关于数智时代档案数字资源共享利用的思考 ——以粤港澳大湾区为例

　　2024年3月1日，《中华人民共和国档案法实施条例》正式施行。《实施条例》坚持守正创新，主动顺应档案数字转型的时代需求，增设了档案信息化建设专章，明晰了档案信息化建设规定，并在第四十四条中明确“提升档案信息共享服务水平，促进全国档案数字资源跨区域、跨层级、跨部门共享利用工作”。

　　近年来，档案数字资源共享利用得到了高度重视。本文以粤港澳大湾区为例讨论档案数字资源共享利用的现实意义、问题困境，并结合实际提出了一些解决措施。

　　现实意义

　　随着粤港澳大湾区一体化建设步伐的加速，档案数字资源共享利用的问题亟待解决。它不仅是对传统档案管理模式的革新，更是对档案资源价值的深度挖掘和广泛传播。特别是在用户利用层面、档案服务层面、资政参考层面、文化价值层面等具有较强的现实意义。

　　用户利用层面。传统的档案查询方式往往需要用户到档案馆进行查找。建立数字资源共享平台后，可通过互联网随时随地进行查询，极大地提高了档案信息的可获取性和使用效率。例如，深中通道通车在即，空间上实现了深圳市和中山市同城化，档案利用服务也亟待同城化。目前，已建立房产产权档案资源异地查阅服务，两地市民可以查阅其在另一城市的房产档案资料。

　　档案服务层面。过去，档案服务往往以本地区、本部门的纸质档案为主，管理服务方式较为单一，特别是各地的档案部门局限于提供档案查询和借阅等基本服务，难以满足用户多样化的需求。而档案数字资源共享利用强调档案资源的区域化、个性化、知识化和智慧化等多样式的融合服务模式。例如，建立大湾区档案资源共享平台，各地档案部门借助平台可以开发档案信息资源，提供档案数据挖掘、知识图谱构建等增值服务，为用户提供更加全面、深入的档案信息服务。

　　资政参考层面。档案数字资源融合建设为政府决策提供有力支持。档案中蕴含着丰富的历史信息和社会资料，是政府决策的重要依据。通过数字资源融合，可以更加便捷地提取和分析档案信息，为政府决策提供准确、全面的数据支持，有助于提升政府决策的科学性和有效性。例如，广东省在制定城市规划与发展过程中需要了解各个城市的历史演变、人口分布、土地利用等情况，以制定更为科学的发展策略。档案中蕴含大量关于城市历史、地理、经济等方面的信息，为政府在城市规划、产业布局、交通路线铺设、公共设施建设等方面提供了有力的数据支持，促进了城市的可持续发展。

　　文化价值层面。档案是历史文化的重要载体，数字资源共享利用可以推动档案文化的创新和发展，为文化事业注入新的活力和动力。例如，大湾区各地档案部门通过虚拟现实技术（VR）在移动端联合开发红色教育基地的全景视频，通过全方位、立体的展示，让市民足不出户就可以观展学习所有红色文化资源，身历其境回到历史情景中，增强了丰富有趣的体验感。

　　面临的困境

　　当前档案数字资源共享利用取得了一定的成绩，但在标准规范、技术创新和安全保障方面仍存在一些不足。

　　标准规范不统一。粤港澳三地档案数据标准和格式存在较大差异，给数字资源共享利用带来一定难度。数据格式的不统一会导致资源整合的困难。不同部门或机构在档案数字化过程中可能采用不同的数据格式和编码标准，使得数字资源在整合时难以无缝对接。这不仅增加了数据转换和整合的工作量，还可能导致数据丢失或失准，影响资源的质量和可用性。

　　技术创新不足。档案数字资源共享利用涉及的技术领域广泛且更新迅速，包括大数据、云计算、人工智能、区块链等新兴技术。档案部门在新技术应用层面的滞后性，主要体现为两点。一是档案部门的相对封闭，技术力量相对薄弱，对新技术的学习和掌握存在一定的滞后性。二是技术创新投入不足。技术创新需要投入大量的资金、人力和时间。然而，由于档案部门的经费有限，往往难以承担技术创新所需的成本。此外，由于技术创新的风险较大，一些档案部门在面临经费紧张的情况下，可能更倾向于选择保守的管理方式，而非进行技术创新。

