信创环境下基于一体化原则的电子档案单套管理规范及系统实现研究

　　文/黄建峰   张枫旻   袁平   戴敏

　　近年来，档案工作环境、对象、内容的巨大变化及政务服务一体化的快速发展，迫切要求作为各行业电子文件数据最终归宿地的档案部门，加快增量档案电子化步伐，推动电子档案单套管理落地见效。特别是以信创技术为基础的软硬件体系变革，既为推进党政机关无纸化办公、实现电子文件和电子档案规范管理提供了契机，也带来了新的问题和挑战。

　　福建省档案馆在开展信创环境下电子公文归档与电子档案单套管理试点工作实践基础上，承担国家档案局重点科技项目“信创环境下基于‘文档一体化’‘馆室一体化’原则的电子文件归档系统与电子档案移交接收系统开发应用研究”，以“文档一体化”“馆室一体化”为基本原则，建立电子文件和电子档案规范管理模式，围绕稳定性、适配性、安全性等要求，研发电子文件归档、电子档案移交接收等系统，探索电子文件单套归档与电子档案单套管理能够落地见效的技术方案与应用场景。项目于2022年年底通过国家档案局验收，获2023年度国家档案局优秀科技成果二等奖。

　　主要研究内容

　　1.信创环境下档案信息系统建设研究

　　（1）档案应用系统现状

　　项目阐述了当前信创产业发展现状，指出：档案行业相较于其他行业，更注重数据规范管理，业务内容相对单纯，多数档案应用系统对硬件计算性能、读取效率等方面要求不高，因此在推动信创落地上具有天然优势。同时，信创产业仍然存在软硬件性能不足、核心部件难以自足、整体生态不够成熟等问题，需要结合应用场景进行更多深入实践，从而不断推动信创软硬件产品研发，促进产业迭代升级。

　　（2）档案信息系统建设原则要求

　　项目总结提出信创环境下档案信息系统建设的原则要求是具有稳定性、适配性、安全性。

　　稳定性，是系统抗干扰和返回平衡状态的能力。档案信息系统应遵循《电子档案管理系统通用功能要求》（GB/T39784—2021）、《电子文件归档与电子档案管理规范》（GB/T18894—2016）、《数字档案馆系统测试办法》等标准规范；应充分利用软硬件冗余技术、备份策略等方式提高系统软硬件的稳定性；软件设计应采用多进程、多线程、微服务等技术实现功能模块化、数据一致性、系统容错性等。

　　适配性，是指系统软硬件之间相互协作配合的程度。档案信息系统应能兼容适配多种硬件设备，能通过升级部件或者添加新设备等方式满足系统扩展要求；基础设施、基础软件（操作系统、数据库、中间件、版式、流式等）、档案应用软件三者应采用标准接口方式调用，全面兼容适配；系统适配双平台、兼容双终端；满足档案数据未来持续增长需求，数据存储容量便于扩充。

　　安全性，是对系统及档案数据进行保护，防止未授权使用、篡改、毁坏甚至泄密。档案信息系统安全应参照网络安全等级保护及涉密信息系统分级保护中的技术与管理相关要求；系统开发应全面采用国密算法，通过密码应用与安全性评估；应采取相应技术和备份手段，防止档案数据被损坏、篡改或删除，确保档案信息绝对安全。

　　（3）档案信息系统软硬件集成适配及调优

　　基础设施方面，应适当采用负载均衡、分布式集群、冗余备用等措施；基础软件方面，针对不同CPU、操作系统选择对应版本安装包部署数据库、中间件等基础软件，通过缓存优化、并发控制等技术，保障系统稳定运行；应用软件方面，基础软件应与应用软件适配，实现流式文件转换、版式文件在线阅览、多媒体文件实时浏览等功能；信息安全方面，应采取有效的安全管理措施对档案信息系统进行保护，应满足网络安全审查、云计算服务安全评估、关键信息基础设施安全保护、网络安全等级保护等相关要求，应按《政务信息系统密码应用与安全性评估工作指南》同步规划、同步建设、同步运行密码保障系统并定期进行评估。

　　2.电子文件和电子档案规范管理模式研究

　　项目把握电子文件归档与电子档案管理基本特点、规律，总结、提炼、创新提出以“三包两结构一体化”为核心的电子文件与电子档案规范管理模式（Mode for electronic Records and electronic Archives Standard Management，RASM）。

　　（1）RASM模式阐述

　　RASM模式以“三包两结构一体化”为核心。

　　“一体化”，是将对电子档案的技术要求与管理规范延伸至前端办公自动化系统和业务系统，从电子文件形成、处理到归档阶段就进行数据规范，“一体化”包含两个层面：电子文件到电子档案的“文档一体化”，档案馆与档案室之间的“馆室一体化”。

