建设项目档案集约化专业化管理探索

　　文/董焕忠   余慧   张丽

　　建设项目档案（以下简称“项目档案”）真实记录和反映了项目筹备、立项、审批、招投标、勘察、设计、物资（设备）采购、工程施工（检测）、监理（监造）、试生产、竣工验收等工程建设全过程，是全面鉴定项目工程质量的重要凭证，也是项目运营、管理、维护、改扩建等活动的可靠依据。中国石油西南油气田公司（以下简称“西南油气田”）高度重视项目档案工作，将加强项目档案管理作为项目建设、项目管理的一项十分重要的基础性、必要性工作，开展了项目档案管理创新探索实践，成效显著。

　　管理现状

　　西南油气田隶属于中国石油天然气集团有限公司（以下简称“集团公司”），由原四川石油管理局（1958年成立）在1999年重组改制成立，深耕四川盆地六十余年，建立了我国首个完整的天然气工业体系，形成“覆盖川渝、联通全国、内外互通、战略储备”的产运储销格局，是我国西南地区最大的天然气生产供应企业。在保障国家油气安全、服务地方经济社会发展过程中，西南油气田大力实施增储上产工程，产生和形成了四十余万卷、百万余件的项目档案资料，涵盖文字、图表、音像、实物等多种档案载体类型。由于工程项目数量多、建设规模大、施工地域广、建设周期长，项目档案形成和管理主体众多，在项目档案管理过程中存在项目档案管理模式、项目档案过程控制、项目档案归档保管等难题需要解决。

　　1.项目档案管理模式

　　西南油气田采用“横向到边、纵向到底”的两级项目档案管理模式，即公司设置档案中心，接收保管项目档案并监督指导二级单位项目档案管理工作；二级单位设置各自的档案管理机构，接收保管本单位形成的项目档案并监督指导本单位项目档案管理工作。近年来，随着“油公司”模式改革持续推进，各单位档案管理机构设置隶属关系多样、机构层级下沉、档案管理力量薄弱等问题日益凸显，这种传统档案管理模式难以满足工程项目建设和项目档案管理的需要。

　　2.项目档案过程控制

　　近年来，国家档案局、集团公司陆续发布项目档案管理规范、项目文档管理规范和项目档案管理办法，着眼于项目管理全局，要求项目档案管理主动全面融入工程项目建设全过程，强化项目文件形成活动中的前端介入、过程管理和质量控制，然而实际的项目档案管理依然存在很多问题，突出表现在项目前期文档工作策划不及时，文档工作方案缺乏针对性，文档工作管理机构未建立或流于形式，档案管理作用发挥不充分，重建设、轻档案，项目文件收集不及时不齐全，参建单位档案人员流动频繁、文档工作未交接或交接不清，缺乏有效督查督办和评价考核机制等，导致项目档案不齐全、不完整、不准确，影响档案验收、竣工验收顺利开展，同时也为项目安全运行带来隐患。

　　3.项目档案归档保管

　　目前项目档案大多以传统纸质载体进行归档保管。相较于其他类型档案，项目档案特别是重点工程项目档案载体更加多样、档案数量更加庞大，往往需要更多的档案库房存储空间进行项目档案“收”和“管”。在“收”的方面，部分单位对项目档案的重要作用认识不到位、档案归档保管意识不强，建档归档工作较为滞后，归档质量不佳，归档相对随意，没有实现“应收尽收、应归尽归”；在“管”的方面，公司业务分布较广，档案库房资源较为分散，馆库陈旧、保管条件较差，不利于档案长期保管利用。然而在档案管理中，无法在人力、物力、财力方面得到更多的保障，部分单位“无馆库”“危房馆”现象仍然存在。

　　创新思路

　　西南油气田从公司业务发展和档案管理实际出发，明确了档案管理集约化、专业化的管理思路，为加强项目档案规范管理、提升项目档案管理水平、推动公司档案事业高质量发展明确了方向。

