数字法院背景下诉讼档案单套制管理实践

　　文/彭丽

　　为深入贯彻最高法院案件归档方式改革试点，深化数字法院建设，提升审执工作质效，提高档案管理水平，上海金融法院作为第二批单套制归档改革试点法院，在市高院的有力指导下，解放思想、更新观念，积极稳妥、持续推进，实现了诉讼档案单套制归档全覆盖，完成了所有存量档案数字化和增量档案电子化，重塑了由档案被动服务到推动法院高质量发展主动赋能的管理模式，实现了从实体档案管理到知识管理的跨越。

　　主要做法

　　1.统一思想、科学筹划，确保单套制改革顺利实施

　　在试点改革前，上海金融法院深入学习习近平总书记关于档案工作和数字中国建设的重要指示批示精神，按照《“十四五”全国档案事业发展规划》和市委、市政府全面推进城市数字化转型重大战略决策部署，认真研读《中华人民共和国档案法》，结合市高院“案件归档改革试点”实施方案，顺应“电子卷宗+庭审语音+智能服务”智能审判模式，科学制定《上海金融法院诉讼档案单套制改革试点实施方案》，细化试点的方法步骤、路径成果，成立改革工作领导小组、办公室、试点联络小组，做好改革的各项前期准备工作。坚持以创新驱动、数字赋能为发展导向，以电子卷宗随案同步生成及深度应用为核心，以服务法官办案、方便人民群众阅卷需求为目标，形成了“统一思想促改革、服务保障无障碍、各类案件抓试点、稳步推进全覆盖”的工作思路，通过统一思想、科学筹划、深入调研，确保了数字法院背景下诉讼档案单套制改革顺利实施。

　　2.部门联动、分步推进，搭建综合协调体系

　　为最大限度控制试错成本与减少改革阻力，将试点分解为三个阶段：立案庭、平行团队、部分庭室部分试点阶段；审判业务庭扩大试点阶段；申监、执行局全面试点阶段。确定以点带面、整体推进的试点方式，每一阶段都及时收集问题、反馈高院，逐步破除难题，提高系统的友好性，经过审慎推进、有序开展逐项破解可行性论证、抗压性测试与深化性推广，形成了电子卷宗资源利用的规模化效应。突出审管牵头、技术支持、庭室配合、档案推进的多部门协调联动模式，不断加强各系统界面整合、数据融合、流程契合，实现系统间数据资源的共享互通，避免操作繁琐。统一电子卷宗归档系统和电子档案管理系统、统一明确案件归档方式改革制度标准、统一制定电子文件安全保管模式规范，确保审判业务系统运行数据管理有依托、流程跟踪有主线、全网办案有抓手，通过搭建综合协调体系，为实现单套制预期目标提供有力保障。

　　3.前端嵌入、全程管理，打造电子卷宗全生命周期管理

　　一是打造电子卷宗采集新模式。在诉讼服务中心设立专门的智辅事务窗口，由专门人员对立案阶段当事人提交的诉讼材料统一扫描，确保电子诉讼材料准确完整，让电子卷宗“能够用”。同时，在业务庭室配置“随案之星”移动扫描车，专业扫描人员及时采集审理过程中补充的诉讼材料，真正做到随案随扫，极大提升了电子卷宗的即时性、完整性。派专人辅助审核网上递交材料质量，引导和鼓励律师按照电子卷宗归档质量标准做好电子诉讼材料规范扫描、命名和上传工作，实现网上立案系统与电子卷宗同步生成、归档系统无缝衔接。二是严把电子卷宗流转六环节。紧盯立案、审理、送达、结案、归档和入库6个环节，通过现场观摩、视频指导、授课培训、一对一引导、技术攻关等方式，不断提高法官助理、书记员电子卷宗单套制实务操作能力。立案时，强化标准意识，规范电子材料接收、扫描、编目、质检质量。审理中，法院内部产生的过程性文书、裁判文书加盖电子签章后直接归档。送达中，积极开展诉讼文书电子送达，切实提高办案节奏，缩短归档周期。结案后，在电子卷宗管理系统，对各材料目录按时间、来源、分类进行编目。在线生成归档目录。归档时，按照书记员制作、承办法官审核、档案员验收步骤，实现“一键归档”。入库时，经档案员初验、复验合格后，进行最后归档确认，系统自动生成档号、库房号，导入离线光磁舱保存。三是确保电子卷宗符合档案存储安全。严格执行国家档案局有关电子档案专业标准，强化电子档案真实性、完整性、可用性和安全性的“四性”检测功能，注重电子档案的安全存储、防丢失、防篡改、操作留痕可溯，利用区块链、时间戳、Hash算法、分布存储技术对接业务系统，重点做好生成时上链存证、办理时操作行为存证、归档时比对核验存证，确保电子文件在全生命周期管理中的真实性。建设基于光磁介质一体化离线数据长期保存的“光磁库电子库房”，所有归档电子档案及庭审录音录像全部一式四份刻录至档案级蓝光光盘和离线硬磁盘中，做好定期检测和数据迁移，确保电子档案数据安全。利用“智管”系统为诉讼档案建立统一的管理标准，细化每一件档案所承载信息的颗粒度，为后续的大数据挖掘和分析奠定基础。

