PDCA循环在住院医师规范化培训档案管理中的应用策略研究

　　□   李瑜

　　1   引言

　　住院医师规范化培训档案（以下简称“住培档案”）记录着住院医师的培训、考核、成长等各个方面的信息，可以说是一名住院医师三年住院医师规范化培训生活的缩影，涉及个人基本信息、学历学位、资格证书等基本情况，以及出科考核、年度考核、年度业务水平测试、结业考核等，还有住院医师参加教学活动和学术活动等各方面的记录。因此，做好档案管理对于住院医师乃至整个培训基地健康发展都非常重要，将PDCA循环这种持续改进的方法用于管理之中，可以确保住培档案管理工作与住院医师规范化培训工作的顺利开展，进而为培养优秀的医学人才提供有力支持。

　　2   PDCA循环在住培档案管理中的应用意义

　　PDCA循环（Plan-Do-Check-Act，计划－执行－检查－改进），这种循环往复地过程有助于不断优化管理效果。在住培档案管理中，运用PDCA循环具有重要的应用意义。

　　2.1   提供更加清晰的管理方向与目标

　　在计划阶段，需要对住培档案管理的目标、内容、方法、时间等方面进行详细规划。例如，制定培训档案管理工作计划、明确档案管理人员职责、确定档案管理具体流程等。充分的计划才能够为住培档案管理提供清晰的方向和目标。

　　2.2   确保管理效率与质量

　　按照计划的要求实施住培档案管理，包括收集、整理、归档住院医师的培训资料，例如，首次执医考试情况、培训过程中的考核记录等。同时加强对住培档案管理人员进行培训，提高其业务能力和素质，将能够充分确保住培档案管理的质量和效率。

　　2.3   提升管理的效果与水平

　　进入到检查阶段，对住培档案管理的过程和结果进行评估和检查，包括对档案的完整性、准确性、及时性等方面进行检查，也就能够确保档案信息的真实性和可靠性。同时结合评估与检查结果，制定相应的行动计划，进而为有效提升管理的效果与水平提供基础保障。

　　2.4   让档案管理更加科学与高效

　　在行动阶段，根据检查的结果，对住培档案管理中存在的问题和不足进行改进，包括对档案管理流程的优化、对档案管理人员的调整和培训、对档案管理制度的完善等。通过持续的改进，使住培档案管理更加科学、合理和高效[1]。

　　3   PDCA循环在住培档案管理中的应用策略

　　在近十年住培工作从制度建设转变为内涵质量提升的历史进程中，住培档案管理显得尤为重要。为了提高培训档案管理的效率和质量，可以借鉴PDCA循环管理模式，通过制定计划（Plan）、执行（Do）、检查（Check）和行动（Act）四个步骤，不断完善和优化档案管理工作。

　　3.1   制定计划（Plan）

　　3.1.1   明确目标

　　为了确保住培档案管理工作的顺利开展，首先需要明确具体的目标。培训基地的这些目标应与医院整体发展战略相一致，包括提高档案管理效率、保证档案质量、优化档案检索系统等方面。明确目标有助于为后续的方案制定和执行提供清晰的方向。

　　3.1.2   制定方案

　　结合实际情况，制定住培档案管理的详细方案，包括档案管理流程、归档时间节点和档案留存时限、管理人员职责等。第一，档案管理流程。明确住培档案的收集、整理、归档、存储、检索和使用等各个环节，确保流程的顺畅和高效。第二，归档时间节点和档案留存时限。根据培训进程和档案的重要性，制定合理的归档时间节点，避免因归档不及时造成档案资料堆积，从而影响培训工作的正常开展。第三，管理人员职责。明确档案管理人员的工作职责，包括档案收集、整理、归档、存储、检索和使用的管理等，确保各项工作落到实处。

　　3.1.3   资源配置

　　合理分配人力资源、物力资源和时间资源，为住培档案管理工作顺利开展奠定基础。第一，人力资源。根据住培档案管理工作的需求，配置足够数量且具备一定专业素质的档案管理人员。第二，物力资源。为档案管理人员提供必要的办公设备和工具等，确保他们能够高效地完成工作任务。第三，时间资源。合理分配档案管理工作所需的时间，确保各项任务能够按时完成，避免因时间紧张而影响工作质量[2]。

