贯彻《国家档案馆档案开放办法》 提高新时代档案开放工作水平

　　文/马凤云  马秀艳

　　2022年7月4日，国家档案局以第19号令发布《国家档案馆档案开放办法》（以下简称《办法》），《办法》于2022年8月1日起施行。《办法》的出台,为做好新时代档案开放工作提供了根本遵循。《办法》规定，国家档案馆负责各自分管范围馆藏档案的开放，明确了各级国家档案馆在档案开放中的法定职责。贯彻落实《办法》，实现馆藏档案的应开放尽开放，最大限度满足社会公众对档案的利用需求，是各级国家档案馆当前乃至今后一个时期的一项重要任务。各级国家档案馆要切实落实主体责任，采取切实可行的措施，全面推进《办法》落实落地。

　　调查摸底，科学施策

　　随着2020年修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）及《办法》的实施，国家档案馆面临着前所未有的档案开放工作重任。《档案法》缩短了档案封闭期，由原来的30年缩短为25年；馆藏档案中每年均有新增到期开放档案；有些档案馆基础业务薄弱，开放工作存在历史欠账。三种因素叠加，导致档案馆开放工作任务艰巨。面对档案开放审核体量的急剧增加，国家档案馆需提早摸排、综合研判、科学施策。

　　1.开展馆藏调研

　　排查馆藏待开放档案底数，厘清开放审核所涉及的全宗情况、基本内容、历史背景、涉及立档单位与总体数量，做好统计台账，建立数据库，做到心中有数。

　　2.制定工作规划

　　根据摸排底数，结合各馆工作实际，制定切实可行的中长期工作规划。在时间设计上，根据任务总量科学规划工作目标、完成周期；在内容安排上，本着先急后缓、民生为先的原则，优先开展涉及民生福祉或社会利用率高的档案开放工作；在人员统筹上，根据本馆实际，分别采取固定专职人员审核、组成临时专班集中审核等形式开展。

　　3.细化年度目标

　　按照中长期工作规划，细化分解年度工作计划，明确档案开放工作目标、任务和要求，分期分批向社会开放，实现档案开放工作常态长效推进，满足社会各界利用档案的迫切需求。

　　制度重塑，流程再造

　　《办法》适应新时代档案开放工作的新形势、新特点，提出了许多新规定、新要求。各级国家档案馆要认真落实《办法》，结合本馆工作实际，健全完善相关制度、明晰细化工作流程，确保档案开放工作科学、有序进行。

　　1.制度重塑

　　一是完善档案开放相关制度。国家档案馆要依据《办法》，结合档案馆工作实际，建立健全本馆档案开放工作制度；会同档案形成单位或移交单位确定延期向社会开放档案的具体标准和范围；制定档案馆档案开放工作的具体操作规定等；二是修订完善档案利用相关制度，如修订档案馆档案利用具体办法，明确档案利用的条件、方式、范围、程序等，并向社会公布；建立健全档案利用监督制度，听取社会公众意见，完善反馈机制，接受社会监督等。

　　2.流程再造

　　《办法》对国家档案馆向社会开放档案规定了计划、组织、审核、确认、公布5项程序。各级国家档案馆要结合馆藏开放工作的实际，进一步梳理细化各工作环节的流程，特别是要针对馆藏历史档案及现行档案开放审核主体的差异，分别制定相关工作流程，规范开放审核工作。如馆藏历史档案开放审核由国家档案馆自行负责，可实行“专职部门初审、开放审核委员会委员复审、开放审核委员会会议终审、延期向社会开放档案目录报同级档案主管部门审核、发布馆藏档案开放信息、公布开放目录”等工作程序；馆藏现行档案开放审核由国家档案馆会同档案形成单位或移交单位共同负责，可实行“联动双审、协调会商、双方确认、延期向社会开放档案目录报同级档案主管部门审核、发布馆藏档案开放信息—公布开放目录”等流程。

　　建立机制，协同联动

　　在开放权限方面，《办法》最大的特点是要求建立馆藏档案开放审核协同机制，明确规定了地方档案主管部门、国家档案馆、档案形成单位或移交单位三方各自的职责和定位。国家档案馆作为实施主体，要主动作为，大胆实践，推动档案开放审核协同机制的落实。

　　1.创建机制

　　国家档案馆要积极主动与本地区档案主管部门沟通协调，会同档案主管部门通过联合制发文件、召开工作部署会议、组织开展专题培训等多种形式，构建由本地区档案主管部门统筹协调、监督指导，国家档案馆牵头负责、组织实施，档案形成单位或移交单位共同参与、各负其责的档案开放审核工作机制，为档案开放工作依法有序开展提供保障。

　　要建立档案开放审核工作体系。明确国家档案馆特别是档案形成单位或移交单位档案开放工作的具体责任人、负责人、分管领导等，明确工作职责，强化档案开放审核工作的责任落实。

