新形势下学生档案管理的若干思考

　　文/马仁杰  李银银

　　近日，四川泸州一位母亲私拆女儿档案的视频引发社会公众对于档案保管和转递以及个人档案重要性的热议。值得庆幸的是，相关部门已对该名女生的档案进行了重新审核并封印。这一事件反映出学生档案在接收、转递等方面确实存在一些问题。在日前人社部、教育部印发《关于积极稳妥做好高校毕业生档案转递接收工作的通知》的基础上，进一步加强和规范学生档案管理，是高校档案部门亟须关注的重要任务。

　　学生档案主要内容及转递特点

　　学生档案是学生在校学习、工作过程中形成的真实记录，是学生思想道德、学识水平、工作能力和身体状况等综合素质的集中反映。高中学生档案是学生中学阶段德、智、体、美、劳综合素质评价的真实记录。学生被高校录取后，高中学生档案即成为高校学生档案的重要组成部分。高校学生档案主要包括新生入学时档案材料（包括高中学籍档案、高考招录材料）、在校学习学籍档案材料（包括新生入学登记表、学年考核材料、毕业生登记表、学籍表等）、政治面貌材料、奖惩材料及其他审批、佐证材料。高中学生档案是高校新生入学资格复查、学籍注册的重要依据。高校在接收高中学生档案时，必须认真查验高中学生档案及密封状态，确保档案袋内档案信息的真实性、档案材料的原始性。

　　学生档案作为高校档案的重要类别之一，其流转性较强，档随人走。新生入学后，其档案跟随学生进入就读高校，毕业后，根据学生毕业去向转递至相应的档案保管单位。一般情况下，毕业后选择继续升学的，档案转递至新学校（出国留学的，毕业生档案转回生源地公共就业和人才服务机构）；毕业后直接就业的，就业单位具有人事档案保管权限的，档案转递至就业单位，就业单位不具备人事档案保管权限的，档案转递至就业单位所在地的公共就业和人才服务机构或者毕业生生源地公共就业和人才服务机构；毕业后自主创业或未落实就业单位的，毕业生档案默认转递至生源地公共就业和人才服务机构。学生档案转递离校后，相关管理单位在学生档案的基础上增加个人就业等文件材料，就形成了人事档案。作为人事档案的重要组成部分，高校学生档案是高校毕业生参加公务员考录和国有企业事业单位招聘、办理政审考察等的重要依据，具有涉密性，除具有人事档案管理权限的单位专门负责人事档案管理的工作人员外，任何个人不得接收、携带、保管、拆封本人和他人的档案。

　　学生档案管理存在问题

　　1.档案转递程序不规范

　　根据国家相关规定，档案转递必须通过单位公对公进行，严禁自行携带。学生档案私拆的情况很大程度上是因为个人自持档案。由于各地招生主管部门和各高校的规定和要求不同，高中学生档案的转递主要通过邮寄和自持两种方式，其中个人自持转递的情况较普遍。高校学生档案的转递主要通过机要转递，由于机要转递时效性较慢，很多接收单位允许学生自提档案至新单位。由这种历史原因形成的学生档案自持情况较多，有些学生在提取学生档案后未及时按规定转交至相应单位托管，档案长期保留在个人手上，最终变成无单位接收的“死档”。2015年之后，根据中国邮政集团《关于规范邮政机要通信渠道传递大学生档案等有关工作的通知》，大学生档案不再属于国家秘密载体，传递方式由机要转为特快专递方式转递，并使用高校学生档案专用封套封装。转递方式的变化使得学生档案转递更加便利快捷。且各地公共就业和人才服务机构管理日趋规范，不再接收个人自持档案，个人自持档案的情况逐渐减少，但仍存在有个别工作单位因报到时限等特殊情况允许学生自持档案的现象。只有进一步规范学生档案转递程序，严禁个人自持档案，才能从源头上避免出现学生档案私拆的情况。

　　2.档案意识薄弱

　　近年来，多次出现学生档案管理问题，母亲私拆女儿档案事件之所以在网络上成为热点，很大程度上也是因为发生在毕业季这个特殊时期。毕业季，无论是高考结束即将进入高校继续学习的高中毕业生，还是高校毕业即将进入社会或是继续升学的高校毕业生，档案里有什么、档案去哪里、档案怎么办理转递等问题始终是与每一个毕业生切身利益息息相关的重要问题。学生档案引起热议现象的背后，是长期以来社会公众特别是毕业生个人对档案的重要性和价值认识的缺失，即社会档案意识薄弱导致的。自2020年修订的《中华人民共和国档案法》（以下简称《档案法》）实施以来，档案事业虽然得到了快速发展，但社会的档案意识仍较薄弱，社会公众缺乏基本的档案意识，特别是自媒体、短视频对档案热点事件的片面解读，使得非档案管理人员的社会公众对于档案的理解和认识极易产生偏差，很难区分和判断信息的准确性。这更暴露出档案主管部门和学校在档案宣传、管理等方面存在不足，亟须加强。