　　1.档案管理集约化

　　打破传统“小而全”、条块分割的档案管理格局，构建档案集约化管理新模式，撤销原二级单位档案管理机构，分业务、分区域设置区域中心，对辖区范围内的档案人员、库存档案、办公设备、馆库设施等资源重新进行整合优化，提供更充足的人、财、物等支撑保障，消除“无馆库”“危房馆”现象，保障项目档案的完整与安全。

　　2.档案管理专业化

　　研究项目建设基本程序和项目档案形成规律，将项目档案管理全面融入项目建设各项业务活动中，对项目建设单位、参建单位的档案实行统一管理，按照项目建设不同阶段对项目文件做好分类，以“健全机制、抓好两头、管控中间”为思路，强化项目文件从形成、收集、整理到归档的全过程管理和质量控制，确保项目档案完整、准确、规范和安全。

　　管理措施

　　西南油气田采取健全项目档案管理机制、注重项目档案前端介入、加强项目档案过程控制、严格把关项目档案质量等措施，进一步强化项目档案规范化管理，提升项目档案工作整体水平。

　　1.健全项目档案管理机制

　　项目取得可研批复或项目核准后，指导督促项目建设单位及时组建项目档案管理机构，统筹协调、监督指导项目管理、承包商管理、招标管理和档案管理。充分发挥项目档案人员专业优势，将其纳入项目管理机构，明确档案管理责任。在项目开工建设前，明确项目建设单位和参建单位档案管理分管领导、专（兼）职档案管理人员，建立以区域中心为核心，项目管理部门、监理单位、施工单位共同参与的档案管理机构网络，健全文档管理沟通协调、监督检查、合同履约评价、归档违约考核机制。

　　2.注重项目档案前端介入

　　重视项目文档工作前端策划，项目开工前编制项目文档工作方案，明确组织分工、归档范围、文件用表、过程管理、质量控制等文档管理要求，向参建单位做好项目档案交底，留存参建单位培训记录，作为后续项目档案工作检查和考核的依据。实现文档管理要求前置，编制招标文件、订立合同（协议）时，将参建单位文档管理工作责任、文档质量标准、合同履约评价、项目档案归档考核等纳入合同管理，并与合同款支付、工程结算直接挂钩。明确项目文件收集归档范围，指导参建单位全面梳理应归档项目文件清单、文件来源和收集节点，做好项目文件收集工作。

　　3.加强项目档案过程控制

　　从项目文件形成开始跟踪项目文件流转，待流转结束及时开展项目文件收集、预组卷、预分类、预排列、预编页、预编目（建议暂不装订），实现项目文件有序化、规范化管理。加强节点控制，检查工程进度与施工质量时，同步检查项目文件预立卷情况和质量。单位工程验收时，同步审查验收项目档案的真实、准确、完整，同时注重文档质量问题跟踪，对多次出现文档管理不规范、文档收集严重滞后、文档质量低下、内容错漏突出等问题的参建单位，严格按照合同约定进行考核。依托大数据等技术，建立项目文件线上流转管控系统，实现在线填报、在线审批、在线签章、文件流转、在线归档等文档管理功能。

　　4.严格把关项目档案质量

　　分阶段进行项目档案质量控制，在检验批验收阶段，文档质量不合格不得转入下一步施工工序；在单位工程验收阶段，文档质量不合格不予支付工程进度款。未经档案验收或档案验收不合格，不得进行或通过项目竣工验收，不得参加优质工程项目评定。施工文件、设备随机文件及竣工图编制完毕经施工单位自查后，依次由监理单位、项目管理部门、区域中心对项目档案的齐全性、完整性、准确性、系统性逐级进行审查，每个审查环节形成相应检查记录并整改闭环，对整改不到位的、不符合归档要求的，不办理档案交接手续、不允许入库，严格把好进馆“入口关”，确保项目档案归档质量。对逾期未能按时归档的，下发档案催交通知，予以催交和及时归档。

　　作者单位：中国石油西南油气田公司

　　责任编辑：巩慧