少林档案业务规范化建设实践

　　文/郝伟斌  高玉婷  叶佳

　　近年来，少林档案及档案工作引起了社会各界的广泛关注。2023年1月，少林寺申报的《少林寺宗法档案》入选第五批中国档案文献遗产名录，这是继少林寺历史建筑群入选世界文化遗产、少林寺藏经阁入选全国古籍重点保护单位、少林功夫入选国家级非物质文化遗产之后，少林寺获得的又一国家级文化品牌。如何把档案文献保护和利用好、弘扬中华优秀传统文化，一直是少林寺的历史使命和责任。

　　少林档案是研究中国佛教史和少林寺发展史的重要依据和第一手材料。对少林档案进行系统整理、妥善保管和开发利用，具有重要的历史文化价值和现实意义。

　　少林档案业务建设整体思路

　　受少林寺委托，笔者及团队自2019年10月至今一直从事少林档案的系统整理和规范化建设，制定了“两步走，齐推进”的工作思路。

　　第一步，参照国家关于机关、团体、企事业单位档案规范化管理的相关标准规范，结合少林寺档案工作实际，通过建章立制、科学规划、合理设计，夯实档案管理基础，实现少林寺馆藏档案的有序化和业务工作的规范化。

　　第二步，实施数字驱动战略，打造兼具科技与人文融合特色的现代化档案馆。一是在整理存量档案的同时，对档案进行数字化加工和著录，实现档案资源的数字化。二是按照国家示范性数字档案馆建设的标准，既要体现少林档案文献管理的传统文化氛围，又要体现科技与管理的深度融合，构建现代化档案管理环境和平台。三是利用三维展示、虚拟现实等技术，开发线上线下相结合的少林档案文献展厅，充分展示少林寺发展变迁、文化特色、对外交流、爱国慈善等内容，使其成为信众和游客全面、深度了解少林寺的重要窗口。四是开展少林档案文献研究，组建少林档案文献研究团队，吸纳“少林学”研究专家、少林“禅武医艺”研究专家、档案文献研究专家、旅游管理领域专家等，深入研究少林档案文献价值、挖掘档案文献中蕴含的少林文化元素，推动少林档案文献入选国家档案文献遗产工程，开发设计文创产品等。

　　少林档案业务建设主要内容

　　少林寺档案业务主要围绕寺内馆藏档案整理、寺外散存档案征集、档案软硬件环境建设等方面开展工作。

　　1.建立档案工作规范化体系

　　充分的档案现状调查研究是规范体系构建的前提与基础。在建立少林档案规范化体系之前，笔者首先对少林寺相关业务部门进行调研，做到全方位掌握少林档案管理现状。笔者及调研团队主要采用访谈法及实地调查法，对收集到的资料进行汇总、分类，并在关注档案业务工作的同时，确保项目覆盖主体多元，国家、社会、公民等都是档案制度设计应该考虑的相关利益方。最终将少林寺的档案制度体系分为工作规章、管理制度和业务规范3个类别，共11项制度。

　　其中，少林寺档案工作规章《中国嵩山少林寺档案管理办法》主要针对档案工作的原则和组织管理体系，对文件形成和归档责任、档案工作规定、档案工作责任追究制度、档案管理应急预案等作出明确的规定。管理制度是对档案管理的各个环节进行细化规定，主要包括《中国嵩山少林寺文件归档制度》《中国嵩山少林寺安全与保密制度》《中国嵩山少林寺借阅利用制度》《中国嵩山少林寺保管制度》《中国嵩山少林寺库房管理制度》。业务规范是指对档案管理的各个环节进行指导，相当于业务指导手册，主要包括《中国嵩山少林寺特殊载体档案管理规定》《中国嵩山少林寺整理实施细则》《中国嵩山少林寺档案分类方案及档号编制规则》《中国嵩山少林寺数字化流程及规范》《中国嵩山少林寺建设项目文件归档整理规范》等。

　　2.寺内馆藏档案的整理

　　少林寺既不同于一般的机关、企事业单位，也不同于普通的佛教寺院，其档案的形成过程和内容构成都极具特色。少林档案主要分为金石档案、纸质档案、音像档案、口述档案。金石档案包括碑文、塔额文、铭文、钟铭文及其他金石文字如经幢文、香炉铭文等。据统计，少林寺现存碑刻425通（不含初祖庵、二祖庵、达摩洞），其中残碑137通，可辨识研究的碑刻288通。少林寺塔林内现存有唐、五代、宋、金、元、明、清古塔228座，现代塔3座。加上少林寺常住院内的2座宋塔，二祖庵附近的3座唐、元、明砖塔，三祖庵的1座金代砖塔，以及塔林周围9座砖石塔，共计246座墓塔。少林寺将纸质档案分为“藏内”材料和“藏外”材料。“藏内”材料指的是佛教典籍内与少林文化有关的材料；“藏外”材料指佛教典籍以外的与少林文化有关的材料，如《四库全书》《四部丛刊》以及地方志等。此外，还包括少林功夫方面的典籍，数量规模都很可观。音像档案主要记录了少林寺人物、景观古迹、对外出访，慈善活动、佛事活动、名人领袖参观少林寺等事件，还包括少林生活方式以及少林文化的影像；口述档案主要是少林文化传承人、知情人的口传资料，其中以言传身教为载体的少林功夫文化资源尤其珍贵。

