拓展利用服务领域 提升档案惠民利民能力——北京市国家综合档案馆民生类档案利用调研

　　文/梅佳

　　为贯彻好“以人民为中心”的发展思想，高标准高质量开展好学习贯彻习近平新时代中国特色社会主义思想主题教育，落实好习近平总书记对档案工作的一系列重要批示指示精神，更好履行档案工作“为党管档、为国守史、为民服务”的职责，北京市档案馆面向市区两级国家综合档案馆，通过实地走访调查、现场座谈交流、问卷回收整理等方式，就北京市各家综合档案馆民生类档案利用情况进行深入调研，系统了解了各档案馆民生类档案工作典型做法，对存在问题进行分析研究，提出提升档案惠民利民能力的对策建议。

　　北京市民生类档案利用现状

　　民生档案是党和政府各部门、各单位在保障和改善民生工作中形成的真实记录，涉及广大人民群众的切身利益，是维护人民群众各项权益的原始凭证。北京市及16个区档案馆馆藏民生类档案种类较为丰富，均在4种及以上，15家档案馆在5种及以上，8家档案馆在7种及以上，有3家档案馆在10种及以上。大部分档案馆的民生类档案馆馆藏数量在20～80万卷（件）之间，且民生类档案的数字化率在90%以上，其中有15家档案馆数字化率达到了100%。

　　在市级层面，民生类档案利用人次大约占北京市档案馆每年接待利用人次的20%。与市档案馆不同，各区档案馆民生类档案的利用人次占利用服务总人次的比重都在50%以上，其中有14家档案馆占比在70%以上。针对民生类档案开展利用服务，是各区档案馆工作中的重点。

　　北京市市区档案馆大都从二十世纪八九十年代开始提供档案利用，经过数十年的发展和档案管理技术的突飞猛进，在开展利用服务、满足群众查档需求、解决民生问题等方面积累了丰富的经验。

　　1.科学设置部门，合理安排人员

　　从部门设置来看，除北京市档案馆外，16个区档案馆中将利用工作单独设置一个业务部门的较少，仅5家，大多数档案馆将利用工作与其他工作合并为一个部门，但设置方式不一：有些档案馆将档案的“收、管、用”工作放在同一部门；有些档案馆将利用、展览、编研等“大利用”工作放在同一部门；有些档案馆将利用工作与开放审核工作放在同一部门，从中可以看出利用工作与各项业务工作的密切联系。部分档案馆还安排新入职人员轮流到利用接待岗位锻炼，便于尽快熟悉工作情况。

　　从利用部门人员数量上看，全市超过半数档案馆负责档案利用的工作人员在3～5人之间，学历层次以大专学历居多，近年来部分档案馆招录了硕士及以上学历的工作人员。全市绝大多数的档案馆民生类档案利用服务窗口是2～4个，近年来也有部分档案馆随着新馆的建设而增添了更多的服务窗口。

　　2.完善制度办法，规范利用工作

　　2019年，北京市档案馆为强化“五位一体”功能，规范档案利用服务中心和政府信息公开中心工作，在原有制度规定基础上，制修定了《北京市档案馆档案利用办法》《北京市档案馆档案数字化副本提供利用规定（试行）》等一系列工作制度，编印了《利用工作手册》，从制度层面保障了利用工作规范、安全、便利。

　　在16家区档案馆中，绝大多数档案馆在新修订的档案法出台后也制定了相应的利用办法或利用须知。其中，有13家档案馆对于利用者查档咨询有明确的回复期限规定，或者虽无明确规定但在执行中有期限，有6家档案馆对于周末、节假日查档有相关的规定。

　　3.创新服务方式，多样化提供档案利用

　　北京市及各区档案馆基本都建立起了各自的数字档案馆系统和民生类档案的专题数据库，少数档案馆可以实现全文检索。北京市档案馆提供利用的方式有线上线下多种，利用者既可以直接到利用大厅现场查档，也可以通过电话、邮件提出咨询，还可以通过门户网站“北京市档案信息网”对市档案馆和16家区档案馆的开放档案目录进行检索，在线阅览市档案馆170余万页民国档案原文。各区档案馆提供利用的方式都包括现场查档和电话咨询，有3家区档案馆还提供邮件咨询。市档案馆和各区档案馆每工作日接、打电话总数在15～100个之间。

　　北京市及各区档案馆基本上都可以提供民生类档案的原件复印和数字化打印，有几家档案馆还可提供数字化拷贝。全市有14家档案馆在利用大厅提供纸质档案目录查阅，有10家档案馆提供档案编研成果的现场阅读，还有一些档案馆在利用场所可提供报刊阅读。

　　在新冠疫情严重时，北京市档案馆在全力保障疫情防控、冬奥会筹办等各类因公查阅档案的同时，第一时间发布《关于新冠肺炎疫情防控期间查档服务的通知》，提供电话和网络查档服务，对于急需获取档案凭证的利用者启用无接触式利用服务。各区档案馆在此期间也接受电话或邮件咨询，部分档案馆能提供视频认证查档和“楼门送档”，也有档案馆从未闭馆。

