档案数字化转型助力平安广西建设

　　文/陈鹏  王华

　　近年来，广西各级公安部门深入学习贯彻习近平总书记关于公安工作和档案工作的重要指示批示精神，聚焦“四个好”“两个服务”目标要求，紧盯公安档案数字化转型中的热点、难点问题，以资源整合、业务协同、信息共享为主线，狠抓档案治理体系和档案资源、利用、安全体系建设，着力打造高效、智能、统一的数字档案管理服务平台，推动全区公安档案工作提档升级。

　　提早起步，整体推进

　　广西公安档案工作坚持数字化、网络化的建设方向。

　　一是早做谋划、及早起步。1993年，广西壮族自治区公安厅（以下简称“自治区公安厅”）自行开发软件开始使用计算机管理档案，并逐步开展专业档案数字化工作；2020年，为提升全区公安档案信息化水平，联合自治区档案局组织开展全区公安机关数字档案室创建工作；2021年，印发实施《公安信息化建设“十四五”规划》，出台《关于进一步加强全区公安档案信息化建设指导意见》，制定五年建设方案，提出“存量数字化、利用网络化”，将档案信息化建设纳入警务大数据应用规划和“智慧警务”规划，与公安信息化工作同规划、同部署、同落实，为档案数字化转型提供了有力的政策支撑。

　　二是上下联动，整体推进。在推进全区公安档案数字化转型工作中，自治区公安厅带头，将数字档案室建设作为“十四五”时期的重要抓手，在全区形成你追我赶、积极争创的浓厚氛围。河池市公安局推动“数字档案室建设”项目列入河池市档案事业发展“十四五”规划，北海等市将数字档案室建设列入本级公安局“十四五”信息化建设项目。自治区公安厅及柳州、梧州、河池、贵港等市公安局作为自治区级数字档案室建设试点单位，以点带面推动全区公安系统数字档案室建设全面铺开。

　　三是强化保障、督促落实。自治区公安厅党委多次召开会议专题研究档案工作，对建立档案工作领导小组、完善管理网络、压实主体责任、加强信息化建设、推动档案工作提质增效等方面提出具体要求。每年召开全区公安档案工作会议，总结档案工作情况，交流档案信息化建设经验，研究部署年度档案工作任务，不断加快档案数字化转型步伐。

　　健全规范，多维立制

　　从资源、管理、技术3个维度建立健全制度规范。

　　一是在资源维度方面。聚焦收集归档，将公安专业档案纳入《机关档案分类方案、归档范围和档案保管期限表》；制定《公安业务系统电子文件（数据）归档范围和保管期限表》，规范归档制度和流程，丰富公安档案资源；制定《公安机关档案类别划分与档号编写办法》，统一全区公安系统各类档案的组织规则，确保档案数据的标准化管理。

　　二是在管理维度方面。制定《公安电子档案业务管理规范》，编写《专业档案整理操作技能》《派出所业务档案整理操作技能》，通过电子文件在线归档、闭环管理，对收集、保管、存储、利用等工作进行分解重组、优化再造，确保每一个环节均以标准化流程纳入系统自动运转。

　　三是在技术维度方面。规定各个业务系统与数字档案管理服务平台集成的管理要求和技术路线，为公安业务系统集成归档和接口建设提供标准。根据工作职责和岗位设定，明确档案管理系统的维护、管理、利用权限以及运行维护要求，为数字档案室的安全运行提供保障。

　　加大投入，保障落实

　　全区各级公安部门将档案工作经费特别是信息化建设经费列入单位年度预算，确保公安档案工作发展与公安事业发展水平相适应。自治区公安厅建立档案年度检查工作制度，纳入全区公安系统绩效考评，将档案信息化建设特别是档案馆（室）数字化率、电子文件归档和电子档案管理等作为年度检查的重要内容之一，通报检查情况，推动落实责任，加大经费投入，推进工作进度，取得显著成效。2018年以来，全区各级公安部门投入9000多万元用于档案信息化建设。

　　创新体系，三级联动

　　自治区公安厅以利警惠民为方向，以深化应用、优化服务为核心，推动各级公安部门构建跨部门、跨业务、跨区域、跨层级的数字档案管理服务平台，打造市、县（区）、基层所队三级联动的“1+8+N”数字档案新体系，14个设区的市全部建成市—县（区）—所（队）三级公安档案信息网络系统。“1+8+N”即1个数字档案管理服务平台，搭载库房智能管理系统、电子标签系统、云端电子阅览系统、全文检索系统、数字加工系统、图形图像评测系统、监督指导系统、编研系统“8大系统”，运用大数据、云计算、物联网等“N种技术”，实现数字档案收、管、存、用全流程、标准化管理。系统支撑平台由基础组件、系统管理、系统配置、信息发布、统计报表等组成，包括OFD文档格式控件、格式转换、“四性”检测、全文检索、OCR识别、通用浏览、音视频播放、WPS Office等工具软件。通过平台配置实现不同部门、不同类别档案的管理和应用，满足多层级部门警种保管需求，充分体现前端控制全流程管理和面向服务、安全高效的理念，能够将实体档案与电子档案同平台管理，检索利用、统计分析能力满足警务大数据应用需求。

