《档案法实施条例》企业实施要点

　　文/ 蔡盈芳

　　《中华人民共和国档案法实施条例》（以下简称《条例》）是为了推进新修订《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）的贯彻实施而制定的，是一部有别于补充性行政法规和解释性行政法规的辅助性行政法规，其内容主要是细化《档案法》有关要求，就《档案法》部分条款的实施提出要求和方法，各单位在贯彻实施《档案法》时都必须遵守。企业作为国家重要经济科技活动组织，也需要依据《条例》贯彻实施《档案法》。为帮助企业更好地贯彻实施好《条例》，本文就其中与企业档案工作有关的内容及其实施要求予以介绍，供广大企业档案工作者参考。

　　把坚持和加强党对档案工作领导落到实处

　　档案工作具有较强的政治属性，《档案法》旗帜鲜明地提出“坚持中国共产党对档案工作的领导”。为了更好地落实这一要求，《条例》第三条不仅重申了这一要求，而且对落实该要求提出了具体路径和方法，即“全面贯彻党的路线方针政策和决策部署，健全党领导档案工作的体制机制，把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节”。各企业在《条例》实施中要注意开展以下工作。一是要贯彻第一议题制度，对中央领导关于档案工作重要指示批示、党中央关于档案工作重要方针政策和决策部署及时在党委（党组）会上学习传达并转化为本企业的具体行动，不折不扣地加以贯彻落实。二是要确定一名党组成员（党委委员高管）分管档案工作，建立党委（党组）了解并听取档案工作开展情况汇报的制度性安排，及时解决档案工作中存在的问题，将档案工作纳入有关考核，为档案工作正常开展提供支持保障。三是档案部门要及时将档案制度建设、体制机制建设，档案业务监督指导、档案收管用工作及时向党委（党组）汇报，重要文件要提交党委（党组）审议，确保把党的领导贯彻到档案工作各方面和各环节。

　　加强档案工作责任制建设

　　加强责任制建设是做好各项工作的重要方法，档案工作也不例外。《条例》围绕《档案法》提出的档案工作责任制建设要求，对谁该负责档案工作、谁负档案工作的什么责任、不负档案工作责任要承担什么后果等进一步细化。具体到企业档案工作，《条例》第四条提出，“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强本单位档案工作，履行档案工作主体责任，保障档案工作依法开展”。《条例》第十四条对企业事业单位和其他组织确定的档案机构或者档案工作人员履行档案职责进行了细化，即“（一）贯彻执行有关法律、法规、规章和国家有关方针政策，建立健全本单位档案工作制度规范;（二）指导本单位相关材料的形成、积累、整理和归档，统一管理本单位的档案，并按照规定向有关档案馆移交档案;（三）监督、指导所属单位的档案工作”。企业要重点做好以下工作：一是细化档案工作职责，明确分管档案工作领导，明确归口档案工作的部门，明确各业务部门负责档案工作的负责人、专兼职档案员和业务人员。二是明确档案部门、业务部门负责人、业务人员、兼职档案员的档案工作职责。三是建立档案违法违纪责任追究制度，及时对档案违法违纪人员追究责任。

　　将档案管理要求落实落细

　　《条例》第二十二条、第二十四条、第二十五条对《档案法》有关档案管理要求作了进一步细化。一是要把档案保管要求落实好。即要按照《条例》第二十二条的要求，建立健全科学的管理制度和查阅利用规范，制定有针对性的安全风险管控措施和应急预案;配置适宜安全保存档案、符合国家有关规定的专门库房，配备防火、防盗、防水、防光、防尘、防有害气体、防有害生物以及温湿度调控等必要的设施设备;根据档案的不同等级，采取有效措施，加以保护和管理;根据需要和可能，配备适应档案现代化管理需要的设施设备;编制档案目录等便于档案查找和利用的检索工具。在前期的档案检查中发现不少企业档案库房空间紧张，消防设施不到位，设在建筑高层库房没有防盗措施，档案信息化设施设备不足，这些问题要加紧解决。二是要根据第二十四条及时开展档案鉴定工作，形成鉴定工作报告。经鉴定仍需继续保存的档案，应当重新划定保管期限并作出标注。经鉴定需要销毁的档案，按照《企业档案管理规定》相关要求进行销毁。三是要配合档案主管部门做好具有永久保存价值档案目录数据汇交工作。

　　合规开展档案出境和管理服务外包工作

　　随着我国改革开放步伐的加快，档案出境在所难免。为了保障国家安全，《条例》第二十六条、第二十七条进一步明确了档案出境相关措施，对档案出境的条件、审批权、出境流程等进行了细化。各企业在办理档案出境手续时，除按审批权限报档案主管部门审批外，在档案或者复制件出境时要主动向海关申报核验，并按照出境申请审查批准意见，妥善保管、处置出境的档案或者复制件，档案或者复制件出境涉及数据出境的，还应当符合国家关于数据出境的相关规定。