　　4.发挥平台优势，深化资源共享

　　北京市及各区档案馆提供的民生类档案利用服务，可分为查阅本馆馆藏和跨馆利用其他档案馆馆藏档案两种形式。2020年，依托北京市政务外网开通的北京市民生类档案跨馆利用系统启用，截至2023年年底，全市可提供跨馆利用的民生类档案达11种，累计接待跨馆查阅19005人次、复制档案20714件。2021年，北京市档案馆推出全市综合档案馆开放档案目录一站式检索查询服务，还与市民政局签订《北京市婚姻登记档案信息跨部门共享协议》，实现了全市婚姻档案跨部门网络共享利用。截至目前，全市有15家档案馆可提供的跨馆利用民生类档案类别达馆藏民生类档案类别的50%以上，有10家区档案馆达70%以上。

　　在做好本市档案跨馆利用的同时，北京市档案馆与包括天津市、河北省、成都市档案馆等多家省市档案馆签订了异地跨馆利用协议；6家区档案馆也与京外档案馆签署了异地跨馆利用协议，部分民生类档案可以根据协议进行异地查询办理。在手续齐全的条件下，各档案馆民生类档案的查档利用时间均在10分钟以下。

　　2022年7月，全国档案查询利用服务平台开通，北京市档案馆第一批加入平台提供档案利用服务。截至2023年年底，共办理完结1466件查档申请和286条留言咨询，档案利用服务的覆盖面进一步拓展到全国各地。2023年12月，16个区档案馆全部接入全国档案查询利用服务平台。

　　2023年6月，北京市依托“京通”小程序建立的“北京市档案移动服务”平台（即“掌上查”平台）投入使用，实现了档案利用从线下查、网上查到“掌上查”的转变，市、区两级档案馆提供利用的方式进一步得到拓展。

　　5.加强交流互动，多渠道便民利民

　　北京市及各区档案馆不断通过各种途径加强与利用者的互动和交流。北京市档案馆建立了微信公众号，开通“北京号”和“今日头条”账号，其中微信公众号发布频率在一周一次以上，具有展览展示、参观预约、活动宣传等各方面功能。社会公众通过2023年新建立的“掌上查”平台，可以根据查档目的进行咨询和预约到馆查档。除市档案馆外，有5家区档案馆开通微信公众号，少数档案馆开通了新浪微博。已建立起的宣传平台，基本都具备发布信息、科普文章等的功能，6家可提供参观预约服务，还有少数档案馆可参观网上展览。

　　近年来，市档案馆和7家区档案馆收到了利用者发来的感谢信，市档案馆和6家区档案馆收到了利用者的利用效果反馈，以利用本馆馆藏档案撰写相关论文、出版书籍等居多。有4家档案馆会通过自身平台、大众传媒向社会公布利用效果。

　　民生类档案利用中存在的问题

　　经过调查分析可以看出，北京市及各区档案馆馆藏民生类档案利用数量大、种类多，在便民利民、服务群众、构建和谐社会等方面发挥了重要作用，但在具体工作实践中也有进一步提高的空间。

　　1.民生类档案跨馆利用的优势尚未完全发挥

　　北京市及各区档案馆馆藏民生类档案种类数量、查档手续和方式不尽一致，民生档案工作各有侧重和特色，各档案馆之间对彼此的馆藏内容并不完全熟悉，全市档案利用的协同优势还未完全发挥，而利用者需求日趋多样化，查阅档案时往返多家档案馆的现象时有发生。目前，与外省市签订跨省异地查档利用的档案馆数量还不算多，群众进行异地查档还有一些困难。

　　2.民生类档案跨馆际跨部门利用的种类还有待扩展

　　北京市虽已有11类档案可提供跨馆利用，但只有婚姻类档案实现了与全市民政婚登处的跨部门查阅。各档案馆与其他档案形成单位的联系与交流较少，在通过跨馆、跨部门档案利用服务满足群众需求上还存在困难。同时，民生类档案利用数据库中部分老旧数据也有待于更新完善。

　　3.民生类档案利用办法尚需完善

　　北京市及各区档案馆的档案利用规定、办法不完全一致，有时面对利用者询问档案馆馆藏内容和利用手续等问题，工作人员解释起来较为困难。而利用者对档案馆的职责和馆藏范围不清楚，有时会提出与自身利益密切相关但在档案馆较难进行查证的问题。

　　4.跨区域平台还未充分发挥作用

　　目前，在全市已投入使用的跨区域平台有“全国档案查询利用服务平台”和北京市依托“京通”小程序建立的“北京市档案移动服务”平台（即“掌上查”平台）。“掌上查”平台建立以来，运行流畅，为利用者提供了与档案馆直接对话的机会，但平台位置、内容设置、操作指南等方面也有待于进一步健全完善。

　　进一步提高档案惠民利民服务能力的对策建议

　　深入贯彻以人民为中心的档案服务理念，建设好方便人民群众的档案利用体系是我国档案事业发展的重要内容。调研中，各区档案馆下一步关注的方向有：更新系统和设备、优化数据资源，逐步实现全文数字化；以掌上查档、跨馆利用为重点扩展利用新方式；增加查档人员；扩大宣传等。为促进北京市各档案馆同向发力、形成合力，发挥好市、区档案馆区域协同优势，进一步提高档案利用工作的惠民利民服务水平，针对在调研中所发现的问题与难点，结合利用工作实践经验，提出以下几方面对策。