　　取得成果

　　1.实现基础数据台账精细化

　　上海金融法院作为全国首家金融专门法院，从创建之初就走在智能化、数字化的“快车道”上，在信息系统建设方面，电子文档单套制配套设施系统健全、保障技术先进，推广诉讼档案单套制管理模式具有较好基础。经过诉讼档案单套制改革，每个案件从立案到归档都有独一的ID、纸质附件编号、档号、库房号，账目清晰，查询便捷。以档案统计实力年报数据为基础，优化了统计指标，开通了电子标签管理，建立了准确的档案数据台账，实现了精细化管理。建设档案数字资源中心，建院以来共4万余卷全部入电子库房。

　　2.推动电子诉讼档案管理标准化

　　档案管理标准化是实现档案信息资源数字化、数据化、知识化管理的基础，上海金融法院诉讼档案经过单套制改革，基本实现了“三统一”：一是统一业务规范和技术标准。要求电子卷宗归档材料齐全、正副卷区分正确、归类准确规范、目录内容与实际内容一致，验卷标准统一，质量抽检合格率100%。二是统一实施信息化管理。电子卷宗平台根据电子卷宗流转过程，在其接收、移交、长期保存过程中均嵌入了系统“四性”检测功能，针对每类案件均制定了归档元数据标准，设定了电子文档分类体系及归档格式。引入区块链技术，保障电子文档管理过程可溯、记录可查及电子数据上链共享。不合规的待归档文件由系统报错后不予上传，提高了电子文档归档效率。三是统一实行集约化管理。将分散在业务庭室、相关职能部门、各信息子系统的电子卷宗按照统一的归档标注和管理系统进行整合，实现信息共享。将既往辅助归档外包人员从合议庭集中到档案室统一办公，发挥审判辅助最大效能。档案数据全部上传数字档案资源管理平台，区分基本检索、借阅管理、档案利用模块，赋予规范全宗号、档号，并提供各种统计报表及多种检索途径，有效监控、评估、调阅档案，实现集约化管理。

上海金融法院诉讼档案“单套制”归档流程图

　　3.引领档案数据管理可视化

　　上海金融法院围绕建设“专业化、国际化、数字化”世界一流金融法院目标，坚持“数字改革赋能”主线，在诉讼档案数字化建设上不断创新，单套制管理的配套系统建设与技术应用完备，建立了档案目录数据库，实现档案信息资源全文检索。截至目前，诉讼档案数字化37.1万页，完成案卷级目录著录4.1万条，文件级目录著录28.4万条，庭审光盘数字化1.2万盘，通过不断完善数字档案室功能，实现了收集、整理、编研、利用等工作环节的可视化，对诉讼档案归档完整率、准确率、及时率等进行线上巡检，实现档案管理可视化。

　　启示

　　1.主动服务，融入发展大局

　　大数据时代，诉讼档案的严苛保管要求、频繁利用需求、审判管理模式改变都倒逼诉讼档案数字化。档案管理的数字化是顺应潮流、适应时代发展的新举措、新要求，档案管理从实体管理过渡到虚拟管理，从纸质管理步入电子管理，从“档案库”变成“思想库”，已成为档案管理的新趋势。如果档案管理还是局限于被动的“收管存用”，档案数字化转型将成为空谈。通过诉讼档案单套制试点改革，全面推进电子卷宗随案生成和深度应用，实现档案工作高效运转，主动融入法院数字化转型、高质量发展大局，打通全流程网上办案“最后一公里”，成为数字化成果的“集中化展示”窗口，也是参与智慧法院建设的主动性作为。

　　2.积极创新，坚持数字赋能

　　如循规蹈矩、因循守旧，不敢突破固有的思维定式和办案习惯，单套制创新成果就很难落地。上海金融法院具有良好的创新基因，有丰富的改革经验，在诉讼档案单套制改革中，院党组鼓励创新、引导创新、激励创新，牵头部门通过课题研究、专家指导、专业咨询、规范培训等方式，破除档案信息化传统路径依赖，明确指出，档案工作数字化转型不是简单的线下搬到线上，而是基于数字领域对档案业务重塑、工作流程再造。以数字化改革思维引领，注重技术协同作战、发挥技术创新优势、强化技术引领，是打通诉讼档案单套制改革的难点堵点问题的必由之路。

　　3.培育人才，加快转型升级

　　在数字法院建设背景下，法院的档案工作者不仅要具备档案管理知识，还要具备一定的法律知识，不仅要精通档案业务技能，还要熟悉审判执行流程，同时对大数据、人工智能，区块链、电子检索等技术要有所了解。尤其是单套制管理模式下，熟知各业务、电子文件及单套档案管理系统对接的基本技能与保障技术，才能更好地改造、适应、完善系统，推进单套制管理模式的应用。法院要注重培养档案工作者的互联网思维、创新意识，提高信息技术处理能力，成为数字化转型的内生动力。

　　作者单位：上海金融法院综合办公室

　　责任编辑：公喆