　　随着经济发展，越来越多的企业将档案保管、数字化、整理、开发利用等档案管理服务工作外包。针对当前档案管理服务外包工作中存在的问题，《条例》第二十八条对承包方选择和外包服务过程进行了细化，进一步明确了委托方的责任和义务。各企业在档案管理服务外包时，承包方要具有企业法人资格和相应的经营范围，具有与从事档案整理、寄存、开发利用、数字化等相关服务相适应的场所、设施设备、专业人员和专业能力，具有保证档案安全的管理体系和保障措施。承包方三方面条件缺一不可。除此之外，还要对外包服务过程进行全程指导和监督，确保档案安全和服务质量。

　　遵守档案利用和公布相关规定

　　各企业档案室档案属于未进馆未公布档案，一般不对公众提供利用，也不向社会公布或开放，但在一些情形下也需要对外提供利用或涉及公布问题。如，有些学者在研究中会对企业未进馆档案提出利用需求，政府、第三方机构在履行职责过程中会要求企业提供档案，这些都涉及档案外部利用问题。关于档案公布情形，如企业利用档案室档案制作展览，展览参观人员范围较广，或者是企业利用本企业档案室档案编研公开出版的编研成果，这些均涉及对本企业档案室档案的公布问题。《条例》第三十四条对档案室对外提供档案利用提出了具体要求，第三十六条对企业档案室档案的公布进行了规范，各企业要遵守这些规定。一是如遇外单位或公民向本企业申请利用保管在本企业档案室的档案，企业需要做好相应利用同意审批手续，为此各企业应建立外单位和公民个人利用本企业档案的制度。二是如接到相关档案馆协同审核未开放档案利用事项，企业应及时配合。三是企业在档案展览、编研及其他方式利用档案涉及保管在本档案室档案的公布时应做好前期审核工作，本企业无法确定是否可以公布时，可报上级主管部门确认。四是用好档案复制件。《条例》第三十二条提出“数字、缩微以及其他复制形式的档案复制件，载有档案保管单位签章标识的，具有与档案原件同等的效力”。各企业可以充分利用此规定，在对外提供档案利用时尽可能用载有签章标识的档案复制件代替原件。

　　积极推进档案信息化建设

　　档案信息化是《档案法》修订后新增加内容，分量较重，有关要求基本覆盖。为推进档案信息化工作，《条例》第三十八条对《档案法》一些原则性的要求作了细化和补充，各企业在实施时要重点关注。一是要积极履行电子档案管理信息系统建设责任。随着信息化的深入广泛应用，电子文件大量产生，电子文件归档迫在眉睫，只有实施电子档案管理信息系统才能规范开展电子文件归档工作，因此《条例》提出，“机关、团体、企业事业单位和其他组织应当加强档案信息化建设，积极推进电子档案管理信息系统建设”，以满足电子文件归档需要。在建设电子档案管理信息系统时，应当按照国家相关规定进行，并符合国家有关网络安全、数据安全以及保密等的规定。二是要加强档案信息化规划工作。《条例》提出“机关、群团组织、国有企业事业单位应当将档案信息化建设纳入本单位信息化建设规划”，对企业档案信息化规划保障提出了具体要求。各企业要积极履行好义务，将档案信息化纳入企业信息化规划，确保企业档案信息化与企业信息化协调发展。三是要按照《条例》要求做好办公自动化系统、业务系统归档功能开发和实施。《条例》对《档案法》提出的电子档案管理信息系统与业务系统相衔接的要求进行了细化，即具体为建设归档功能。各企业要让档案部门或档案人员全程参与办公自动化系统、业务系统规划、设计、开发、实施等工作，实现归档功能与业务系统同规划、同设计、同开发、同实施、同上线，实现办公自动化系统、业务系统与电子档案管理信息系统的衔接。

　　切实履行好档案监督检查义务

　　监督检查也是《档案法》此次修订增加内容，就档案工作全方位监督检查作了制度安排和顶层设计。《条例》对《档案法》部分要求进行了细化和补充，其中第四十五条补充了“国家档案馆和机关、群团组织、国有企业事业单位应当定期向同级档案主管部门报送本单位档案工作情况”。第四十六条对涉嫌档案违法的线索和案件处置及档案违法行为的处理进行了细化，要求“档案主管部门对投诉、举报、监督检查中发现或者有关部门移送的涉嫌档案违法的线索和案件，应当及时依法组织调查。经调查，发现有档案违法行为的，档案主管部门应当依法予以处理。需要追究有关责任人责任的，档案主管部门可以依法向其所在单位或者任免机关、单位提出处理建议。有关机关、单位应当及时将处理结果书面告知提出处理建议的档案主管部门”。在实施过程中要切实履行上述职责。一是各企业要及时向档案主管部门报送本单位档案工作情况，为档案主管部门全面了解本企业档案工作情况，及时对企业档案工作开展事前、事中、事后监督提供条件。二是对于需追究有关人员档案违法责任的，企业要根据档案主管部门提出的处理建议依法追究有关人员责任，并及时将处理结果书面告知提出处理建议的档案主管部门。

　　作者单位：国家档案局

　　责任编辑：黄佳音