　　1.完善制度机制，强化依法依规用档

　　从制度层面上保障民生类档案利用工作的合法合规。一方面，要完善与档案法及其实施条例等相适应的档案利用相关的制度、规定，提升档案利用规范化水平，逐步建立起相对统一的档案利用工作管理办法，明确未开放民生类档案的利用手续，确保工作人员在开展利用服务时有章可循。另一方面，建立多部门联动的工作机制。档案局、档案馆与各民生类档案形成的主管部门建立定期沟通协商机制，定期召开联席会议及时交流工作情况，确保民生类档案利用工作与社会需求同步发展。

　　加强对社会公众的政策解释和宣传。针对群众在生活中容易产生的档案需求、相关档案法律法规、利用规章制度、数字档案馆系统简介和操作指南等内容，可以通过制作宣传册、网络平台公布、工作人员介绍等途径，进行宣介说明。同时，对于群众利用档案解决的难点问题、利用档案的研究成果、档案服务经济社会发展等典型案例，也要做好回访和反馈，定期向社会宣传。

　　2.整合档案资源，提升档案利用惠民利民服务水平

　　一方面，进一步完善现有北京市民生类档案跨馆利用系统，丰富民生类档案跨馆利用服务的门类，在现有婚姻、知青、独生子女等11类可跨馆利用档案门类的基础上，结合各馆馆藏和实际利用需求，拓展学籍、工商登记、劳动模范等其他档案门类，尽可能覆盖全部馆藏民生类档案。另一方面，增加民生类档案跨部门共享的范围，在现有与婚姻登记部门共享数字档案馆系统资源的基础上，打破行业壁垒，加强与其他涉民部门的资源共享和业务联系，进一步实现“让数据多跑路，百姓少跑腿”的目标，增强群众的幸福感和获得感。

　　3.发挥平台优势，密切馆际合作交流

　　一是进一步发挥跨区域平台的作用，在现有“掌上查”档案移动服务平台的基础上，发挥好各区档案馆接入全国档案查询利用服务平台后的动能，满足全国各地群众利用北京市民生类档案的需求。二是不断收集各馆需求和意见建议，积累经验，不断完善“掌上查”平台功能。加强与各档案馆及平台运行维护方的联系，及时反馈平台运行中遇到的问题，更新各项功能，推动平台在服务群众、便利档案利用方面发挥更大价值。三是加强与外省市档案馆开展跨馆利用合作，探索更多层面的档案利用模式和实现路径，针对外省市来京务工、求学人员较多的情况做好全方位调研，用好现有的两个平台，积极为有跨省市档案利用需要的利用者答疑解惑、排忧解难，全面提升北京市民生类档案异地查档的服务效能，不断满足多样化的档案利用需求。

　　4.加强科技赋能，贴近百姓实际需求

　　一方面，继续加强硬件设施的配置，及时对已有设施进行更新换代，增设智能化设备，实现对民生类档案的数字加工、智能查阅，同时也照顾到特殊群体的需要，以期更加契合群众查档的需求。另一方面，不断加强信息化建设，充分发挥已有的数字档案馆、信息发布平台、信息系统的作用，丰富档案资源库、数据库，确保民生类档案收集齐全、整理规范和管理科学，为开展档案利用服务便民利民提供强有力的支撑。

　　5.扩展民生类档案服务范围，不断强化区域协同

　　推动京津冀民生类档案利用合作走向深入。在现有的合作模式基础上，进一步贯彻落实国家和北京市关于京津冀协同发展的相关政策、法规，完善民生类档案一体化管理利用制度，建立京津冀三地相统一的工作机制、管理体系、组织模式和技术标准，规范异地查档服务工作流程和利用指南，扩大馆际合作的覆盖面，最大限度地为人民群众提供协同化的档案服务。同时，探索京津冀三地民生类档案深度合作模式，整合三地档案馆民生类档案信息资源，实现目录共享，努力构建多样化民生类档案查阅服务利用渠道，尝试推动将津、冀两地档案馆接入“掌上查”平台。

　　6.多措并举，提升利用工作人员的整体素质

　　档案利用工作是一项政策性、原则性、专业性较强的工作，需要高素质档案利用人才保障。作为利用一线工作人员应不断提高政策理论水平和业务能力，既要主动学习运用先进技术辅助档案利用工作，提高应用水平；也要增强自身处理复杂问题的能力，比如准确把握利用者需求、快速精准检索，以及有效化解矛盾、沟通疏导的能力等。各档案馆更要站在落实好“四个好”“两个服务”的高度，重视档案利用人才队伍的培养和建设，开阔视野，汇聚本馆、本区域乃至跨区域的资源优势，在档案业务研究、人才培养等方面深度合作，共同培养高素质的档案利用人才队伍。

　　作者单位：北京市档案馆

　　责任编辑：王辉