　　创新“1+4+N”模式，即1个数字档案管理服务平台，与电子公文、电子政务、人口信息、数据湖总线“4大系统”对接，实时接收数据湖总线上的治安、刑侦等公安业务海量数据，打造档案资源“集聚地”，向警务信息综合应用平台等“N个业务系统”推送档案数据，有效实现资源整合、业务协同、信息共享。

　　落实规划，优化资源

　　广西公安部门通过“存量数字化、增量电子化”，全面加强数字档案资源建设。

　　一是稳步实施存量数字化。按照《广西档案事业发展“十四五”规划》中“自治区直属机关、团体、企事业单位传统载体档案数字化率达到60%，推进对重要档案数字化成果进行文字识别和语音识别”的要求，对各级公安部门馆（室）藏档案进行数字化扫描，完成传统载体档案数字化加工5000多万页，档案数据条目834多万条，数据总量17.2TB。在数字化过程中，重点投入资金将户籍档案、劳教档案等利用率高的档案优先数字化，并将档案数据接入警务信息综合应用平台，实现“全网联动、就近查阅、就地出证”，为服务民生、社会治理、防范打击违法犯罪等一线警务工作提供方便快捷的服务。

　　二是重点推进增量电子化。对电子公文系统进行前端控制，内嵌电子文件分类方案、归档范围和保管期限表，对接人口、出入境、执法办案等业务系统开展电子阅览室、电子标签、库房一体化管理等子系统建设，进一步规范电子公文从办公、业务系统到数字档案管理服务平台的流转、封装、归档、移交等流程，彻底改变档案部门被动归档的状况，做到电子文件随办随归。

　　三是探索开展档案数据化。不断推进“增量电子化、管理智能化”，将职能从“管档案”向“管数据”延伸。以档案网络平台为支撑，运用OCR识别技术实现纸质档案全文数据化，优先开展户籍档案和法律文书档案数字化，建立人口信息、违法犯罪等应用数据库，为服务民生、防范打击违法犯罪提供支持。

　　四是确保档案信息安全。在软件上，建立健全数字档案资源备份管理制度、系统运维和安全管理制度、突发事件应急预案，电子档案鉴定和销毁、移交、保密和利用制度，严格落实“三员”管理制度。在硬件上，高标准配置硬件环境，主机房达到《电子信息系统机房设计规范》A级标准。搭建完成设备国产化替代环境下的数字档案管理服务平台，积极开展市县与自治区、自治区与其他省份公安部门之间的档案数据异地异质备份，全力保障数字档案资源安全。

　　服务主业，成效显著

　　广西各级公安部门创新工作机制，开发利用公安档案信息资源，积极服务公安工作。

　　一是促进档案资源共享利用。依托三级公安档案信息网络平台，搭建档案信息查询系统，建立24小时查档服务制度，让“档案信息多跑路、民警群众少跑腿”。柳州市公安局官方网站检索量达41.1万人次，档案信息浏览量达64.2万件次。

　　二是提升打击违法犯罪能力。在命案积案攻坚战中，档案部门梳理出未破命案积案案卷，进行数字化扫描并接入警务信息综合应用平台，助力破获“北海市2000年庞某、陈某被杀害案”“柳州市1997年阿兰发廊三姐妹被杀案”等一批命案积案。仅河池市公安局在2021年就利用档案破案162起。

　　三是助力平安广西法治教育。通过对档案数据的集成管理，建立公安红色档案资源库、重大违法犯罪案件档案资源库等，推出一批档案精品力作，不断提升社会群众的档案意识、法治意识，助力平安广西建设。自治区公安厅依托馆藏档案资源，参与筹建广西公安烈士纪念园，整理保存了中华人民共和国成立以来广西公安战线上牺牲的93名烈士的档案资料；选送一批公安机关维护社会稳定、打击违法犯罪的图片资料在广西党史陈列馆展出，向社会公众宣传公安工作光辉业绩；协助中央电视台拍摄《广西剿匪》纪录片；向《国家记忆》栏目组提供内容详实的公安史料参考；编辑出版《走进广西公安博物馆》《广西公安老照片》《警徽荣耀—新中国成立70周年广西公安英模先进事迹汇编》等图书，在中国人民警察节等特殊节日向社会公众开展赠书活动，提升社会影响力；利用档案举办“公安心向党护航新征程”广西公安百名英模群像展，教育引导全警进一步铸牢忠诚警魂。

　　今后，广西各级公安部门将深入贯彻落实习近平总书记对广西提出的“五个更大”重要要求，按照数字化、智能化要求，长远谋划、精细作为，持续强力推进全区公安档案信息化建设进程，以档案工作数字化转型推动新时代公安工作高质量发展，在维护国家安全上彰显新担当新作为，为奋力开创新时代壮美广西建设新局面贡献公安力量。

　　作者单位：广西警察学院、广西壮族自治区公安厅

　　责任编辑：周拯民