档案赋能城市建设 助力打造精品工程——创新地标级项目铁像寺水街二期工程项目档案管理模式

　　文/邢捧

　　成都高新投资集团有限公司档案馆（以下简称“高投集团档案馆”）近年来扎实开展档案“收、管、存、用”等基础工作，在铁像寺水街二期项目（瞪羚谷公园社区7号地块项目）建设运营过程中，创新工程项目档案管理模式，坚持闭环管理、多方联动、数字化管理，做优档案服务，以规范的档案管理工作助力精品项目建设，充分发挥档案赋能城市建设的作用，讲好成都故事，取得了较好的社会效果。

　　工作原则

　　1.坚持“三个到位”的原则

　　高投集团档案馆从整体把握，坚持全局观，将工程项目档案作为建设项目的重要组成部分，介入铁像寺水街二期工程建设过程，按照“指导到位、监督到位、验收到位”的管理原则，实现工程项目档案工作闭环管理。工程项目档案是建设项目实施过程的真实记录和全面反映，是确保建设项目安全、顺利通过验收的重要依据。铁像寺水街二期作为成都市重点建设项目，承担着助力高新区打造产城融合的国际化新城区的重大任务。该项目总占地面积约5.7公顷，总建筑面积约10.2万平方米，主要建设内容包括幼儿园、健身馆、中高端文化休闲设施等。项目体量大、文件多，档案工作难度高、挑战大，该项目最终能高分通过验收，离不开高投集团档案馆“三个到位”闭环管理的原则。

　　2.坚持各单位协同发展的原则

　　高投集团档案馆优化沟通协调机制，一方面加强与上级档案主管部门的沟通，接受其业务指导；另一方面，加强对参建单位的管理，定期开展档案业务专题培训，统一设计、施工、监理、设备安装等单位的铁像寺水街二期工程项目档案管理制度和标准，充分发挥参建单位掌握第一手资料的优势，形成上下贯通、协同发展、管理高效、执行有力的新格局。

　　3.坚持档案信息化的原则

　　高投集团档案馆充分利用现代科技手段，加强工程项目档案信息化建设，建立项目管理系统和档案管理系统。对铁像寺水街二期工程项目档案的收集、整理、编目、利用等进行初步电子化管理，实现工程项目档案工作信息化、数字化转型。

　　4.坚持高质量服务的原则

　　高投集团档案馆是服务类部门，必须聚焦主责主业，主动服务铁像寺水街二期建设项目运营大局。高投集团档案馆派专人负责铁像寺水街二期工程项目档案查阅利用工作，提供高质量的档案资源服务，使铁像寺水街二期工程项目档案价值得到有效发挥，为铁像寺水街二期楼栋出租运营提供档案资源服务支撑。

　　主要做法

　　1.加强闭环管理

　　高投集团档案馆坚持档案工作与重点项目建设整体谋划、统筹部署，在建设铁像寺水街二期过程中，高投集团档案馆重指导、强监督、严验收，做好以下几点工作。

　　一是做好“前端介入”，加强指导。在铁像寺水街二期项目开工前，高投集团档案馆组织召开项目档案工作会，明确项目负责人、项目经理、档案管理员的归档职责，强化文件归档责任制，向参建各方说明项目档案归档的具体要求，将经常出现的问题整理成《项目资料归档常见问题清单》，发放给各参建单位，帮助各单位避开常见错误，提高工作效率，确保文件归档及时、齐全。

　　二是加强“过程管理”，建立长效监督检查机制。每季度对铁像寺水街二期工程项目进行档案工作巡检，抽查项目文件按阶段归档情况并出具《项目资料监督检查表》。同时，在项目的重大节点比如阶段转换时，深入项目现场检查项目文件，重点检查收集的各类资料是否齐备、签章是否完整、质量是否达标，实现档案工作与项目建设基本同步，档案质量得到显著提高。

　　三是严格“档案验收”，把好最后一关。工程项目档案不仅要通过城建档案馆的验收，还要通过高投集团上级档案主管部门组织的验收。在高投集团档案馆工作人员签字确认档案已收齐之后，建设项目才可以办理竣工手续，高投集团财务部门才会向各参建单位支付尾款，环环相扣，实现项目档案全过程管理。

