建设工程项目档案管理创新与实践研究

　　□   邓永慧   周凤华

　　建设工程项目档案是记录工程项目建设全过程的重要资料，对于工程项目的质量追溯、责任界定以及后期维护管理具有重要意义。随着信息技术的快速发展和工程项目规模的不断扩大，传统的档案管理模式已难以满足现代工程项目管理的需求。因此，创新档案管理模式，提高管理水平，优化管理流程，成为当前建设工程项目档案管理领域亟待解决的问题。

　　1   建设工程项目档案管理的重要性

　　1.1   保障工程项目质量的必要手段

　　建设工程项目档案详细记载了工程项目规划、设计、施工、验收等各个环节的技术数据和管理信息。当项目出现质量问题时，查阅档案可迅速定位问题原因，明确责任主体，及时采取措施整改和补救。因此，加强档案管理是确保项目质量可控、可追溯的重要手段，有助于提升项目的整体质量和安全水平。

　　1.2   提升工程项目管理效率的关键环节

　　工程项目档案作为项目管理的重要组成部分，能为项目管理者提供全面、准确、及时的信息支持，便于更科学、合理地进行决策和规划。同时，通过档案的信息化处理，能实现项目管理的自动化和智能化，大幅提高管理效率和工作质量。

　　1.3   维护企业和社会利益的重要保障

　　工程项目档案不仅关系到项目的质量和效益，更与企业和社会的长远利益息息相关。完善的档案管理不仅能保护企业的知识产权和商业秘密，防止核心技术和敏感信息外泄，维护企业的竞争优势和市场地位；又能在处理工程纠纷、事故调查等方面发挥档案作为法律证据的作用，保障企业和社会的合法权益不受侵害。因此，加强项目档案管理，既是企业管理的需要，又是维护市场秩序和社会公正的必要举措。

　　2   创新档案管理的必要性

　　2.1   传统档案管理模式效率低下，亟待改进

　　传统的项目档案管理模式以人工操作和纸质档案为主，在处理数量庞大、种类繁多的项目档案数据时，效率低下且容易出错。因此，必须对现有的档案管理模式进行创新和改进，以适应现代项目管理的需求。

　　2.2   信息化手段在档案管理中的优势日益凸显

　　随着信息技术飞速发展，项目档案管理，通过采用数字化、网络化等信息技术手段，实现档案信息的快速录入、存储、检索和共享。引入信息化手段显著提高了档案管理的工作效率和利用效果，又有效降低管理成本、减少纸质档案的使用和存储空间，实现了档案资源的优化配置和合理利用。

　　2.3   创新档案管理模式是适应现代工程项目管理的必然要求

　　现代项目管理要求档案管理不仅要高效、准确和可靠，还要实现档案信息的共享和融合利用。而传统的档案管理模式已难以满足这些要求，只有通过创新手段，建立完善的档案管理体系和信息化平台，实现档案信息的全程管理和跟踪服务，提高档案管理的专业化和精细化水平，助力推动工程项目管理信息化和智能化进程，才能为工程项目的顺利建设和可持续发展提供有力支撑。

　　3   全过程管理策略在档案管理中的应用

　　3.1   档案收集与整理的创新实践

　　做好工程建设文件材料的形成、收集与整理工作，是确保档案信息的真实性、完整性和准确性的重要手段，是确保档案管理连续性和动态性的有效方法。首先，通过项目管理系统与档案管理系统的对接，根据项目进度情况和实际需求调整和优化，实现档案信息的自动化和智能化收集，确保项目建设中的数据信息资料及时、完整捕获，安全高效摆渡到档案管理系统，从而提高档案收集的效率和准确性。其次，通过制定详细的档案整理规范，明确分类标准、编目规则，对收集的文件材料分类和著录，确保归档的信息规范化和标准化，为后续的档案检索和利用提供便利。

　　3.2   档案归档与存储的创新策略

　　档案归档与存储是确保档案信息长期保存和高效利用的关键环节，而档案信息化和智能化已成为档案管理创新的必然方向。一方面，利用数字化技术、网络技术等手段，对存量纸质档案数字化、增量档案电子化的存储，有效实现库存档案的智能检索和智慧共享。既节省存储空间和查档时间、降低管理成本和减少人为错误，又提高档案信息的可访问性和可共享性，还提高了档案管理的自动化水平。另一方面，采用高性能的存储设备和网络技术构建分布式的档案存储系统，实现档案信息的异地备份和容灾恢复，确保档案信息的安全性和可靠性，有效推进档案信息化与智能化的创新发展。

