基于实用主义视角的“混轨混套”文件档案管理模式

　　数字化时代背景下，电子文件单轨运行和电子档案单套管理（以下简称“单轨单套”制）已成为档案行业面临的必然趋势。这一发展方向不仅与国际文件档案管理的主流做法及前瞻性实践相一致，更与我国档案事业数字转型的内在需求高度契合。然而，就当前实际情况而言，这一模式承载了一定的理想化色彩，其全面实施面临时间长、过程复杂等挑战。尽管部分机构正积极探索，但由于难以全面满足来源可靠性、程序规范性、要素合规性等要求，全要素化的文件档案“单轨单套”制管理模式在实际应用中遭遇重重困难，难以广泛推广。在既有实践的基础上加以深度审视，会发现一种更具实用主义特征的折中之策——“混轨混套”制管理模式——正在被广泛认可并采用。

　　这种模式是以法规遵从为基础，立足现代档案管理的复杂性需求，肯定电子与纸质文件在实际业务中的互补性，允许根据需要灵活使用电子态与纸质态（及其数字影像），并最终形成以电子态为主导、纸质态为补充的文件档案管理模式。所谓“混轨”，即在实际业务中，大量纸质态（及其数字影像）和电子态在文件运行流程中同时运转或交替出现。如，在会计报销业务中，需同时运转电子态、纸质态（及其数字影像）的原始凭证材料。所谓“混套”，即将符合要求的电子档案以及法律规定必须以纸质态保存的小部分文件档案关联在一起，共同构成一套真实、可靠、完整的档案予以保存管理。

　　一、“混轨混套”文件档案管理模式的必要性

　　（一）背景聚焦：档案工作全面加快实现数字转型

　　《“十四五”全国档案事业发展规划》明确档案信息化建设的核心目标，提出到2025年，“档案工作基本实现数字转型”。在此指引下，积极推进档案资源的“存量数字化”和“增量电子化”成为驱动文件档案管理模式变革的现实要义。档案工作加快实现数字转型，要求对传统环境下的档案实体管理模式予以革新，着力促进档案资源结构向数字态、数据态拓展。当前，将“单轨单套”制模式应用于档案工作实践虽已取得显著成效，但仍尚存优化和延伸空间，难以在深层次上全面满足多门类、多载体文件档案管理一并迈向数字转型的发展需求。为此，在“双轨双套”原有结构模式的基础上，对其涉及的文件流转、档案管理等内在要素进行合法化拆解、有序化拼接与系统化重构，便是“混轨混套”制文件档案管理模式提出的先行基础。这既顺应了数字转型背景下档案资源结构调整优化的内生需求，又与档案管理对象空间演化的整体规律相契合。

　　（二）理性审视：电子档案单套制管理难以一蹴而就

　　从历时性的视角看，我国文件档案管理整体经历从强制“双套制”到“单双混合制”再到任意“单套制”的分阶段演进，这与国家对于档案工作数字转型强有力的法律规范和政策驱动密不可分。鉴于双套管理模式在数字时代的不适应性愈发凸显，推进文件档案“单轨单套”制管理已成为学界和业界的普遍共识，相关试点、摸索与实践工作正全面铺开，呈现出“多点开花”的积极态势。尽管如此，应清醒认识到，“单轨单套”的实现并非一蹴而就，而要结合档案工作实际对其予以冷静审视、稳步推进。中国人民大学徐拥军教授主持的“电子档案管理法规标准体系研究”课题调查结果显示，截至2022年4月底，在全国范围内接受调查的1005家档案形成单位中，仅46.31%的单位配置了电子档案管理系统或数字档案室系统，31.56%的单位并未实现电子文件单套归档。囿于管理对象的特殊性、系统建设的复杂性、保障机制的不健全等，部分区域、单位的档案工作尚处于“双轨双套”“单双混合”的先期阶段，并不完全具备支撑文件档案管理数字转型的各项前置性条件，遑论实现真正意义上的“单轨单套”制管理，由此为“混轨混套”制管理模式的探索和施行提供了可能。

　　（三）问题应对：传统管理模式的成本劣势亟待消除

　　坚持控本增效原则，基于成本最小化和收益最大化的综合考量来解决传统模式下的边际效益递减问题，最大程度地削减资金成本和人力成本，成为数字时代优化文件档案管理模式的迫切需要。以会计档案为例，部分单位施行“混轨（以电子为主）+单套（纸质）”的组合型文件档案管理模式，使得财务部门在会计资料的归档环节，需将财务系统中的各类电子会计资料进行纸质打印，致使纸张、打印机、墨盒等办公资源消耗量大，同时纸质档案和数字扫描件的一致性校验又引发了高昂的比对成本。“混轨混套”制管理模式，充分汲取文件档案“单轨单套”制管理的集约化优势，除个别需双套保管的档案外，其它文件材料均可实现电子化流转、办理、归档和保管，对于消除传统文件档案管理模式的成本劣势具有重要意义。

　　二、构建“混轨混套”文件档案管理模式的可行性

　　（一）法规标准翔实：为构建“混轨混套”管理模式提供了基本遵循

　　2015年，我国出台《会计档案管理办法》。其第八条规定，在满足特定条件时“单位内部形成的属于归档范围的电子会计资料可仅以电子形式保存，形成电子会计档案”。此部门规章的规制对象虽仅限于会计档案，但其关键意义在于从立法层面揭开了我国加快推动电子文件管理走向“单轨单套”制管理的序幕。此后，我国在法律法规和标准规范供给中对电子档案单套管理的规定不断予以明确和强化，夯实了推动文件档案管理模式向电子态转型的上位依据。