　　3.2   实施行动（Do）

　　在明确目标和制定方案之后，接下来就是实施行动（Do）阶段。此阶段的关键是按照既定的方案，将目标付诸实践，确保住培档案管理工作的顺利进行。

　　3.2.1   收集和整理档案

　　按照制定的方案，收集住院医师的培训资料并整理归档。这一步骤要求档案管理人员具备高度的责任心和细致的工作态度，确保每一份档案都完整、准确地归档，以便后续的检索和使用。

　　3.2.2   培训管理人员

　　对住培档案管理人员进行培训，提高其业务能力和素质，确保档案管理的质量和效率。培训内容包括档案管理的基本知识、工作流程、操作技能等方面，使管理人员具备足够的专业素养，为住培档案管理提供有力保障。

　　3.2.3   监控与调整

　　在执行过程中，对住培档案管理情况进行实时监控，发现问题及时调整方案，确保目标的实现。这一环节体现了PDCA循环中的检查（Check）和行动（Act）两个步骤。通过定期对档案管理工作的检查，我们可以发现潜在的问题和不足，进而采取相应的行动进行调整，有助于确保档案管理工作的质量，同时也有助于优化方案，使之更加符合实际情况和工作需求。

　　3.3   检查评估（Check）

　　检查评估（Check）是PDCA循环中的重要环节，对于住培档案管理工作的持续改进具有重要意义。

　　3.3.1   定期检查

　　对住培档案管理的过程和结果进行定期检查，确保档案的完整性、准确性、及时性等符合要求。这一步骤需要建立一套完善的检查机制，确保检查的全面性和客观性。可以采用内部检查和外部检查相结合的方式，既可以从档案管理的角度审视工作质量，也可以从使用者的角度评估档案的便利性和有效性。

　　3.3.2   分析问题

　　通过检查发现的问题，分析原因，找出改进点。在这一环节中，需要运用问题分析与解决的方法，深入挖掘问题的根源，从而找到切实可行的改进措施。这可能涉及人员、流程、制度等多方面的因素，需要全面考虑，确保改进措施的科学性和有效性。

　　3.3.3   反馈与改进

　　将检查结果反馈给相关人员，根据反馈进行调整和改进，提高档案管理质量。在这一阶段，需要充分发挥团队协作的作用，及时沟通检查结果，共同寻找改进方案。同时，还需要跟踪改进措施的实施情况，确保改进效果的达成。

　　3.4   持续改进（Act）

　　在检查评估（Check）的基础上，需要进行持续改进（Act），以实现住培档案管理工作的不断完善。

　　3.4.1   制定改进方案

　　针对检查发现的问题，制定具体的改进方案。这些问题可能涉及管理流程、管理制度、人员配置等多个方面。在制定改进方案时，需要充分考虑实际情况，确保方案的科学性、合理性和可行性。例如，针对管理流程不顺畅的问题，可以提出优化管理流程的方案；针对管理制度不完善的问题，可以提出完善管理制度的方案等。

　　3.4.2   实施改进措施

　　按照改进方案，实施改进措施，提高住培档案管理的质量和效果。对于这个阶段而言，所有管理人员需要全身心投入，确保改进措施的顺利实施。同时，还需要密切关注改进措施的实际效果，及时调整方案，以适应不断变化的工作需求。

　　3.4.3   跟踪与评估

　　对改进措施的实施效果进行跟踪和评估，确保改进措施的有效性和可行性。这一环节是持续改进的关键，需要定期对改进措施的实施效果进行评估，以便及时发现问题，调整方案。可以采用定性和定量相结合的方法，对改进效果进行评估，以保证评估结果的客观性和准确性[3]。

　　4   结语

　　综上所述，运用PDCA循环在住培档案管理中具有重要的应用意义，可以不断提高管理的质量和效果，为住院医师的培训和考核提供有力支持。需要注意的是，在实施过程中，需要逐步推进，力求将每一个环节做好，才能达到预期的目标；同时，最好能够结合住培档案管理的实际情况对细节进行优化，确保方案符合实际。

　　参考文献

　　[1]王芳,马起龙.PDCA循环在住院医师规范化培训档案管理中的应用探索[J].兰台世界,2022(S1):29-30.

　　[2]刘振洪,张鼎,王美杰等.应用PDCA循环开展住院医师规范化培训管理的实践与思考[J].浙江医学教育,2022,21(02):110-115+120.

　　[3]龚丽莉.PDCA循环法在住院医师规范化培训中的应用价值[J].临床医药文献电子杂志,2020,7(35):193.

　　作者单位：达州市中心医院