　　“一体化”管理实现了前端电子文件与后端电子档案数据标准统一，确保了电子档案规范生成，有效减轻了后续电子档案数据治理难度，最大限度地提高了档案数据管理效益。

　　“两结构”，是基于电子文件元数据规律特点，将元数据信息分为基本元数据和扩展元数据。其中基本元数据是指反映电子文件内容、结构、背景等基本特征的信息数据，在后续管理过程中不发生变化。扩展元数据则是指扩展说明数据，主要包括背景、过程信息，可自定义添加扩展。

　　元数据“两结构”能够直接、客观地反映每份电子文件在每个业务环节的事实和特征，实现了全流程管控。同时，“两结构”与电子文件共生，实现了凭证作用可溯源。基本元数据结构稳定易使用，后续不发生变化，便于后续重复利用，扩展元数据也便于各行业制定扩展。

　　“三包”，指的是将内容数据和元数据封装为存档信息包、查询信息包、管理信息包。存档信息包，是按规范技术要求对电子文件处理系统形成归档的内容数据和相关元数据进行封装所形成的信息包。一个存档信息包即为一件电子档案，它是电子档案管理的基础单元；查询信息包，是指为满足电子档案查询利用需求，从存档信息包中提取出与查询利用相关的内容数据所形成的信息包；管理信息包，是指为满足电子档案管理需求，从存档信息包中提取元数据中的管理信息以及电子档案管理过程中生成的信息所形成的信息包，用于记录电子文件和电子档案全流程管理信息。

　　“三包”设计以存档信息包为主体，在考虑电子档案凭证性的同时，兼顾日常管理具体需求和数据体量方面的平衡，明确了“电子档案”具体形式，确保了“电子档案”凭证作用，提高了“电子档案”管理效益。存档信息包和查询信息包均以OFD为版式标准。OFD属我国自主格式，满足《版式电子文件长期保存格式需求》（DA/T47—2009）要求，与PDF相比，它具有完全自主知识产权、技术门槛较低、便于网络传输等优势。在《信息技术OFD档案应用指南》（GB/T42133—2022）（以下简称“OFD/A标准”）出台前，将版式文件电子印章转换为与实物章一致的印章图形，符合当时应用实际。随着OFD/A标准的发布实施，采用符合该标准中关于数字签名要求的签名或签章，既满足长期保存中版式文件的可读性，又通过签名或签章验证保障了安全性，实现了数字签名可信认证与电子档案长期保存要求的统一。

　　实现“一体化”的关键在于把握归档环节。前端办公自动化系统或业务系统生成的电子文件包括元数据和内容数据，通过将两部分数据进行规范统一，确保了后端电子档案的数据规范。其中，元数据信息分为基本元数据和扩展元数据—“两结构”。将内容数据和元数据封装为存档信息包、查询信息包和管理信息包—“三包”，从而实现前后端的数据“一体化”。

　　（2）RASM模式具体应用场景

　　以电子公文为例：电子文件在形成、处理环节以流式和版式文件形式存在，元数据按“两结构”——基本元数据和扩展元数据规范生成。归档环节，将电子文件封装为存档信息包，通过“四性”检测后，推送至电子档案管理系统。档案室接收存档信息包，生成查询信息包、管理信息包，并将管理过程信息记入管理信息包。档案室向档案馆移交时，同时移交“三包”，通过“四性”检测，移交接收过程信息记入管理信息包。档案馆接收电子档案“三包”，管理过程元数据存入管理信息包。在档案室或档案馆查询利用环节，仅使用查询信息包。档案馆永久保存环节，保全存档信息包，保全过程信息记入管理信息包。

　　（3）RASM模式主要特点及意义

　　一是明确了规范管理的基本思路。通过“一体化”的方式，把握电子文件归档、电子档案移交接收和长期保存等重点环节，统筹解决前端数据不规范、系统接口不一致等问题，确保电子档案真实、完整、可用和安全。

　　二是明确了规范管理的方法措施。通过把握归档环节、规范定义接口、确保原始凭证、严格“四性”检测，确保电子档案“来源可靠”。通过规范操作流程和全流程管理，实现电子文件与电子档案全生命周期管理的“程序规范”。通过内容要素、元数据要素合规、内容与元数据要素互证、实现“三包”各“要素合规”落实。

　　三是满足规范管理的基本要求。存档信息包作为具有“原始记录”特征的“电子档案”，满足电子档案凭证管理的要求。查询信息包与管理信息包既为日常利用、数据共享和规范管理提供来源可靠、方便复制的数据供给，又避免归档后对存档信息包进行反复操作的情况，降低了管理风险。

　　四是便于管理模式的推广应用。该模式“三包”与“两结构”中内容要素及元数据便于定制扩展，可满足多行业、多门类电子档案管理的定制需求，全流程规范管理便于业务延伸，“一体化”管理减少沟通成本，贴近实际，便于推广应用。

