文件材料的形成、收集、整理与归档——《企业档案管理规定》解读之五

　　文/袁瑞

　　《企业档案管理规定》（以下简称《规定》）第四章共12条，提出了文件材料形成、收集、整理与归档的具体要求。

　　文件材料形成

　　文件材料的形成是企业档案工作的基础，直接影响企业档案资源质量和企业档案工作整体水平。《规定》结合档案管理要求和实践经验，对如何保障归档文件材料齐全完整及其形成质量作出了规定。

　　1.档案部门应参与企业相关业务活动

　　产品生产、科学研究、项目建设、设备技术引进等企业业务活动形成的文件材料，是企业档案的重要来源。第二十五条第一款规定，企业档案部门或档案工作人员应当及时介入产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备开箱等业务活动的重要环节和关键节点，对文件材料的形成、收集、整理与归档进行指导。这是企业档案部门或档案工作人员落实岗位责任制、加强监督和指导的客观需要，也是从源头确保企业归档文件材料齐全完整的具体要求。

　　实践证明，只有将企业档案工作与具体业务活动同步推进、深度融合，才能最大限度地确保重要业务活动形成的文件材料得到及时、完整的收集和保存。为此，第二十五条第二款在总结以往行之有效的实践经验基础上，提出了企业档案工作应当坚持的“四同时”原则，即企业在下达项目计划任务、检查任务进度、验收和鉴定项目成果、进行项目总结等不同阶段，应将档案工作与业务活动同部署、同检查、同验收（鉴定）、同总结。第三十五条还细化了“同验收”要求，即需要验收（审查或绩效评价）的建设、科研、产品（业务）项目，也应当开展项目档案验收（审查或绩效评价），具体方式可根据有关规定和项目实际确定。

　　2.文件材料的形式和内容应符合归档要求

　　第二十六条提出了归档文件材料形式和内容方面的要求。一是记录载体和记录方式要耐久、可靠、满足长期保存要求。文件材料形成时的记录载体和记录方式直接影响档案的长期保存。因此，目前常用的纸张、光盘、胶片等记录载体均应优先选用耐久、可靠、满足长期保存要求的种类;记录方式也应考虑耐久、可靠要求，譬如在纸质材料上记录时应选用碳素墨水、黑色油墨等耐久性好的字迹材料，电子文件应选择成熟、可靠的文件格式等。二是归档文件材料要真实、完整、准确，即归档文件材料应是在企业实际活动中直接形成的未被篡改或伪造的原始记录，组件齐全、内容完整，能够全面、客观反映业务活动全貌，且签字和盖章手续完备。

　　此外，为保证档案的凭证价值，归档的文件材料应是原件，即业务活动中最初形成的原始文件。如因客观因素导致只能以复制件归档的，必须同时注明原因及原件存放处，以便备查。需要说明的是，纸质文件的扫描件或电子文件的纸质打印件均属于复制件，不能视作原件。

　　归档文件材料的收集

　　收集是企业各部门归集分散的归档文件材料，并将其及时交给本部门档案人员的过程。《规定》明确了企业开展归档文件材料收集工作的基本原则和方法。

　　1.确定收集范围

　　第二十七条规定，企业应当依照相关法律法规确定本企业的文件材料归档范围，即文件材料的收集范围，这是开展收集工作的必要前提。确定收集范围应充分考虑企业涵盖的各项业务活动以及所形成的文件材料门类、载体，应包括文书、会计、科研、基建、音像等。实际操作中，企业应当遵从《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》和国家及行业相关规定。

　　2.编制文件材料归档范围和档案保管期限表

　　文件材料归档范围和档案保管期限表（以下简称“归档范围和保管期限表”）是对归档范围的细化，是开展归档文件材料收集工作的重要依据。规范编制归档范围和保管期限表、按程序进行报（审）批是企业档案工作的重要内容。第二十八条规定，企业应当编制本企业的归档范围和保管期限表，按资产归属关系指导所属单位编制归档范围和保管期限表并予以审批，这是企业履行对所属单位监督和指导职责的重要体现。按照各级档案主管部门管理权限，中央企业总部的归档范围和保管期限表应报国家档案局审批同意后执行;地方国有企业总部的归档范围和保管期限表则应报同级档案主管部门审批同意后执行。

　　企业档案保管期限采用“两分法”，包括永久、定期两种。定期实行标时制，一般分为30年、10年。

　　3.拓展其他档案收集途径

　　第三十六条提出，企业可以通过接受捐献、购买、代存、交换等方式收集档案，以满足相关工作需要、丰富企业档案资源。在收集档案时，企业应严格遵守国家有关规定。需要注意的是，代存方式没有改变档案的所有权，但是企业可与档案所有者约定相关方的权利和义务，明确相关档案的利用条件。

