑工作。此外，还特别针对档案门类划分、专业档案档号结构设置等在审查工作中发现的重难点问题进行“点对点”指导，解决统一培训时未全覆盖的个性化问题。

　　三是化解疑问点。为提高工作效率，将专班力量从重复答疑的低效劳动中解放出来，市档案局不定期发布《三明市三合一制度编制问题解答汇编》，并充分利用智能化手段，在三明市档案信息网、三明市档案管理系统设置智能答疑通道，解答各机关单位提出的高频问题，此举有效筛选并解答了三合一编审工作中的各类共性问题，以便于专班成员集中指导力量解决各单位的个性化问题。目前，智能答疑系统共收集汇总三合一编审有关问题共计70余条。

　　突出“高效”与“高质”，跑出实践“加速度”

　　一是树立“小目标”。根据国家档案局关于三合一编制审查工作的部署要求，制定“三合一制度编审路线图”，明确于2024年8月31日前完成市级初稿复审、12月31日前完成市、县两级批复等关键时间节点，力争在国家档案局规定时限基础上提前一年全面推行三合一制度。同时，鼓励条件成熟的县（市、区）档案部门将三合一编制工作向乡镇、街道一级延伸。截至3月底，三明市已陆续完成6家市直单位三合一制度的批复；11个县（市、区）也同步启动三合一制度编审工作，其中三元区、永安市召开了编审工作培训会、明溪县以翰仙镇为试点完成了全市首家乡镇、街道三合一制度样例编制。

　　二是用好“指挥棒”。将三合一制度编审工作纳入市直单位绩效考评内容、“双随机一公开”行政执法检查内容以及档案专技人员职称评审考评加分项和市档案“三支队伍”评选考量内容，激发编审工作内生动力。2023年度市直单位绩效考评档案指标明确要求，各机关单位“12月31日前完成并按规范报送本单位档案分类方案、文件材料归档范围和档案保管期限表三合一制度初稿”，截至考评结束，99家编制单位除机构涉改单位外，仅有2家单位因没有按时送审三合一制度初稿而在绩效考评中被扣分，以上各项机制有力有效推动了三合一制度编审工作按时推进。

　　三是打造新亮点。为增强三合一制度指导实践效能，三明市档案局积极探索三合一制度场景化运用方式，对全市档案管理系统进行优化提升。增设了三合一制度导入功能，帮助各机关单位档案工作人员用最便捷的方式将最新批复的归档范围和保管期限表嵌入系统，实现归档范围及保管期限系统智能识别、精准匹配，切实提升立卷归档工作实效。

　　作者单位：福建省三明市委办公室

　　责任编辑：公喆