　　（1）规范化整理少林寺存量档案

　　少林档案整理以“遵循文件材料的形成规律和特点，保持文件材料之间的有机联系，区分文件材料的价值，以便于更好保管利用”为基本原则，以全宗理论作为指导，以“全宗汇集”为少林寺档案全宗的补充形式归档难以归类的文件。经过充分调研、科学论证，制订少林档案分类方案和整理方案。目前，少林档案分为常住院、释永信方丈、少林寺下院和少林寺下属机构4个全宗。其中最主要的常驻院全宗共计17个一级类目，如清规戒律、寺务类、慈善类等；释永信方丈全宗共计9个一级类目，如文遗类、对外交流类、文化传播类等，具体分类如表所示。

少林寺常住院全宗及方丈全宗的类目设置表

　　（2）组织少林寺专题档案汇集

　　一方面，围绕“申遗”、重大外事活动等，整理出了“少林寺常住院、塔林和初祖庵申报世界物质文化遗产”案卷、“普京访问少林寺”案卷、“美国加州成立少林寺日”案卷等专题档案汇集。另一方面，依照《重大活动和突发事件档案管理办法》的规定和要求，结合少林寺档案工作特点，形成少林寺重大活动档案收集机制。如北美少林文化节，是少林寺每年一度的重大事件，活动内容包括开光祈福法会、考功示范讲座、少林禅武医示范讲座、考功比赛大会、少林功夫演出、少林文化节论坛等。针对档案形成主体多元、形态多样、时效性强等特点，少林寺建立一套档案工作的协同机制，对这些材料进行系统收集整理，使得少林档案为功夫、禅医、佛教、学术等领域的研究提供宝贵素材。

　　3.寺外档案征集

　　中国第一历史档案馆、中国第二历史档案馆、国家图书馆、河南省档案馆、郑州市档案馆、开封市档案馆、河南大学图书馆等相关地方史志办等部门也收藏了大量与少林寺相关的档案文献，这些都是少林档案文献资源的重要组成部分，亟待收集整合。针对此情况，项目团队制定“两步走”征集方式。

　　第一步，以完整性、全面性、广泛性、准确性为原则，设置少林档案文献检索查询词群，充分运用网络检索、实地调查、专题数据库等方式查询有关少林档案文献目录，记录各机构收藏的有关少林寺档案文献的名称、载体类型、来源编号/档号、年代、文种、主要内容、页数等详细信息。

　　第二步，针对允许复印的文献，在查询索引的同时尽可能进行复印或制作仿真件，以保留其原始信息。明清两朝中央政权档案，尤其是皇帝诏令、圣旨、朱批、起居注等共11件相对较好地保存于中国第一历史档案馆，如明康熙皇帝题少林寺匾额，乾隆皇帝夜宿少林寺等相关原始档案均可影印复制，再藏于少林寺。对于不允许复印的文献，可充分利用实地查阅的机会做好调研，对文献内容进行摘要概括。笔者在中国第二历史档案馆查询了23个全宗，总计13万余份案卷，查得民国政府关于寺庙管理、各省寺庙统计表、宗教调查表等的全国性文书，如在“内政部礼俗业务资料汇编第六章寺庙之管理”案卷中查找到关于河南登封寺庙的情况介绍。在南京市图书馆的《申报》数据库中发现了与少林寺有关的历史报道，内容包括少林寺的拳法，少林保卫团的组建，樊钟秀、吴佩孚间的军阀战事，蒋介石给嵩山拨款等。在国家有关部门档案馆查到了“八五年习仲勋、十世班禅和赵朴初处理少林寺归僧人管理问题”的相关资料、“宗教破冰之旅的少林寺访台”等一批有重大价值和深远影响的档案资料。

　　此外，还收集了1000多部少林相关的影视档案，并收藏了2万余份各种期刊文献。目前，少林寺档案馆的建设正在进行中，未来将以少林寺档案馆为中心，对少林寺的常住院、国内下院以及160多个海外文化交流中心等档案资源进行收集、保管和利用。预计未来少林档案的数量将达到50万件以上。为了确保档案完整性，少林寺档案馆将面向全球征集相关的档案资料，持续丰富其收藏，并将这些珍贵资源用于学术研究与文化交流。

　　4.档案硬软件环境建设

　　一方面，为了妥善保管档案，少林寺按照《档案馆建筑设计规范》（JGJ25—2010）、《绿色档案馆建筑评价标准》（DA/T76—2019）的要求，规划建设了1000多平方米的档案馆库房；参照《企业档案工作规范》（DA/T42—2009）的原则，设置各类技术业务用房和硬件设施；为了有效保护和开发档案文献遗产，在少林寺内最核心地段设置了珍贵档案文献特藏室；建设数字档案馆，并将其融入少林文化大数据平台。另一方面，设立档案馆后，聘请专业人员担任馆长，同时与山东大学、郑州航空工业管理学院等高校档案研究团队合作，建立档案研学基地。

　　未来少林档案业务建设着重开展如下工作：一是实施海外少林档案回流工程，持续丰富档案资源。二是依托“少林文化大数据平台”，实现少林寺档案智慧管理与应用。三是打造少林档案文化学术共同体，不断提升学术影响力。少林寺将以申报《世界记忆名录》为契机，打造少林寺档案学术交流与研究平台，充分发挥少林寺在世界记忆项目教育、研究、宣传、推广领域的引领和示范作用。

　　作者单位：郑州航空工业管理学院、上海飞机制造有限公司情报档案馆

　　责任编辑：周拯民