　　归档文件材料的整理

　　整理是按照归档文件材料的形成规律和内在联系使之实现有序化、便于保管和利用的过程，其主要内容包括文件材料分类、整理原则和方法、档号编制等。

　　1.文件材料分类

　　分类是将归档文件材料按其来源、时间、内容和形式等方面的特征，分为若干类别，并将各类别按照层级关系组合为一个有机整体的过程，包括选择分类方法、制定分类方案、文件归类等。分类方案是分类方法的固化和体现，是文件归类的重要依据，企业应根据整理工作的原则和要求，结合本单位实际，按照第二十九条规定制定统一的分类方案。不同门类、形式的归档文件材料可以采用不同分类方法，但应保持整体协调呼应。分类方案关系到企业档案工作全局，任何变动都会引起档案工作的一系列变化，因此分类方案一经确定，应保持相对稳定，避免随意改变。

　　2.整理原则和方法

　　企业归档文件材料整理时应当遵循相应原则要求。一是遵循文件形成规律，即将整理作为文件办理过程的自然延续，充分利用原有的整理基础，特别是对系统整理过的文件应当维持现状，避免重新整理;二是保持文件之间的有机联系，即整理过程中应按照责任者、文件形成过程或阶段、特定问题或事由、文种或载体等要素.保持文件间及文件组件之间的相互关系，体现具体业务活动的本来面貌;三是便于保管和利用，即区分文件的不同价值，并采取不同的保管策略，以提高管理效能和利用效率，这是衡量归档文件材料整理方法是否有效、实用的重要手段。

　　当前常用的整理方法分为按“件”整理和按“卷”整理两种，不同门类的归档文件材料因特点不同，采用的整理方法也不尽相同，第三十条列举了主要门类归档文件材料的整理规则和标准规范，企业在具体工作中可以参照执行。

　　3.档号编制

　　档号是在文件整理过程中赋予的，体现整理规则并包含归档文件材料类别、排列顺序等要素的一组数字、字符的集合，编制档号是对档案进行规范管理的基本要求。第三十一条提出了档号编制的原则性要求。一是应当逐卷或逐件编制档号。按件整理的归档文件材料与按卷整理的归档文件材料档号结构有所区别，企业应根据整理方法确定相应档号结构，并应保证以最小整理单位（卷或件）为基础连续编制档号，做到不遗漏，不断号。二是档号应指代单一，一个档号对应一件或一卷归档文件材料，不得重复。三是档号应体现归档文件材料的来源、门类、整理分类体系和排列顺序等基本属性。企业可以参照第三十一条列出的具体档号编制标准，结合本单位分类方案、整理方法等制定本单位统一的编号方案。

　　文件材料归档

　　归档是将办理完毕且具有保存价值的文件材料经系统整理后移交档案部门集中保管的过程，是档案工作的关键节点之一，需把握好归档责任、归档时间、移交流程等内容。

　　1.归档责任

　　第三十二条分别明确了企业撤销部门、项目（业务）承接部门和岗位变动人员、接任者的归档责任。在企业生产经营过程中，根据业务需要裁撤、调整内设部门或项目（业务）承接部门、人员岗位等情况时有发生，相应部门和人员除了进行业务工作交接外，还应当做好档案工作交接，避免因归档工作中断或无人承接，造成档案资源流失。企业撤销部门的未归档文件材料，应当明确归档部门和责任人，在部门撤销后1个月内归档：尚未完成的项目（业务）文件材料，应当及时移交给承接部门，并由承接部门按要求归档。岗位变动人员应当将待归档文件材料交由接任者按要求归档。必要时档案部门应及时介入，做好监督和指导。

　　针对联合召开的会议、联合研制的产品、联合建设或研究的项目、联合行文等情况，第三十三条对文件材料归档时的原件归属作了明确规定，即原件由主办企业归档，其他企业将相应的复制件或其他形式的副本归档，如有其他规定或参与各方另有约定的，则按照具体规定或约定来确定原件归属。当然，此条款适用于只有一份原件的情况，如原件有多份，参与单位可分别归档原件。

　　2.归档时间和移交流程

　　第三十四条进一步强调了企业各业务部门的归档责任，要求企业文件材料“经形成部门整理后归档”，按照规定及时移交给企业档案部门实行集中保管。

　　不同门类的档案在归档时间上略有区别，可参照《企业档案工作规范》（DA/T42-2009）等开展具体工作。所有应归档的文件材料都要及时归档，做到“应归尽归”，任何部门或人员不得将应归档文件材料据为己有或者拒绝归档。

　　第三十四条第二款还明确了具体移交流程，要求移交双方履行好相应交接手续。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音