　　2016年，《电子文件归档与电子档案管理规范》修订后重新发布，取消了先前对电子文件双套归档的规定。2020年，新修订档案法出台，首次对电子档案的法定要求和效力作出规定，为电子档案单套管理提供了法律支撑。2022年，《电子档案单套管理一般要求》《电子会计档案管理规范》发布，对电子档案单套管理的前置性条件和可行性评估方法予以明确。2023年，国务院办公厅印发《政务服务电子文件归档和电子档案管理办法》，明确规定符合规定的政务服务电子文件，可以以电子形式归档并向档案部门移交，等等。概而言之，“混轨混套”虽未作为一个专指性概念在立法或政策标准中予以明确，但电子档案单套管理一般性要求和例外情形规定为其在实践领域的探索、实施提供了合法性空间。

　　（二）理论研究深入：为构建“混轨混套”管理模式提供了学理支撑

　　究竟何种模式才是文件档案管理的最优方案？对这一议题的探讨，自电子文件作为新型档案形态出现以来，便备受瞩目。2003年，冯惠玲教授以极具前瞻性的眼光指出，电子文件与纸质文件管理共存的二元格局将会持续相当长时间，趋向是纸质文件管理功能的弱化和电子文件管理功能的强化。2019年，她又将文件档案管理的数字转型喻为“一场没有选择的战役”，认为电子文件单轨制管理的渐行渐近成为历史发展之必然。此后，档案学界在这一领域的研究持续深入，逐渐厘清了人们对文件档案管理模式的错误认知，认识到“单轨单套”制并不具备绝对意义上的强制性，其探索和发展也并不意味着“双轨双套”制的意义终止。正如苏焕宁等提出，“由于理想与现实的相互牵制与促进，才碰撞出电子文件归档从‘双套制’向‘单套制’转型过程中多种渐进的表现形式”。笔者对此深感认同。本文所言的“混轨混套”制模式，恰是对于文件档案管理多元化表现形式的一种回应。

　　（三）实践经验参照：为构建“混轨混套”管理模式提供了有益尝试

　　构建实施“混轨混套”制的文件档案管理模式，深刻体现了对数字转型的“顺势而为”与对数字档案资源安全管护的“法规遵循”。调研发现，此种模式在实践中已得以落地、应用。譬如，以济南市城乡建设发展服务中心为代表的城建档案管理机构着眼于优化营商环境的现实需要，积极探索开发建设工程档案在线接收系统，同时在实际工作中暂时突破建设工程档案的“成套性”限制，采取分类管理策略——从中挑选符合要求的文件（如图纸）先行实施单套制管理。此种模式实质上契合了“混轨混套”的理念，成为当前推动建设工程电子档案单套制的明智之选，为其他门类电子档案加快实现“单轨单套”管理提供了借鉴。再如，中国石油国际勘探开发有限公司为攻克传统模式下本单位纸质与电子会计资料转换所引发的业务流程“断裂”问题，助力业务流程与档案管理流程无缝对接，以档案法规标准为遵循，对本单位原有会计档案管理制度进行修订、优化，同时研制形成电子会计档案管理系统归档接口方案，为实施以电子化为主的“混轨混套”会计文档管理模式打下了坚实基础。基于前期探索，该公司编制形成《数字连续推进业档融合 混轨混套赋能效能提升——中油国际境外项目中方会计档案管理创新实践》案例资料，成功入选国家档案局“2023年度全国企业档案工作创新案例”二类案例，有力彰显了在我国企业电子会计档案管理转型升级方面的引领作用。

　　三、结语

　　在全球文件档案管理数字转型的潮流以及国家数字转型和档案信息化建设的双重战略指引下，我国文件档案管理模式正在经历朝向“单轨单套”制的试点、变革与演进。从实用主义视角看，“混轨混套”制作为一种合规合理的文件档案管理模式，其出现是必然的，且具有明确的可行性。这一模式除深度考量当前业务运行的切实需求外，亦对确保电子档案的安全可靠予以充分关注，在遵循法律法规规范与实现节能降碳环保目标之间达成了良性平衡。

　　“混轨混套”制文件档案管理模式体现了对档案管理传统与现代性之间的深刻理解和对未来发展的前瞻性思考，是我们在全球数字化快速演进的大背景下，对档案管理实践予以创新的有力证明。更重要的是，作为数字化时代文件档案管理的一种探索尝试，采用这种模式并不意味着对“单轨单套”制模式的否定或批判，因为其出发点和核心目标依然是推动档案管理模式向以电子文件为主导转型。因此，“混轨混套”制不仅是一个折中的选择，更是一种切实可行的、现代化的实用主义档案管理策略，展现了广泛的适用性和灵活性，能有效推动文件档案管理领域的现代化和国际化进程。

　　（本文为2023年度国家档案局科技项目“基于数字连续性的‘双域双轨’中方账会计档案管理流程与方法研究”［2023-R-017］的阶段性研究成果。作者加小双系中国人民大学档案学院副教授，王兴广系该院档案学博士研究生）

　　原载于《中国档案报》2024年6月6日 总第4145期 第四版