高校国家重大科技基础设施项目档案管理探析

　　重大科技基础设施，也称“大科学装置”“大科学项目”“大科学设施”，是为探索未知世界、发现自然规律、引领技术变革提供极限研究手段的大型复杂科学技术研究系统。我国重大科技基础设施建设始于20世纪五六十年代，成长于80年代，在“十二五”后得到了高速推进。伴随着国家重大科技基础设施投资规模的日益增长，高校承担的重大项目数量持续增多。截至2023年7月，我国在建和运行的重大科技基础设施项目总共58项，其中高校承担的超过20项。随着越来越多高校承担建设任务，高校国家重大科技基础设施项目档案管理的难点越发突出。而解决这些难点问题也变得迫在眉睫。本文结合已建成的重大科技基础设施案例对此进行探讨。

　　管理特点

　　重大科技基础设施项目档案是重大科技基础设施在策划、立项、设计、施工、安装、试运行等全过程产生的具有保存价值的文字、图表、声像、电子、实物等各种形式各种载体的文件材料。作为大型科学研究工具，要进行各类装备、仪器、平台的有机组合和大规模投入建设。因此，其与一般的项目档案不同，兼具科研档案、设备档案、工程档案等多种门类属性，管理工作呈现多元性、复杂性、长期性和综合性特点。具体表现在两个方面。

　　一是形成单位多元，内容多样。如，“重大工程材料服役安全研究评价设施”（MSAF）项目由北京科技大学担任项目法人，11家单位参与建设，建设内容包括建安工程和大科学试验装置，共计形成档案2600余卷。“转化医学国家重大科技基础设施（上海）”项目由上海交通大学与瑞金医院等多家单位跨单位共建。截至2023年3月，共形成档案843卷，涵盖可行性研究、初设和概算、施工、试运行等各个环节的多种文件材料。参建单位和人员众多，文件材料类型及内容丰富多样，导致归档责任单位多、管理标准不统一、协调复杂性高等，给项目文件材料收集和归档工作带来很大压力。

　　二是管理周期长，管理体制复杂。“十二五”“十三五”期间立项的项目普遍呈现资金投入加大、投资翻倍、建设周期较长的趋势。如，MSAF项目是“十一五”国家批复的重大科技基础设施之一，从2007年正式立项到2022年11月全面通过验收，历时15年。转化医学（上海）项目从2013年7月获批立项至2023年7月通过国家发改委验收，建设周期长达10年。建设周期长给项目文件材料收集和归档工作带来挑战，特别是建设期间人员和机构更换频繁，文件资料遗失、缺损情况增多，档案收集整理工作很难达到系统、完整、全面、准确的标准。高校特有的校院二级管理体制，进一步加大了项目档案管理的难度。

　　管理难点

　　高校国家重大科技基础设施建设一方面赋予了高校档案工作新的内涵，拓宽了管理外延。另一方面，也给高校档案管理带来了不小挑战。

　　档案管理制度与标准不健全。目前，高校主要根据《高等学校档案管理办法》和《高等学校国家重大科技基础设施建设管理办法（暂行）》开展档案管理工作，专门针对高校国家大科学设施档案管理的国家、行业标准尚属空白。管理标准、制度不健全制约项目档案管理长远发展。

　　档案管理人员配置和专业能力不能满足业务需要。高等院校在项目启动初期，一般“重建设轻档案”，未配置专职档案管理人员。高校档案馆又因日常工作繁重，无暇就大科学设施档案管理全过程规律和管理方法展开研究。参与建设的科研人员科学素养虽高，却更重视实验数据积累，忽视文件材料收集归档。这些因素给后续移交带来困难。

　　缺乏相关管理经验。国内高校系统承建国家重大科技基础设施项目数量少，起步晚，可参考经验有限，相关档案管理经验不足，在全过程管理的原则方法，文件材料分类、组卷、归档，档案信息化等方面尚有欠缺。且建管模式因校而异，高校普遍运行的院校二级管理体制很难与档案集中统一管理的要求相适应，高校档案馆的边缘性进一步增加了项目档案管理难度。

　　文件来源广、内容多样、归档周期长，档案权属流向不明确。区别于建设项目实行的独立的项目法人制，高校国家重大科技基础设施建设普遍由多个主体共同承担，文件形成单位来源广，包括建设方、设计方、施工方、监理方、设备厂家、运行方等，归档责任单位多，档案权属不明确。档案内容包括项目前期策划、可行性研究、勘察设计、施工、试生产、竣工验收等全过程形成的各种载体的文件集合，对文件材料归档范围、整理要求以及档案分类及流向等业务产生直接影响。

　　改进措施

　　健全项目档案管理体系，优化过程管理。档案主管部门和教育主管部门应坚持创新驱动、有效联动，系统总结高校重大科技基础设施建设经验，联合制定加强高校大科学设施档案管理工作的意见，从加强档案工作领导、健全管理制度、构建资源体系、做好安全保管和利用4个方面优化项目档案全过程管理，将档案工作纳入项目建设管理规划、项目管理制度和相关人员岗位责任制，规定项目法人统筹项目档案工作，加强全过程业务培训和监督指导，切实建立健全符合高校特点的重大科技基础设施项目档案组织管理体系。

　　制定项目档案管理标准，进行规范管理。对部分高校国家重大科技基础设施项目展开调研分析，梳理管理中存在的问题，结合国家建设项目档案管理相关要求，编制具体规范标准。明确归档主体及其职责，划定保管期限，指导项目文件材料收集、整理、归档等工作科学有序进行。分类方案的制定需遵循科技文件材料形成规律，保持项目文件形成时的有机联系，档案分类编号应与高校档案馆已有的编号体系相互衔接与对应，便于项目档案进馆后的保管和利用。

　　落实项目档案验收制度，做好项目监管。可借鉴国家重大建设项目、重大科技专项等管理经验，实行档案专项验收制度。在验收前，由项目法人单位对案卷整理和文件材料归档情况进行自查，审核档案是否完整、准确、规范、系统，合格后再向教育部提交专项验收申请，形成档案专项验收与建安、工艺、财务、资产验收立体、闭环的评估体系。

　　建立与建设任务同步的归档责任制，强化岗位职责。受项目建设周期影响，归档周期普遍较长，短则五六年，长则十余年，亟须建立与建设任务同步的归档责任制。可借鉴“转化医学国家重大科技基础设施（上海）”项目任务包管理机制，在进行文件材料收集归档时，将“建设任务包”“资金任务包”“档案任务包”的权利义务同步下达，让参建各方（施工、建设和各技术分系统及子系统部门）负责人兼任归档责任人，将档案管理和建设任务的岗位职责和工作要求放在同等重要的位置上，避免因权责不明导致归档工作与项目建设不同步的问题。

　　（本文系国家档案局科技项目“高校国家重大科技基础设施项目档案管理机制与策略研究”〔2023-J-005〕阶段性研究成果之一。作者系长江三峡投资管理有限公司主办，馆员，管理学硕士）

　　原载于《中国档案报》2024年6月27日 总第4154期 第四版