　　3.学生档案管理体制不健全

　　教育是立国之本，人才是强国之基。学校特别是高校作为人才培养的主体，必须围绕学生构建完善的管理和服务体制。2008年，教育部和国家档案局联合发布《高等学校档案管理办法》，明确在高校档案管理中增设“学生类”档案，将学生档案纳入高校档案馆（室）统一管理范围。但时至今日，学界和业界对高校“学生类”档案的内涵和外延的认识和界定仍未达成共识，许多高校学生档案管理体制仍未健全，高校学生档案并未完全纳入高校档案部门集中统一管理范围，使得高校学生档案管理归口混乱，具体业务环节缺乏统一的规范，学生档案的档案属性被淡化或忽视，部分高校及工作人员管理随意性较大，没有严格按照《高等学校档案管理办法》的规定对学生档案的管理和利用进行规范操作，导致部分高校对学生档案的接收、整理、保管、利用和转递等业务流程把控不严，这样做极易使学生档案管理出现疏漏和风险，使学生利益受损。

　　学生档案管理规范策略

　　1.意识先行，进一步增强社会档案意识

　　意识决定行为。信息时代，档案管理方式发生了重大变革。在推进档案事业现代化的进程中，社会档案意识对档案事业的发展起着重要作用。档案主管部门及学校应加强档案政策解读，充分利用入学季、毕业季、国际档案日等时间节点，向社会公众和学校重点师生群体普及档案知识，增强受众对档案工作及其价值的认识，并将相关档案法规、档案管理流程制作成视频或图片进行线上线下传播，针对网络上出现的相关档案热点问题和档案高频提问进行及时梳理并作出正确的解答、回应，进一步增强社会档案意识。

　　2.加大档案执法力度，完善学生档案管理体制

　　学校应切实加强对学生档案工作的领导，完善学生档案管理体制。根据《档案法》《高等学校档案管理办法》等规定，高校应明确学生档案管理的责任主体，加强学生档案管理的执法力度，将学生档案纳入高校档案馆（室）集中统一管理，确保学生档案准确、完整、系统、安全。高校在档案、招生、学生、教务、就业等部门间应加强联动合作，依托数字校园建设平台，健全学生档案信息资源体系，做好学生档案的收集、整理、归档、保管及转递工作。

　　3.积极落实新规定，做好学生档案规范管理

　　根据人力资源和社会保障部办公厅、教育部办公厅的通知，从2023年起，不再发放《全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证》和《全国毕业研究生就业报到证》，取消就业报到证补办、改派手续，不再将就业报到证作为流动人员人事档案的必需材料。教育部依托大学生就业服务平台建立高校毕业生毕业去向登记制度，成为高校毕业生办理离校手续的必要环节。毕业生去向登记后形成的去向信息表和转递编号、核验编号成为学生档案转递和接收的新依据。这是人力资源和社会保障部、教育部关于加强高校学生档案转递接收工作、规范学生档案工作秩序、切实保障学生档案安全的重要举措。高校档案部门和相关部门要加强协作，做好新规定的宣传和业务衔接，严格按照规范转递学生档案，落实学生档案接收告知承诺制。

　　4.加强舆情应对，及时做好学生档案应急处置

　　母亲私拆女儿档案事件在网络上引起热议后，相关部门及时应对并按照档案管理的规定，帮助当事人解决了档案私拆后的重新审核和封印，切实维护了当事人的切身利益。学生档案管理工作业务环节多，当学生档案出现弃档、“死档”、损毁、丢失等情况时，相关部门应及时应对，不推诿、不回避，严格按照学生档案管理规章制度做好应急处置，积极开展电子档案与纸质档案信息比对，对于无法核验和确认档案材料真实的特殊情况，应积极稳妥地采取补救措施，将负面影响降到最低。

　　5.建立监督机制，强化学生档案的监督和审查

　　科学合理、规范安全地管理学生档案是维护学生权益、彰显学校综合治理能力和水平的重要体现。高校学生档案作为人事档案的重要来源，高校应加强监督和检查，建立监督机制，对学生档案管理工作中出现的问题及时纠正，加强对专兼职档案人员的监督，确保档案人员遵守相关法律法规和职业道德，正确行使权力，对滥用职权导致学生档案丢失、损坏或篡改的违法行为要及时依法追究责任，确保学生档案的安全；要加强学生档案数字化建设，利用新技术，加强对学生档案管理权限和利用的审核，对学生档案进行全程跟踪，确保学生档案信息的完整性、可靠性和保密性，保护好学生档案实体和信息安全；高校学生档案管理应遵循公开透明的原则，保障学生对自身档案的知情权和参与权，并建立相关机制，提高学生档案管理的公信力和透明度。

　　作者单位：安徽大学

　　责任编辑：周拯民