　　3.应用系统设计与实现研究

　　（1）应用系统总体设计

　　项目基于RASM模式进行应用系统的总体设计，在互联网、政务信息网、档案业务局域网建立“四个中心”（如图所示），即：接收中心、管理中心、存储中心、共享中心。

基于RASM模式的应用系统总体设计图

　　政务信息网，主要部署电子档案一体化集中管理平台，前端对接协同办公平台（公文）、网上办事大厅（政务服务事项）等业务系统，后端对接档案馆电子档案移交接收系统（接收中心），实现电子公文、政务服务等各门类电子档案的集中管理和移交接收。

　　档案业务局域网，主要部署馆藏综合档案管理系统（管理中心）和数据保全系统（存储中心），实现档案数字资源收管存用和长期保存。

　　互联网，主要部署档案信息网（官网），对接国家档案信息共享平台、闽政通和数据汇聚平台，按共享管理相关要求，对可共享利用的档案信息资源进行分级管理，实现跨区、跨馆利用。

　　（2）系统部署与实现

　　政务信息网、互联网分别依托政务信创云和云平台，采用集中式部署。档案业务局域网，依托信创改造建立完善的基础设施，部署相应的应用系统。主要包括系统服务器、应用系统、终端设备3个方面。

　　系统服务器包括：应用服务器、应用支撑服务器、数据库服务器、安全服务器等。应用服务器提供应用中间件服务，支持可拓展；应用支撑服务器主要提供版式转换和全文检索服务等；数据库服务器为系统提供结构化数据管理存储服务。安全产品服务器用于系统审计、杀毒防护等安全防护。

　　应用系统包括：馆藏综合管理系统、数字档案保全系统、电子档案一体化集中管理平台、电子档案移交接收系统、数字档案共享平台等，系统之间要与前端协同办公平台（或自建办公系统）、网上办事大厅（或其他业务系统）等，通过接口和访问协议实现数据在线交互。

　　终端设备，采用信创终端，配套相应的流式办公套件、版式套件、外设等。

　　主要创新点

　　1.提出符合中国国情的规范管理模式

　　项目率先提出以“三包两结构一体化”为核心的RASM模式，通过统一技术要求与管理规范，确立规范“电子档案”形式，建立满足相应管理要求的电子档案信息包，解决了电子文件与电子档案不同形式、不同阶段、不同业务系统协调管理、全过程管理问题。特别是对电子档案、一体化、信息包、元数据等档案学基础概念都进行了全新的阐释，对于理论落地中的具体细节进行了较为充分的研究和实践。该模式的建立，是对国内长期以来电子文件和电子档案管理实践的规律性总结，是新时代新条件下电子文件与电子档案一体化管理的继承与创新。

　　2.提供信创环境下系统建设实现方案

　　项目研究结合信创主流技术路线，综合现状分析，采用详实案例，从前端系统管理流程开始，规范建立统一标准，研发档案信息系统，提出针对性强、易于推广的技术实现方案，较好地解决了长期以来电子档案“四性”难以保障、电子档案在线移交接收难的问题。通过系统应用落地，实现电子文件归档和电子档案管理全生命周期规范统一闭环管理，保证“来源可靠、程序规范、要素合规”的电子档案规范生成。

　　3.建立规范指导应用范式

　　项目研究成果包含规范管理模式、应用场景、系统建设、标准规范、研究论文及推广应用等，顶层设计较为完善，解决方案具有相当的灵活性和扩展性，是一项系统性研究成果。项目形成的RASM模式，已通过编制地方标准的方式进行成果固化和推广，实现信创环境下电子文件规范归档和电子档案有效管理。

　　成果应用

　　福建省档案局、省档案馆充分利用项目研究成果，以宣贯标准规范为抓手，在省直机关积极推广RASM模式，先后3次举办培训，对87家省直机关单位相关负责人和档案员，从政策和技术两个层面解读、宣贯标准。并将标准规范要求推广应用于“福建省一体化协同办公平台”“网上办事大厅”和其他省直单位业务系统，为省直单位电子文件和电子档案规范管理打下坚实基础。同时，将项目研究成果融入新发布的《福建省数字档案室建设评价办法》，在“数字档案馆”建设方面提出相应要求，将研究成果纳入全省档案继续教育课程，产生良好示范效应，为下一步全省各类电子文件单套归档和电子档案单套管理落地见效打下坚实基础。

　　下一步，福建省档案局、省档案馆将按照《档案法》明确的电子档案规范化管理原则和要求，充分发挥以福建省档案馆为依托单位的电子档案单套管理与智能应用国家档案局重点实验室作用，立足电子文件与电子档案管理基本规律，进一步完善RASM模式的体系结构与内涵，丰富技术应用场景，构建各门类档案管理标准，不断充实和丰富设计方案和管理模式，走出一条具有中国特色的电子文件与电子档案管理之路，进一步有力推动电子档案单套管理落地见效，为推动我国实现“双碳”战略目标作出应有的档案贡献。

　　[本文系2023年度国家档案局科技项目获奖成果]

　　作者单位：福建省档案馆

　　责任编辑：王辉