　　2.加强多方联动

　　高投集团档案馆加强多方联动。一是实现“上下联动”。一方面接受上级档案主管部门的指导；另一方面对下属公司（铁像寺水街二期代建业主：成都高投置业有限公司）进行监督、指导和检查，将铁像寺水街二期项目档案验收和移交入馆情况纳入绩效考核。二是实现“左右联动”。统一标准，充分发挥参建单位和相关部门的主动性。高投集团档案馆制定全集团统一的档案管理规范，印发《档案管理手册》，统一工程项目档案收集整理标准，定期组织档案业务培训。高投集团档案馆的多方联动管理模式，充分调动各方资源，发挥各单位的优势，实现档案工作协同发展。

　　3.加强数字化管理

　　高投集团档案馆在做好纸质档案管理的同时，加强档案数字化管理。一是升级档案管理系统。借助信息化工具，建成基于统一网络系统下的信息化档案管理平台，采用纯B/S架构，实现对档案的收集、整理、编目、利用等全过程一体化管理。所有员工可登录档案管理系统，具有不同的角色和权限。二是档案管理系统与项目管理系统有机集成，在项目管理系统中明确归档范围，实现电子文件处理完毕后自动归档。项目管理系统外形成的文件经过数字化扫描后上传至档案管理系统。三是加强特殊载体档案的收集。注重对铁像寺水街二期项目不同建设阶段的数码照片、音频、视频文件的收集归档和档案管理系统挂接入库工作。

　　4.做优档案服务

　　高投集团档案馆围绕铁像寺水街二期工程项目，做好档案利用工作。一是强化基础设施建设。2021年年底完成对1500平方米的高投集团档案馆的升级改造，实现监控设施全覆盖，优化档案阅览环境。二是配齐档案利用服务人员。在铁像寺水街店面装修过程中，产生了大量的图纸查阅利用需求，为配合项目运营，高投集团档案馆安排了专职人员负责该项目档案查阅利用工作，对查阅人员予以指导，针对该项目开辟绿色通道，延长图纸下载有效期，为查阅人员提供便利。三是实现集团内部在线跨全宗查阅档案。由于项目建设单位和运营单位不是同一家公司，产生了大量跨全宗查阅档案需求。高投集团档案馆修订查阅制度和流程，审批通过后，查阅人员可以足不出户，实现跨全宗查阅、下载档案，“盘活”集团档案资源。

　　取得成效

　　高投集团档案馆创新工程项目档案管理模式，以高质量的档案工作保障高质量的建设项目，助力建设项目全生命周期管理，取得了较好的社会效果。

　　1.精品档案工作助力精品建设项目

　　2021年12月15日，高投集团以最终得分96.7分(满分100分)的好成绩通过上级档案主管部门组织的铁像寺水街二期工程项目档案验收。2022年6月，铁像寺水街二期开放，重现“花重锦官城”盛景，显著提升了周边居民的生活品质，成为成都市网红打卡点，有助于促消费、强经济。与此同时，荣誉和好评接踵而至：ULI亚太区卓越奖、2021—2022中国西部影响力特色商业街区奖、2021—2022年度首店经济贡献奖等。铁象寺水街项目还多次获得人民日报、人民网、新华网的宣传报道。

　　2.提升全集团工程项目档案管理水平

　　高投集团档案馆在全集团推广铁像寺水街二期工程项目档案管理经验，坚持“三个到位”“协同发展”“档案信息化”“高质量服务”的原则，将“闭环管理”“多方联动”“数字化管理”“做优档案服务”等做法应用到集团全部重点建设项目档案管理中，有力提升了高投集团工程项目档案管理的整体水平。

　　3.推动档案信息化建设

　　铁像寺水街二期工程产生了项目档案1600多卷，纸质档案100%完成数字化全文扫描，实现了数字化管理，这为高投集团后期智慧档案馆建设、档案数据分析、在线查阅等奠定了良好的基础，也为其他重点建设项目档案管理探索出一条新路。

　　高投集团档案馆将继续守正创新，行稳致远，以高质量的档案工作保障建设项目的高水准，同时用好用活工程项目档案资源，充分发挥档案赋能城市建设的作用，提升档案服务能力和水平，在建设精品工程、打造成都名片、讲好成都故事上贡献档案力量。

　　作者单位：成都高新投资集团有限公司

　　责任编辑：巩慧