　　3.3   档案利用与服务的创新举措

　　档案利用和服务是档案管理的最终目的，是衡量档案管理水平的重要标准。提高档案信息的利用效率和服务质量，必须采取创新举措。一方面，构建功能强大的检索系统。利用信息技术手段对档案信息进行深度挖掘和数据分析，实现档案信息智慧在线检索和线下查询。既方便用户快捷有效地获取所需档案信息，提升用户的满意度和忠诚度，又为工程建设的决策和未来规划提供有力支持。另一方面，利用信息收集和大数据抓取统计等技术，发现档案信息的潜在价值和关联关系，提高档案信息的利用效率和用户体验。第三，建立用户反馈机制，及时了解用户的需求和意见，从而更系统地采集和统筹信息、有效优化和改进服务。

　　3.4   档案安全与保密的创新管理

　　项目档案在信息技术的应用中，安全性和保密性面临着前所未有的挑战。一方面，建立健全档案保密制度，制定保密规定和操作流程，严格管控信息的访问、使用和传播，防止信息的泄露和滥用。另一方面，采用先进的网络安全技术和设备，构建多层次、全方位的安全防护体系，防止黑客攻击、病毒入侵等网络安全事件的发生；定期对档案管理系统进行安全漏洞扫描和风险评估，及时发现并修复潜在的安全隐患，从而加强对档案管理系统的安全防护。第三，加强对档案管理人员的保密培训和全社会的安全宣传教育，提高全社会的安全意识和保密能力，为档案信息的安全和保密提供坚实的人员保障。

　　3.5   档案管理协同与共享的创新机制

　　在项目档案管理中，实现档案管理的协同与共享是提高管理效率和利用效果的重要途径。一方面，构建统一的档案管理平台和信息共享机制，实现不同部门和项目间的档案信息互通有无、协同办公，建立跨部门、跨项目的档案管理协同机制。打破信息孤岛和部门壁垒，促进档案信息的全面共享和高效利用。另一方面，开放档案信息资源、提供在线查询和线下利用服务等方式，让更多的人了解和利用档案信息，推动档案信息的社会化共享和利用程度，推动档案管理与社会化服务的深度融合。第三，与图书馆、博物馆等文化机构合作，共同开展档案信息资源的开发和利用，为社会的文化发展和知识传播做出积极贡献。通过创新构建协同与共享机制，推动项目档案管理向更加开放、包容和共享的方向发展。

　　3.6   档案管理制度建设和人才培养创新机制

　　档案管理制度建设和人才培养工作同步推进是保障档案管理创新实践成功的基础保障。一方面，制定和完善科学合理的档案管理制度，明确管理目标任务、责任要求、规范管理流程和方法，确保档案管理工作有序开展，是档案管理创新实践坚实的制度保障。另一方面，加强档案管理人才的引进和培养，打造一支既懂工程建设又熟悉档案管理的专业技能强、创新意识强的高素质档案管理团队，为档案管理的创新实践提供关键力量，是档案管理不断创新和发展坚实的基础保障。

　　4   结语

　　建设工程项目档案管理创新与实践是一个持续不断的过程。全过程管理策略是创新的核心，信息技术手段运用是创新的关键，档案管理制度建设和人才培养是创新的基础保障。通过深入探讨全过程管理策略在档案管理中的应用，我们可以清晰地认识到创新对于提高档案管理效率和质量的重要性。在未来的工作中，我们应继续关注档案管理领域的新技术、新理念和新方法，认识到档案管理创新实践中的挑战和困难，不断完善和优化档案管理流程，为建设工程项目提供更加优质、高效的档案信息服务，以推动建设工程项目档案管理的持续创新和发展。

　　参考文献

　　[1]崔英迪.建设工程档案管理的重要性及其规范化[J].居舍,2019(25).

　　[2]杨彦杰.浅析信息时代下档案管理工作的创新[J].办公室业务,2016(18).

　　[3]王冬燕.重点工程项目档案工作不容忽视的问题[J].兰台世界,2014(S5).

　　[4]孔维耘.关于工程项目档案管理的几点思考[J].机电兵船档案,2009(05).

　　作者单位：遂宁市政府投资非经营性项目代建中心