大数据背景下档案数字化管理探究

　　□罗凯

　　当前信息技术在社会生产生活中的应用越来越广泛，推动管理更加现代化、工作更加高效化、生活更加便捷化。档案管理是党的一项重要工作，实现高质量发展要主动拥抱大数据，突破传统管理方式，更大程度促进档案数字化发展。

　　1   档案管理数字化发展意义

　　档案本身作为历史文化和重要信息的记录载体，通过数据压缩、高速扫描等数字化技术，逐步从“线下”到“线上”转变，实现降本增效。传统管理模式是以纸质文件和实物为主，呈现体积大、数量多、易丢失、占空间等特点，且在档案归档、分类、查找、调阅等工作中需要消耗大力人力物力[1]。

　　大数据在档案管理中的应用，通过信息化存储技术节约档案管理空间、物力和人力等资源投入，提高经济效益；同时为档案资料分类、归档、查找提供便利，及时生成详细数据信息，快速检索目标信息，提高管理效率；信息存储原始数据资源，避免档案原件丢失或受损，大大提高安全性、便利性、时效性。

　　2   档案数字化管理在大数据背景下面临的困难

　　2.1   信息数量与类型增多

　　信息资源数量迅速增长，是档案管理工作在大数据背景下面临的首要挑战。成熟的存储技术可以为海量的档案信息资源存储提供便利，但具体实践过程中由于档案基础数据积累、档案资源管理平台功能较弱，存储的数字载体与档案实体缺乏有效的信息关联，无法保证在众多电子文件中获取目标信息或价值信息的高效性。另外，在传统的纸质、实物、声像等档案载体类型的基础上，现代化的档案管理资源还有大量音视频、图像等电子档案，使档案数字化管理面临重大挑战。

　　2.2   档案存储资源安全问题

　　大数据背景下，档案资料存储形式通常以电子信息为主，保证数据资源安全性是前提。实现档案数字化管理对网络技术具有较强依赖性，对安全性提出了更高要求，档案信息篡改、丢失、泄露风险也与日俱增[2]。当前我国还没有专门从事档案信息安全风险评估服务机构，风险评估体系尚不完善，一定程度上存在在线人数过多或外部因素导致信息平台使用功能受到影响，或档案信息数据库受到黑客攻击造成信息资料失窃，对档案数字化管理造成严重阻碍的现实问题。

　　2.3   管理人员信息素质低下

　　档案数字化管理工作人员与数字化管理的持续深入和规模化发展还不相适应，专业人才结构不合理和专业人才信息素质普遍偏低等问题还不同程度存在，在收集、挖掘、分析、应用档案数据信息中缺乏专业技术和能力，不利于档案数字化管理的开展。

　　2.4   计算机软件更新速度快

　　信息技术的高速化发展和规模化应用，为档案数字化管理提供可靠的软件支持，打破传统档案管理模式下的信息孤岛问题，使档案信息准确性得到有效保障[3]。但由于更新迭代较快，一些供应商受开发能力限制、或维护自身的利益，存在软件形成的档案数据不符合管理标准、数据字典提供有所保留等问题，导致一些软件在升级后出现迁移数据受损、丢失，甚至造成档案数据无法接收，只能在指定软件中显示，不利于工作开展。

　　3   档案数字化管理在大数据背景下的应对策略

　　3.1   构建档案集中管理新模式

　　坚持大档案管理理念，以实现档案信息资源共享和交换为目标，强化数字档案管理多元化需求，着眼解决信息数量与类型不断增多的问题，丰富拓展网页、音视频等新型档案信息载体，打破传统档案管理壁垒，建设数字档案馆（室）系统，整合传统载体档案数字副本与单位内部业务系统产生的电子档案。创新档案+众筹的采集模式，利用大数据技术主动收集档案资料，鼓励群众积极参与，拓展信息来源渠道。建立共享档案信息资源平台，避免重复收集，同时为群众查阅档案资料提供便利[4]。建立档案管理制度体系，明确职责分工，严格规范管理，推进数字档案管理科学化规范化。