　　安全保障风险。在数字化背景下档案数字资源面临的安全风险主要表现在两个方面。一是网络安全风险。数字档案资源主要面临计算机病毒破坏、木马植入、信息窃取等网络攻击，这些攻击利用信息系统无法避免的各种漏洞，严重威胁档案信息系统各个层面的安全。如，黑客攻击、病毒传播等，可能导致数据泄露或损坏。二是物理安全风险。即使在网络层面采取了安全措施，物理存储设备的安全也不容忽视，如火灾、地震等自然灾害可能对存储设备造成损坏。

　　路径和建议

　　在充分考虑地区特殊性和发展需求的基础上，要充分利用区域内的信息技术优势和人才资源，推动档案数字化、网络化和智能化进程。同时，要结合大湾区的经济社会发展需求，深入挖掘档案资源的价值，为区域发展提供有力支撑。具体来说，档案数字资源共享利用的路径可从以下几个方面展开。

　　加强档案数字资源基础设施建设。首先，要构建一个覆盖粤港澳大湾区的统一数字档案管理平台。这个平台应具备档案数字化、存储、检索、传递、共享等功能，实现档案资源的全面整合和高效利用。同时，平台应采用先进的技术标准，确保数据的准确性、安全性和可靠性。其次，要加大对数字化设备、存储设施、网络设施等的投入，提升数字化处理能力和存储能力。同时，加强基础设施的维护和管理，确保其稳定运行和高效服务。

　　制定统一的数字档案标准。为实现档案数字资源的有效融合，粤港澳三地档案部门要加强沟通与合作，制定统一的数字档案资源标准，包括数据格式、存储方式、访问权限等。

　　深化技术应用与创新合作。数智时代为档案数字资源融合管理提供了丰富的技术手段和创新空间。在新技术的探索方面，应充分利用大数据、云计算、人工智能等先进技术，对档案数字资源进行深度挖掘和分析，提取有价值的信息和知识。同时，积极探索新的技术应用模式。如，基于区块链技术的档案数字资源防伪溯源、基于虚拟现实技术的档案数字资源三维展示等，为档案数字资源的管理和利用提供新的思路和方法。在新技术合作方面，需要各方共同参与和协作。应加强与国内外相关机构和组织的合作与交流，借鉴先进经验和技术成果，共同推动档案数字资源融合管理的发展。还应加强区域内各部门的协同配合，形成合力，共同推进档案数字资源建设经验共享与推广。例如，深中通道项目是国家档案局确定的首批建设项目电子文件归档和电子档案管理试点。该项目引入第三方技术公司全程提供信息技术支持，开展结构化数据归档、电子签名、元数据及封装、“四性”检测等关键技术研究。项目试点经验对全国建设项目电子文件归档和电子档案管理具有重要借鉴意义。

　　加强档案数字资源安全保障。档案数字资源安全保障涉及多方面因素。首先是技术层面，加强访问控制与权限管理，通过身份验证、访问密码、二次身份认证等方式，确保只有授权的人员可以访问档案数据。根据用户的角色和职责设置不同的权限，限制其对档案数据的操作范围，防止未授权的修改或删除。同时采用加密技术对敏感的数字档案进行加密存储或传输，防止未经授权的窃取或修改。只有通过合法的密钥才能解密，确保数据的安全性和完整性。其次是管理层面。制定合理的人员安全管理制度，包括安全审查、岗位考核、安全培训等。制定完善的文档管理制度，对相关数字信息进行加密，并以信息重要程度进行安全等级划分。同时建立完善的数据备份和恢复机制，对数字档案进行定期备份，并测试备份数据的恢复能力，确保完整性和可用性。还可采用云存储等先进技术手段，确保数据的安全性和可靠性。再次是人员层面。强化档案管理人员的数字技术素养，加大档案管理人才的培养力度。同时，结合数字档案管理系统开展必要的专业技术培训工作，如加强档案账号管理，明确访问权限等。

　　培养专业人才队伍。应加大对档案数字资源管理人才的培养和引进力度，建立完善的人才培养机制，提高从业人员的专业素养和技能水平。还应加强人才队伍建设的国际化视野，吸引更多国际优秀人才参与档案数字资源融合管理的研究和实践。

　　总之，数智时代背景下档案数字资源的共享利用是一个系统性工程，需要多方面努力。在平台构建、标准制定、基础设施建设、资源开发利用、人才队伍建设以及政策保障与资金支持等多个方面进行综合推进，推动区域文化传承、信息交流和合作发展。