　　2.牵头负责

　　国家档案馆作为档案的保管部门，要切实担负起牵头负责的职责，把档案开放工作作为强化档案馆公共服务职能的有效渠道，作为服务社会、服务群众的重要途径，作为一项重要的基础业务常抓不懈。一是要设立档案开放工作的专门机构或配备专门人员负责馆藏档案开放工作。二是要制定年度工作计划或工作方案，明确馆藏档案开放工作的目标、任务和要求，报同级档案主管部门批准并组织实施。三是要建立与档案形成单位或移交单位的沟通协商制度，形成工作合力，充分发挥档案形成单位或移交单位的专业优势，提高档案开放审核的精准度。四是要积极探索现代信息技术在档案开放审核工作中的应用，充分运用人工智能等新技术为档案开放工作赋能，进一步提高档案开放工作的智能化、现代化水平，进而提升开放工作效率。

　　3.联动双审

　　国家档案馆要与档案形成单位或移交单位形成联动，双方共同开展开放审核工作。双审制可以充分考虑档案形成单位或移交单位的意见并维护其合法权益，避免了由档案馆独自开放审核忽视形成单位或移交单位意见造成的局限性和封闭性，可以实现优势叠加效应，使开放审核工作更科学、合理、优化。双审制可由国家档案馆负责初审、提出意见，由档案形成单位或移交单位进行复审并确认；也可由档案形成单位或移交单位提出初审意见，由档案馆进行复审并双方会商确认等。各档案馆可根据馆藏档案现状及人员配备情况采取灵活多样、双方认同的方式，切实将开放审核共同负责的工作机制落实落地。

　　4.协调会商

　　在馆藏档案开放审核工作中，国家档案馆作为牵头部门要主动加强与档案形成单位或移交单位的协调会商，提高档案开放工作效率。如制度会商，国家档案馆要按照《办法》的规定主持起草《延期向社会开放档案的具体标准和范围》，并征求档案形成单位或移交单位的意见，达成共识，共同遵照执行；再如确认会商，在档案开放审核过程中，如双方遇有不同意见时，档案馆要主动沟通，反复磋商，共同研究，由双方协商一致确认档案开放审核结果。

　　创新服务，提质增效

　　为进一步提高档案开放与利用水平，满足社会公众对档案的利用需求，国家档案馆要对标对表《办法》新规定新要求，创新档案服务，促进档案开放利用工作提质增效。

　　1.提升便捷度

　　国家档案馆要积极创造条件，在已有的便民服务手段基础上，充分利用互联网、政务网、局域网等开放平台，推进一网通办、网上查档等远程利用档案服务，加快民生档案跨馆查询平台建设，实现档案资源一站式服务、跨区域共享，极大提升档案利用的便捷度。

　　2.增加透明度

　　国家档案馆要向社会公布档案利用的具体办法，使社会各界和公众知晓档案利用的条件、方式、范围、程序等；要将档案开放信息通过多种方式及时公布，并通过网站或者其他形式定期公布馆藏开放档案目录；要建立档案利用服务反馈机制，虚心听取利用者的意见建议，接受社会公众监督，不断改进和提升档案馆服务水平。

　　3.提高满意度

　　国家档案馆要落实档案工作“走向开放”的相关要求，以群众是否满意为工作标准，把握人民群众对档案工作的新期待，最大限度满足人民群众对开放档案利用的新需求，积极回应人民群众的关切，推进档案开放工作的常态化、长效化，以开放的工作状态、有温度的档案服务，不断提高人民群众的满意度，进而提高档案馆的知名度和美誉度。

　　超前预判，动态评估

　　档案开放工作并不是一成不变的，而是一项动态性管理工作。因此，国家档案馆对馆藏档案要以全局性、整体性的思维，预见性、前瞻性的眼光，以便民性、服务性为导向，对馆藏档案开放工作进行统筹规划、科学设计、超前预判，定期评估，因情势变化不再具有法律、行政法规以及《办法》规定的延期向社会开放情形的，在履行相关程序后向社会开放。

　　1.对延期开放档案评估

　　合理设定延期档案评估时间间隔，根据形势的变化，重新判定延期档案是否可以向社会开放，结合延期档案内容，分级、分类进行有序评估。

　　2.对提前开放档案评估

　　科学、合理安排提前开放档案评估工作，制定相关标准规范，对于经济、教育、科技、文化等类档案，视档案内容及社会利用需求提前开放。

　　3.对特殊档案随时评估

　　遇有特殊利用需求时或形势变化，应灵活调整，立足服务需求，及时开展有关档案评估，将符合条件的档案及时向社会开放。

　　新时代是开放、包容、合作、共赢的时代，档案事业走向开放、实现高质量发展目标，必然要面临一系列的变革与挑战，各级国家档案馆只有迎难而上、踔厉奋发、笃行不怠、探索创新，才能在前行的道路上不断突破，推进档案开放工作向前迈进！

　　作者单位：沈阳市档案馆

　　责任编辑：公喆