　　3.2   建立网络安全管理体系

　　强化数字档案管理安全性，着眼“软件”提升，加强安全管理体系建设，预防黑客恶意攻击，避免档案信息被篡改、丢失、泄露。建立网络监管系统和监督管理机制，利用网络监控和风险预测等实用性功能，提高网络信息安全防护技术在档案数字化管理质效。着眼“硬件”提升，持续优化计算机等设备配置性能，完善基础设施，坚持技术和人员两个维度“双管齐下”，技术层面上，根据不同档案管理人员层级划分，设置相应访问和管理权限，对重要档案信息建立加密共享机制，规避网络信息安全风险；人员层面上，建立完善网络和信息安全管理制度，强化档案管理人员安全防范意识，培养更多高素质专业化技术人才，多措并举确保档案信息安全。

　　3.3   强化工作人员专业技能

　　档案数字化管理在大数据背景下对工作人员的专业技能提出更高要求，强化人员适配性，要提高专业性，着力培养一支具备操作信息系统基本能力，可将纸质等传统载体转化为电子数据，利用其超强的数据敏锐度理解数据背景，完成数据处理、分析、保管、识别、归类、整理、查找等工作的专业化队伍。要提高安全性，着力培养一支从档案管理知识体系逐渐向档案管理标准化、计算机基础知识、档案信息安全等方面拓展的复合型档案管理人才队伍[5]。要提高准入性，着力培养一支懂管理、会管理、善管理的数字档案专业队伍，严把“入口关”，强化激励引导，加强梯度培养，确保进得来、做得了、留得下。

　　3.4   重视计算机操作系统选择

　　安全性是数字档案管理最“硬核”的要求，在选择操作系统时，要科学分析安装、升级更新可能会对档案数据库、档案管理系统正常运行造成的影响，避免管理系统的运行不稳定甚至不可用，出现数据信息损坏或丢失等情况。同时检验操作系统生态圈的成熟度，确保能够有效支持档案管理系统稳定、正常运行。

　　3.5   预防档案信息失真

　　档案数字化管理在档案信息数据存储、传输或利用等过程中可能存在信息失真，破坏档案信息的原始性和有效性，必须有针对性采取相应预防措施。一方面，要紧紧扭住信息获取环节这一核心，建立健全系统管理员、安全管理员、审计员三员管理制度，严格控制数据存储设备和档案管理系统的访问和使用权限，加强档案信息加密处理，实时监控并记录档案信息系统、设备的访问人员、时间和操作。另一方面，要紧紧抓住信息系统发布利用这一重点，健全完善数据审核工作机制，规范档案数据检查、发布、修订、利用等工作流程，运用“四性检测”等技术手段，确保信息真实有效。

　　3.6   做好重要档案保密工作

　　保密是档案管理的“生命线”。与传统载体相比，数字化档案面临泄密隐患相对较大，同时也更加隐蔽，稍不注意就可能导致信息泄露。要针对档案数字化管理中可能发生的访问渠道安全、用户隐私保护、信息数据安全和档案实体安全等问题，贯彻涉密信息禁止上网（含因特网、电子政务外网、非涉密局域网等）基本原则，建立完善档案风险防范机制，对档案信息分类分级管理，将所有信息按照敏感性和重要程度分为不同等级，分级进行数据存储和利用，强化档案数据采集、发布前审核环节管控，多渠道多维度确保信息安全，严防信息泄露。

　　参考文献

　　[1]殷志文.大数据时代企业干部人事档案管理数字化建设分析[J].上海企业,2023(5):81-85.

　　[2]柯江云.基于大数据的档案数字化及管理研究[J].工程与建设,2022,36(1):256-257.

　　[3]魏婕.大数据下高职院校档案数字化管理创新策略[J].科学咨询,2023(1):31-33.

　　[4]宋玲.大数据背景下档案管理与数字化建设研究[J].黑龙江档案,2022(6):121-123.

　　[5]严淑玲.大数据背景下如何提升学校档案数字化管理水平[J].黑龙江档案,2022(5):219-221.

　　作者单位：广西壮族自治区党委编办机关服务中心